هوية المتصل إنه شيء جميل!

رن هاتف منزلي. وفي نفس الوقت، رن هاتفي الخلوي. هببتُ من السرير لإسكات الرنين أولاً، ثم لسماع التنبيه. عندما يرن كلا الهاتفين، فهذا دليل فوري على أن المكالمة الواردة عاجلة. قد يكون ذلك أحد أمرين…
بالطبع، قد نشعر بشعور الاستعجال عندما يرن هاتف واحد فقط، أليس كذلك؟ هل تميل إلى التوقف فورًا عما تفعله للرد على الهاتف؟ هذا الرنين المتواصل، بغض النظر عن نغمة الرنين، يدفعنا للرد على الهاتف بسرعة.
“مرحبًا؟
[رد مسجل] “مرحبًا، أنا كلارنس. أنا أتصل من مؤسسة استطلاعات رأي المستهلكين في العالم. يُرجى البقاء على الخط للرد على الاستطلاع التالي حول ميزات وفوائد …”
انقر. حسناً، هذا عندما تغلق الخط. والآن، ماذا كنتُ أفعل قبل أن تنقطع حياتي؟
كانت هذه المكالمة غير مهمة للغاية في مخطط الحياة. النغمة جعلتها تبدو عاجلة، وتم الرد على المكالمة بسرعة.
تعلمت درسًا عندما كنت مراهقًا أعمل في صيدلية في بلدة صغيرة. كان لدى المالك هاتف أحمر خاص في الصيدلية لا يعرف رقمه سوى الأطباء الثلاثة في البلدة. كان بإمكانهم إرسال الوصفات الطبية عبر الهاتف مباشرة إلى الصيدلي – كان ذلك فعالاً للغاية! في صباح أحد أيام الأحد، كنت أدير المتجر بينما كان المالك يهتم ببعض الأمور في مكتبه الخلفي. رن “الهاتف الأحمر”. لم أجب لأنني لم أكن أتحدث اللاتينية التي يستخدمها الأطباء والصيادلة! وبما أنه لم يكن هناك أجهزة رد آلي أو بريد صوتي في تلك الأيام، فقد توجهت إلى باب المكتب الخلفي لأعلن للمالك أن الهاتف الأحمر يرن. عندها علمني المالك درساً في الحياة:
“إذا كان الأمر مهمًا، فسوف يعاودون الاتصال بك”.
ما كان يبدو مستعجلاً للغاية فقد مكانته على الفور عند مقارنته بأهميته. وفي محادثة لاحقة مع المالك، شرح لي كيف يشعر الناس بإلحاح جرس الهاتف وطابعه الطارئ. ونصحني بألا أدع الهاتف يحتل الأولوية دائمًا في الحياة.
ولكن عندما نناقش إدارة المشاريع، ألا تُصنف الاتصالات على أنها المهارة الأولى لمدير المشروع؟ نعم، في رأيي. احرص على أن تكون اتصالاتك في المشروع واضحة ومباشرة ودقيقة. بالإضافة إلى ذلك، كن حريصًا على أن تكون متجاوبًا وسهل الوصول إليه ومتاحًا لفرقك وأصحاب المصلحة الرئيسيين. كن استباقيًا؛ وتوقع الأمور العاجلة حتى لا يكون جرس الهاتف هو الذي يدير حياتك!
إذن أين مكان الاستعجال في إدارة المشاريع؟ له مكان بالتأكيد. أثناء إدارتنا للأمور غير المؤكدة في مشروع ما، نحدد ونحلل بوعي أحداث المخاطر المحيطة بالمشروع. نقوم بقياس احتمالية وقوع الحدث وكذلك تأثير الحدث في حال وقوعه.
نحرص أيضًا على تقييم مدى إلحاح أحداث المخاطر التي يتم تحديدها. على الرغم من أن الحدث قد لا يبدو أن له تأثيرًا كبيرًا، إلا أنه قد يكون وشيكًا. ونظرًا لقرب وقوعه، يجب التعامل معه أولاً، وغالبًا ما تكون الأولوية للإلحاح على الأهمية. يمكن مقارنة تقييم مدى إلحاح المخاطر بمعرف المتصل على الهاتف الذي يرن. فبالرغم من أن الجرس يجعلنا نستجيب بإلحاح، إلا أن تقييم معلومات معرّف المتصل قد يلغي الإلحاح فورًا.
العودة إلى تنبيه المكالمتين الهاتفيتين! من خلال تقييم معلومات معرّف المتصل، يمكنني أن أحدد بسرعة من خلال المصدر – هل تم استدعائي لحالة طوارئ حريق؟ أم أن نظام مقاطعتي المحلية يتصل بي لتنبيهي بوجود حالة طقس طارئة؟ يعتمد مدى إلحاح وأهمية استجابتي على تقييمي للمتصل.
هوية المتصل. إنه شيء جميل.