نصائح لمقابلة عمل إدارة المشاريع | كتاب إلكتروني مجاني

ومع ذلك، قد تشعر ببعض التخوف وتتساءل عن أفضل طريقة للإجابة على أسئلة المحاور. قد تكون المقابلات بالتأكيد مرهقة للأعصاب، لكننا هنا لمساعدتك. تابع القراءة للحصول على بعض النصائح حول كيفية التغلب على أول مقابلة عمل لك في إدارة المشاريع!
قبل المقابلة
لا يمكن التشديد بما فيه الكفاية على أهمية التحضير الجيد للمقابلة، ومن المهم للغاية أن تتمكن من الإجابة على أسئلة المقابلة بوضوح وهدوء.
من المؤكد أن المقابلات هي فرصة مثالية للترويج لنفسك والثقة بالنفس أمر مرحب به، ولكن الذهاب إلى المقابلة بابتسامة فقط هو خطأ كبير.
كن مستعداً
ستحتاج إلى أن تكون مستعدًا لأي سؤال يطرحونه عليك، كما أن التذبذب سيظهرك كشخص غير منظم وربما متوتر – وهما أمران لا ينبغي أن يكون مدير المشروع كذلك!
وفقًا لجمعية إدارة المشاريع (APM) [1]، عليك أن تتأكد من أنك تعرف
ما هو مكتوب في سيرتك الذاتية
تواريخ الوظائف السابقة وسبب تركك لها.
البحث عن المؤسسة التي تقوم بالتوظيف – وهذا يثبت أنك حريص ومستعد جيدًا.
الوصف الوظيفي ولماذا أنت مناسب للوظيفة.
اشرح خبرتك
من الضروري أن تشرح خبراتك وتناقش مهاراتك القابلة للنقل من وظائفك السابقة لكي تحصل على أول وظيفة لك في المشروع.
وبما أنك على الأرجح تفتقر إلى الخبرة الرسمية في إدارة المشاريع، فقم بتدوين أي مشاريع عملت عليها في وظائفك السابقة، أو أي عمل تطوعي قمت به، أو خبرة العمل/التدريب الداخلي، أو حتى تلك المرة التي قمت فيها بتنظيم حفل زفاف.
ستضمن لك معرفة خبرتك وتاريخك الوظيفي أن تكون واثقًا من قدراتك ومستعدًا للإجابة عن الأسئلة المتعلقة بإنجازاتك أو لماذا ستكون مناسبًا لهذا المنصب.
تعرّف على المنظمة
وبالمثل، فإن إجراء بعض الأبحاث عن خلفية الشركة يوضح مدى اهتمامك بالعمل فيها.
وإلى جانب الاطلاع على الموقع الإلكتروني للشركة وصفحات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بها، توصي صحيفة الجارديان[2] أيضاً بالبحث عن منافسي الشركة ومعلومات عن الصناعة والأخبار أو الأحداث الأخيرة والمعلومات المالية.
وأخيراً، اعرف ما الذي تبحث عنه الشركة في مدير المشروع المحتمل وادرس الوصف الوظيفي، وتأكد من أن خبرتك ومؤهلاتك وسماتك تتناسب مع الوظيفة، وأنك تستطيع أن تضرب أمثلة على ذلك.
الانطباعات الأولى مهمة
دائماً ما يُقال لنا ألا نحكم على الكتاب من غلافه، ولكن خلال مقابلات العمل، تميل هذه القاعدة إلى أن تُكسر أثناء مقابلات العمل. يجب على أي مدير مشروع طموح أن يكون متواصلًا جيدًا، وقادرًا على التواصل مع الناس على كل المستويات، وقادرًا على نقل التفاصيل حول أهداف/ توقعات المشروع، والمسؤولية، والأداء، والتغذية الراجعة[3]. ومن هذا المنطلق، يجب أن تكون مهاراتك في التواصل خلال المقابلة الشخصية حادة ومهنية دون غموض أو ثرثرة أو ألفاظ نابية أو عصبية.
كن متحمساً
وبالمثل، من المهم إظهار الحماس. أظهر حماسك من خلال النظرة الإيجابية للمقابلة، والابتسام، والتهذيب مع الشخص الذي يجري المقابلة، والبحث عن الشركة بدقة لإظهار مدى حرصك!
