وثائق المتطلبات: هل تعرف ما الذي يجب تضمينه؟

الهدف الرئيسي للمجال المعرفي الثاني لإدارة المشروع، والذي يسمى إدارة النطاق، هو جمع المتطلبات وتحويلها إلى نطاق المشروع. عملية جمع المتطلبات هي العملية الثانية لإدارة النطاق، والتي تأتي بعد إنشاء خطة إدارة النطاق. خلال هذه العملية الثانية لإدارة نطاق PMP، يمكن استخدام عدة تقنيات لجمع المتطلبات. بعد جمع المتطلبات ووضع اللمسات الأخيرة عليها، يتم توثيقها كوثائق متطلبات.
احضر تدريب PMP المجاني المجاني لمدة ساعة واحدة عبر الإنترنت 100% عبر الإنترنت وبوتيرة ذاتية.
كما هو موضح في تدريب PMP، تعتبر وثائق المشروع مهمة لكل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع؛ وبطبيعة الحال كذلك وثائق المتطلبات. لأن المتطلبات هي أساس نطاق المشروع وهي تعكس توقعات أصحاب المصلحة في المشروع. يجب توثيق تاريخ المتطلبات، سواء كانت في القائمة النهائية، أو التي تم إلغاؤها، أو ما هو الناتج الذي سيفي بالمتطلبات وما إلى ذلك، من أجل تلبية جميع المتطلبات المتفق عليها للمشروع بمجرد اكتمال المشروع.
في هذه المقالة، سنخوض في تفاصيل وثائق المتطلبات. إذا كنت ترغب في الحصول على مزيد من المعلومات حول مستندات المتطلبات، فإن الدورات التدريبية المتخصصة في إدارة المشاريع ستعطيك تلك المعلومات المحددة.
ما الذي تتضمنه وثائق المتطلبات؟
لنبدأ بسرد وثائق المتطلبات الرئيسية. يجب أن تتضمن وثائق المتطلبات هذه الأنواع من المتطلبات:
متطلبات العمل: تأتي متطلبات العمل بشكل عام من عميل المشروع. وهي تمثل ميزات المنتج، أو ما يجب أن توفره المخرجات النهائية للمشروع. لننظر في مثال موقع تسوق إلكتروني للتجارة الإلكترونية. إن تطوير موقع تسوق إلكتروني للبيع بالتجزئة عبر الإنترنت سيحصل على 2% من السوق في الولايات المتحدة هو مثال على متطلبات العمل، لذلك يجب توثيقه كجزء من وثائق المتطلبات.
متطلبات أصحاب المصلحة: أي شخص أو مجموعة من الأشخاص أو الشركة أو الأطراف التي ستتأثر إيجاباً أو سلباً بالمشروع هم أصحاب المصلحة في المشروع. يمكن لكل صاحب مصلحة في المشروع أن يجلب متطلبات للمشروع والتي يجب أن تكون جزءًا من وثائق المتطلبات.
متطلبات الحل: متطلبات الحل هي في الواقع متطلبات تقنية. على سبيل المثال، أثناء الاجتماعات مع فريق هندسة البرمجيات في الشركة، نظرًا لأن بيانات العملاء في موقع التسوق الإلكتروني للتجارة الإلكترونية أمر بالغ الأهمية، يمكن لفريق هندسة البرمجيات أن يطلب بناء قواعد بيانات احتياطية جغرافية.
متطلبات المشروع: تتعلق هذه المتطلبات بشكل عام بالجدول الزمني والميزانية. على سبيل المثال، قد يطلب راعي المشروع إكمال المشروع في 6 أشهر وبميزانية قدرها 1,500,000 دولار. هذا مثال آخر على وثائق المتطلبات أيضاً.
المتطلبات الانتقالية: هذه هي مستندات المتطلبات التي تصف بشكل عام كيفية التحول من نظام أو منتج قديم إلى نظام أحدث. على سبيل المثال، لنفترض أنك تدير مشروع ترقية قاعدة بيانات. نظرًا لأن موقعك سيكون مباشرًا وبما أن قاعدة البيانات ستحتوي على بيانات العملاء المهمة، يجب التخطيط بوضوح لكيفية إيقاف تشغيل قاعدة البيانات القديمة وكيفية تفعيل البيانات الجديدة على قاعدة البيانات الجديدة وتوثيقها كأحد وثائق المتطلبات. وإلا فسيكون هناك فقدان للخدمة وسيؤثر ذلك على العملاء.
أنواع الوثائق الأخرى
بخلاف وثائق المتطلبات المذكورة أعلاه، هناك أيضًا أنواع مختلفة من وثائق المتطلبات. هذه هي الافتراضات والتبعيات والقيود ويتم تضمينها أيضًا في وثائق المتطلبات.
إدارة المشروع هي في الواقع تخطيط الأنشطة التي ستحدث في المستقبل بالمعلومات المتاحة اليوم. أثناء القيام بذلك، يمكن القيام بالافتراضات. لنفكر في مشروع بناء. يمكن أن تؤثر الظروف الجوية على مشروع البناء بشدة. لذلك، يمكن أن تتم عملية التخطيط على افتراض أنه لن تكون هناك ظروف جوية سيئة طويلة الأمد تؤثر على المشروع.
يمكن أن تكون التبعيات إما داخلية أو خارجية. على سبيل المثال، يمكن أن يعتمد مشروع تطوير البرمجيات على مشروع تنفيذ البنية التحتية، ولا يمكن أن يبدأ مشروع تطوير البرمجيات إلا بعد اكتمال مشروع تنفيذ البنية التحتية. أو يمكن أن يعتمد بدء مشروع البناء على مشتريات المواد.
تحدد القيود حدود المشروع. على سبيل المثال، إذا كانت الميزانية المتاحة للمشروع هي 1,000,000 دولار أمريكي، فهذا قيد ويجب عليك إنهاء المشروع بهذه الميزانية. أو إذا كان بإمكان الشركة تعيين 6 مطوري برمجيات فقط لمشروعك، فهذا مثال على قيود الموارد.
لاحظ أن الافتراضات والتبعيات وقيود المشروع تؤثر على نجاح المشروع. ولذلك، عادةً ما يتم وضع الافتراضات والتبعيات والقيود في العقود أيضاً لجعلها ملزمة قانوناً.