13 خطوة من خطوات عملية تقدير موارد النشاط التقديرية

في مجال معرفة إدارة الوقت، العملية الرابعة هي عملية تقدير موارد النشاط. تنتمي عملية تقدير موارد النشاط إلى عملية التخطيط. هل تعرف ما هو الهدف من عملية تقدير موارد النشاط؟ إذا كنت مسجلاً في دورة تدريبية للحصول على شهادة PMP، فستحصل على جميع التفاصيل حول عملية تقدير موارد النشاط. نظرًا لكونها أحد متطلبات اختبار PMP، فإن فهم عملية تقدير موارد النشاط لا يقل أهمية عن فهم أي عمليات أخرى.
احضر تدريبنا المجاني المجاني 100٪ عبر الإنترنت وبوتيرة ذاتية لمدة ساعة واحدة على PMP.
في هذه المقالة، سوف نستكشف ما هي عملية تقدير موارد النشاط ونعطي مثالاً على هذه العملية. إذا كنت ترغب في ذلك، يمكنك أيضًا اختبار معلوماتك حول هذه العملية بمساعدة محاكي اختبار PMP.
ما هي هذه العملية؟
تساعد عملية تقدير موارد النشاط باختصار على تحديد الموارد التي ستقوم بأنشطة المشروع في المشروع. عملية تقدير موارد النشاط هي عملية تقدير نوع وكميات: المواد والموارد البشرية والمعدات واللوازم المطلوبة لتنفيذ كل نشاط.
من أجل إكمال نشاط مشروع ما، ستحتاج إلى مؤدٍ للمهمة، على سبيل المثال، مطور برمجيات لمشروع برمجيات أو مهندس مدني لمشروع بناء. المواد التي سيتم استخدامها لإنتاج مخرجات المشروع. على سبيل المثال، سيتم استخدام الأسمنت والخشب والصلب وما إلى ذلك أثناء البناء. المعدات التي سيتم استخدامها مثل الشاحنات والرافعات لرفع المواد ووضعها. توفر عملية تقدير موارد النشاط تقدير كل ذلك في المشروع. بمجرد تسلسل الأنشطة في عملية تسلسل الأنشطة، يتم تحديد نوع وكمية الموارد اللازمة.
على سبيل المثال، يتم تحديد عدد عمال البناء، وعدد المهندسين المدنيين الذين ستحتاجهم لمشروع البناء وكمية الأسمنت والصلب والخشب وما إلى ذلك التي سيتم استخدامها خلال المشروع أثناء عملية تقدير موارد النشاط.
ما الذي ينطوي عليه الأمر؟
هناك 13 خطوة تنطوي عليها هذه العملية. دعنا نشرحها واحدة تلو الأخرى. مراجعة توافر الموارد: قد لا تكون بعض موارد المشروع المطلوبة موجودة في شركتك. على سبيل المثال، بالنسبة لمشروع تطوير البرمجيات المتخصصة التي تتطلب مجموعة محددة من المهارات، قد لا يكون لدى شركتك أي مطور برمجيات يلبي المتطلبات. في هذه الحالة، يجب التخطيط لبدائل مثل الاستعانة بمصادر خارجية للموارد المطلوبة أو توظيف مطور برمجيات جديد. مراجعة WBS وقائمة الأنشطة: نظرًا لأنه سيتم تقدير موارد النشاط لأنشطة المشروع، وهذه الأنشطة تنتمي إلى WBS وجزء من قائمة الأنشطة، يجب مراجعة WBS وقائمة الأنشطة أثناء عملية تقدير موارد النشاط. وسيتم إجراء تقديرات الموارد اللازمة لكل نشاط في قائمة الأنشطة على التوالي. تحديد الموارد المتاحة المحتملة: إذا كان من الممكن تخصيص من سيقوم بنشاط معين من أنشطة المشروع، فيجب تحديدها. مراجعة المعلومات التاريخية حول إعادة استخدام الموارد: إذا كان هناك مشروع مماثل في المنظمة، فسيكون ذلك مفيدًا جدًا بالنسبة لك للتحقق من نوع الموارد التي تم استخدامها. لأنك على الأرجح ستستخدم موارد مماثلة في مشروعك أيضاً. مراجعة السياسات التنظيمية المتعلقة باستخدام الموارد: قد تكون هناك سياسات وإرشادات حول كيفية طلب مورد، وكيفية تعيين مهمة، وكيفية المراقبة وما إلى ذلك. على سبيل المثال، تستخدم العديد من الشركات أداة إدارة المشاريع في HP. تساعد هذه الأداة على مراقبة مراحل المشروع وتعيين الأنشطة لأعضاء فريق المشروع وإعداد التقارير الزمنية. يجب اتباع هذه الأنواع من السياسات التنظيمية بشأن استخدام الموارد أثناء عملية تقدير موارد النشاط. حكم الخبراء على الموارد المطلوبة والمتاحة: