10 مشاكل أساسية في المشروع يجب تجنبها |إدارة المشاريع | إدارة المشاريع

10 مشاكل أساسية في المشروع يجب تجنبها
يتعرض مديرو المشاريع لضغوطات دائمة لإنجاح مشاريعهم في مواجهة المحن التي لا مبرر لها. ولكن بعد ذلك، قد تذهب خططهم ووحدات إدارة المخاطر وأنظمة تتبع المشكلات في مهب الريح إذا لم يتمكنوا من تجنب بعض مشكلات المشروع الرئيسية التي تعترض طريقهم باستمرار. لذا، سواءً كانت الأمور تسير بسلاسة أو كنت تصطدم بالمطبات باستمرار، فلا يمكنك المضي قدمًا وأنت مغمض العينين. إليك قائمة بأهم 10 مشكلات رئيسية في المشروع يجب إدارتها وتوقعها في الوقت المناسب.
1. الافتقار إلى التماسك
هل ما زلت تكافح من أجل إنشاء فريق عمل عالي الأداء. توقف قليلاً وقم بتقييم أسلوبك في الإدارة. هل تميل إلى تثبيط أعضاء الفريق عن طرح الأفكار أو التعبير عن آرائهم أو اقتراح التغييرات؟ هل تمنحهم الفرصة الكافية للمشاركة؟ قد تكون المشاكل التي تواجه الإدارة الفعالة للفريق هي أيضًا مجاملة التنوع المفرط السائد في فريقك. لذا، احرص على الحد من مشاركة الأعضاء من الأقسام الأخرى، أو أولئك الذين لا تشرف عليهم مباشرة. ركز على المشاركة التي تقدمها الموارد التي تحتاجها بالفعل؛ وهذا سيبقي فريقك رشيقًا، والميزانية الإجمالية تحت السيطرة.
2. المواعيد النهائية الفائتة والتشطيبات المتأخرة
لديك أفضل عمليات التحكم في الجدول الزمني في مكانها الصحيح، وفريقك يعمل بشكل جيد كوحدة واحدة؛ ولكن لا يزال عليك تخطي المواعيد النهائية للمراحل والتعامل مع عدم انتهاء المشاريع في الوقت المحدد. لتجنب الإحباط والاضطرابات، قد ترغب في زيادة حجم فريقك أو إتاحة المزيد من الوقت للمهام المختلفة في الوقت المحدد. تحقق أيضًا من الواقعية في جداولك الزمنية واعرف سبب عدم إنجاز المهام والمراحل في الأطر الزمنية المخصصة لها. فكّر في تحديد جداولك الزمنية بما يتماشى مع النطاق العام للعمل. في حال وجدت أن المواعيد النهائية لمشروعك تتأرجح تحت ضغط الإدارة العليا غير المعقول، عندها يصبح من المهم بالنسبة لك أن تتراجع قليلاً وتطلب أطر زمنية أو موارد أفضل.
3. قنوات التواصل غير المناسبة
تتعامل إحدى مشاكل المشروع الرئيسية مع التعامل مع مشاكل التواصل غير الفعال مع العملاء وأعضاء مجلس الإدارة وغيرهم في الإدارة العليا. على الرغم من أنك قد تبذل قصارى جهدك لإبقاء جميع قنوات الاتصال مفتوحة، إلا أن إدارتك قد تقوم بإطلاعك على أولويات المشروع مع حدوث تأخيرات خطيرة. ماذا تفعل؟ على الرغم من أنه ليس من السهل تحسين مهاراتهم في التواصل، إلا أن الأمور قد تبدأ في العمل على طريقتك إذا سعيت إلى وضع تعريفات واضحة، وتقديم تقارير الحالة في الوقت المناسب، ونقل المعلومات إلى جميع من يهمهم الأمر. إذا استمروا في عدم استجابتهم لاقتراحاتك أو طلباتك، أو تأخروا في تأكيد أهداف المشروع، أو قدموا دعمًا ضئيلًا في الوقت المناسب، فعليك أن تأخذ الأمور بجدية أكبر للحصول على حلول سهلة.
4. الإشراف الحقيقي من قبل مدير المشروع يجعل المشروع يعاني
في معظم الحالات، تتسبب واجباتك الإشرافية ومسؤولياتك الإشرافية ومسؤولياتك ومهامك الإدارية المستمرة في إثقال كاهل مراحل المشروع بحيث لا يتوفر لديك وقت كافٍ لمراقبة الجداول الزمنية والميزانيات. ومهما كنت مشغولاً، لا تغفل أهمية الإشراف على فريقك. فمثلك، يُتوقع من معظم مديري المشاريع أن يلعبوا أدوار المشرف والقائد والمدرب والمتواصل. وهنا، فإن أهم الوظائف هنا هي تلك المتعلقة بإدارة وتنظيم وتوجيه الموارد المناسبة في شبكة المشروع لضمان نجاحه. وبغض النظر عن جميع الضغوطات الأخرى، لا يمكنك أن تتجاهل هذه الحقيقة الأساسية – لذا تصرف على هذا النحو.
