نهج WBS لإدارة المشاريع

نهج WBS لإدارة المشاريع
بصفتنا مديري مشاريع ذوي خبرة، غالبًا ما نصادف أطر عمل مختلفة لإدارة المشاريع مثل نموذج الشلال، ومنهجية Agile، وما إلى ذلك. ومع ذلك، يبرز نهج هيكل تقسيم العمل (WBS) بين جميع أطر إدارة المشاريع. إنها تقنية موثوقة ومفيدة للغاية لإدارة المشاريع بكفاءة وفعالية. وكما يوحي الاسم، فإن أحد الأهداف الأساسية ل WBS هو تقسيم جميع أنشطة العمل إلى أجزاء أو مستوى تفصيلي يساعد بدوره مديري المشاريع على وضع مواردهم للعمل على إنجاز مشاريعهم بنجاح ضمن قيود الوقت والميزانية. وبعبارة أخرى، تساعد WBS في وضع خطة منظمة تبسط جميع الأنشطة التي ينطوي عليها إنجاز مهمة محددة.
ما هو نهج تقسيم العمل (WBS)؟
نهج هيكل تقسيم العمل (WBS) هو أسلوب لإدارة المشاريع لإدارة أي مشروع أو برنامج أو محفظة معقدة. وهو يقسم إجمالي حجم العمل الذي سيتم إنجازه إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة.
كما يُطلق على الهيكل التفصيلي التفصيلي WBS أيضًا هيكل التفكيك الهرمي لأنه يتألف من عدة مستويات من التفاصيل. تمثل كل مجموعة في WBS طريقة مختلفة للنظر إلى نفس المعلومات. وتسمى عناصر المستوى الأعلى “حزم العمل”، والتي يمكن تقسيمها إلى أجزاء أصغر.
يركز نهج WBS على العمل الذي يجب إنجازه وليس على كيفية إنجازه. تبدأ العملية بتحديد النواتج الرئيسية وعلاقاتها ببعضها البعض.
وبمجرد تحديد هذه العناصر، يتم تنظيمها في تسلسل هرمي يوضح كيفية ارتباطها وكيفية ارتباط كل جزء منها بالمكونات الأخرى ضمن الترتيب. يتيح لك هذا النهج رؤية جميع المعلومات ذات الصلة دون فرز التفاصيل غير ذات الصلة كما هو الحال مع أساليب تخطيط وإدارة المشاريع الأخرى.
لماذا تعتبر WBS مهمة؟
تعتبر WBS أداة مستخدمة في إدارة المشاريع تساعد في تحديد نطاق المشروع. فهي تقسم العمل إلى مكونات أصغر وتسمح لك بتخطيط وإدارة المشروع والتحكم فيه.
يُطلق على WBS أحيانًا اسم خطة إدارة النطاق التفصيلي (OSMP).
لماذا استخدام WBS في إدارة المشروع؟
الفائدة الأساسية من استخدام WBS هي أنها تمنحك صورة واضحة لما يجب القيام به ومقدار الوقت الذي سيستغرقه. من خلال تقسيم جميع المهام إلى أجزاء أصغر، يمكنك رؤية ما هو مطلوب لإكمال كل مهمة وتقدير المدة التي ستستغرقها. هذا يجعل من السهل تخطيط جدولك الزمني وتحديد أي مخاطر أو مشاكل قبل ظهورها.
من الفوائد الأخرى لاستخدام WBS أنه يجعل التواصل أسهل مع أصحاب المصلحة من خلال تقديم نظرة عامة على المشروع بأكمله. يمكنك أيضًا استخدامه عند تحديد متطلبات الموارد لكل مهمة وتحديد المسؤولية عن كل جزء من المشروع.
خصائص هيكل تقسيم العمل
هيكل تقسيم العمل هو عبارة عن تحليل هرمي موجه نحو النواتج لنطاق العمل الكلي الذي سيقوم به فريق المشروع لتحقيق أهداف المشروع وإنشاء النواتج المطلوبة. يقوم قاموس تقسيم العمل بتحديد وتتبع وإدارة جميع العناصر في تقسيم العمل.
فيما يلي خصائص هيكل تقسيم العمل:
1. موجه نحو النواتج القابلة للتسليم: ينظم العمل في مكونات قابلة للإدارة يمكن جدولتها ووضع ميزانيتها.
2. هرمي: يوضح كيفية تنظيم العمل في مستويات، من المستوى الأعلى إلى أنشطة المستوى الأدنى.
3. عددي: يعكس مخطط الترقيم لكل مستوى مكانته في التسلسل الهرمي بالنسبة للمجموعات الأخرى، وهي: تُستخدم الأرقام الأقل من 1000 للأنشطة ذات المستوى الأعلى والمعالم المهمة ضمن الأنشطة الوسيطة. الأرقام بين 1,000 و9,9999 تُستخدم للمكونات الرئيسية أو الأنظمة الفرعية ضمن الأنشطة المتوسطة. وتستخدم الأرقام التي تزيد عن 10000 للمكونات الرئيسية أو الأنظمة الفرعية ضمن الأنشطة المتوسطة.
ويستمر ذلك حتى أدنى مستوى، حيث يكون لجميع الأجزاء أرقام تعريف فريدة تعكس موقعها ضمن مجموعات الأنشطة/الأنشطة الفرعية الخاصة بها.
يساعد نهج WBS في التخطيط لمشروع أفضل
نهج WBS هو أسلوب لإدارة المشاريع يمكن أن يساعدك في التخطيط لمشروع أفضل. يرمز WBS إلى هيكل تقسيم العمل، وهي طريقة لتقسيم المهام الكبيرة إلى أجزاء أصغر. وتسمى هذه الأجزاء الأصغر حزم العمل، ويتم تخصيصها لأشخاص أو مجموعات محددة داخل المنظمة.
يُعرف نهج WBS أيضًا باسم طريقة تقسيم العمل من أعلى إلى أسفل لأنك تبدأ بالهدف النهائي ثم تقسمه إلى أهداف أصغر حتى تصل إلى المهام التي تحتاج إلى القيام بها على أساس يومي. يساعدك هذا على فهم ما يجب القيام به، والوقت الذي سيستغرقه ومن يجب أن يقوم به.
على الرغم من عدم وجود طريقة واحدة صحيحة لاستخدام نهج WBS، إلا أن هناك بعض الطرق المختلفة التي يمكنك من خلالها استخدام هذه التقنية عند التخطيط لمشاريعك.
الخاتمة
إن WBS هو الأساس الذي يساعد جميع أعضاء الفريق على معرفة مسؤولياتهم وضمان نجاح المشروع. يجب على المرء أن يفهم أهمية توضيح ما يجب القيام به في كل مرحلة من مراحل المشروع، ومن المسؤول عنها، ومتى وكيف يتم إنجازها.
تتمثل إحدى فوائد استخدام WBS في أنها تخلق مستوى مختلفًا من التفصيل، يتم فرضه فوق نطاق المشروع الأصلي، مما يساعدك على تحديد العمل وتنظيمه وإدارته. أهم شيء هو إنشاء لغة مشتركة بين جميع أعضاء الفريق.
وباختصار، فإن WBS هي نظرة عامة على المشروع تحدد أجزاء المشروع التي يجب إكمالها ومن يقوم بها، وما هي الموارد المطلوبة لتنفيذ كل جزء، وتعطي قائمة مفصلة بجميع المهام التي ينطوي عليها تنفيذ المشروع.