هل تتذكر آخر مرة سافرت فيها إلى مكان ووجدت أنك ضائع؟ ربما تكون قد قررت النظر إلى المعالم ، والعثور على شوارع مألوفة ، والشعور بطريقتك في المرور. ومع ذلك ، فمن المحتمل أنك أدركت أنك بحاجة إلى شكل من أشكال المساعدة الملاحية ، وسحبت خريطة أو نظام تحديد المواقع العالمي (GPS). بدلاً من الاضطرار إلى التخمين إلى أين تذهب بعد ذلك ، سمحت لك هذه الأدوات بمعرفة وجهتك بالضبط.
يشبه عالم إدارة المشروع إلى حد كبير هذا السيناريو عندما لا توجد خطة حوكمة في أي مكان. وثيقة إدارة المشروع عبارة عن مخطط للتنقل بين الجوانب الأكثر أهمية في مشروعك. الهدف النهائي لأي خطة حوكمة هو مساعدتك أنت وفريقك في اتخاذ القرار بشأن عملية اتخاذ القرار والتنفيذ. هذا هو نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) الخاص بك لمشروع يقع ضمن النطاق والميزانية والموعد النهائي. إذن ، كيف يمكنك الشروع في إنشاء إطار حوكمة فعال لك ولفريقك؟ تابع القراءة للحصول على 11 خطوة لإنشاء وثيقة حوكمة إدارة مشروع قابلة للتنفيذ.
تأكد من أن فريقك يفهم أهمية الحوكمة
بينما يمكن لأي شخص إنشاء مستند ، يحتاج الأفراد الموجودون في الفريق إلى فهم مدى أهمية الحوكمة. سيكون من الصعب عليهم أن يروا أهمية اتباع خطة الحوكمة إذا لم تخبرهم بمدى ارتباطها بوظائفهم. على سبيل المثال ، من المحتمل أن تتناول خطة الحوكمة الخاصة بك كيفية تواصل العمال مع بعضهم البعض. من المحتمل أن تتحدث عن مدى أهمية الاتصال المتسق لاستكمال المشروع وكيف توضح هذه الوثيقة كيف يمكنك القيام بذلك. تأكد أيضًا من الإجابة على أي أسئلة قد يطرحها فريقك حول الجوانب المختلفة لهذا المستند.
حدد نموذج الحوكمة الخاص بك
استشر الفرق والمديرين وأصحاب المصلحة
ستحصل كل مجموعة على نظرة ثاقبة لمكونات الحوكمة التي ستساعدها على النجاح. بصفتك مدير مشروع ، سيكون لديك رؤية محدودة لما يحتاجه الجميع أثناء مشاركتهم في إكمال المشروع. لذلك ، من المنطقي الحصول على نظرة ثاقبة من أعضاء الفريق والمديرين وأعضاء مجلس الإدارة وأصحاب المصلحة الآخرين فيما يتعلق بما يرغبون في رؤيته في وثيقة الحوكمة. لن تساعدك رؤيتهم في بناء خطة مفيدة لهم فحسب ، بل ستزيد أيضًا من مشاركتهم واستثمارهم في سياسات الحوكمة.
تحديد المساءلة والمسؤوليات
فيما يتعلق بوثيقة الحوكمة الفعلية ، فإن أحد أهم أجزاء هذه الخطة هو تحديد المسؤول عن مختلف جوانب المشروع ، وما هي مسؤولياته. كن واضحًا جدًا بشأن التوقعات ، وكيف يتم تقييمها ، ومتى يجب إبلاغ كل عضو في الفريق إذا كانت هناك تغييرات في النطاق. وضح أنواع المهام التي سيكونون مسؤولين عنها ، وما هو دورهم فيما يتعلق باتخاذ القرار عندما يتعلق الأمر بمسؤولياتهم.
