ميثاق المشروع يضع الأساس

ميثاق المشروع هو أحد المخرجات التأسيسية التي تم إنشاؤها خلال مرحلة بدء المشروع. يوثق الميثاق غرض المشروع والتوجه المخطط له وما هو معروف في البداية.
وقد يسمى الميثاق أو المقترح أو المنحة أو الطلب. وقد يكون عقدًا رسميًا أو وثيقة أقل رسمية. وبغض النظر عن الشكل، فإن التعبير عن هدف المشروع لا يقدر بثمن وأصعب مما هو متوقع. غالبًا ما يتطلب تطوير الميثاق التفاوض مع أصحاب المصلحة لمواءمة دعمهم للمشروع.
ومن المفيد إشراك مدير المشروع في وقت مبكر من العملية. فهو يوفر سياقاً قيماً ويساعدهم على بناء علاقات مع أصحاب المصلحة. يتم اتخاذ القرارات الحاسمة والكشف عن الافتراضات والقيود والمخاطر المهمة. تقلل المشاركة المبكرة من منحنى التعلم وقد تتجنب الأخطاء الكارثية.
ذات مرة، طُلب مني قيادة مشروع بعد الموافقة على الميثاق. وكان تاريخ الانتهاء قد تم تحديده بالفعل. وبعد عدة أسابيع من بدء الجهد، أدركت أن الأهداف لم تكن محددة بشكل جيد، وأن الافتراضات الأصلية كانت غير واقعية، وأن المشروع كان محكوم عليه بالفشل. كان من الممكن اكتشاف هذه المشكلات في وقت أبكر لو كنت قد شاركت في وضع الميثاق.
مكونات ميثاق المشروع
ميثاق المشروع مبني على حالة العمل. العديد من أقسام الميثاق عبارة عن تنقيحات لمكونات مماثلة لحالة العمل. وبينما يمكن تحديث كلتا الوثيقتين، إلا أن هذا لا يحدث عادةً إلا إذا كانت هناك تغييرات كبيرة في اتجاه المشروع.
يتم تصميم الميثاق حسب احتياجات المشروع. على سبيل المثال، تتطلب المشاريع الخارجية الكبيرة والمعقدة والخارجية شكليات أكثر من المشاريع الداخلية الصغيرة. قد تستخدم المؤسسات الناضجة والمؤسسات الكبيرة نموذجًا قياسيًا. وقد تتبع متطلبات المراجعة والموافقة السياسات التنظيمية.
يحتوي الميثاق بشكل عام على الأقسام التالية:
غرض المشروع وأهدافه
يصف الغرض أهداف الحالة النهائية أو سبب المشروع. ويمكن أن يصف تحدي العمل الحالي والفوائد أو النتائج المرجوة. يحدد الغرض “النجم الشمالي”. يمكن للفريق العودة إلى الميثاق طوال فترة المشروع لإعادة توجيه نفسه وتوجيه القرارات المستقبلية.
يتم أحيانًا حجب الهدف من خلال الحل المقترح. على سبيل المثال، يتم طلب تطبيق جديد دون تحديد واضح للفوائد الداخلية أو فوائد العملاء المقصودة. يمكن أن يسهل تحليل “5 – لماذا” عملية اكتشاف الهدف من خلال طرح السؤال “ما المشكلة التي نحاول حلها؟ في كثير من الأحيان، يوجد حل أفضل.
وصف المشروع
يصف السرد رفيع المستوى نتائج المشروع ومخرجاته الرئيسية وحدوده. ومن المفيد للغاية اختصار المشروع في “عرض تقديمي واضح وجيد الصياغة”. يجب أن يكون الوصف ملهمًا وطموحًا.
إن تحديد المنجزات الخارجية (الموجهة للعملاء) والداخلية (الفريق) يوضح التوقعات. تحديد ما هو داخل وخارج النطاق يضع حدود المشروع. قد تكون هناك حاجة إلى عناصر مستثناة ولكنها ليست من مسؤولية فريق المشروع. على سبيل المثال، قد يقوم الفريق بإنشاء مواد تدريبية ولكن ليس من مسؤوليته تقديم التدريب.
عوامل النجاح الحاسمة
تعمل عوامل النجاح الحاسمة على تحويل الأهداف عالية المستوى إلى نتائج قابلة للقياس. قد يتم التعبير عنها كمؤشرات أداء رئيسية (KPIs) أو عوامل النجاح الحاسمة (CSFs) أو الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs). بغض النظر عن الشكل، نريد أن يكون لدينا نتائج متوقعة واضحة ومحددة جيدًا. وتتبع عوامل النجاح المكتوبة بشكل جيد بناء SMART المحدد والقابل للقياس والقابل للتحقيق والواقعي والمحدد زمنيًا. بالنسبة للتطبيق الجديد، تحدد تحسينات الأداء (مثل الإيرادات ورضا العملاء وما إلى ذلك) “النجاح”.
