نصائح وحيل مثبتة لإدارة المشاريع: استراتيجيات النجاح

يطور مديرو المشاريع الناجحون مهاراتهم باستمرار في مجالات مختلفة مثل تحديد الأهداف والتواصل والقيادة. تأتي هذه الوظيفة مع مسؤولية هائلة تتمثل في إنجاح المشروع؛ وهي في الوقت نفسه مهنة مجزية للغاية أيضًا. يتعلم مدير المشروع القدرة على النظر في مشروع معقد منذ البداية وإنجاحه حتى نهايته. أن تكون خبيرًا في إدارة المشاريع يساعد الشخص على تعزيز مسيرته المهنية وإضافة قيمة إلى مؤسسته. لا توجد إجابة محددة لمن هو مدير المشروع الناجح. يمكن اعتبار أي محترف يمكنه تسليم المشروع في الوقت المحدد، والبقاء على المسار الصحيح مع أهداف المشروع وتقديم قيمة ومعالجة العقبات التي تواجه المشروع كمدير مشروع ناجح. إن التعامل مع أهداف المشروع الأخرى مثل نطاق المشروع والجدول الزمني والميزانية والاستخدام الفعال للموارد والجودة والنتائج والقيمة هي بعض الأدوار الأخرى لمدير المشروع. سيتم تحديد تعريف نجاح المشروع من قبل الفريق والعميل وأصحاب المصلحة مع تطور المشروع. في هذه المقالة، نرى في هذه المقالة بعض النصائح والحيل لإدارة المشاريع التي ستساعد مشروعك القادم على تحقيق نجاح كبير.
نصائح لإدارة المشاريع الناجحة
1. وضع توقعات المنظمة
إن وضع أساس في المنظمة حول كيفية معالجة أي مشروع هو أحد المهام الأساسية التي من المفترض أن يقوم بها مدير المشروع. قبل الشروع في أي مشروع كبير، من الرائع دائمًا وضع توقعات واقعية بحيث يكمل الفريق المشروع في حدود الميزانية والوقت المحددين. وهذا يساعد الشركة على اكتساب ميزة على منافسيها ويساعدها في التخطيط لاستراتيجية طويلة الأجل لنجاح الشركة. ولكن من الناحية العملية، كيف نعرف التوقعات الواقعية للمشروع؟ هنا يأتي دور مهاراتك في إدارة المشاريع. يمكنك متابعة هذه المهام وإيجاد توقعات واقعية لمشروعك.
توظيف واستبقاء المواهب المناسبة التي يمكنها المساهمة بفعالية في المشروع بمهاراتها المناسبة.
الاستعانة بالحلول التكنولوجية
تجربة إدارة تحقيق الفوائد
استخدام الأساليب الرشيقة مثل Scrum و Kanban و Lean و SAFe وغيرها
الربط بين تنفيذ الإدارة وإعداد الاستراتيجية.
لنفترض أنك في تعيين شركتك حيث يمكنك التوصية بأدوات المشروع. في هذه الحالة، تعد إدارة المشاريع المؤسسية أو EPMO واحدة من أفضل الأدوات التي تقلل الفجوة بين المؤسسة والاستراتيجية. تساعد هذه الأداة الشركة على الاستفادة من مجموعة متنوعة من آليات الدعم لحوكمة الشركة وإدارة محفظة المشاريع.
2. تحديد متطلبات مشروعك
عندما تبدأ مشروعًا كبيرًا، من الرائع دائمًا أن تفهم أولاً ما هي المتطلبات الرئيسية للمشروع. قد يكون الفريق قد فهم مفهوم المشروع أو فكرته، ولكن عليهم أيضًا معرفة المتطلبات الرئيسية للمشروع التي يجب عليهم العمل عليها. وهذا يساعدهم على تحديد أدواتهم وتقنياتهم لتحقيق أهداف المشروع ومتطلباته. يجب على مدير المشروع أن يوضح ما يريد تحقيقه من المشروع ولماذا. وهذا يعني جميع المشاريع التي تقوم بها الشركة، والتي قد تكون تطوير منتج جديد في مؤسستك أو زيادة الناتج من الحملة التسويقية. أيضًا قبل البدء في المشروع، يجب عليك قبل البدء في المشروع أن تعرف وتضع قائمة بجميع العملاء وأصحاب المصلحة المعنيين. هذا يساعد الفريق على إنشاء قائمة واضحة بالمتطلبات والتوقعات ويمكن تصوير رؤية وهدف أفضل للمشروع. يجب أيضًا تحديد المتطلبات الأخرى مثل الميزانية والوقت والأدوات وما إلى ذلك قبل بدء المشروع. في معظم الأحيان، يتم إهمال هذه النقطة من قبل العديد من مديري المشاريع لأنهم يريدون بدء المشروع في أقرب وقت ممكن وتسليمه قبل الموعد النهائي. لكن تحديد أهداف المشروع ومتطلباته وفهمها يضع الأساس لنجاح المشروع ويلعب دورًا حاسمًا في عملية الفريق بسلاسة.
