نصيحة اختبار PMP®: فيديو التجزئة والتتبع السريع
يعد كل من التكسير والتتبع السريع من تقنيات ضغط الجدول الزمني التي تحتاج إلى معرفتها في امتحانك لاختبار محترف إدارة المشاريع (PMP). يُرجى مشاهدة درس الفيديو المجاني هذا من موقع SPOTO الذي يشرح فيه كورنيليوس فيشتنر، PMP كلا الأسلوبين بالتفصيل.
فيديو التصادم والتتبع السريع من SPOTO
نص الفيديو
مرحبًا، أنا كورنيليوس فيشتنر وهذا مقتطف خاص من درس SPOTO™ حول عملية تطوير الجدول الزمني. في الدقائق القليلة القادمة، سنقوم أنا وأنتم بمراجعة تقنيات ضغط الجدول الزمني الخاصة بالتقسيم والتتبع السريع. ويرجى التوقف على www.pm-SPOTO.com/free للوصول إلى جميع مقاطع الفيديو المجانية الخاصة بنا. ها قد بدأنا.
تقنيات ضغط الجدول الزمني هي التالية. ولكن قبل أن نلقي نظرة على هذه التقنيات المختلفة، ماذا نعني بضغط الجدول الزمني؟ يعرّف دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع (دليل PMBOK® Guide) ضغط الجدول الزمني بأنه التقنيات المستخدمة لتقصير مدة الجدول الزمني دون تقليل نطاق المشروع. هذا يعني أن التحدث إلى الراعي للحصول على تمديد الجدول الزمني ومناقشة إزالة الميزات مع المستخدمين، هذه ليست تقنيات ضغط الجدول الزمني.
هناك نوعان من تقنيات ضغط الجدول الزمني يجب أن ننظر إليهما بالتفصيل. وهما التكسير الذي ينطوي على تقصير مدة الجدول الزمني والتتبع السريع حيث يتم الآن تنفيذ الأنشطة التي تتم عادةً بالتسلسل بالتوازي. فلماذا تحتاج إلى استخدام تقنيات ضغط الجدول الزمني في مشروعك؟ حسنًا، كما جاء في التعريف، فإنك ستستخدمها لتقصير مدة الجدول الزمني دون تقليل نطاق المشروع من أجل الوفاء بقيود الجدول الزمني في التواريخ اللاحقة أو أهداف الجدول الزمني الأخرى. دعنا نلقي نظرة على التفاصيل هنا.
التكسير هو أسلوب لضغط الجدول الزمني يُستخدم لتقصير مدة الجدول الزمني بأقل تكلفة إضافية عن طريق إضافة موارد إلى مشروعك. يعمل أسلوب التكسير فقط مع تلك الأنشطة الموجودة على المسار الحرج لجدول مشروعك حيث ستعمل الموارد الإضافية على تقصير مدة النشاط وبالتالي تقصير المسار الحرج وبالتالي تقصير مدة مشروعك. لا ينتج عن التعطل دائمًا بديل قابل للتطبيق ويؤدي دائمًا تقريبًا إلى زيادة التكلفة. تتضمن أمثلة التعطل الموافقة على العمل الإضافي، وجلب موارد إضافية، والدفع لتسريع تسليم الأنشطة على المسار الحرج.
إليك مثالاً على ذلك. لنفترض أنك تنظر إلى جدولك الزمني وترى أنه ليس لديك الوقت الكافي لإنهاء الأنشطة. لديك 10 أسابيع من العمل المتبقية في مشروعك ولكنك وعدت العميل بأنك ستكمل المشروع في غضون ثمانية أسابيع من الآن. لذا من الواضح أن لديك مشكلة. ردك كمدير مشروع هو أن تأخذ هذه الأسابيع العشرة من الجهد وتضغطها في ثمانية أسابيع من الوقت الفعلي في التقويم. لذا دعنا نبدأ بإضافة المزيد من الموارد إلى المشروع. يُطلق على هذا الأسلوب اسم “التحطيم”. والفكرة هنا هي النظر إلى أنشطة جدولك الزمني ومعرفة الأنشطة التي يمكنك إضافة موارد لها من أجل الحصول على أكبر قدر من التخفيض في الجدول الزمني. لكنك تقوم فقط بتعطيل تلك الأنشطة الموجودة على المسار الحرج. لماذا؟ حسنًا، لا فائدة على الإطلاق من تعطل نشاط ليس على المسار الحرج. في مثالنا هنا، جهد مشروعنا هو 10 أسابيع. هذا هو مسارنا الحرج. هناك دائمًا أنشطة خارج تلك الأسابيع العشرة التي تتم بالتوازي، وليست جزءًا من هذا المسار الذي يمتد لعشرة أسابيع. وحتى لو تمكنا من اختصار جميع الأنشطة خارج هذه الأسابيع العشرة إلى ساعة واحدة فقط من العمل، فإننا لم نختصر الأسابيع العشرة على الإطلاق. لذلك فقط تعطل الأنشطة على المسار الحرج. ثانيًا، علينا أن نأخذ تكلفة التعطل في الاعتبار أيضًا. لنفترض أن لديك نشاطين يمكنك تعطلهما. سيكلفك النشاط (أ) 200 يورو ويمكنك تعطله لمدة ثلاثة أيام، ويمكنك تقصير المدة بثلاثة أيام. من ناحية أخرى، يكلفك النشاط (ب) 500 يورو ويمكنك أيضاً تعطله لمدة ثلاثة أيام. أيهما تختار؟ حسناً، الإجابة بسيطة. تختار الأرخص بالطبع. لذا تذكر، عند الإجابة عن أسئلة نماذج الاختبارات، أنك دائماً ما تعطل الأنشطة الأرخص أو التي تحقق أكبر قدر من التخفيض بنفس السعر أولاً.