5. أهداف المشروع غير محددة بشكل جيد
يجب أن تكون إحدى أهم مسؤولياتك في المقام الأول فيما يتعلق بتحديد أهداف مشروعك وتوضيح نطاقه على وجه التحديد. حتى لو كنت بحاجة إلى بذل المزيد من الجهد للحصول على وعي كامل بأهداف المشروع والنتائج المتوقعة منه، فافعل ذلك. في، المراحل الأولية، لا يكون لدى المشاركين في المهمة معرفة مسبقة وشاملة بجميع المتطلبات. يجب عدم المضي قدمًا في أي مهمة تطوير حتى يتم تحديد جميع الأهداف بشكل صحيح. وإلا فإن إنجاز مشروعك بنجاح سيكون مجرد مسألة حظ، وليس نافذة لمهارات فريقك أو خبراته.
6. تغيرات نطاق المشروع بعد بدء المراحل
سواء أعجبك ذلك أم لا، فإن الأولويات تتغير باستمرار بسبب المنافسة والأسواق الديناميكية ومتطلبات الربحية. إن أي افتراض فيما يتعلق ببقاء نطاق المشروع كما كان عليه عند تعيينه، حتى وقت التسليم، له احتمال كبير في أن يأتي بنتائج عكسية. إذا كانت هناك تغييرات كبيرة في المشروع المسند إليك، فإنها بمثابة إشارات إلى عدم كفاية القيادة في القمة. يجب معالجة مثل هذه المشكلات في المشروع بنهج مرن يساعدك على تحقيق أهداف المشروع المتغيرة باستمرار. إن أفضل طريقة للمضي قدمًا في مثل هذه السيناريوهات هي التواصل مع القيادات العليا في جميع المراحل، وإعادة ذكر جميع الأهداف لمعرفة ما إذا كانت لا تزال صالحة أم لا.
7. الرفض من المدراء الآخرين
هذه المشكلة الرئيسية في المشروع تجعلك تتعامل مع المهمة الهائلة المتمثلة في الحصول على تعاون المديرين من الإدارات الأخرى. وعلى الرغم من بذل قصارى جهدك في التعامل معهم بدبلوماسية، أو تحديد المشروع، ستجدهم متمسكين بشدة بمواردهم. هذه هي الأوقات التي تفشل فيها رغباتك في تحقيق الأهداف التنظيمية الإجمالية، وتجد نفسك في هذه الأوقات تعاني من محدودية القوى العاملة والموارد الأخرى في يدك. ولحل هذه المشكلة، تحتاج إلى تقديم ضمانات كافية لمديري المشاريع بأنك على دراية بأولوياتهم وخططهم، وأنك على استعداد للالتزام بها – في جميع الظروف.
8. مشاكل الإدارة السليمة للجدول الزمني
إذا كنت تتلاعب بالعديد من مراحل المشروع المختلفة في نفس الوقت، أو تسعى جاهدًا لتنسيق الجهود المستمرة لجميع أعضاء الفريق على أكمل وجه، فإنك ستعرف مدى صعوبة إدارة جداولك الزمنية. قم بتقييم الأساليب التي تستخدمها حاليًا في وضع جميع الجداول الزمنية والتحكم فيها، وتقديم الدعم من خلال مخططات شبكية مفصلة وغيرها من وثائق التحكم الفعالة. إن أي نقص في الإعداد أثناء تنسيق الجداول الزمنية لا بد أن يخلق مشاكل في التحكم في الجداول الزمنية – لذا استمر في مراجعتها ومراجعتها، عند الحاجة.
9. متطلبات المشروع تتطلب أكثر من مهارات إدارة القسم
قد تكون مستويات القيادة والإشراف التي تتطلبها مشاريعك مختلفة تمامًا عما تعرضه كمدير قسم. حسنًا، قد يتعين اتباع نهج مختلف تمامًا للإشراف على فريق مشروعك. على عكس تقارير موارد القسم، يجب مشاركة التقارير المتعلقة بموارد مشروعك مع مديري المشاريع الآخرين والمشاركين في أماكن أخرى. لا تنتمي موارد مشروعك إلى إدارتك فقط ويمكن سحبها في أوقات الطوارئ أو احتياجات/مهام أخرى أكثر أهمية للمشروع.
10. التجاوزات بسبب ميزانيات المشاريع غير الواقعية
مهما كنت مشغولاً بالوفاء بالجداول الزمنية للمشروع، لا يمكنك أن تغفل أهمية الميزانية المخصصة لك. وذلك لأن مخاطر شركتك مرتبطة بالاستثمارات المالية في جميع المشاريع، مقابل المكافآت التي قد تجنيها لاحقًا من خلال زيادة الأرباح أو انخفاض التكاليف. لذلك، من المهم أن يتم التحكم في الميزانية الإجمالية بضمير حي. في معظم الحالات، قد تحدث تجاوزات في الميزانية بسبب المخصصات غير الواقعية أو الحاجة إلى ممارسة المزيد من الرقابة المباشرة. يمكنك تجنب هذه المشكلة الرئيسية في المشروع من خلال مراجعة مستويات النفقات بانتظام، ومقارنة الميزانيات/المصروفات الفعلية، والبحث عن جميع الاتجاهات الناشئة. بعد ذلك، تحتاج إلى تقييم كل ما هو مطلوب لتصحيح المشكلة القائمة واتخاذ الإجراءات اللازمة وفقًا لذلك.
الطريق إلى الأمام
كن مطمئناً، من غير المحتمل أن تضرب كل هذه المشاكل الرئيسية مشروعك، على الأقل ليس في نفس الوقت أو بشكل مستمر. والخبر السار هو أن معظمها يمكن إدارتها بفعالية مع توافر الموارد المناسبة والوقت الكافي وأنماط التواصل الشفافة.
كل التوفيق لنجاح مشروعك!