نصائح لقيادة فريق مشروع عالي الأداء بشكل فعال

بالنسبة لأي مدير مشروع، تُعد إدارة الفريق مهارة أساسية يجب تطويرها. هل تقود فريق مشروع؟ إذا كان الأمر كذلك، يجب عليك ضمان وتحفيز أعضاء فريقك. يمكنك القيام بذلك من خلال إظهار القيادة الفعالة. دون أن تجعل فريقك مرهقًا، يجب أن تعرف كيفية استخدام إمكاناتهم الكاملة بفعالية لنجاح المشروع. بالطبع، إنه خط ضبابي. ولكن عندما تكتسب الخبرة، يمكنك أن تخطو عليه لتصبح قائد فريق ناجح. فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في العثور على الإجابة الصحيحة على سؤال كيفية قيادة فريق المشروع:
اعرف الغرض والهدف والنتائج:
لكي تصبح قائداً ناجحاً للفريق، عليك أولاً أن تجمع الفريق. بعد ذلك، سيتعين عليك توضيح هدف المشروع للأعضاء. يجب أن تكون مستعدًا لتزويدهم بإجابات لبعض الأسئلة مثل
ما هو الغرض من هذا المشروع؟
ما هي أهداف المشروع المراد تحقيقها؟
كيفية العمل على تحقيق أهداف المشروع؟
ما هي النتائج المتوقعة من العمل الجماعي؟
عندما يكون أعضاء الفريق على دراية بغرض المشروع وهدفه، يمكنهم التركيز بشكل أفضل. وحتى عندما ترشدهم إلى كيفية السير نحو تحقيق الهدف، ستصبح الأمور أسهل بالنسبة لهم.
ضمان التوازن داخل الفريق:
عندما تفكر في كيفية قيادة فريق إدارة المشروع، يجب أن تفكر في شيء واحد. أنت تعرف كم من الوقت الذي أنفقته الموارد البشرية لتوظيفك في المؤسسة. والسبب في ذلك هو أن اختيار أفضل الأشخاص لوظيفة ما يعني أن نصف العمل قد انتهى تقريبًا. لذا، عندما تُلقى على عاتقك مسؤولية اختيار أعضاء فريقك، يجب أن تتأكد من شيء واحد. يجب عليك التحقق مما إذا كانت الشخصية والبراعة الفنية للأشخاص، الذين تفكر في اختيارهم في القائمة المختصرة تتناسب مع احتياجات المشروع.
عندما يكون لديك أعضاء يتمتعون بمهارات عالية، فإنهم سيساعدونك. ولكن، إذا لم يتمكنوا من العمل ضمن فريق، فمن المرجح أن يبطئوا تقدم المشروع. وبنفس الطريقة، لا يمكن للشخص الذي يتمتع بمهارات التعامل مع الآخرين بمفرده أن يضيف قيمة للفريق. لذا، من الأفضل البحث عن أشخاص يتمتعون بالمهارات المناسبة لإدارة المشروع. كما يجب عليك التأكد من إيجاد التوازن المثالي.
الإدارة الفعالة للمهام أمر مهم:
يمكنك العثور على مجموعة واسعة من الخيارات التناظرية والبرامج للإدارة الفعالة للمهمة. عندما يتعلق الأمر بإنجاز المهام، فإن تتبع المهام أمر مفيد. كما أن الإدارة الصحيحة للمهام فعالة بنفس القدر للتأكد من أنك على دراية بالصورة الكبيرة. كما أنه سيساعد على التحقق مما إذا كان فريقك يتجه نحو الهدف بالسرعة الصحيحة. عند الحديث عن أدوات إدارة المهام، إليك ما تبدو عليه لوحة إدارة المهام:
توفير الوقت للقيادة:
لضمان الإدارة الفعالة للمشروع، سيتعين على قادة الفريق استثمار الوقت في هذا الدور. في معظم الحالات، هذا شيء يضاف إلى قائمة المهام الطويلة بالفعل لشخص ما في المؤسسة. عندما يحدث هذا، فإن تعيين قائد جديد يتحول إلى فشل.
الحدود والمسؤوليات والنطاق:
مرة أخرى، بصفتك مدير مشروع، تقع على عاتقك مسؤولية توضيح نطاق المشروع لأعضاء فريقك. بالطبع، يجب أن تشرح للفريق عن الأشياء المدرجة. ولكن، يجب عليك أيضًا مساعدتهم في معرفة الأشياء التي ليست جزءًا من المشروع. في المقابل، سيتعرف الأعضاء على الأشياء التي يمكنهم التغاضي عنها. كما سيتعرفون على الأشياء التي يجب أن يركزوا عليها. لذلك، يمكن القضاء على إهدار الوقت الثمين لأعضاء الفريق في مهام غير مهمة.
