هل أنت على دراية بموقف يقوم فيه مدير المشروع بصياغة جدول زمني للمشروع بعناية ويستخدمه لدفع المشروع لمدة 2-3 أسابيع ثم يتم تخزين الجدول الزمني في مكان بارد؟ إما أن يختفي الجدول الزمني أو يتم تشغيله من خلال تنفيذ المشروع بشكل مستقل عن الجدول الزمني.
يخبرني معظم الأشخاص الذين أتعامل معهم أن هذا السيناريو شائع جدًا. لماذا يحدث هذا؟ كيف يمكن تجنبه وكيف يمكننا صياغة جدول زمني فعال يمكن استخدامه فعليًا لدفع المشروع حتى اكتماله؟ ما هي خصائص مثل هذا الجدول الزمني الفعال؟ لماذا يجب على مدير المشروع أن يبذل جهدًا كبيرًا لوضع مثل هذا الجدول الزمني الفعال وما هي الفوائد؟ لقد أجرينا بعض الأبحاث في هذا المجال من خلال دراسة عدد من جداول المشاريع الحقيقية ونود تقديم النتائج في هذه المقالة. تحقق من دورات PMP عبر الإنترنت لفهم أساسيات إدارة المشاريع.
لماذا تعتبر الجداول الزمنية الفعالة مهمة؟
إن أحد التحديات الرئيسية التي تواجه صناعة البرمجيات هو إنجاز المشاريع ذات الأسعار الثابتة بشكل مربح. والجدولة الرديئة هي واحدة من أكبر ثلاثة مجالات للتحدي، والمجالان الآخران هما التقديرات الرديئة وإدارة المتطلبات الرديئة. أثناء قيادتي لبرنامج التميز في التسليم، صادفت مقابلة العديد من الأدوار وكشف أحد رؤساء وحدات الأعمال أنه فاز مؤخرًا بصفقة بمليون دولار وعين أفضل مدير مشروع في وحدة الأعمال للمشروع. وعندما جاء ذلك المدير بجدول زمني مسودة، كان به تجاوز مدمج بنسبة 5٪. تتبع المشاريع عادةً قانون مورفي “يتوسع العمل لملء المدة” ويميل الناس إلى استهلاك كل المدة المخصصة، حتى لو كانت زائدة عن الحد، وفوق التجاوز المدمج بنسبة 5٪، إذا كان هناك تجاوز إضافي بنسبة 20٪، فإن المشروع سينتقل إلى منطقة الخسارة. بالمناسبة، كان رئيس وحدة الأعمال محترفًا في الجدولة، جلس مع مدير المشروع، وحسن تخصيص الموارد ثم تم تخفيض الجدول الزمني لاستخدام 85٪ فقط من الجهد المقدر في الأصل. انتبه، هذا الجدول لم يقلل من الجهد أو مدة المهام الفردية، بل قام فقط بتحسين الموارد، وفجأة، انخفض الجهد بنسبة 20%!! تسلط هذه الحادثة الضوء على أن الجداول الموضوعة جيدًا يمكن أن تلعب دورًا رئيسيًا في ربحية المشاريع ذات الأسعار الثابتة. ويمكن أن يكون العائد على الاستثمار كبيرًا أيضًا، حيث يؤدي إنفاق نصف يوم في التدقيق في الجدول إلى توفير ما يقرب من مائتي ألف دولار في هذه الحالة.
ما الذي يجعل الجداول غير قابلة للاستخدام؟
لماذا يتم تخزين الجداول الزمنية في أماكن باردة على الرغم من مزاياها المهمة؟ لأن هذه الجداول الزمنية غير قابلة للاستخدام. ما الذي يجعل الجداول الزمنية غير قابلة للاستخدام؟ بعد البحث في عشرات الجداول الزمنية، وجدنا العديد من العوامل المشتركة التي تجعل الجداول الزمنية غير قابلة للاستخدام، ويتم شرح الأسباب الثلاثة الرئيسية أدناه.