ناقش بروتوكولات الاتصال
بخلاف المساءلة ، من المحتمل أن تكون عمليات الاتصال هي الجزء الأكثر أهمية في وثيقتك. يجب أن تقرر طرق الاتصال والأوقات التي تكون فيها المناقشة مهمة. على سبيل المثال ، يجب عليك تحديد برنامج يجب على أعضاء الفريق استخدامه للتواصل مع بعضهم البعض على مدار اليوم. قد يكون هذا هو Slack أو Skype للمراسلة الفورية أو برنامج اتصال فوري آخر. حدد عدد المرات التي سيجتمع فيها فريقك لمناقشة تقدم المشروع ، وكم مرة ستحتاج إلى تقارير ومقاييس ، ومتى يجب إرسال تحديثات التقدم إلى أصحاب المصلحة الداخليين وأعضاء مجلس الإدارة ، وكيف سيتم إبلاغ الجميع بالتغييرات المحددة والشاملة في المشروع. تأكد من أن جميع سيناريوهات الاتصال مغطاة وموثقة.
ناقش طرق التعامل مع المخاطر والمشاكل
خلال مشروعك ، ستحدث مواقف غير متوقعة. كل لحظة من المشروع سيكون لها نوع من المخاطر المرتبطة. نتيجة لذلك ، عليك أن تحدد كيف ستتعامل مع المشاكل غير المقصودة بالإضافة إلى المخاطر الممتدة. قم بإنشاء إستراتيجية لإدارة المخاطر لتتماشى مع سياسة الحوكمة الخاصة بك. قرر كيف ستقوم أنت وفريقك بتحديد وإدارة وترتيب أولويات المخاطر التي تنشأ في عملية إكمال مشروعك. يمكن أن يمتد هذا أيضًا إلى معالجة المشكلات غير المقصودة وتغييرات النطاق التي قد تأتي.
كيف ستقوم بإشراك أصحاب المصلحة وإخطارهم
سيرغب أصحاب المصلحة الداخليون غير المنضمين إلى فريقك في معرفة كيف يتشكل كل شيء مع مشروعك. نظرًا لأنهم لا يشاركون في العمليات اليومية ، فمن الضروري أن يكون لديك خطة لإبقائهم مشاركين ومطلعين. لذلك ، تأكد من تحديد من هم جميع أصحاب المصلحة الداخليين (أي شخص يتأثر بمخرجات المشروع) وقم بإنشاء استراتيجية لإبقائهم في الحلقة. اعمل مع هؤلاء الأفراد لتطوير أوقات للالتقاء بالتحديثات الشخصية ، ودعوتهم للجلوس وتجربة تطوير المشروع بشكل مباشر ، وتحديد وتيرة تقديم التقارير ، وتحديثها بشأن المعالم ، وحتى تحديد نقاط الاتصال التي يمكنهم الوصول إليها لأسئلة محددة تتعلق بجوانب مختلفة من المشروع.
عمليات مراقبة الجودة
يعد التخطيط للتقييم القابل للتسليم ضروريًا لأي عملية إدارة مشروع. يجب أن يكون لديك طريقة للتخطيط للتحكم في جودة جميع المخرجات التي ينتجها فريقك. يجب أن تكون هناك ضوابط وتوازنات مطبقة لكل مرحلة من مراحل المشروع. هذا هو المكان الذي تلعب فيه مفاهيم مثل إدارة المشاريع الرشيقة. يسمح بالتقييم والتحسين المستمر بحيث يتم دائمًا فحص المخرجات بحثًا عن العيوب. من الضروري أيضًا أن يكون لديك خطة لتقييم العملية نفسها. قد يتم إنتاج مخرجات المشروع دون أخطاء ، ولكن الوقت الذي يستغرقه القيام بذلك قد يكون تجاوز المواعيد النهائية للفريق. قد تكون هناك أيضًا بعض مشكلات الاتصال أو المشكلات المتعلقة بالتعاون الفعال. نتيجة لذلك ، من الضروري إنشاء مقاييس ليس فقط لتقييم الناتج ولكن أيضًا لتحليل العملية التي استغرقها تطويره. يجب مراجعة هذا باستمرار ومشاركته مع الفريق.
