الفرق الافتراضية ليست مفهومًا جديدًا ، لكن قيود التباعد المادي أجبرت العديد من مديري المشاريع الذين لم يعملوا من قبل مع فرق من أعضاء الفريق المشتت على التكيف بسرعة. في حين أن هذا الانتقال قد يؤدي إلى بعض المشاكل مع فريق راسخ ، إلا أنه سيكون أكثر صعوبة عندما نعمل مع فرق لم يعمل أعضاؤها معًا أبدًا. في مثل هذه المواقف ، يمكن أن تستغرق مراحل التشكيل ، والعصف ، ووضع المعايير وقتًا أطول بكثير مما كانت عليه مع “الوضع الطبيعي القديم” ولكن من غير المرجح أن يقبل أصحاب المصلحة الرئيسيين التأخيرات الطويلة في أن يصبح الفريق منتِجًا.
يتم تعريف الثقافة من قبل جميع الأفراد الذين يشكلون الفريق ولكن ما تفعله كقائد سيؤثر بشكل كبير على كيفية تطور الفريق.
ويبدأ هذا باجتماع استهلالي فعال. إذا كنت قد أجريت اجتماعات أولية باعتبارها مجرد إجراء شكلي من قبل ، فإن أهميتها أكبر بكثير الآن.
يساعد الاجتماع الافتتاحي الفعال من خلال:
إعطاء كل عضو في الفريق فهمًا جيدًا للغرض من وراء المشروع. يمكن أن تكون أيضًا فرصة لهم لطرح أسئلة لمساعدتهم على فهم كيفية ارتباط غرض المشروع بأهدافهم الخاصة. تذكر أن العمل على الأنشطة بطريقة منعزلة دون امتلاك فكرة جيدة عن سبب قيامنا بذلك سيقلل من الدافع الذاتي.
توفير فرصة لأعضاء الفريق للتعرف على بعضهم البعض. تعد كاسحات الجليد إحدى الطرق للقيام بذلك ، ولكن الاجتماع الافتتاحي هو أيضًا فرصة جيدة لمطالبة الجميع بمشاركة مخاوفهم وشكوكهم وافتراضاتهم حول المشروع. ستكون هذه المشاركة خطوة أولى جيدة نحو بناء الأمان النفسي داخل الفريق.
مساعدة الفريق على تطوير مجموعة أولية من اتفاقيات العمل. العمل عن بعد يضخم سوء الفهم وتصورات ضائعة. اتخاذ قرارات مثل موعد الاجتماع ، وكيف سيبقونك على اطلاع دائم بما يجري ، وكيف سيعملون من خلال القضايا الشخصية ، وكيف سيتم تقديم التعليقات لن يؤدي إلى القضاء على النزاعات ولكنها ستوفر فريق مع بعض حواجز الحماية المحددة ذاتيًا لتوجيههم.
تعلم أهداف تطوير كل عضو في الفريق. توفر المشاريع التي يتم إدارتها بشكل جيد فرصة عظيمة للنمو الشخصي وإذا كانت لديك فكرة عما يهتم به كل فرد من أعضاء فريقك في التعلم ، فيمكنك حينئذٍ مساعدتهم من خلال مواءمة أنشطة المشروع مع أهداف التعلم هذه.
نمذجة السلوكيات التي تتوقع أن يمارسها أعضاء الفريق الآخرون. هذا يعني التركيز على ما يُقال أكثر مما قد تركز عليه في اجتماع شخصي. ضع هاتفك بعيدًا وأغلق جميع التطبيقات الأخرى على جهاز الكمبيوتر الخاص بك – كن حذرًا وكن حاضرًا.
توجيه أعضاء الفريق من خلال استخدام أدوات الاتصال العادية بما في ذلك الاستخدام المناسب وما يجب استخدامه للتواصل في أي أداة.
لن يتطلب بناء فرق افتراضية القيام بشيء مختلف جذريًا أو جديدًا مقارنة بما كنت ستفعله مع فريق شخصي جديد ، ولكنك ستحتاج إلى تركيز المزيد من الجهد على أنشطة معينة.
