10 أخطاء شائعة في إدارة المشاريع يجب تجنبها لنجاح المشروع

:
تتعلق إدارة المشروع بالحفاظ على التدفق الصحيح للمشروع، والتخفيف من جميع المخاطر التي تواجهه. هناك العديد من جوانب إدارة المشروع التي يجب الاهتمام بها. مدير المشروع الناجح هو الشخص الذي يدير المهام والموارد والميزانية والتبعيات والمخاطر لإكمال المشروع بنجاح في الوقت المحدد. يجب أن يكون مدير المشروع على دراية جيدة بالمنهجيات واستراتيجية العمل والهدف من المشروع، ويجب أن يتمتع بمهارة التواصل الفعال والنزاهة والصدق والنظرة الثاقبة مهارات القيادة في حل المشكلات القدرة على تحفيز الفريق مهارات تفويض المهام مهارات اتخاذ القرار مهارات التفاوض مهارات التفاوض مهارات تخفيف المخاطر
يجلب مدير المشروع الوضوح الكامل لنطاق كل وظيفة، وتسلسل الترابط بين الوظائف، والجدول الزمني المتوقع لكل وظيفة مع خطة موارد كاملة
وفقًا لتقرير نبض المهنة 2018: النجاح في أوقات الاضطراب
فيما يلي أسباب فشل المشروع:
إدارة المشروع صعبة للغاية. يجب أن يكون مدير المشروع مدركًا دائمًا للمخاطر في الإجراء المتخذ، وبالتالي يجب أن يكون حريصًا على تنفيذ تلك الإجراءات بأقل قدر من المخاطر أو المخاطر التي يمكن تخفيفها والتخلص منها. تكون فرص اتخاذ الخطوة الخاطئة عالية جدًا اعتمادًا على مدى تعقيد المشروع.
فيما يلي الأخطاء الشائعة في إدارة المشروع التي يجب تجنبها: عدم التواصل بين أصحاب المصلحة ضعف إدارة الموارد ضعف المعرفة بأهداف المشروع ضعف تحديد الأولويات عدم التحكم في التغييرات عدم اتباع عمليات إدارة المشروع عدم استخدام برامج وأدوات إدارة المشروع وضع أهداف غير واقعية وضع أهداف غير واقعية الإدارة الدقيقة للفريق تقدير غير صحيح للميزانية والوقت
1. عدم التواصل بين أصحاب المصلحة
يؤدي نقص التواصل إلى عدم كفاية المعرفة بمتطلبات المشروع. ويؤثر على الأداء العام للفريق. التواصل الفعال مطلوب لإدارة أنشطة المشروع بنجاح.
يجب أن تكون الرسالة المطلوبة المراد إيصالها واضحة ودائماً ما تكون مسجلة. يتضمن التواصل
الترميز= إنشاء الرسالة
فك التشفير= تفسير وفهم معنى الرسالة المرسلة.
القاعدة الأساسية للتواصل في إدارة المشروع هي إبلاغ أصحاب المصلحة المعنيين بأي تغيير في المتطلبات.
يمكن أن يؤثر التباين في التوقعات على جودة المشروع وتكلفته وجدوله الزمني بشكل عام. يؤثر سوء التواصل أيضًا على أعضاء الفريق.
يضطرب الجدول الزمني للمشروع عندما لا تصل الرسالة المطلوبة في الوقت المحدد. يمكن أن يتسبب سوء التواصل بين أصحاب المصلحة في حدوث ارتباك بين أعضاء الفريق.
ما يقرب من 29% من المشاريع تفشل بسبب سوء التواصل.
يقوم مديرو المشاريع الذين يتمتعون بمهارات التواصل الفعال بنقل هدف المشروع وتحفيز الفريق وحل النزاعات.
2. سوء إدارة الموارد
يمكن أن تكون الموارد أي شيء مطلوب لتسليم المشروع في الوقت المحدد. يمكن أن تكون الموارد هي الأشخاص والمعدات ومجموعة المهارات والمساحة والأدوات والموارد المالية والوقت.
يمكن أن يتسبب سوء إدارة موارد المشروع في حدوث انتكاسات غير مرضية انتكاسات غير متوقعة زيادة في إعادة العمل زيادة في التكلفة
يمكن أن يؤدي تحديد الموارد الخاطئة من حيث مجموعة مهاراتها إلى ضعف الجودة وإعادة العمل وزيادة التكلفة الإجمالية للمشروع.
تتم الإدارة الفعالة للموارد باستخدام التقنية التالية:
تخصيص الموارد: يتم تخصيص الموارد لأداء أنشطة المشروع اعتمادًا على مدى توافرها ومهاراتها.
جدولة الموارد: تقدير الموارد المطلوبة لإنجاز أنشطة المشروع ضمن الإطار الزمني المحدد.
تسوية الموارد وتسوية الموارد: تتولى عملية تسوية الموارد وتسوية الموارد الاهتمام بالموارد المحدودة. وهو يتجنب بشكل عام الإفراط في التخصيص والتخصيص الناقص.
