نظرة عامة على مشاركة أصحاب المصلحة في إدارة البرامج!

تم استخدام مفهوم أصحاب المصلحة لأول مرة في معهد ستانفورد للأبحاث. وقد قيل: “إن المنظمات ستزول من الوجود إذا لم يتم الحصول على دعم المجموعات”.
في وقت لاحق في المدونة، ناقشت بعض الاختلافات بين أصحاب المصلحة على مستوى المشروع ومستوى البرنامج. لا يتعلق أصحاب المصلحة على مستوى البرنامج بإدارة العمليات المحددة مسبقًا، بل ببناء علاقات مجزية والتأثير على الآخرين للمساعدة في تحقيق أهداف البرنامج.
إن إشراك أصحاب المصلحة في إدارة البرامج هو دائمًا طريق ذو اتجاهين، مثل العديد من الأمور الأخرى التي نواجهها في حياتنا المهنية والشخصية.
ما الذي تريده وما الذي يمكنك تقديمه لأصحاب المصلحة الذين يقدّرون ما تقدمه لهم؟
في إدارة البرامج أو بالطريقة التي يتم بها ذلك في شهادة PgMP، فإن مستوى السلطة التي يظهرها أصحاب المصلحة على البرنامج. المدير يمكن أن يكون عالياً جداً. على عكس مدراء المشاريع، يفتقر مدراء البرامج إلى السلطة على من يتفاعلون معهم.
أحد الجوانب الرئيسية التي تتعلمها في تدريب PgMP هو التعامل مع أصحاب المصلحة بدلاً من إدارة أصحاب المصلحة. والمفهوم الكامن وراء ذلك هو فهم مخاوف وتوقعات أصحاب المصلحة والتركيز على الرسالة الصحيحة بدلاً من الأسلوب الصحيح.
فيما يلي الرسم البياني الذي استعرته والذي يوضح الفرق بين إشراك أصحاب المصلحة وإدارة أصحاب المصلحة.
من الواضح أن التركيز على إشراك أصحاب المصلحة في إدارة البرنامج ينصب على تقديم قيمة الأعمال مع بناء علاقات مجزية وجلب القيادة الملهمة، للتأثير على الآخرين لتحقيق أهداف البرنامج. إلا أن إشراك أصحاب المصلحة في إدارة البرامج يركز أكثر على الأساليب والعمليات لتحقيق ذلك بشكل صحيح.
وهذا يقودنا إلى سؤال أساسي آخر لماذا نتعامل مع أصحاب المصلحة؟
لماذا يجب أن ننخرط مع أصحاب المصلحة؟
لقد حاولت توضيح فوائد الانخراط ومخاطر عدم الانخراط مع أصحاب المصلحة.
فوائد الانخراط مع أصحاب المصلحة:
بناء المزيد من القدرة على التنبؤ بالنتائج
بناء المزيد من الألفة والثقة
المزيد من الوعي التنظيمي
تجهيز أفضل للتعامل مع مقاومة أصحاب المصلحة.
وبالمثل، مخاطر عدم الانخراط مع أصحاب المصلحة
عدم التأكد من النتائج
المزيد من إعادة العمل كجزء من التغييرات الجديدة القادمة
انخفاض الروح المعنوية لفريق إدارة البرنامج
يمكن أن يؤدي ذلك إلى طرق غير مهنية وغير أخلاقية لتحقيق الأهداف.
هل يختلف البرنامج في طريقة تعامله مع أصحاب المصلحة عن المشروع؟
يختلف البرنامج في الطريقة التي يتعامل بها مع أصحاب المصلحة عن المشروع في شهادة PgMP أو تدريب PgMP، نحدد بوضوح الاختلافات بين الاثنين. ما يحدث هو أن تدريب PgMP يضم أشخاصًا قادمين في المقام الأول من خلفية إدارة المشاريع ويجب أن يتعلموا بعض الأشياء قبل أن يتعلموا مشاركة أصحاب المصلحة في البرامج. قبل الحصول على شهادة PgMP يجب أن يكون الشخص متمرسًا بمعرفة إدارة المشاريع. على الرغم من وجود أوجه تشابه في النهج، إلا أن هناك اختلافًا جوهريًا في التعامل مع أصحاب المصلحة.
ففي البرنامج، يكون نطاق العمل أوسع بكثير من المشروع. ومع ذلك، فإن أصحاب المصلحة في المشروع معروفون بشكل أو بآخر ولا يشكل مثل هذا التحدي.
لقد قمت بتوضيح بعض الاختلافات في الرسم البياني أدناه، والذي يوضح
فهمنا حول إشراك أصحاب المصلحة وفقًا لشهادة PgMP أو إدارة البرامج. دعونا نتعمق قليلاً في فهم خطوات إشراك أصحاب المصلحة.
