نظرة عامة على ميثاق المشروع: التعريف ونموذج ميثاق المشروع المجاني

في عالمٍ تفشل فيه 70% من المشاريع لأسباب مختلفة، قد يكون أحدها ميثاق المشروع الذي يعد جزءًا مهمًا من إدارة المشروع ويضمن نجاح المشروع.
يعد الفهم الكامل لميثاق المشروع أمرًا ضروريًا لأي متخصص في إدارة المشاريع (PMP).
تقوم هذه الوثيقة التأسيسية بأكثر من مجرد بدء المشروع – فهي بمثابة حجر الزاوية لحوكمة المشروع ونجاحه. عندما تتخطى المؤسسات إنشاء ميثاق المشروع، فإنها غالبًا ما تجد نفسها تدير توقعات غير واضحة، وأولويات متضاربة، ونزاعات حول الموارد.
في هذه المدونة، سنتعمق في هذه المدونة في أهمية ميثاق المشروع ومكوناته الرئيسية وأفضل الممارسات لإنشاء ميثاق لدعم أهداف عملك.
ميثاق المشروع عبارة عن وثيقة قصيرة تخوّل المشروع وتمنح مدير المشروع السلطة لبدء العمل.
كما أنه يحدد أهداف المشروع وغاياته والموارد المطلوبة، مما يساعد جميع المعنيين على فهم الفكرة الأساسية قبل الغوص في التخطيط التفصيلي.
تعتبر مواثيق المشروع ضرورية لتوجيه اتجاه المشروع ويمكن الرجوع إليها طوال مدته.
كما أنها تساعد في إظهار ما إذا كان المشروع يستحق الاستثمار، مما يساعد في الحصول على الموافقة. يشرح الميثاق بوضوح للفريق وأصحاب المصلحة نطاق المشروع وأهدافه واللاعبين الرئيسيين والمخاطر المحتملة.
بينما قد يكون لدى المؤسسة الكبيرة ميثاق متعدد الصفحات أكثر تفصيلاً، قد تستخدم الشركات الأصغر حجمًا نسخة أبسط تحتوي فقط على النقاط الأساسية.
فكر في ميثاق المشروع كخطة عمل لبناء منزل جديد. إنها الوثيقة الأساسية التي تجيب على الأسئلة الكبيرة قبل البدء في العمل:
1. ماذا نبني؟
مثال: منزل عائلي مكون من ثلاث غرف نوم مع حديقة
2. لماذا نبنيه؟
مثال: لتوفير سكن مريح لعائلة متنامية
3. من المعني بالأمر؟
مثال: مالك المنزل والباني والكهربائي والسباك والمصمم
4. ما هي الميزانية التقديرية؟
مثال: 300,000 دولار إجمالي الميزانية
5. متى يجب القيام بذلك؟
مثال: يجب الانتهاء منه خلال ثمانية أشهر
6. ما الخطأ الذي يمكن أن يحدث؟
مثال: قد يؤدي سوء الأحوال الجوية إلى تأخير البناء، وقد تكلف مواد البناء أكثر من المتوقع
7. ما الذي يجعل هذا المشروع ناجحاً؟
مثال: يتم بناء المنزل بأمان وفي حدود الميزانية، ويمكن للعائلة الانتقال إليه بحلول عيد الميلاد
تساعد هذه الوثيقة لأن:
يعرف الجميع ما يفترض بهم القيام به
من الواضح من يتخذ القرارات
يمكنك اكتشاف المشاكل في وقت مبكر
يتفق الجميع على شكل النجاح
يمكنك التحقق مما إذا كنت تسير على المسار الصحيح
فكر في الأمر مثل كتابة قواعد اللعبة قبل بدء اللعب – عندما يعرف الجميع القواعد، تسير اللعبة بسلاسة!
تتكون عملية إنشاء وثيقة ميثاق المشروع من أربع خطوات مباشرة.
ابدأ بالمعلومات الأساسية مثل اسم المشروع، وأضف التاريخ، واكتب أسماء المسؤولين، ومن وافق على هذا المشروع.
اشرح سبب قيامك بهذا المشروع وإنشاء هذا المشروع. الموقع الإلكتروني لمشروعنا الجديد بطيء جداً، ويواجه العملاء مشاكل أثناء التسوق.
اكتب ما تريد تحقيقه. على سبيل المثال، موقع إلكتروني سريع التحميل يزيد من المبيعات بنسبة 30%.
يعد إدراج التواريخ المهمة أمرًا مهمًا للغاية لأنه يوفر خارطة طريق واضحة للجدول الزمني للمشروع، مما يضمن معرفة الجميع متى بدأ المشروع ومتى يجب أن يكتمل.