التنبؤ بالموارد: عملية التنبؤ بالمتطلبات المستقبلية من الموارد في وقت مبكر هي عملية التنبؤ بالموارد.
3. عدم معرفة هدف المشروع أو هدف المشروع
يمكن أن يتسبب عدم وضوح أهداف المشروع في فشل المشروع. يجب تحديد هدف المشروع وهدفه في مرحلة البدء لتجنب سوء الفهم والفهم الخاطئ للمشروع.
من أجل تحديد هدف المشروع بشكل واضح، يتم استخدام طريقة DUMB
قابل للتنفيذ
قابل للفهم
قابل للإدارة
مفيد
باستخدام طريقة DUMB، يمكن لمدير المشروع وضع أهداف واضحة وتحديد هدف المشروع.
4. سوء تحديد الأولويات
يُطلق على مواءمة أنشطة المشروع وموارده وفقًا لاستراتيجية المشروع اسم تحديد أولويات المشروع. يمكن أن يؤدي سوء تحديد أولويات أنشطة المشروع إلى، فشل المشروع التأخير في إغلاق المشروع استجابة غير مرضية للعملاء عدم تحقيق أهداف العمل
يركز تحديد الأولويات الفعال للمشروع على إنجاز المشروع بالكامل ويمكن تنفيذه باستخدام العمليات التالية
تعريف القيمة: يتم تحديد القيمة الاستراتيجية للمؤسسة من خلال معالجة الأهداف الاستراتيجية لجميع أصحاب المصلحة الرئيسيين.
ترجيح المعايير: عملية تحويل جميع قيم الأعمال والاستراتيجيات إلى معايير مرجحة. جميع أهداف العمل ليست متساوية في الأهمية. يتم قياس قيمة كل هدف من أهداف العمل.
تقييم مشروعك وتسجيل نقاطه: يتم تجميع قائمة بجميع أنشطة المشروع وتقييمها وفقًا لمعايير مرجحة.
وضع قائمة الأولويات النهائية: وفقًا لدرجة كل مشروع، يتم إعداد القائمة.
5. عدم التحكم في التغييرات
يعد التحكم في التغيير جانبًا مهمًا في إدارة المشروع. يمكن أن تحدث التغييرات في أي وقت طوال دورة حياة المشروع. تصبح التغييرات حتمية على الرغم من التقاط كل شيء في النطاق ولكن يجب التحكم في التغييرات لتجنب زحف النطاق. يمكن أن تؤدي التغييرات في نطاق المشروع إلى فشل المشروع. سيؤدي سوء إدارة التغيير إلى قد يؤدي سوء إدارة التغيير إلى قد يتم تعليق المشروع تأخير المشروع إعادة العمل قد يفشل المشروع في التسليم التأثير على العملاء انخفاض الروح المعنوية زيادة النفقات
يتم استخدام نموذج ADKAR للتحكم الفعال في التغيير.
التوعية: نشر الوعي بالتغيير
الرغبة: بناء الرغبة في قبول التغيير ودعمه
المعرفة: تدريب أعضاء الفريق لاكتساب المعرفة الكاملة بالتغيير المراد تنفيذه
القدرة: التحقق من القدرة من خلال التقييمات والتغذية الراجعة
التعزيز: التعزيز: مراقبة الموظفين الذين ينفذون التغييرات.
6. عدم اتباع عمليات إدارة المشروع
يؤدي سوء إدارة المشروع إلى فشل المشروع. يجب اتباع مجموعة من المبادئ التوجيهية. إدارة المشروع عملية معقدة. إن إنشاء جدول العمل في مرحلة البدء وتعيين المهام وفقًا للجدول الزمني والمراقبة سيؤدي إلى نجاح المشاريع. العمليات موجودة لمساعدة المشروع على سير المشروع بسلاسة. يمكن أن يكون تخطي العملية سببًا لإعادة العمل.
7. عدم استخدام برامج وأدوات إدارة المشاريع
في هذا العصر الرقمي، فإن عدم استخدام البرامج والأدوات هو الخطأ الشائع في إدارة المشاريع. هناك العديد من الأدوات والبرامج التي تساعد مديري المشاريع على تسريع المشروع بأقل وقت ممكن. فهي تساعد في تخطيط وتنفيذ ومراقبة المشروع. يستغرق العمل يدويًا والقيام بكل شيء بمفردك الكثير من الوقت وفرص ارتكاب الأخطاء أكثر. هناك العديد من أدوات إدارة المشاريع المتاحة لتلبية المتطلبات الأساسية. هناك أدوات إدارة المشاريع للوظائف التالية:
التخطيط والجدولة: تتوفر أدوات لتخطيط المهام والمهام الفرعية والمجلدات والقوالب وسير العمل.
أدوات للتخطيط: أسبوع الفريق، وخطط 10,000 قدم
التعاون: هناك العديد من الأدوات الأخرى المتاحة بخلاف رسائل البريد الإلكتروني.