ضمان الشفافية والوضوح:
في معظم المنظمات، لا يخضع مديرو المشاريع لسياسة المنظمة بشأن مشاركة البيانات. ومع ذلك، داخل الفريق، يجب عليك ضمان الرؤية المناسبة للبيانات المطلوبة لأعضاء الفريق. أيضًا، يجب أن تكون شفافًا مع جميع الأعضاء.
أكبر خطأ يرتكبه القادة غير الأكفاء هو أنهم يحاولون الاحتفاظ بالمعلومات لأنفسهم. فهم يفصحون عنها فقط على أساس الحاجة إلى المعرفة. هذا النوع من القيادة سام للغاية. عندما تحافظ على الشفافية في مشاريعك، يمكنك الحصول على أقصى فائدة ممكنة. وعلى وجه الخصوص، يمكنك الاستفادة من مجموعة المهارات التي يتمتع بها كل عضو. حتى أنه سيساعد في تحسين المساءلة الداخلية. وسيساعد ذلك في تقدم المشروع بسلاسة ويمكن أن يفعل أكثر من ذلك بكثير. عندما تحافظ على الشفافية، سيكون من الممكن تحسين التعاون. حتى أنك ستشهد تحسناً في التواصل داخل فريقك.
حافظ على حاويات العمل:
يجب أن يكون لأعضاء فريقك مكان لوضع المواد التي يستخدمونها ويصنعونها للمشروع. يمكن أن يكون أي شيء مثل قناة Slack أو مجلد Box أو موقع SharePoint أو مجلد Google Drive. وبهذه الطريقة، يمكن أن تعيش الأشياء في العديد من الأماكن وتسمى حاويات العمل.
يجب أن يكون لكل حاوية عمل قصة أو موضوع يعلق عليها. الشيء الذي يجب تذكره هنا هو أنه لا يمكنك إنجاز كل هذه الأشياء بأداة واحدة. بل يجب عليك استخدام أدوات مختلفة وكل منها يجب أن تتكامل وتتلاءم مع بعضها البعض وتنسجم مع بعضها البعض بمعنى. القصة ليست سوى إطار يشمل مختلف المنصات التي تستخدمها. ستعمل كدليل لمعرفة متى تستخدم أي نظام. قد تتساءل الآن عن كيفية تحديد هيكل وقصة فريقك:
راقب:
ألقِ نظرة على كيفية تصنيف فريقك للملفات التي يشاركونها. تحقق أيضًا من مكان مشاركتها. تعرف أيضًا على تنسيقها. راقب كيفية تقديم فريقك القيادي للأشياء. انظر أيضًا إلى كيفية عمل الفرق الأخرى في مؤسستك وكيفية تواصلهم. عندما تلاحظ هذه الأمور، يمكنك الحصول على نقطة انطلاق. إذا سمحت مؤسستك بذلك، يمكنك أيضًا الكشف عن الهياكل الموجودة مسبقًا للحصول على فكرة أفضل.
إجراء المقابلات والتحقيق:
تحدث مع زملائك في الفريق وجهاً لوجه حول الهياكل التي استخدموها في المشاريع التي شاركوا فيها في الماضي. عندما تستمع أكثر، يمكنك فهم ما هو مألوف لديهم. أنت لا تستمع لتلقي التوجيهات من أعضاء فريقك. من خلال الاستماع إلى كل عضو، يمكنك الحصول على بطاقات مختلفة منهم لفرز الأشياء.
سيساعدك التحدث مع أعضاء الفريق على معرفة خبراتهم في الأدوات المختلفة. يمكنك التعرف على كيفية تجربة أعضاء فريقك للمنصات والأدوات المختلفة. على سبيل المثال، عندما يقول شخص ما هذه هي الأشياء التي أستخدمها للتواصل، قد يقول البعض هذه هي الطريقة التي أشارك بها الأشياء.
قم بتوليف قصتك وهيكلها:
الآن بعد أن عرفت ما هو مألوف لفريقك. أنت تعرف أيضًا ما هي السلوكيات التي تحظى بالتقدير أو الموجودة مسبقًا. والآن، حان الوقت لإنشاء هيكل وقصة. يمكنك عمل شريحة لشرح ما سيتم القيام به. كما يمكنك أن تقول كيف يكون كل عضو مسؤولاً أمام الآخر.