عملية إشراك أصحاب المصلحة
تعد عملية إشراك أصحاب المصلحة في شهادة PgMP / إدارة البرنامج أحد الأمور الأساسية التي يجب القيام بها لإشراك أصحاب المصلحة.
1. تحديد أصحاب المصلحة
في هذه المرحلة، من المهم تحديد أكبر عدد ممكن من أصحاب المصلحة، أولاً على مستوى المجموعة ثم وصولاً إلى المستوى الفردي. من الضروري تحديد الأفراد أو المجموعات الفرعية التي قد تختلف احتياجاتها وتوقعاتها بشكل كبير عن بقية المجموعة ويمكن أن يكون مستوى تأثيرها كبيرًا.
2. تصنيف أصحاب المصلحة
من المهم تصنيف أصحاب المصلحة من أجل التركيز على أصحاب المصلحة، وإشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين بفعالية وفقًا لذلك، وتحقيق الأهداف الاستراتيجية بطريقة أفضل بكثير.
هناك العديد من النماذج لتصنيف أصحاب المصلحة. وقد قمت بتوضيح بعض النماذج أدناه:
شبكة اهتمامات السلطة:
هذا هو أحد أكثر النماذج شيوعًا لتصنيف أصحاب المصلحة. وقد استخدمها معهد إدارة المشاريع في تدريب ودليل PgMP للتثقيف منذ بداية الحصول على شهادة PgMP في عام 2009.
يتم تقسيم الشبكة إلى 4 أرباع –
اهتمام عالي، قوة عالية
اهتمام عالٍ، طاقة منخفضة
طاقة عالية، اهتمام منخفض
طاقة منخفضة، اهتمام منخفض
الرسم البياني أدناه لا يحتاج إلى شرح، حيث يقوم مدير البرنامج مع فريقه بتصنيف أصحاب المصلحة إلى 4 أرباع. ستكتشف قريبًا أصحاب المصلحة المختلفين وستساعدك على تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين والأكثر تأثيرًا.
علاوة على ذلك، واعتمادًا على أصحاب المصلحة، كما هو واضح من الرسم البياني أدناه، فإن 80% من الجهود ستكون على أصحاب المصلحة ذوي القوة العالية والاهتمام العالي وأصحاب المصلحة ذوي القوة العالية والاهتمام المنخفض. وعادةً ما تقوم ببناء شراكات أو علاقات قوية مع أصحاب المصلحة ذوي القوة العالية والمصلحة العالية. أما بالنسبة لبقية الأرباع الأخرى مثل أصحاب المصلحة ذوي الاهتمام العالي، وأصحاب المصلحة ذوي الاهتمام المنخفض، فإنك تنغمس في الاستشارات للكشف عن احتياجاتهم وتستخدم أدوات اتصال مختلفة إما لسحب أو دفع الاتصالات.
3. الكشف عن توقعات أصحاب المصلحة
الآن وبعد تصنيف أصحاب المصلحة، يحتاج مدير البرنامج إلى الكشف عن توقعات أصحاب المصلحة. الاحتياجات هي متطلبات صريحة من أصحاب المصلحة، لكن التوقعات غالبًا ما تكون متطلبات غير محددة وهذه مهمة تقع على عاتق مدير البرنامج. أحد الأسباب الكبيرة لفشل إدارة البرامج كما هو مذكور في شهادة PgMP هو الفشل في تلبية احتياجات وتوقعات أصحاب المصلحة.
وتتمثل العملية في إيجاد متطلبات أصحاب المصلحة المحددة وغير المحددة على حد سواء، على المستوى الفردي لأصحاب المصلحة الرئيسيين وعلى مستوى المجموعة بالنسبة للآخرين. وتتمثل الفكرة في تحديد النجاح ويجب أن تشمل كلاً من الفوائد الصلبة مثل الفوائد التقنية والتشغيلية وما إلى ذلك، والفوائد الناعمة مثل السلطة والفوائد السياسية وما إلى ذلك. لا يعبر العديد من أصحاب المصلحة عن الفوائد الناعمة ولكن يجب أن يعترف بها مدير البرنامج والفريق ويجب توثيقها كافتراضات. يمكن التحقق من هذه الافتراضات خلال البرنامج. يقترح تدريب PgMP أنه يجب توثيق توقعات واحتياجات أصحاب المصلحة في وثيقة – سجل أصحاب المصلحة.
4. التفاوض على المقايضات مع أصحاب المصلحة
بمجرد الكشف عن التوقعات، تحتاج إدارة البرنامج وفريق البرنامج إلى تقييم إمكانية تحقيق هذه التوقعات مقابل القدرة المتاحة في البرنامج. يجب معالجة أي تباين والتفاوض على المفاضلة مع أصحاب المصلحة. وبما أنه لا يمكن إرضاء جميع أصحاب المصلحة، سيركز مدير البرنامج بشكل أكبر على أصحاب المصلحة الرئيسيين.
