هناك وقت مناسب ونهج مناسب لكل شيء تحت الشمس. في إدارة المشروع ، هذا يخلق خطاً رفيعًا بين النجاح والفشل. المشاريع هي التي تحافظ على عمل المنظمة وقسائم الدفع القادمة.وبالتالي ، تصبح إدارة المشروع هي المفتاح لتماسك المشاريع معًا .
ماذا عن اجتماعات المشروع؟
الاجتماع الفعال للمشروع هو القطران على الطريق الذي يخفف من أي بقع خشنة. ويضمن أن جميع اللاعبين الرئيسيين يسيرون على المسار الصحيح ويقضي على أي مشاكل قد تنشأ. في الواقع ، جزء من التواصل الناجح حول دور مدير المشروع هو لمعرفة متى وما هي أنواع الاجتماعات التي يجب تنظيمها.
لماذا تهتم بتخطيط وتنظيم اجتماعات المشروع؟
تعد اجتماعات المشروع التقدمية ضرورية لعدة أسباب. أولاً ، من خلال اجتماعات المشروع ، يتعرف أعضاء الفريق على بعضهم البعض وعلى المشروع. يفتح الباب لفهم هدف المشروع وأهدافه وكيفية الوصول إليه. بمجرد بدء المهمة بعد ذلك ، يطور اللاعبون تصورات واضحة لكيفية توافق المشروع مع الأهداف التنظيمية ، وبالتالي يصبح من الأسهل على الموظفين وأصحاب المصلحة الآخرين المشاركة وتحفيزهم في المشروع.
علاوة على ذلك ، من خلال اجتماعات المشروع ، يوزع مدير المشروع المهام على الأفراد ويسمع ملاحظاتهم.يقدم لاعبو الفريق تحديثات منتظمة للحالة لمديري المشاريع والاقتراحات حول كيفية الوصول إلى الأهداف بشكل لا تشوبه شائبة وتعزيز إدارة سير العمل.
يمكن تلخيص أهمية اجتماعات إدارة المشروع في كلمات المتحدث القيادي والمؤلف مارك سانبورن: “في العمل الجماعي ، الصمت ليس من ذهب – إنه كارثة مميتة!”
لا بد من عقد اجتماعات للمشاريع الناجحة
بصفتك مدير مشروع ، هناك خمسة مشاريع أساسية تحتاج إلى فهمها قبل الانتقال إلى أنواع أكثر تعقيدًا من الاجتماعات.
(1) اجتماعات انطلاق المشروع
في ألعاب القوى ، يكون اجتماع انطلاق المشروع عندما يكون الجميع على خط البداية قبل سماع صوت إطلاق النار مباشرة. يذكر اقتباس من شرق إفريقيا ، “نرى يومًا جيدًا في الصباح”. لا يمكن أن يكون هذا أكثر صحة كما هو الحال في اجتماعات إدارة المشروع يحدد الاجتماع الأول وتيرة اجتماعات المشروع المتتالية ، ويضمن أن يكون كل عضو في الفريق على نفس الصفحة ، بالإضافة إلى تطوير صيغة لعمليات الأعمال للوصول إلى الأهداف.
كمرحلة البدء الرسمية ، عادةً ما يتم تمييز اجتماعات بدء المشروع بأنشطة بناء الفريق لتعزيز روح العمل الجماعي. يجب أن يكون لدى مدير الفريق الجيد كل شيء مخطط مسبقًا وإرسال الملاحظات إلى الحضور حول ما يمكن توقعه خلال الاجتماع. بصرف النظر عن الفريق تعريفات الأعضاء ، اجتماعات انطلاق المشروع تفتح الباب لمناقشة العميل ، ووضع إطار عمل للمشروع ، بالإضافة إلى هيكل حوكمة حول كيفية معالجة القضايا وتفويض الأدوار.
علاوة على ذلك ، يحصل أعضاء الفريق على فرصة للتخطيط للمراحل الرئيسية وتحديد أولويات تلك المهام التي تتوافق تمامًا مع احتياجات العميل. وأخيرًا ، تفتح اجتماعات انطلاق المشروع الباب للألفة ومنتدى مفتوحًا لجميع اللاعبين. إنها فرصة للجميع كن صادقًا وناقش مخاوفهم وشكوكهم وتوقعاتهم وتحفظاتهم.
(2) حالة المشروع / اجتماعات الفريق العادية
عند التفكير في اجتماعات حالة المشروع ، فكر في أفضل معلق رياضي لديك والذي يبقيك على اطلاع دائم بتقدم اللعبة. لاحظ كم هي مسلية وجذابة. هذا هو بالضبط ما يجب أن تكون عليه اجتماعات الفريق المنتظمة.