التتبع السريع هو أسلوبنا الثاني لضغط الجدول الزمني حيث يتم الآن تنفيذ أنشطة المشروع أو مراحل المشروع التي يتم تنفيذها عادةً بالتتابع بالتوازي لجزء من مدتها على الأقل. قد يؤدي التتبع السريع إلى إعادة العمل ويزيد أيضًا من مخاطر المشروع. يعمل التتبع السريع فقط إذا كان من الممكن تداخل الأنشطة لتقصير المدة الإجمالية للمشروع. مثال على التتبع السريع هو أن تبدأ في بناء أساسات المنزل قبل الانتهاء من جميع رسومات التصميم المعماري. على سبيل المثال هنا، دعنا نكمل سيناريو التعطل. لنفترض أننا قمنا بتحطيم الجدول الزمني وتمكنا من تقليل الأسابيع العشرة إلى تسعة أسابيع. إذًا لا يزال أسبوعًا واحدًا طويلًا جدًا، علينا أن نخفضه إلى ثمانية أسابيع. يبدو أن علينا أن نكون أكثر إبداعًا الآن.
لذا دعونا نجرب أسلوب ضغط الجدول التالي وهو التتبع السريع. في التتبع السريع، سنقوم بتداخل أنشطة المشروع التي لا تتداخل عادةً. لذا لنفترض أن الأسابيع الثلاثة الأولى من جدولنا الزمني، تصميم خالص متبوعًا بأسبوعين من تطوير النموذج الأولي. الآن، سيكون هذا الأمر محفوفًا بالمخاطر، ولكن بعد حوالي أسبوعين ونصف من التصميم، ربما يمكننا البدء في العمل على النموذج الأولي ومواصلة العمل على التصميم بالتوازي. وبهذه الطريقة، سنستعرض جميع أنشطة الجدول الزمني في جدولنا المكتمل لنقرر ما إذا كان بإمكاننا المخاطرة بالبدء بها في وقت أبكر مما خططنا له في الأصل وتشغيلها بالتوازي. بالمناسبة، هل تتذكر العوامة التي ناقشناها سابقًا؟ وقد ذكرت أن التعويم يمكن أن يكون سلبيًا أيضًا. حسنًا، هذا بالضبط ما نفعله الآن. نحن نعطي تعويمًا سالبًا لهذه الأنشطة بحيث تبدأ قبل انتهاء الأنشطة التي تسبقها من أجل الوفاء بموعد الانتهاء المستهدف الإجمالي.
وإليك بعض الحقائق الإضافية التي يجب أن تتذكرها بشأن تقنيتي ضغط الجدول الزمني الخاصتين بالتتبع السريع والتكسير. أولاً، لا يوجد سبب يدعو إلى التعقب السريع أو التصادم لأي أنشطة ليست على المسار الحرج لأنك لن تكسب أي وقت على الإطلاق في جدولك الزمني الإجمالي إذا لم تتمكن من تقصير المسار الحرج. فالتعطل مكلف لأننا نضيف موارد إلى مشروعنا. لا أعتقد أن هناك أي شك في حقيقة أنك إذا أضفت المزيد من الموارد إلى نشاط ما، فإن ذلك سيكلفك أكثر. التتبع السريع محفوف بالمخاطر وقد يؤدي إلى إعادة العمل في مشروعك. لنفترض أننا سرّعنا إنتاج النموذج الأولي ثم قام المصممون بتغيير التصميم الأساسي. سيؤدي ذلك إلى إعادة العمل لأننا سنضطر إلى إعادة النموذج الأولي مرة أخرى وقد نخسر المزيد من الوقت.
في النهاية، يجب عليك أن تقرر ما إذا كنت على استعداد للمفاضلة بين وجود هذه المخاطرة أو التكلفة المتزايدة والقدرة على تنفيذ جدول زمني أقصر للمشروع