3. اختيار الأشخاص المناسبين
بغض النظر عن مدى تقدم التكنولوجيا أو البرامج المطورة التي تستخدمها لإنجاز المشروع، فإن الأشخاص هم الذين يساهمون بشكل أساسي في نجاح المشروع. وبالتالي، عندما تخطط لمشروع ما، اختر دائمًا الأشخاص ذوي المهارات المناسبة الذين يمكنهم إضافة قيمة للمشروع. عندما تخطط لمشروع ما، اسأل نفسك ما هي المهارات والخبرات المطلوبة لنجاح هذا المشروع. ليس عليك توظيف جميع الأشخاص قبل بدء المشروع. يمكنك توظيف موظفين مع تقدم المشروع بناءً على المتطلبات. كما أن الاستعانة بمصادر خارجية لبعض المهام لموظف مستقل هي أيضًا إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها توفير المال على المشروع والحصول على نفس النتيجة. يجب أن يكون جميع المشاركين في المشروع على دراية بأهداف المؤسسة ولديهم معرفة كافية عن الشركة. وهذا من شأنه أن يساعدهم على تقديم أعلى قيمة للشركة والمشروع وتسهيل نجاح المؤسسة.
4. اختيار التكنولوجيا المناسبة وتجنب تضخم البرمجيات
يعد اختيار التكنولوجيا الصحيحة أمرًا ضروريًا أيضًا في عملية إدارة المشروع. تعد أدوات إدارة المشاريع المستندة إلى السحابة مثل تطبيق teamwork أحد أفضل التقنيات التي يمكنك استخدامها لتشغيل مشروعك بسلاسة. يمكن لتطبيق teamwork أيضًا أن يدمج أدوات عملك الأخرى ويساعد الفريق على الوصول إلى البيانات التي يحتاجون إليها وتقليل الجهد والوقت المستغرق في إدارة العملية. هناك تطبيقات أخرى مثل Podio، وهي أداة لإدارة المشاريع من Citrix التي تتصل أيضًا بـ PieSync؛ و Trello، الذي يوفر عرض كانبان للمشاريع وطريقة سهلة لسحب المهام وإفلاتها بين المراحل؛ ومنصات تعاونية مثل فرق مايكروسوفت و G Suite. أثناء انخراطك في دمج الأدوات في مشروعك، يجب أن تكون حريصًا أيضًا على عدم إضافة أدوات غير ضرورية وتعقيد العملية. فتضخم البرامج مشكلة خطيرة يمكن أن تقف عائقاً في طريق النجاح. تأكد من أن الجميع يستخدم نفس البرنامج بحيث يمكن أن تحدث معظم عمليات التكامل والمزامنة بسهولة. عند اختيار أداة للمشروع، كن حذرًا بشأن القيمة التي تضيفها الأدوات للمشروع. تذكر أن الأقل هو الأكثر، واستخدم فقط تلك الأدوات الضرورية للمشروع.
5. اعرف نقاط القوة والضعف في فريقك
فريقك هو العمود الفقري للمشروع بأكمله ويجب على مدير المشروع أن يعرف كل شيء عن أداء الفريق. فالشركات تستمر وتزدهر اعتمادًا على قوة الموظفين. كل شخص لديه بعض نقاط القوة والضعف التي يجب على مدير المشروع اكتشافها لاستخدامها وفقًا لاحتياجات المشروع. عندما يقوم مدير المشروع بتفويض العمل، يمكنه التفكير في الشخص المناسب للمهمة وتسليم العمل. قبل بدء المشروع، يجب على المدير أن يحدد من يبرع في أي المهارات ويوزع المهام وفقًا لذلك. عندما تتعرف على نقاط الضعف لدى عضو الفريق، يمكنك مساعدته على العمل عليها ليصبح موظفًا أفضل. وهذا يخلق بيئة إيجابية في مكان العمل ويشجع الفريق على تبني نقاط ضعفهم والعمل عليها بطريقة أفضل. قد تكون نقطة الضعف هذه هي التواصل بشكل فعال، أو عدم فهم كيفية استخدام البرامج، أو المماطلة في أداء المهام. كل ذلك يمكن العمل عليه من قبل أعضاء الفريق.