يضمن اجتماع الحالة أن يكون جميع الأعضاء على قدم المساواة مع تقدم المشروع. ستتحقق اجتماعات حالة المشروع من حالة المهام المكتملة ومناقشة الحلول في الحالات التي حدث فيها تأخير. بالإضافة إلى تقييم المعالم الهامة التي تمت تغطيتها ، سيقوم مدير المشروع أيضًا حدد مقدار الميزانية التي تم استخدامها وقارن بين النفقات المخططة مقابل النفقات الفعلية. يجب حل أي مخاوف أو انتكاسات أو أسئلة أو احتكاك في الفريق خلال هذه الاجتماعات.
(3) اجتماعات أصحاب المصلحة
هل تريد مفاتيح القوة والنجاح لجميع مشاريعك؟ تأكد من حصولك على دعم القوة المؤثرة الحقيقية في المؤسسة بقدر ما لديك قوة عاملة مخصصة تدعمك. يحظى اجتماع أصحاب المصلحة باهتمام ودعم الأشخاص الأكثر نفوذاً أصحاب المصلحة. إنه يخلق التزامًا من جانبهم ، وهو مكافأة لك وللمشروع.
بدلاً من إجراء كل الحديث ، اعرض التحديثات على المشروع الجاري وأبلغهم بالحالة ذات الصلة بهم. ثم اطرح أسئلة للحصول على تعليقاتهم واستمع إلى أي اقتراحات سيقدمونها. اجعله يشارك في إثارة اهتمامهم ، وتأكد من معالجة جميع ملاحظاتهم.
(4) اجتماعات الطوارئ / اجتماعات مراقبة التغيير
الفشل في التخطيط يعني التخطيط للفشل. ومع ذلك ، قد تكون مخططًا رئيسيًا ، ولكن يجب أن تكون قادرًا على حل أي خطأ يمكن أن يحدث في أي وقت. إذا كان هناك أي شيء ، عليك أن تتوقع وتنتظر المواقف غير المخطط لها باستمرار. يتم إعداد هذه الاجتماعات وتنظيمها من خلال لوحة التحكم في التغيير ، على الرغم من أن مدير المشروع يمكنه التعامل مع المزيد من طلبات التغيير الطفيفة.
تتطلب مثل هذه الحالات الطارئة الانضباط وطريقة منهجية لمعالجتها تشمل جميع اللاعبين الرئيسيين. بصفتك مدير مشروع محترف ، كن مستعدًا لشرح سبب الحاجة إلى التغيير ، وكيف سيؤثر التغيير على العملية والنتائج ، والتوصيات للعملية التالية خطوات تنفيذ التغيير: توقع الأسئلة بما يتماشى مع المقترحات واطلب رد متعمد للإجابة عليها.
(5) اجتماع مراجعة المشروع
تمثل نهاية أي مرحلة بداية أخرى. حدد نهاية قصتك بالدروس المستفادة التي يمكن تنفيذها في المستقبل. حدد مع لاعبي الفريق نقاط القوة والضعف والتهديدات والفرص التي تمت مواجهتها خلال المشروع. يسمح تحليل SWOT هذا لك لتحسين أداء المشاريع المستقبلية.
خلال مرحلة مراجعة المشروع ، تجنب ممارسة لعبة إلقاء اللوم بأي ثمن وقدم الملاحظات ذات الصلة لكل موظف. علاوة على إعادة التأكيد على الأهداف التي تم تحقيقها ، حدد الميزانية المستخدمة وناقش طرق تحسين المشاريع المستقبلية. والأهم من ذلك ، تهنئة واحتفل إنجازات الكل وكذلك الأفراد.
باختصار
تحتاج اجتماعات إدارة المشروع إلى تخطيط دقيق والالتزام الصارم بجدول الأعمال. احرص دائمًا على الالتزام بالوقت المحدد لبدء الجلسات وإنهائها لأنه يظهر احترامًا كبيرًا لوقت العضو. لا يوجد الكثير من الحضور ، وإلا فستكون هناك عوامل تشتت انتباه قد تؤدي إلى الخروج عن مسارها التقدم. قم بتضمين العدد الصحيح ونوع الحاضرين للاجتماعات الفردية.
شجع على مشاركة كل عضو على متن الطائرة لأنها تظهر الثقة في آراء الأفراد ، ومن الطرق الجيدة للمساهمة في المشاركة تدوين الملاحظات التي يمكن تلخيصها وإرسالها إلى أعضاء الفريق الفرديين.
تابع كل موضوع تمت مناقشته لأنه يظهر المساءلة والمسؤولية من جانبك. أخيرًا ، لا تقم أبدًا بإلغاء أي اجتماع ما لم تطرق نهاية العالم أبواب مؤسستك.