التوثيق: أدوات إدارة الملفات متاحة لإدارة المستندات والسجلات.
التقييم: التتبع والتقييم أبسط بكثير باستخدام الأدوات.
8. وضع أهداف غير واقعية
يؤدي وضع أهداف غير واقعية إلى زيادة ضغط العمل على أعضاء الفريق. تؤدي المواعيد النهائية غير الواقعية إلى ضعف جودة المخرجات. وبسبب ضغط العمل، سيستهدف الموظف إنهاء الهدف بدلاً من إنتاج نتيجة ذات جودة عالية.
يجب تحديد الموعد النهائي للمشروع مع مراعاة جميع الجوانب مثل
الميزانية والوقت وتوافر الموارد والعملاء وأصحاب المصلحة والموردين.
9. الإدارة الدقيقة للفريق
الإدارة التفصيلية هي واحدة من أهم العوامل التي تنشأ في النزاعات. بعبارات بسيطة، الإدارة التفصيلية هي محاولة التحكم ومراقبة كل شيء في الفريق. الإدارة التفصيلية جيدة في الفرق الصغيرة لأنها تجعل العمليات المعقدة أكثر موثوقية. أما في المؤسسات الأكبر، فقد يفقد المدير في المؤسسات الأكبر حجمًا مسار المهمة الأكبر. على الرغم من أنه يعطي صورة واضحة للعمليات المعنية، إلا أن الإفراط في السيطرة قد يؤثر على إنتاجية أعضاء الفريق.
إن الهدف والنتائج الرئيسية (OKR) هي تقنية تُستخدم للإدارة التفصيلية دون الإفراط في السيطرة. وهي توفر جميع العناصر المفيدة لإدارة الفريق. تسمح OKRs للفريق بالتركيز على أهدافه التي يتم تحديدها كل ثلاثة أشهر. يجب أن تكون الأهداف قابلة للتنفيذ ولها موعد نهائي. يتم تحديد 4 نتائج قابلة للقياس لكل هدف. يجب أن تكون النتيجة قابلة للقياس وتؤدي إلى التقدم. يجب أن تكون النتيجة صعبة للغاية ولكن يمكن تحقيقها.
10. التقدير غير الصحيح للميزانية والوقت
يؤدي نقص المعرفة بالمشروع في مرحلة البدء إلى عدم اليقين في التقديرات. تؤدي المعرفة غير الكافية بالمتطلبات والتبعيات إلى التقدير الخاطئ للميزانية والوقت.
التقديرات غير الصحيحة ليست السبب المباشر لفشل المشروع. ممارسات التقدير السيئة والتخطيط المسبق هي الأسباب الرئيسية للتقديرات الخاطئة.
تختلف جميع المشاريع من حيث المتطلبات والتكنولوجيا وسياق العمل والقيود.
من أجل تقليل الأخطاء في التقدير والمشاكل التي تواجهها أثناء التنفيذ، يتم تقديم تقديرات متفاوتة باستخدام مخروط عدم اليقين. تتم إعادة التخطيط وإعادة التقدير أثناء تتبع التقدم المحرز في المشروع.
نحن نوفر تدريباً مباشراً عبر الإنترنت بقيادة مدرب في الفصول الدراسية وتدريباً مباشراً عبر الإنترنت بقيادة مدرب في جميع أنحاء العالم. كما نقدم تدريباً للشركات لتطوير القوى العاملة في المؤسسات.
التدريب على إدارة الجودة من قبل سبوتو: دورات تدريبية لشهادة الحزام الأصفر سداسية سيجما اللينة (LSSYB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأخضر سداسية سيجما اللينة (LSSGB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأسود سداسية سيجما اللينة (LSSBB)
تدريب سكرم من سبوتو: دورات تدريبية للحصول على شهادة CSM (ScrumMaster) معتمد (CSM)
تدريب أجايل من سبوتو: الدورات التدريبية لشهادة PMI-ACP (محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع)
تدريب DevOps بواسطة SPOTO: دورات تدريبية للحصول على شهادة DevOps
تدريب تحليل الأعمال بواسطة SPOTO: الدورات التدريبية لشهادة ECBA (شهادة الدخول في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة CCBA (شهادة الكفاءة في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة CBAP (محترف معتمد في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة CBAP (محترف معتمد في تحليل الأعمال)
تقدم SPOTO كلاً من ورش العمل التدريبية في الفصول الدراسية التي يقودها مدرب ودورات تدريبية مباشرة عبر الإنترنت يقودها مدرب للمتعلمين من جميع أنحاء الولايات المتحدة وحول العالم.
يُرجى الاتصال بنا للحصول على مزيد من المعلومات حول دوراتنا التدريبية للشهادات الاحترافية لتسريع حياتك المهنية في العام الجديد. نتمنى لك كل التوفيق في مبادراتك التعليمية في العام الجديد.