6. تواصل! تواصل! وتواصل!
لا يمكن التأكيد على هذه النصيحة بما فيه الكفاية لأنها تشكل أساس نجاح إدارة المشروع. التواصل مهارة مهنية يفتقر إليها الكثير من الناس في هذا العالم التنافسي الحالي. يشير هذا التواصل إلى نقل الرسائل بين جميع الأطراف المعنية: العميل وأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق ومدير المشروع. في Scrum، يتم تنظيم العديد من الأحداث، خاصةً من أجل التواصل المحدد، مما يساعد المشروع على سير المشروع بسلاسة ويساعد مدير Scrum على تحديد أي عقبات في الطريق. كما أنه يساعد مدير المنتج على توقع العمل وتوصيله للعملاء. عندما لا تتواصل بشكل فعّال، قد ينشأ تعارض بين أعضاء الفريق أو العملاء مما يؤدي إلى مشكلة أكبر وفي النهاية إلى فشل المشروع.
فيما يلي بعض النصائح لضمان التواصل بشكل صحيح في عملية إدارة المشروع.
كلما تمت كتابة تقرير حالة المشروع، يجب إبقاء جميع أعضاء الفريق على اطلاع على أي تطورات أو تغييرات جديدة في المشروع.
يجب عقد اجتماعات تواصل عامة في بداية أسبوع العمل أو نهايته لتخطيط أو تلخيص الأنشطة المنجزة في ذلك الأسبوع.
اسمح دائمًا للجميع بالتحدث وطرح الأسئلة أو المخاوف بشأن المشروع. يجب أن تكون سياسة الباب المفتوح حيث يتمتع الجميع بحرية التعبير عن مخاوفهم بشأن المشروع.
اعرض المهام الموكلة على لوحة أو مكان يمكن للجميع رؤيتها فيه بحيث يكون توزيع العمل شفافًا ويعرف الناس مقدار الجهد الذي يجب أن يبذلوه لإكمال المهام في الوقت المحدد.
7. إدارة المخاطر أمر بالغ الأهمية
يجب أن يكون لأي عملية إدارة مشروع استراتيجية لإدارة المخاطر حيث لا يمكن لأحد أن يرى أي تأخير غير متوقع. كل مشروع لديه درجة من المخاطر الكامنة التي يجب معالجتها قبل بدء المشروع. على سبيل المثال، إذا كنت تأخذ مشروعًا يتطلب ترحيل التطبيقات إلى سحابة البيانات، فيجب على مدير المشروع أن يأخذ في الحسبان المخاطر الأمنية التي تصاحب ذلك. كما يمكن أن تؤدي المخاطر الأخرى مثل التهديدات المحتملة التي يمكن أن تتسلل دون أي تحذير إلى إيقاف المشروع أو إبطاءه. كما يمكن أن يكون عدم كفاية التمويل أو حصول الموظفين على إجازة بسبب المرض من الأسباب القليلة لتأخير المشروع. وبالتالي، أثناء التعامل مع المخاطر، عليك دائمًا طرح هذه الأسئلة: ما هو أسوأ سيناريو أو مخاطر هذا المشروع؟ ما الذي يمكن فعله لتجنب المخاطر؟ كيف سيخفف الفريق من النتائج غير المرغوب فيها؟ من لديه المنظور والخبرة القيّمة التي ستساعدك على تحقيق الأهداف؟
إن الإجابة على هذه الأسئلة ستعطيك فكرة عن كيفية التعامل مع المخاطر عندما تواجهها أثناء عملية إدارة المشروع.
الخاتمة
هذه بعض النصائح حول إدارة المشاريع للمبتدئين والخبراء التي أثبتت فعاليتها في أي نوع من المشاريع. الدور الأساسي في هذه العملية يلعبه مدير المشروع الذي يعتبر مركز المشروع. حيث يتعين عليه إدارة الميزانية، وتوظيف الأشخاص، وإدارة المواعيد النهائية، والتواصل مع الجميع، واستخدام أفضل الأدوات للمشروع، وأداء العديد من المهام الأخرى التي تحدد نجاح المشروع. وعلى الرغم من أن مهام المدير تبدو شاقة، إلا أنها مهنة مجزية للغاية حيث يمكنك أن ترى كيف تتحول رؤيتك إلى واقع ملموس. وباستخدام دورة إدارة المشاريع هذه، يمكنك أن تجعل عمليتك أكثر سلاسة وأن تنجز جميع مهامك ومسؤولياتك في الموعد النهائي.