اكتب من يشارك في هذا المشروع ومن المسؤول عن كل مهمة. على سبيل المثال، موهيت يقوم بتصميم موقع إلكتروني، وتوم يقوم بإنشاء المحتوى، وسارة تقوم باختبار ما يعمل بشكل جيد وما لا يعمل بشكل جيد.
حدد مقدار المال الذي يمكنك إنفاقه وما ستنفقه عليه. على سبيل المثال، إجمالي 20,000 دولار: 15,000 دولار لبناء الموقع الإلكتروني، و5,000 دولار للصور والمحتوى
ضع قائمة بجميع المشاكل المحتملة وكيف ستتعامل معها. اجعل مصمم احتياطي جاهز للمشاكل مثل غياب مطور الموقع الإلكتروني لأيام معينة.
ما نوع القرارات التي يمكن لقادة الفريق اتخاذها، وهل هناك حاجة لطلب الإذن؟ على سبيل المثال، يمكن لقادة الفريق إنفاق ما يصل إلى 500 دولار دون طلب الإذن. أما المبالغ الأكثر أهمية فتحتاج إلى موافقة.
شارك المستند مع جميع أعضاء الفريق والأشخاص المعنيين، واحصل على التوقيعات والموافقة من الأشخاص الرئيسيين، وتأكد من أن الجميع يفهم دوره.
نصائح مفيدة:
اجعل الوثيقة قصيرة وواضحة
يجب أن تكون الوثيقة سهلة، ويجب أن تكون خالية من المصطلحات
تضمين المرئيات والرسوم البيانية لشرح الأمور بشكل أفضل.
تأكد من الاحتفاظ بالنسخة.
نصيحة احترافية إن ميثاق المشروع الجيد يشبه الخريطة الواضحة – فهو يساعد الجميع على معرفة إلى أين هم ذاهبون وكيف يصلون إلى هناك!
ينشئ مدير المشروع ميثاق المشروع، ويبدأ إنشاء مواثيق المشروع خلال المرحلة الأولية قبل أن تكون هناك حاجة إلى مواءمة أصحاب المصلحة. في هذه المرحلة، يكون المشروع رسميًا، والآن، يمكن أن يكون ميثاق المشروع بمثابة خارطة طريق لأعضاء الفريق.
أحد أفضل الأشياء في ميثاق المشروع هو أنه يجمع فريقك بأكمله معًا. عندما يعرف الجميع دورهم ومسؤولياتهم وما يبدو عليه النجاح، يتم تنفيذ المشروع بسلاسة. إنه يشبه تمامًا الطريقة التي يساعد بها المخطط البنائين في بناء منزل – فالجميع يعرف بالضبط ما يفترض أن يفعلوه.
يعد إنشاء ميثاق المشروع أمرًا سهلًا نسبيًا. فقط اتبع الخطوات التي ناقشناها، وحافظ على بساطة الكتابة، وتأكد من موافقة جميع المعنيين على الخطة. يجب على مدير المشروع إنشاء هذه الوثيقة في البداية مباشرة قبل بدء أي عمل.
تذكر – قضاء القليل من الوقت في التخطيط في البداية يمكن أن يجنبك الكثير من المتاعب لاحقًا. قبل أن تقفز إلى مشروعك التالي، خذ لحظة لإنشاء ميثاق المشروع الخاص بك. ستشكرك نفسك في المستقبل (وفريقك) على ذلك!
تم تصميم تدريبنا على إدارة المشاريع لمساعدتك على إتقان المهارات التي تحتاجها لقيادة المشاريع بثقة وكفاءة، سجل الآن!
يقدم أصحاب المصلحة المدخلات والموافقة عليها، مما يضمن توافق توقعاتهم مع أهداف المشروع.
يجب أن تكون موجزة، عادةً ما بين 1-3 صفحات، تلخص التفاصيل الأساسية.
قد يفتقر المشروع إلى التوجيه الواضح والسلطة والمواءمة، مما يؤدي إلى الارتباك والفشل المحتمل.
تبرر دراسة الجدوى قيمة المشروع، في حين أن ميثاق المشروع يأذن ببدء المشروع.
ويتمتع ساتياجيت بخبرة واسعة وعميقة في التدريب الرشيق على المستوى التنفيذي الأعلى الاستراتيجي مع تدريب ورفع قدرات الفرق والأفراد. وهو مدرب رشيق ومستشار ممارسة SAFe® مع أكثر من 24 عاماً من الخبرة.