يحافظ مدير المشروع الجيد أيضًا على هدوء أعصابه تحت الضغط: “عندما يواجه القادة حدثًا مرهقًا، فإنهم يعتبرونه مثيرًا للاهتمام، ويشعرون أن بإمكانهم التأثير على النتيجة ويرون فيه فرصة[5].
حافظ على تركيزك
اجعل الشخص الذي يجري المقابلة يرى أنك قادر على التعامل مع المواقف الصعبة من خلال الاسترخاء والاستعداد التام لأي سؤال يطرحه. حافظ على تركيزك طوال المقابلة. فأنت لا تريد أن تسيء فهم سؤال ما. وأخيراً، إليك بعض النصائح الإضافية لترك انطباع جيد، كما أشار موقع بروسيدنجز[6]:
الوصول في الوقت المحدد أو في وقت مبكر.
اصطحب معك خطاب طلبك وسيرتك الذاتية.
يجب أن تكون ملابس المقابلة بدلات وملابس عمل، مع حذاء مريح ومصقول.
تدرّب على أي شيء يقلقك قبل ذهابك، مثل الرحلة إلى هناك أو قول إجاباتك بصوت عالٍ.
يمكن أن يكون التواصل غير اللفظي أكثر أهمية من التواصل اللفظي. على سبيل المثال، لا تصف نفسك بأنك واثق من نفسك ثم تتحدث بهدوء وتتجنب التواصل بالعينين لأن ذلك سيظهر أنك لست واثقاً بالفعل.
استمع بعناية للأسئلة المطروحة وأجب بوضوح ودقة – لا تثرثر!
سواءً كنت تجري مقابلة عمل من قبل لجنة تحكيم، أو مقابلة فردية أو حتى عبر سكايب، لا بد أن تشعر بالقلق قليلاً أثناء مقابلة العمل.
الاسترخاء تحت الضغط
من الطبيعي تماماً أن تشعر بالتوتر أثناء المقابلة، وذلك لأن وظيفتك هي جزء كبير من حياتك، فهي لا توفر لك الأمان المالي فحسب، بل توفر لك السعادة وتقدير الذات والاستقلالية أيضاً.
ومع ذلك، فهذه مقابلة إدارة مشروع، وسيساعدك حقًا أن تحافظ على هدوئك وهدوءك لتظهر للقائم بإجراء المقابلة أنك قادر على التعامل مع الضغط.
لحسن الحظ، هناك عدد من تقنيات ونصائح الاسترخاء التي يمكنك استخدامها قبل المقابلة وأثناءها.
تقنيات الاسترخاء
وفقًا لروبن كيرمود[7]، من الأساليب الرائعة لمنع نفسك من التحدث بسرعة كبيرة: “الشهيق من أنفك ببطء شديد للعد إلى ثلاثة. ثم قم بالزفير من أنفك مع العد لثلاثة. كرر ذلك ثلاث مرات. يجب أن يستغرق ذلك ما مجموعه 18 ثانية. في ذلك الوقت ستكون قد خفضت معدل ضربات قلبك بشكل ملحوظ وعندما تتحدث، ستجد أنك لن تتعجل في الكلام.
إذا كنت متوتراً جداً وتشعر بالارتجاف، يمكنك منع نفسك من الارتجاف عن طريق… قبض أردافك.
طرح الأسئلة
هناك طريقة أخرى للشعور بمزيد من الثقة وهي أن تتذكر أن المقابلة ليست استجوابًا، وهي أيضًا فرصة لإجراء مقابلة مع الشركة: “تذكّر أن هذه مناقشة ذهابًا وإيابًا، حيث يمكنك – وينبغي عليك – طرح الأسئلة وكذلك الإجابة عنها، يمكن أن يساعدك على الشعور بمزيد من الراحة[9].
كن صادقًا
وتذكر أيضًا أن الشخص الذي يجري المقابلة ما هو إلا بشر: “لا تمنح الشخص الذي يجري المقابلة صفة البطل الخارق. تحدث معه بالطريقة التي تتحدث بها مع أحد والدي صديقك؛ كن محترمًا ومهذبًا وموجزًا وطبيعيًا. تقبّل أنهم هم المسيطرون (على الأقل جزئيًا) وكل ما يمكنك فعله هو تمثيل نفسك بأمانة قدر الإمكان[10].