- لا يتطابق تقسيم المهام مع المهام الفعلية التي سيتم تنفيذها لتحقيق النتائج النهائية: سيكون العديد من مديري المشروعات بعيدين عن هندسة البرمجيات ولا يمكنهم معرفة الأنشطة التي سيتم تنفيذها وما هي القطع الأثرية التي سيتم إنتاجها في كل مرحلة من مراحل المشروع على مستوى محدد. قد يكونون على دراية بالمستوى الخام بحيث يتم إجراء التحليل والتصميم والترميز والاختبار ولكنهم قد لا يتمكنون من تحديد المهام التي تشكل التحليل والتصميم على وجه التحديد وما هي القطع الأثرية التي سيتم إنتاجها من هذه المهام. على سبيل المثال، قد لا يتمكنون من تحديد جميع الأنشطة والقطع الأثرية مثل “تصميم نموذج الكائن” و”تطبيع قاعدة البيانات” و”إنشاء مخططات التفاعل” مما يؤدي على التوالي إلى نموذج الكائن ونموذج قاعدة البيانات ومخططات التفاعل، وكلها تصبح جزءًا من وثيقة التصميم. ونتيجة لذلك، قد لا يتمكن مدير المشروع من توثيق جميع المهام في الجدول الزمني وسيقوم الفريق بأداء العديد من المهام غير المدرجة في الجدول الزمني. تتسبب هذه الفجوة بسرعة في عدم التوافق بين الجدول الزمني والعمل الفعلي. ونتيجة لذلك، يتوقف الفريق عن الرجوع إلى الجدول للحصول على إرشادات حول ما يجب فعله ويصبح الجدول غير قابل للاستخدام.
- لا تتطابق المدة المقدرة في الجدول مع تقديرات الجهد الأصلية: يخصص العديد من مديري المشروعات المدة للمهام بشكل مستقل بدلاً من استنتاجها من تقديرات الجهد الأصلية. وقد لا يتبعون أي طريقة رسمية أثناء تقدير المدة، وهذا يجعل التواريخ في الجدول غير متطابقة مع التواريخ الفعلية بشكل كبير. وعلى الرغم من أن الجداول الزمنية المعدة جيدًا والقابلة للاستخدام قد يكون بها أيضًا عدم تطابق بين التواريخ المخطط لها والفعلية، إلا أن عدم التطابق على نطاق واسع قد يثبط عزيمة أعضاء الفريق عن استخدام الجدول كدليل لتحديد خطتهم الأسبوعية.
- تحميل الموارد ليس مثاليًا: إما أن تكون الموارد محملة بشكل أقل من طاقتها أو محملة بشكل زائد. عندما تكون الموارد محملة بشكل أقل من طاقتها، فقد يتم تفعيل قانون مورفي “يتمدد العمل لملء المدة” وقد تستهلك الموارد المحملة بشكل أقل من طاقتها كل المدة المتاحة (المدة المخصصة والوقت الحر) لأداء العمل المخصص مما يؤدي إلى تجاوز الجهد والجدول الزمني. من الواضح أن الموارد المحملة بشكل زائد لا يمكنها أداء العمل وفقًا للجدول الزمني وتبدأ في أداء العمل بشكل مستقل عن الجدول الزمني.
“الطول = “402 بكسل؛”>
ما الذي يجعل الجداول قابلة للاستخدام؟
بعد أن رأينا خصائص الجداول الزمنية غير القابلة للاستخدام، رأينا أيضًا خصائص الجداول الزمنية القابلة للاستخدام. ليس من الضروري أن تكون الجداول الزمنية القابلة للاستخدام جداول زمنية متراخية. يمكن أيضًا أن تكون الجداول الزمنية الضيقة جدًا جداول زمنية جيدة الصياغة وقابلة للاستخدام. يُظهر بحثنا في الجداول الزمنية التي تم استخدامها بنجاح لتوجيه المشاريع وتتبعها من البداية حتى النهاية أنها تمتلك عمومًا عددًا كبيرًا من الخصائص التالية.
- تقسيم العمل لا تشوبه شائبة
- هيكل تقسيم العمل يتوافق تمامًا مع دورة حياة هندسة البرمجيات المختارة للمشروع
- يغطي هيكل تقسيم العمل ما لا يقل عن 90% من جميع الأنشطة التي سيتم تنفيذها في المشروع. إن مقدار الوقت الذي يقضيه الأشخاص في القيام بأعمال غير محسوبة في الجدول الزمني لا يُذكر.
- يتم تحديد المعالم بشكل مناسب
- إن تقسيم المهام إلى أجزاء صغيرة هو الحل الأمثل. فالتقسيم الخشن للمهام يؤدي إلى تقصير كبير في التتبع مما يؤدي إلى التأخيرات، في حين يؤدي التقسيم الدقيق للمهام إلى إدارة دقيقة وتكاليف إضافية للتتبع وقد يؤدي إلى تأخير المشروع. وعادةً ما تستخدم الجداول الزمنية الموضوعة جيدًا قاعدة 1% إلى 10% – أي أن الجهد المخصص لعقدة فرعية من هيكل التقسيم لا ينبغي أن يتجاوز 10% من الجهد المجمع في العقدة الجذرية ولا ينبغي أن يقل عن 1% من الجهد في العقدة الجذرية. وإذا تجاوز جهد العقدة الفرعية 10%، يتم تقسيمه إلى مهام فرعية وإذا كان جهد العقدة الفرعية أقل من 1%، يتم دمجه في مهمتها الرئيسية بحيث يتم استيفاء قاعدة 1% إلى 10%.