استنادًا إلى أنشطة المشروع، يمكن الحصول على نوع الكفاءة والخبرة التي يجب البحث عنها في المرشحين من أعضاء فريق المشروع من الخبراء المتخصصين. وسوف ترشدك مخرجات الخبراء إلى كيفية تشكيل فريق المشروع على التوالي. تحليل البدائل ما إذا كان من الأفضل الاستفادة من الموارد: على سبيل المثال، إذا كنت ستحتاج إلى مصمم جرافيك لمشروعك وسيعمل عضو الفريق هذا يومين فقط في الأسبوع، فلن يكون من الجيد تخصيص هذا المورد بالكامل للمشروع. يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لمورّد ويمكن الحصول على العمل المطلوب منه على التوالي. سيكون هذا أقل تكلفة من التعاقد مع مصمم جرافيك جديد أو تخصيص مورد بنسبة 100% على المشروع. يتم اتخاذ قرارات الشراء أو الشراء: لنفترض أنك بحاجة إلى رافعة لمشروعك الإنشائي وأنك ستحتاج إليها لمدة شهرين فقط وهذه ليست أداة تستخدمها شركتك في مشاريع أخرى. إذا كانت تكلفة الرافعة 500,000 دولار وتكلفة استئجار الرافعة لمدة شهرين هي 100,000 دولار، فسيكون قرار استئجار الرافعة قراراً جيداً. يتم اتخاذ هذه الأنواع من قرارات الاختيار أو الشراء أثناء عملية تقدير موارد النشاط. تقسيم النشاط بشكل أكبر إذا كان النشاط لا يزال معقدًا للتقدير: على الرغم من إنشاء WBS وتكوين قائمة الأنشطة، إلا أن بعض الأنشطة قد لا تزال كبيرة بما يكفي لتقديرها. في هذه الحالة، يمكن إجراء مزيد من التفصيل للنشاط أثناء عملية تقدير موارد النشاط. تحديد متطلبات الموارد حسب النشاط: إذا كنت تدير مشروع برمجيات، فأنت تعرف أنك ستحتاج إلى محللين ومهندسي برمجيات ومهندسي برمجيات ومختبرين وما إلى ذلك. ولكن هل تعرف كم ستحتاج من كل دور من هذه الأدوار؟ ستساعدك عملية تقدير موارد النشاط على تحديد متطلبات الموارد حسب النشاط. إنشاء هيكل هرمي للموارد: في الواقع، هذا هو هيكل تقسيم الموارد ويختصر بـ RBS. على سبيل المثال، إذا كان لديك 4 مهندسي برمجيات في مشروع البرمجيات وكان 3 منهم يقدمون تقاريرهم إلى مهندس برمجيات رئيسي واحد، فيجب تسليط الضوء على ذلك أثناء وضع خطة لنوع الموارد التي سيتم استخدامها: كما أوضحنا سابقًا، يجب تسليط الضوء على الأدوار التي تحتاجها في فريق المشروع وتسلسلها الهرمي ومهاراتها وكفاءتها. تحديث وثائق المشروع: كما هو الحال في العديد من العمليات الأخرى، تتطلب الأنشطة التي تتم في عملية تقدير موارد النشاط تحديث وثائق المشروع أيضًا.
مثال لعملية تقدير موارد النشاط التقديرية
دعنا نستعرض مثالاً لمشروع نظام الفوترة ونوضح لك كيف يمكن أن تكون عملية تقدير موارد النشاط لهذا النموذج من المشروع. هناك 4 أنشطة محددة في مشروع شاشة الفوترة: التحليل والتصميم والتطوير والاختبار. أثناء عملية تقدير موارد النشاط، يتم تعيين هذه الأنشطة لأعضاء فريق المشروع، ويتم ذكر دورهم وخبراتهم ومهاراتهم أيضًا.
كما ترى في الجدول أعلاه: تم إسناد تحليل شاشة الفاتورة إلى ديفيد سي وهو محلل في فريق المشروع. لديه أكثر من 10 سنوات من الخبرة. تم إسناد تصميم شاشة الفاتورة إلى إميلي لي وهو مصمم في فريق المشروع. لديه أكثر من 5 سنوات من الخبرة. تم إسناد مهمة تطوير شاشة الفاتورة إلى جون هويتون وهو مطور برمجيات يتمتع بخبرة تزيد عن 8 سنوات. وأخيراً، تم إسناد مهمة الاختبار إلى إد ليو، وهو مهندس اختبار يتمتع بخبرة تزيد عن 7 سنوات.
لاحظ أن هذا النموذج يعرض الموارد البشرية فقط. عادة، إذا كان هناك أي أداة أو معدات أو مواد سيتم استخدامها أثناء النشاط، فيجب وضعها في الخطة أيضاً. على سبيل المثال، إذا كان مهندس الاختبار سيستخدم أداة أتمتة الاختبار، فيجب التخطيط لذلك أثناء عملية تقدير موارد النشاط أيضًا.
مراجعة من قبل: إريك سبنسر