لا تنسى سبب دعوتك
أخيرًا، يجدر بك أن تضع في اعتبارك أنه تم اختيارك للمقابلة بسبب قدراتك ومهاراتك وخبراتك وسماتك وإمكانياتك الاستثنائية، وليس لأن الشخص الذي يجري المقابلة يريد أن يسخر منك.
أسئلة مقابلة إدارة المشاريع
قد تحتوي مقابلات العمل على أنواع مختلفة من الأسئلة اعتمادًا على الصناعة أو الشركة أو القطاع، وبالنسبة لوظيفة إدارة المشاريع، يمكنك التأكد من أنه سيتم طرح بعض الأسئلة المحددة للغاية.
ستبحث مقابلة العمل في إدارة المشاريع عن ثلاثة أشياء رئيسية:
أنت وشخصيتك
معرفتك وخبرتك في إدارة المشاريع.
معرفتك ذات الصلة بالصناعة وتطبيق مهاراتك/خبرتك في إدارة المشاريع على قضايا الصناعة[11].
نبذة عنك
إذا أخذنا النقطة الأولى المتعلقة بـ “أنت وشخصيتك” فمن الواضح تمامًا أنه سيتم طرح بعض الأسئلة لمعرفة كل شيء عنك، مثل ما هي هواياتك؟ لماذا تروق لك الوظيفة؟
وفقًا لموقع “أراس بيبول”[12]، تتضمن بعض الأسئلة الخاصة بإدارة المشاريع عن شخصيتك ما يلي
ما هي الآليات التي تستخدمها لتمكينك من التعامل مع عبء العمل الثقيل؟
كيف تتعامل مع الموقف عندما تضطرب خطة عملك بسبب ظروف غير متوقعة؟
كيف يمكنك تحديد النزاعات في فرقك وحلها؟
يتطلب هذا الدور أن يتمتع مدير المشروع بمهارات قيادية استثنائية وقدر كبير من الحزم – كيف يمكن أن تعبر عن ذلك عن نفسك؟
ماذا سيقول عنك الآخرون في فريقك الآن أو في دورك السابق؟ ما نوع التعليقات التي تتلقاها حول مهاراتك في إدارة الأفراد؟
هذه الأنواع من الأسئلة هي طريقة ممتازة للشخص الذي يجري المقابلة لمعرفة مهاراتك الشخصية أثناء العمل، ومعرفة ما إذا كنت مناسباً للمنظمة.
لاحظ أن هذه الأسئلة لا تتعلق بالضرورة بخبرتك السابقة في المشاريع، لذلك من المفيد بالتأكيد أن تنظر إلى تلك المهارات القابلة للنقل من الوظائف السابقة مرة أخرى.
قد يكون من المفيد أن تسأل نفسك هذه الأسئلة أثناء إعداد سيرتك الذاتية وخطاب التغطية أيضاً.
معرفتك وخبرتك
النوع الثاني من الأسئلة التي ستُطرَح عليك يتعلق بمعرفتك وخبرتك في مجال إدارة المشاريع.
لدى أراس بيبول[13] بعض النصائح الرائعة فيما يتعلق بهذه الأنواع من الأسئلة، وكيفية الإجابة عليها:
س/ ماذا كان دورك الفعلي في مشروعك الأخير؟ سؤال موجه لأولئك الجدد نسبيًا في مجال إدارة المشاريع – في محاولة لفهم مستوى سلطتك. على سبيل المثال، ربما كنت في آخر دور لك في المشروع كمسؤول أو مطور برمجيات أو مهندس معماري أو مصمم جرافيك أو محاسب أو باني أو مهندس. إذا كان المشروع غير رسمي خارج مكان العمل، فربما كنت تدير المشروع بأكمله.
س/ صف كيف قمت بالتطبيق العملي لمنهجية المشروع لبرنامج أو مشروع ما؟ ج/ استخدم مثالاً محدداً أو عاماً لمجالات المنهجية. الآن وقد حصلت على شهادة PRINCE2، فكر في كيفية استخدامك لها في مشروع سابق. ربما تكون قد استخدمتها بالفعل دون أن تكون على علم بذلك في ذلك الوقت.
س/ ما هو أهم مشروع عملت عليه؟ فكر فيما هو مهم بالنسبة للمؤسسة – هل هو التعقيد أو حجم الميزانية أو عدد الأشخاص المشاركين أو موضوع المشروع؟ هذه فرصة رائعة للتحدث عن تجربتك في المشروع. كم عدد الأشخاص الذين شاركوا في هذا المشروع التسويقي؟ كم كانت ميزانية ذلك الزفاف؟ ما مدى صعوبة إنشاء ذلك الموقع الإلكتروني؟ اختر مشروعًا تفتخر به حقًا.
