هذه ليست تكساس اللعينة: إدارة الافتراضات في إدارة المشاريع (الجزء 1)

هناك قول مأثور شائع حول ما يصنعه “افترض” مني ومنك. ولكن في إدارة المشاريع، فإن مدى استيعابنا للافتراضات وإدارتنا لها تداعيات تتجاوز مجرد الشعور بالخجل. إحدى أكبر المشكلات التي تواجهها فرق المشاريع اليوم هي تحجّر الافتراضات – أي تصلب الافتراضات وتحويلها إلى حقائق دون التحقق من صحتها. ويؤثر ذلك سلبًا على عملية اتخاذ القرارات والإجراءات التي يتخذها الفريق، مما يزيد في نهاية المطاف من مخاطر الفشل. ومع ذلك، فإن الافتراضات هي شيء نستخدمه كل يوم في حياتنا.
فكيف نحدد ونخفف من تلك الافتراضات التي يمكن أن تسبب الضرر لمشروعنا؟ في سلسلة المدونات هذه، سنستعرض حالة عميل كانت افتراضات الأعمال والمشروع مترسخة في نفسية الشركة لدرجة أنها فشلت في مراعاة الاختلافات الحيوية في السوق والبيئة. وقد أدى الافتقار الناتج عن عدم انضباط إدارة الافتراضات إلى إنفاق ملايين الدولارات المهدرة.
هذه ليست تكساس اللعينة
عندما اكتشف منتجو النفط والغاز الطبيعي أن بإمكانهم استخدام التكسير الهيدروليكي (التكسير الهيدروليكي) والحفر الأفقي في صخر مارسيلوس الصخري، أدى ذلك إلى اندفاع ذهبي في العصر الحديث. فقد توافدت شركات الطاقة المخضرمة والناجحة من تكساس وأوكلاهوما إلى بنسلفانيا لبناء شبكة من مواقع الآبار وخطوط الأنابيب ومصانع المعالجة التي من شأنها نقل احتياطيات الغاز الطبيعي الغنية من الصخر الزيتي الريفي إلى المدن الكبرى المتعطشة للطاقة على طول الساحل.
ولكن في غضون عامين، تراجعت العديد من تلك الشركات إلى مناطقها الأصلية، بعد أن تكبدت خسائر مالية فادحة وخسائر في سمعتها. فقد عانت تلك الشركات من مجموعة من المشاكل التي تراوحت بين التأخير في جداول البناء بسبب خفاش إنديانا البني (المحمي بموجب قانون الأنواع المهددة بالانقراض) إلى رد الفعل الثقافي العنيف من ملاك الأراضي الذين أرهقتهم علاقاتهم المتوترة مع صناعة الفحم.
لخص أحد مديري المشروع المحليين هذه الظاهرة بالاختصار TAFT – هذا ليس فريكين ‘تكساس’. كان معناه واضحًا: كل ما افترضته تلك الشركات بناءً على خبرتها في أماكن أخرى كان خاطئًا في الشمال الشرقي.
وعلى الرغم من أن هذا المثال (حوالي عام 2012) قديم بعض الشيء، إلا أن الدروس المستفادة منه ذات صلة بالموضوع تماماً. في منشور المدونة هذا المكون من عدة أجزاء، سنستكشف (1) لماذا نضع الافتراضات، (2) كيف تتحجر هذه الافتراضات وتتحول إلى “حقائق” غير مؤكدة تهدد نجاح المشروع، و(3) الطرق التي أثبتت جدواها لتحديد افتراضاتنا والتخفيف من حدتها.
لماذا نضع الافتراضات
كل يوم، نستخدم الافتراضات والاستدلالات (الاختصارات الذهنية) للتحرك خلال أيامنا بكفاءة، ونوفر قوتنا المعرفية لاتخاذ قرارات أكثر صعوبة. على سبيل المثال، عندما نطلب غدائنا، نفترض أن الطاهي في مطعمنا المفضل لا يخطط لتسميمنا. قد تتحدى بعض شطائر اللحم البقري الفاسدة المتتالية هذا الافتراض.
وبالمثل، يقوم محللو الأعمال ومديرو المشاريع بوضع افتراضات كطريقة ضرورية للتغلب على عدم اليقين في تخطيط المشروع. إن فهم أنواع الافتراضات التي نضعها، ولماذا، هو المفتاح للتأكد من أنها لا تهدد نجاح المشروع.
ثلاثة أنواع من الافتراضات
كمحللين للأعمال ومديري المشاريع، عادةً ما نضع ثلاثة أنواع من الافتراضات: الافتراضات المتعمدة المتساهلة المتأصلة
الافتراضات المقصودة
نضع افتراضات مقصودة لمراعاة غياب المعلومات أو السيطرة. لا يمكننا التحكم بالطقس في مشروع إنشائي، لذلك نفترض عددًا معينًا من أيام تأخير الطقس في الجدول الزمني.
الافتراضات المتوافقة
الافتراضات المتساهلة هي أجزاء من المعلومات التي ندركها كافتراضات ولكننا نقبلها كقاعدة. كانت المهلة الزمنية اللازمة لقطعة معينة من المعدات 12 شهرًا في المشروع الأخير، لذلك نقبل أن تكون هي نفسها تقريبًا في هذا المشروع.
الافتراضات المتأصلة
الافتراضات المتأصلة هي أبسط وأخطر أنواع الافتراضات التي نضعها. تحدث الافتراضات المتأصلة عندما نفترض التوافق في معنى وفهم لغة معينة.
على سبيل المثال، عندما أسأل موظفًا عن المدة التي سيستغرقها إنجاز ما وأجابني بـ “أسبوع”. ماذا يعني ذلك؟ أسبوع مع وجود كل شيء على عاتقهم، أم أسبوع إذا كانوا متفرغين للمهمة بنسبة 100%؟
تتطلب مكافحة الافتراضات المتأصلة ترسيخ التحديد وتوضيح العبارات في ثقافة الفريق. في المثال أعلاه، كان من الممكن أن تكون الإجابة المثالية هي “أسبوع، إذا كان بإمكانك أخذ بعض البنود الأقل أولوية من على عاتقي”. هذا الرد البسيط والأكثر اكتمالاً يقلل من فرصة القيام بافتراض خاطئ ويوفر المزيد من المعلومات لإدارة الأولويات بشكل أفضل. يبدو هذا النهج بسيطًا (وهو كذلك)، ولكننا نقع ضحايا الافتراضات المتأصلة كل يوم.
في المنشور التالي، سنناقش في المنشور التالي لماذا نضع هذه الأنواع الثلاثة من الافتراضات، وما الذي يؤدي إلى تحجر الافتراضات وتحويلها إلى “حقائق” دون التحقق من صحتها.
امنع الافتراضات من تهديد نجاح مشروعك!