بطبيعة الحال، سيستغرق الأمر بعض الوقت حتى يعتاد فريقك على الهيكل الذي قمت بإنشائه. ولكن، حفزهم على البقاء على المسار الصحيح. يستغرق الأمر حوالي ثلاثة أسابيع قبل أن يدرك الفريق أن النظام الجديد قد تم وضعه موضع التنفيذ. أيضًا، سيستغرق الأمر حوالي 6 أسابيع لتحويل الهيكل الذي قمت بإنشائه إلى عادة. يمكنك أن تفهم أنك جعلت فريقك يتحرك في المسار الصحيح عندما يحدث شيء واحد. عندما يأتيك أحد أعضاء فريقك ويقول لك إن لدينا اجتماع يوم الأربعاء في الساعة 4 عصرًا اليوم. تعرّف على فريقك جيداً
تتمحور القيادة حول كيفية تأثيرك على فريقك لتحقيق أهدافه. وهذا أمر ستعاني منه عندما لا يكون لديك فهم كامل لأعضاء فريقك. عندما تحاول فهمهم، حدد ما الذي يجعلهم يتسمون به. بالطبع، كقائد، قد تشعر، كقائد، بإغراء القفز والبدء في اتخاذ خطوات كبيرة منذ اليوم الأول. ولكن، تذكر أنك لست هناك لاستعراض غرورك. لن ينجح الأمر إذا وضعت غرورك في المقام الأول.
كقائد مسؤول، استمع إلى أعضاء فريقك. تعرّف على المشاكل التي يواجهونها. تعرف أيضًا على تطلعاتهم وأفكارهم. تأكد من تحديد نقاط ضعفهم ونقاط قوتهم المحتملة. عندها فقط، سيكون من الممكن صياغة نهج القيادة. وباختصار، فإن التعرف على من تعمل معهم هو الخطوة الأولى للترابط مع الفريق. سيساعدك ذلك على بناء ثقتهم واحترامهم. تذكّر دائمًا المقولة القديمة التي تقول: “استمع مرتين بقدر ما تتحدث”. عندها فقط يمكنك اكتساب فهم أفضل لأعضاء فريقك.
بينما تتساءل عن كيفية قيادة مشروع الفريق، يجب أن تتقرب من فريقك. يجب أن تفعل ذلك بشكل خاص مع أولئك الذين يعانون. يجد قادة الفريق الجدد النجاح عندما يجرون محادثات قصيرة تتراوح مدتها بين 10 و15 دقيقة. ويقومون بذلك مرة أو مرتين في الأسبوع. يمكنك أيضًا أن تفكر في الحصول على فتحات في التقويم خلال ساعات العمل. في هذه الفسحات، يمكنك السماح لأعضاء فريقك بالتواصل معك. يمكنهم الوصول إليك في هذه الأوقات عندما يحتاجون إلى بعض المساعدة.
سبوتو هي إحدى الشركات الرائدة في مجال التدريب على الشهادات الاحترافية في العالم التي تقدم دورات متعددة متعلقة بالمشروع. نحن نقدم العديد من الدورات التدريبية المتعلقة بالمشاريع مثل التدريب على شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP)®، والتدريب على تقنيات إدارة المشاريع، والتدريب على شهادة PRINCE2® التأسيسية وشهادة الممارس، والتدريب على شهادة PRINCE2® التأسيسية، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2®، والتدريب على شهادة مشارك معتمد في إدارة المشاريع (CAPM®)، والتدريب على شهادة مؤسسة PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة Primavera P6 v 20.12، والتدريب على شهادة PRINCE2 Agile Foundation وشهادة الممارس، والتدريب على شهادة PRINCE2 Agile®، والتدريب على أساسيات إدارة المشاريع وغير ذلك الكثير. تقدم SPOTO التدريب لكل من الأفراد ومجموعات الشركات من خلال الفصول الدراسية التي يقودها المدرب والجلسات الافتراضية عبر الإنترنت.
الخلاصة:
من خلال هذه النصائح حول كيفية قيادة فريق المشروع، يمكنك أن ترى فريق مشروعك يسير قدماً نحو النجاح. تذكر أن قائد الفريق الجيد يمكنه أيضًا الحفاظ على صداقة صحية مع أعضاء فريقه. وسيعزز ذلك من نجاح المشروع بشكل عام.