- تتوافق تقديرات مدة الجدول الزمني مع تقديرات المشروع
- تقديرات مدة المهام والمهام الفرعية مستمدة من تقديرات المشروع
- يتطابق إجمالي الجهد المبذول في المشروع والموضح في الجدول الزمني مع الجهد المقدر. وهذا هو مفتاح الربحية للمشاريع ذات الأسعار الثابتة.
- تحميل الموارد هو الأمثل
- الموارد ليست محملة بشكل أقل أو أكثر من اللازم
- يقوم أعضاء الفريق بأداء الحد الأدنى من الأنشطة غير المنتظمة لأن جزءًا كبيرًا من عملهم يتم تغطيته في الجدول الزمني. وهذا العامل هو الذي يمكّن أعضاء الفريق من استخدام الجدول الزمني للتوجيه، أسبوعًا بعد أسبوع، للتخطيط لأنشطتهم الأسبوعية.
- يتم تحديد التوازي بين المهام والاستفادة منه بشكل صحيح أثناء تخصيص الموارد
- الجدول الزمني هو أداة أنيقة لتخصيص العمل وتتبعه وإعداد التقارير عنه
- يتيح الجدول الزمني تخصيص العمل لأعضاء الفريق على أساس أسبوعي مع نطاق واضح وأنشطة ومخرجات. في كثير من الأحيان، يتم الاحتفاظ بتقارير المهام الأسبوعية كمكمل للجدول الزمني. تستمد الخطط الأسبوعية المهام من الجدول الزمني وكذلك المهام المخصصة إن وجدت. في بعض الأحيان، قد يتغير تسلسل المهام وبالتالي بدلاً من تغيير الجدول الزمني، يتم تنفيذ التغيير باستخدام خطة أسبوعية تكميلية. في المشاريع التي لديها جدول زمني مُصمم جيدًا، لا تنحرف الخطط الأسبوعية لأعضاء الفريق الفرديين بشكل كبير عن الجدول الزمني وتظل متوافقة مع الجدول الزمني طوال المشروع.
- يسهل الجدول الزمني المُصمم جيدًا إنشاء تقارير الحالة حول إكمال المهام وأداء عمل أعضاء الفريق والتوقعات.
- يوضح الجدول بوضوح التبعيات وتواريخ التسليم لدمج الوحدات النمطية بسلاسة.
- يسهل الاستجابة السريعة للتغيرات.
بفضل الوضوح في المهام والمدة وتخصيص الموارد، يساعد الجدول الزمني مدير المشروع على إضافة المهام والموارد أو حذفها أو نقلها لاستيعاب التغييرات.
- عندما يحصل المشروع على متطلبات وموارد إضافية، يمكن لمدير المشروع تخصيص الموارد الإضافية لمهام المسار غير الحرج وتخصيص أعضاء الفريق الحاليين للمهام الموجودة على المسار الحرج
- عندما يحصل المشروع على متطلبات إضافية، لا يوجد مورد إضافي، ولكن إذا سُمح لمدير المشروع بإلغاء نطاق بعض الوظائف، فسيكون الجدول مفيدًا في تحديد المهام بين المهام ذات الأولوية المنخفضة التي يمكن إزالتها لتحرير بعض أحمال الموارد حتى يتمكنوا من التعامل مع التغييرات.
“الارتفاع: 692 بكسل؛”>
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
ارتق بمسيرتك المهنية من خلال الحصول على أفضل شهادة PRINCE2 Foundation عبر الإنترنت. تعلم من الخبراء وأتقن إدارة المشاريع.
خاتمة
إن الجداول الزمنية الموضوعة بشكل جيد لا توفر لمدير المشروع القدرة على التحكم بشكل كبير فحسب، بل إنها توفر له أيضًا القدرة الكافية على المناورة لتوجيه المشروع إلى الإنجاز الناجح وسط التغييرات. إن صياغة الجداول الزمنية ليست بالأمر السهل، وتتطلب تطبيقًا كبيرًا للوقت والدقة للتوصل إلى جداول زمنية قابلة للاستخدام. وإذا تم استثمار هذه الدقة والوقت، فقد يؤدي ذلك إلى تحقيق فوائد غير مالية كبيرة من حيث التحكم الأفضل في المشروع والفوائد المالية من حيث توفير التكاليف، مما يجعلها مجالًا ذا أولوية عالية لمديري المشروع لقضاء وقتهم وطاقاتهم.