س/ كيف ستفيد خبرتك في إدارة المشاريع أعمالنا؟ إجابة تعتمد بشكل كبير على البحث الذي يمكنك القيام به عن الشركة. ستحتاج إلى معرفة قيم الشركة، والمجال الذي تعمل فيه، وما الذي يبحثون عنه في الموظف.
قد يكون من المفيد أن تقرأ دليل PRINCE2 قبل المقابلة، لتتعرف على أجزاء معينة من منهجية إدارة المشاريع، وقد تجيب على هذه الأسئلة بشكل أكثر فعالية إذا كنت تعرف كيف ساهمت مهاراتك الشخصية في إنجاح المشاريع السابقة.
مع هذه الأنواع من الأسئلة، من البديهي أيضاً أن معرفة الخبرة والمهارات/المؤهلات التي تمتلكها في سيرتك الذاتية أمر في غاية الأهمية.
عن المجال
يتعلق النوع الثالث من الأسئلة التي قد تُطرح عليك بالمجال الذي تُجرى لك مقابلة العمل فيه، فربما تتقدم بطلب للعمل كمدير مشروع في مجال الإنشاءات أو في مجال تكنولوجيا المعلومات.
ستعمل هذه الأسئلة على تقييم معرفتك بالصناعة المحددة وستقوم: “النظر إلى القسمين الأولين وربطهما بمجال عملك المحدد و/أو المشروع المحدد الذي ستديره. ومن النصائح الجيدة أن تتأكد من أنك قد أجريت بعض الأبحاث الشاملة عن الشركة التي ستجري معها المقابلة لأن ذلك سيمكنك من تصميم إجاباتك[14]. فيما يلي مثالان على هذا النوع من الأسئلة وكيفية الإجابة عليها، كما أشار موقع InfoSec[15]:
ما هي المهارات التي لديك في هذا المجال؟ ج: هذا السؤال مهم لأنك تحتاج إلى معرفة بعض المعلومات العامة عن المشاريع. على سبيل المثال، ربما تحتاج على الأرجح إلى نوع من مهارات هندسة البرمجيات لتكون مدير مشروع برمجيات. أخبر الشخص الذي يجري المقابلة عن مدى قدرتك على إدارة مشروع في مجاله المحدد.
ما نوع المهارات التقنية التي لديك؟ ج: إذا كنت تعمل في مجال إدارة مشاريع البرمجيات، يجب أن تسرد مهاراتك التقنية وأي برمجة أو إدارة عمليات قمت بها قبل أن تكون مدير مشروع.
مرة أخرى، من المهم في هذا النوع من الأسئلة أن تعرف نقاط قوتك، وأن تعرف ما لديك في سيرتك الذاتية، وأن تكون قادرًا على إعطاء أمثلة من أي عمل سابق في المشروع.
قد لا تحتوي وظائف إدارة المشاريع الأكثر عمومية على مثل هذه الأسئلة، ولكن مع ذلك، من المفيد أن تعرف ما إذا كنت ستلتحق بمؤسسة خاصة أو عامة، سواء كانت مؤسسة خيرية أو شركة كبيرة، وأن تعرف بدقة ما يريدونه من موظفيهم المحتملين.
ثق بنفسك
يمكن لأي شخص أن يثرثر أو يختلق الأمور، ولكن الأمر يتطلب شخصًا لديه تفانٍ وتصميم للبحث عن مواصفات الوظيفة، وكتابة سيرة ذاتية جيدة، والبحث عن الشركة بدقة، وفي النهاية ترك انطباع أولي رائع.
إن التحضير هو المفتاح حقاً، وهذه المقولة لآرثر آش تلخص تماماً كيفية اجتياز مقابلة العمل.
مع وضع ذلك في الاعتبار، ماذا تنتظر؟ ابدأ بالبحث والتحضير، وضع أفضل ابتسامة لديك، وانفض الغبار عن أفضل أحذيتك واحصل على تلك الوظيفة!
