نصائح مفيدة لإدارة المشاريع عن بُعد |إدارة المشاريع عن بُعد

نصائح مفيدة لإدارة المشاريع عن بُعد
يعد التواجد الفعلي لمدير المشروع في المنشأة أو أرضية الإنتاج أمرًا مهمًا للغاية، حيث يتعين عليهم الحصول على تحديثات منتظمة حول المشروع، وتحفيز أعضاء الفريق، والتأكد من أن أعضاء الفريق يفيون بالمواعيد النهائية لعملهم. ولكن في بعض الأحيان قد لا يكون مديرو المشاريع متواجدين في طابق الإنتاج لأسباب مختلفة، في مثل هذه السيناريوهات، لا يزال بإمكان مديري المشاريع إدارة فريقهم بفعالية وكفاءة. في هذه المقالة، سنركز على الأساليب التي يحتاج مدير المشروع إلى استخدامها لإدارة فريقه بكفاءة حتى من موقع جغرافي مختلف. فيما يلي بعض النصائح التي يمكن لمديري المشاريع استخدامها لإدارة فريقهم عن بُعد.
النصيحة 1. فهم فريقك
من المهم جدًا أن يكون لدى مديري المشاريع معلومات كاملة عن أعضاء فريقهم. هذا مهم لأنه يمكنهم مشاركة بعض المسؤوليات مع كبار أعضاء الفريق أو الأعضاء الملمين بمتطلبات المشروع. يمكن لمديري المشاريع أيضًا الاستفادة من أحدث التقنيات المتاحة لهم مثل المكالمات الجماعية ومؤتمرات الفيديو وغيرها من وسائل الاتصال التفاعلية.
النصيحة 2. وضع خطة وجدول زمني لفريق العمل
تقع على عاتق مديري المشاريع مسؤولية وضع خطة وجدول زمني للفريق، بحيث يكون جميع أعضاء الفريق على دراية تامة بالمهام الموكلة إليهم ومواعيد إنجازها. وهذا أمر مهم للغاية لأنه إذا كان مديرو المشروع يعملون من مواقع جغرافية مختلفة، فسيكون هناك فرق في الوقت بسبب اختلاف المناطق الزمنية. من خلال إعداد خطة الفريق والجدول الزمني مسبقًا سيتم ملاحظة أعضاء الفريق مسبقًا ويمكنهم جدولة عملهم وفقًا للمخطط.
النصيحة 3. تعيين الأدوار والمسؤوليات لأعضاء الفريق
حتى عندما يكون مديرو المشروع بعيدًا في مكان بعيد، يجب أن يكون أعضاء الفريق على دراية بأهدافهم وغاياتهم. ولضمان وضع الأمور في أماكنها الصحيحة، يجب على مديري المشاريع إنشاء مستندات تنص على الأهداف والغايات لأعضاء فريقهم. من المستحسن دائمًا أن يتم تكليف كل عضو من أعضاء الفريق بمهمة مختلفة، حيث أن هناك احتمالات أن يركز أعضاء الفريق بشكل كامل على مهمة واحدة ويزيل احتمال حدوث خطأ غامض، حيث لا يتم إسناد مهمة واحدة إلى عضوين مختلفين في الفريق. يمكن لمديري المشروع إسناد المهام لأعضاء الفريق حسب قدرة أعضاء الفريق وخبرتهم.
النصيحة 4. جدولة اجتماعات الفريق الأسبوعية
للتأكد من أن عمل المشروع يسير في الاتجاه الصحيح، يجب على مديري المشاريع جدولة اجتماعات الفريق كل أسبوع من خلال مؤتمر عبر الفيديو أو من خلال إعداد مؤتمر عبر الهاتف. قبل إعداد المكالمة، يُنصح مديرو المشاريع بإعداد قائمة مرجعية بشأن جميع جوانب المشروع والتأكد من معالجة كل جانب من جوانب المشروع في الاجتماع.
النصيحة 5. آلية التواصل
يلعب التواصل دوراً حاسماً عندما يدير مديرو المشاريع فرقهم من موقع بعيد. من المهم أن يقوم مديرو المشاريع بالإبلاغ عن طريقة الاتصال في حالة وجود حالة طارئة قد تعيق سير المشروع بسلاسة. يجب عليهم إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى جميع أعضاء الفريق تتضمن معلومات الاتصال الخاصة بهم وكيف يمكن الوصول إليهم أثناء حالة الطوارئ.
النصيحة 5. تتبع حالة عمل المشروع
يجب على مديري المشروع تسجيل جميع المعلومات المتعلقة بالمشروع ويجب عليهم تتبع حالة المشروع بشكل كامل. كما يجب عليهم تسجيل التغييرات إن وجدت. في بعض الأحيان قد يرسل العميل طلبًا لإجراء بعض التغييرات، وفي هذا السيناريو يتعين عليهم إجراء التعديلات اللازمة على خطة المشروع والتأكد من تسليم المشروع إلى العميل في تاريخ التسليم.
النصيحة 6. توجيه أعضاء الفريق من موقع بعيد
يمكن لمديري المشروع إرشاد فريقهم من موقع بعيد من خلال استضافة ندوة عبر الإنترنت حول المشروع أو تقديم التدريب لأعضاء الفريق إذا تطلب الموقف ذلك. من خلال استضافة مثل هذه الندوات عبر الإنترنت، سيكتسب أعضاء الفريق فهمًا واضحًا حول مشروعهم والعمل على تحقيق نتائج أفضل.
الخلاصة
يجب على مديري المشاريع توظيف النصائح المذكورة أعلاه في عملهم، من أجل إدارة فريق المشروع بكفاءة من موقع جغرافي بعيد. هناك نقطة أخرى يجب على مديري المشاريع الانتباه إليها أثناء العمل من موقع بعيد وهي أنه يجب عليهم دائمًا إعداد خطة احتياطية في حالة فشل خطة المشروع الأساسية. يعتمد نجاح المشروع أيضًا على المساهمات التي يقدمها كل عضو من أعضاء الفريق، لذلك تقع على عاتق كل عضو من أعضاء الفريق مسؤولية تنفيذ أدوارهم ومسؤولياتهم وفقًا للإرشادات التي يحددها العميل وفريق الإدارة.