5. الحصول على موافقة أصحاب المصلحة
أخيراً، يجب أن يوافق أصحاب المصلحة على المفاضلات وفوائد البرنامج. وبمجرد موافقتهم، يحتاج مدير البرنامج إلى التزامهم بالبرنامج. يتغير أصحاب المصلحة على مدى فترة من الزمن، فبعضهم يخرج وبعضهم الآخر يظهر. علاوة على ذلك، تستمر التوقعات والاحتياجات في التغير خلال البرنامج. ولذلك، يصبح من الضروري أن تكون جميع هذه الخطوات بدءًا من تحديد أصحاب المصلحة إلى الحصول على التأييد من أصحاب المصلحة عملية مستمرة طوال فترة البرنامج. ويعتبر التأييد والدعم من أصحاب المصلحة في غاية الأهمية لنجاح البرنامج.
وبالتالي، تصبح مشاركة أصحاب المصلحة في إدارة البرنامج عملية مستمرة ويجب أن يكون تحليل أصحاب المصلحة ومشاركتهم في تكرار مستمر حتى يكون التأييد من أصحاب المصلحة موجودًا دائمًا.
أدوار الجهات الفاعلة الرئيسية في إدارة برنامج شهادة PgMP
يمكن أن يكون هناك العديد من الجهات الفاعلة في أي برنامج. ومع ذلك، وفقًا لشهادة PgMP الخاصة بنا,
نحن نعتبر عددًا قليلاً من الجهات الفاعلة كأصحاب المصلحة الرئيسيين لمساعدة البرنامج على تحقيق أهدافه. يتطرق تدريب PgMP بالتفصيل إلى ما يمكن أن يحققه كل ممثل في البرنامج.
وفيما يلي فكرة موجزة عن دور الجهة الفاعلة كمدير للبرنامج.
بعض الإحصائيات الحديثة حول أهمية إدارة أصحاب المصلحة في إدارة البرامج
كما تعلم، تتمحور إدارة البرامج حول تحقيق الفوائد وتحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمات. في العملية برمتها، يركز البرنامج ومكوناته الفرعية والمشاريع والعمليات على تحقيق الفوائد لتتماشى مع الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.
تشير بعض الإحصائيات الواردة أدناه إلى أن إدارة البرامج يمكن أن تسد الثغرات في هذه الإحصائيات.
إحدى الإحصائيات الأساسية التي تثير القلق والتي يمكن لإدارة البرامج أن تكون فعالة فيها:
غياب الأهداف الواضحة هو العامل الأكثر شيوعًا (37%) – 37% فقط من المشاريع ناجحة والباقي فاشلة بسبب غياب الأهداف الواضحة. في البرامج، وكما تعلمت من شهادة PgMP، هذا هو أحد المجالات الأساسية لإدارة البرامج.
يمكن أن تكون بعض المقاييس الأخرى مفيدة لتقييم فعالية البرامج.
وعلاوة على ذلك، إذا قمت بتحليل أسباب الفشل، فإن أهم مقياسين هما “التغييرات في أولويات المنظمة” و”التغيير في أهداف المشروع” وهنا، تساعد إدارة البرامج على سد الثغرات بشكل فعال. يركز تدريب PgMP على هذين العنصرين الرئيسيين بفعالية.
في هذه المدونة الغنية بالمعلومات، قمنا بتحليل ما هو صاحب المصلحة، والفرق بين “المشاركة” و”الإدارة”، واكتشفنا بعض الطرق للمشاركة الفعالة مع أصحاب المصلحة، وحللنا الاختلافات بين مشاركة أصحاب المصلحة في المشروع ومشاركة أصحاب المصلحة في البرنامج، وحددنا أهم الجهات الفاعلة الرئيسية لإدارة البرنامج. وأخيراً، ألقينا نظرة سريعة على بعض الإحصاءات الرئيسية التي قدمتها أهم الهيئات العالمية مثل معهد إدارة المشاريع، وفهمنا كيف يمكن أن تكون إدارة البرامج هي الحل للمساعدة في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.
يسعدنا تقديم المساعدة في حال وجود أي اقتراحات/أسئلة.
إذا كنت حريصاً على استكشاف شهادة PgMP، يرجى زيارة صفحة PgMP الخاصة بنا والحصول على معلومات مفصلة عن تدريب PgMP.
يمكنك أيضًا تحديد موعد من خلال تطبيق التقويم الخاص بنا مع أحد خبراء التدريب على شهادة PgMP لدينا.