وثائق المشروع: الأعمال الورقية هي مفتاح نجاح المشروع!

قد يجد الكثير منا أن الأعمال الورقية مملة، بل وأحياناً عملية غير ضرورية. ولكن ليس في إدارة المشاريع! نظرًا لأن المشاريع هي مساعٍ معقدة، فهناك العديد من الخطوات التي يجب اتخاذها خلال دورة حياة المشروع. لإدارة مشروع ما وفقًا لتقنيات إدارة المشاريع الموضحة في التدريب على شهادة PMP، يجب أن يكون هناك إطار عمل قوي لما يجب القيام به ومتى. ما يحدد هذه الأطر هي عمليات إدارة المشروع. ما هي وثائق المشروع المهمة هذه؟
احضر تدريبنا المجاني المجاني 100٪ عبر الإنترنت وبوتيرة ذاتية لمدة ساعة واحدة على شهادة PMP.
لا يمكن إدارة المشروع بدون الوثائق المناسبة، لذلك يجب استخدام العديد من وثائق المشروع خلال جميع العمليات. ستضمن وثائق المشروع النتائج الناجحة للمشروع. يمكن أيضًا استخدام وثائق المشروع هذه للمشاريع المستقبلية للمؤسسة كجزء من أصول العملية التنظيمية.
في هذه المقالة، سنقوم بتسمية أهم وثائق المشروع. يمكنك العثور على معلومات مفصلة حول جميع وثائق المشروع في دورات CAPM أيضًا.
ما هي وثائق المشروع الرئيسية؟
أي وثيقة تُستخدم لإدارة المشروع تُسمى وثيقة مشروع، كما تُعرّفها دورة إدارة المشروع الاحترافية. والآن دعنا نقدم لك بعض الأمثلة على وثائق المشروع: مصفوفة تتبع المتطلبات (RTM): مصفوفة تتبع المتطلبات هي وثيقة تساعد على تحديد متطلبات المشروع التي تم استيفاؤها مع أي من مخرجات المشروع. وهي تنتمي إلى مجموعة العمليات التنفيذية. مصفوفة RACI: RACI هو اختصار يتكون من الأحرف الأولى من هذه الكلمات الأربع: مسؤول، مسؤول، خاضع للمساءلة، استشاري، مطلع. الهدف الرئيسي لمصفوفة RACI هو تحديد المسؤول عن ماذا، في مصفوفة واضحة وسهلة الفهم. يعد استخدام وثيقة مصفوفة RACI طريقة جيدة لتحديد الأدوار والمسؤوليات في مهمة أو نشاط أو مشروع. ميثاق المشروع: ميثاق المشروع هو أحد وثائق المشروع المهمة. الغرض الرئيسي من إنشاء ميثاق المشروع هو توثيق معلومات المشروع عالية المستوى. تتضمن هذه الوثيقة حالة العمل وأصحاب المصلحة ومعايير القبول والمخاطر عالية المستوى ومواصفات المنتج. كل هذه المعلومات تلعب دورًا لا غنى عنه في بداية عملية التخطيط. أوراق المشتريات: تعمل وثائق المشروع هذه على الإبلاغ عن العلاقات بين المؤسسة والبائعين أو الموردين. فهي توثق كيفية شراء السلع أو الخدمات. ويمكن تسمية المقترحات والعقود والعروض وما إلى ذلك بأنواع أوراق المشتريات. أوراق التخصيصات: أوراق التعيينات، كما يوحي الاسم، هي مثل القوائم التي توضّح المهام الموكلة إلى أي عضو من أعضاء فريق المشروع. بيان العمل: يحدد هذا النوع من المستندات الأنشطة الخاصة بذلك المشروع والمخرجات والجدول الزمني المتوقع من البائع الذي يقدم الخدمات للعميل. يتم إنشاء هذا المستند من قبل العميل أو الراعي. يصف SOW الاحتياجات ونطاق المنتج وكيف يتناسب المشروع مع خطتهم الاستراتيجية. هذا هو نوع من العقد القانوني بين المؤسسة والبائع، مما يضمن توفير الطلبات من قبل البائع. قائمة الأنشطة: تسرد هذه الوثيقة جميع الأنشطة التي سيتم القيام بها خلال جميع عمليات مشروع معين، بطريقة مفصلة. وهي تساعد جميع أعضاء فريق المشروع على معرفة ما تم إنجازه أو ما سيتم إنجازه خلال العمليات. مقاييس الجودة: تحتوي وثائق المشروع المسماة مقاييس الجودة على ثلاثة جوانب: الجدول الزمني والميزانية الخاصة بالمشروع، وكذلك الصفات القابلة للقياس لمخرجات المشروع. تؤكد هذه الوثيقة على أن المشروع سيتم إدارته ضمن الميزانية المتفق عليها والجدول الزمني المتفق عليه وكذلك ستنتج المخرجات التي تتناسب مع طلبات العميل. ستسجل وثيقة مقاييس الجودة هذه أداء المشروع.
قد يتم تحديث وثائق المشروع أثناء المشروع، كما هو محدد في خطة إدارة التغيير. وطالما توفرت معلومات جديدة أو تطلبت النتائج الفعلية للمشروع تحديثات على جوانب أخرى من المشروع، يتم تحديث وثائق المشروع وفقًا لذلك.
تذكر أن وثائق المشروع ليست جزءًا من خطة إدارة المشروع. فهي موجودة بصرف النظر عن خطط إدارة المشروع ولكنها ضرورية لنجاح المشروع أيضاً. لذلك إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن وثائق المشروع، يمكنك التفكير في التسجيل في تدريب PMP.
مراجعة من قبل: داريل جرين