المراجع
[1] APM (المؤلف والتاريخ غير معروف) “نصائح لمقابلة عمل ناجحة”. تم الوصول إليه في 5 مايو 2015. متاح: https://www.apm.org.uk/tips-for-a-successful-interview
[2] الغارديان (كاثرين فيكري: 23 مارس 2015) “من أين تبدأ عند البحث عن مقابلة عمل؟ تم الوصول إليه في 6 مايو 2015. متاح: http://jobs.theguardian.com/article/where-do-you-start-when-researching-for-an-interview-/
[3] ProjectSmart (تيموثي ر. باري: التاريخ غير معروف) “أفضل 10 صفات لمدير المشروع”. تم الوصول إليه في 6 مايو 2015. متاح: http://www.projectsmart.co.uk/top-10-qualities-project-manager.php
[4] بروجكت سمارت (تيموثي ر. باري: التاريخ غير معروف) “أفضل 10 صفات لمدير المشروع”. تم الوصول إليه في 6 مايو 2015. متاح: http://www.projectsmart.co.uk/top-10-qualities-project-manager.php
[5] بروجكت سمارت (تيموثي ر. باري: التاريخ غير معروف) “أفضل 10 صفات لمدير المشروع”. تم الوصول إليه في 6 مايو 2015. متاح: http://www.projectsmart.co.uk/top-10-qualities-project-manager.php
[6] آفاق (محرر، آفاق الخريجين: يونيو 2013) “نصائح للمقابلة – كيفية الاستعداد للمقابلة”. تم الوصول إليه في 6 مايو 2015. متاح: http://www.prospects.ac.uk/interview_tips_how_to_prepare_for_an_interview.htm
[7] صحيفة الجارديان (روبن كيرمود: 27 مايو 2014) “نصائح صفيقة: 10 طرق غريبة للتغلب على توتر المقابلة”. متاح: 17 يونيو 2015. متاح: http://www.theguardian.com/careers/careers-blog/10-quirky-tips-beating-interview-nerves-job
[8] الغارديان (روبن كيرمود: 27 مايو 2014) “نصائح صفيق: 10 طرق غريبة للتغلب على أعصاب المقابلة”. متاح: 17 يونيو 2015. متاح: http://www.theguardian.com/careers/careers-blog/10-quirky-tips-beating-interview-nerves-job
[9] سي بي إس نيوز (إيمي ليفين-إبشتاين: 26 مارس 2013) “5 طرق لتبدو مسترخياً أثناء مقابلة العمل”. تم الوصول إليه: 17 يونيو 2015. متاح: http://www.cbsnews.com/news/5-ways-to-look-relaxed-during-a-job-interview/
[10] أخبار الولايات المتحدة (أندرو ج. روزين: 22 مارس 2011) “كيف تحافظ على الاسترخاء أثناء مقابلة العمل”. تم الوصول إليه: 17 يونيو 2015. متاح: http://money.usnews.com/money/blogs/outside-voices-careers/2011/03/22/how-to-stay-relaxed-during-a-job-interview
[11] Technojobs (هيلين بيرم: التاريخ غير معروف) “أسئلة مقابلة مدير المشروع”. تم الوصول إليه: 17 يونيو 2015. متاح: http://www.technojobs.co.uk/info/candidate-guides/project-manager-interview-questions.phtml
[12] أراس بيبول (غير معروف) “التحضير لمقابلة مدير المشروع”. تم الوصول إليه: 17 يونيو 2015. متاح: http://www.arraspeople.co.uk/project-management-careers-advice/project-manager-job-interview-questions/
[13] شركة أراس بيبول (غير معروف) “التحضير لمقابلة مدير المشروع الخاص بك”. تم الوصول إليه: 17 يونيو 2015. متاح: http://www.arraspeople.co.uk/project-management-careers-advice/project-manager-job-interview-questions/
[14] Technojobs (هيلين بيرم: التاريخ غير معروف) “أسئلة مقابلة مدير المشروع”. تم الوصول إليه: 17 يونيو 2015. متاح: http://www.technojobs.co.uk/info/candidate-guides/project-manager-interview-questions.phtml
[15] معهد إنفوسيك (المؤلف غير معروف: 1 يناير 2015) “أسئلة المقابلة الشخصية لمدير المشروع”. تم الوصول إليه: 17 يونيو 2015. متاح: http://resources.infosecinstitute.com/project-management-interview-questions/
[16] آرثر آش. (غير معروف). اقتباسات آرثر آش. متاح: https://www.brainyquote.com/quotes/arthur_ashe_109755. آخر دخول: 27 نوفمبر 2018.