إنشاء بروتوكول الاجتماع
يمكن أن تكون الاجتماعات مفيدة بشكل لا يصدق ، ولكن إذا تم استخدامها بشكل غير صحيح ، فقد تضيع الوقت وتعطل المشروع. لتجنب ذلك ، حدد بروتوكول الاجتماع في خطة الحوكمة الخاصة بك. كم مرة ستلتقي بدون الشهر؟ ما هو الهدف الدقيق لهذه الاجتماعات؟ هل ستعقد اجتماعًا مرحليًا مرة واحدة في الأسبوع بينما تحدث المواعيد المحدثة لأصحاب المصلحة مرة واحدة في الشهر؟ ما هي معايير الدعوة إلى اجتماع طارئ ، ومن يمكنه الموافقة على ذلك؟ كيف سيتم إبلاغ الجميع بموعد ومكان الاجتماع؟ هذه كلها تفاصيل يجب توضيحها في هذا القسم من وثيقة الحوكمة. عندما يكون أعضاء الفريق على دراية بالموعد المتوقع للاجتماعات ، يكونون أكثر استعدادًا لمشاركة التقدم ويمكنهم تحديد وقت كافٍ للمشاركة.
معالجة الممارسات الأخلاقية
في حين أن الأمل هو أن قضية الأخلاق لن تبرز رأسها أبدًا ، إلا أنها لا تزال شيئًا يستحق المناقشة والتعامل مع وثيقة الحوكمة. تطرّق إلى القضايا المتعلقة بسلوك أعضاء الفريق ، وخدمة العملاء ، والمسؤولية الاجتماعية للشركات ، والاستدامة ، وعلاقات البائعين ، وحتى القضايا المتعلقة بحقوق التأليف والنشر. تأكد من أن فريقك يفهم معنى الالتزام بالمعايير الأخلاقية. تأكد أيضًا من معرفة المشكلات الأخلاقية الأساسية في مجال عملك وتأكد من معالجتها أيضًا. سيساعدك اتخاذ هذه الخطوة في تغطية جميع القواعد ومنع المشكلات الخطيرة التي تهدد نزاهة شركتك أو فريقك.
حدد المقاييس الخاصة بك
توقف لحظة لتحديد جميع المقاييس ذات الصلة التي ستحتاج إليها ، وحددها. سيساعد هذا فريقك على وضع هذه المعايير في أذهانهم أثناء عملهم خلال عملية تطوير المشروع. على سبيل المثال ، ما هي المقاييس الأكثر صلة التي ستحتاجها لإشراك أصحاب المصلحة؟ ناقش ما هي هذه مع فريقك وتأكد من أنهم على دراية بهم أثناء عملهم خلال يومهم وإنتاجهم. تحتاج إلى تحديد المقاييس ذات الصلة للمخاطر والإدارة ، وتحسين العمليات ، ومراقبة الجودة ، والتواصل مع أصحاب المصلحة. قد يتداخل العديد من هذه القياسات ، ولكن من المهم تحديدها جميعًا وإدراجها في وثيقة الحوكمة للرجوع إليها.
افكار اخيرة
إدارة المشروع ليست سهلة. يمكن أن يحدث الكثير بين بداية المشروع وانتهائه. يمكن أن تبدو العملية برمتها وكأنها رحلة تميل إلى الانحراف عن المسار المحدد. لحسن الحظ ، يمكن أن تكون وثيقة الحوكمة بمثابة خارطة طريق تسمح لك بالتنقل بين أوجه عدم اليقين في إدارة المشروع والعمليات ذات الصلة. يتيح لك إنشاء وثيقة سياسة حوكمة إدارة المشروع التفكير مسبقًا في المشكلات التي قد تظهر. نتيجة لذلك ، لقد حددت بالفعل حلاً قابلاً للتطبيق لحل أي مشاكل. لن تبدو معظم المشاكل على أنها ظروف غير متوقعة لأن التخطيط المسبق الخاص بك سوف يعالجها. إن مساعدة فريقك على فهم أن وثيقة الحوكمة تشبه إلى حد كبير خارطة طريق أكثر من كونها كتاب قواعد ستساعدكم جميعًا على الالتزام بالسياسات والوصول إلى إكمال مشروع ناجح.