أصحاب المصلحة الرئيسيين المبدئيين في المشروع
أصحاب المصلحة هم أي شخص يتأثر بالمشروع وقراراته ونتائجه. يبدأ تحديد أصحاب المصلحة عند البدء ويستمر طوال فترة المشروع. يعد إشراك أصحاب المصلحة وإدارة توقعات أصحاب المصلحة بفعالية مفتاح نجاح المشروع.
أثناء البدء، يكون الهدف هو تحديد الأفراد والفئات الهامة المتأثرة بالمشروع. نحن نريد مساهمتهم لتأسيس التوافق. سيكون الفشل في تحقيق التوافق مقدمة لمشاكل مستقبلية وربما يؤدي إلى فشل المشروع.
يمكن أن يكون أصحاب المصلحة داخليين أو خارجيين. قد يشمل أصحاب المصلحة الداخليين راعي المشروع والإدارة العليا وفريق المشروع والرقابة والمنظمات الأخرى المتأثرة. أما أصحاب المصلحة الخارجيين فيشملون العملاء والمستخدمين والبائعين والموردين. ستكون المنظمات المجتمعية والسلطات التنظيمية من الجهات المعنية المهمة، خاصة بالنسبة لمشاريع الأشغال العامة أو البنية التحتية.
بعد تحديد أصحاب المصلحة، يجب علينا تقييم أصحاب المصلحة والاهتمام بهم والتأثير عليهم. قد تكون قائمة أصحاب المصلحة واسعة النطاق، ولكن قد نحتاج فقط إلى التركيز على مجموعة فرعية.
المتطلبات عالية المستوى
المتطلبات هي بيانات احتياجات أصحاب المصلحة ويتم تفصيلها تدريجياً خلال المشروع. في هذه المرحلة، يكون الهدف هو تحديد الاحتياجات عالية المستوى التي تصف ميزات ووظائف الحل المطلوبة. يجب تحديد كل من المتطلبات الوظيفية (التي تواجه المستخدم) وغير الوظيفية (التقنية). تحدد المتطلبات التوقعات، وتحدد القيود، ويتم إدخالها في تقديرات التكلفة والمدة.
قد تنص متطلبات المنزل الجديد على عدد غرف النوم والحمامات وتتضمن رغبات عالية المستوى لـ “مطبخ الطهاة” أو “تصميم مفتوح” سيتم تنقيحها خلال مراحل التخطيط والتصميم.
الجدول الزمني رفيع المستوى، والمعالم الرئيسية والميزانية التقديرية
يشتمل الميثاق على جدول زمني رفيع المستوى للمشروع، والمراحل الرئيسية والميزانية التقديرية للمشروع. يتم تحديث هذه المعلومات من دراسة الجدوى وسيتم تنقيحها بشكل أكبر أثناء تخطيط المشروع، حيث سيتم وضع خطوط الأساس.
تضع هذه التقديرات مرتكزًا معرفيًا لأصحاب المصلحة على الرغم من أنها لا تزال أولية وتمثل نطاقًا من عدم اليقين. في هذه المرحلة، قد تكون تقديرات الميزانية في هذه المرحلة +50%/-30% فقط من التكاليف النهائية للمشروع.
الافتراضات والقيود
يتم تحديد الافتراضات والقيود وتوثيقها في جميع مراحل المشروع. كما يمثل كلاهما مخاطر وينبغي توثيقهما في سجل المخاطر.
الافتراضات هي أمور معروفة ومجهولة. إنها أشياء نعرفها ولا نعرفها. لذلك، يجب علينا توثيقها والتحقق من صحتها في أقرب وقت ممكن.
القيود تحد من المشروع. يعد النطاق والجدول الزمني والتكلفة والجودة من القيود الأساسية الشائعة. كما تعتبر اللوائح والعقود والمعايير ومتطلبات التشغيل الداخلية قيودًا أيضًا. يجب توثيق القيود ودمجها في تخطيط المشروع وتنفيذه.
المخاطر
المخاطر هي فرص وتهديدات على حد سواء. إدارة المخاطر هي عملية مستمرة. نريد التركيز على المخاطر عالية المستوى أو المخاطر العامة للمشروع في هذه المرحلة. ما هي النتائج الإيجابية، وكيف يمكننا ضمان تحقيقها؟ ما هي الأشياء السيئة التي يمكن أن تحدث، وكيف يمكننا تقليل احتمالية حدوثها أو تأثيرها؟
يجب توثيق المخاطر على شكل بيانات “إذا/ثم”. إذا وقع هذا الحدث، فهذا هو التأثير. يجب أن نبدأ في تطوير استراتيجيات الاستجابة للمخاطر. يمكن تضمين المخاطر في الميثاق وإضافتها إلى سجل مخاطر المشروع.
معايير الخروج ومتطلبات الموافقة
تصف معايير الخروج الشروط التي يجب استيفاؤها لإغلاق المشروع وتكون بمثابة خاتمة لأهداف المشروع وعوامل النجاح الحاسمة. تساعد معايير الخروج أصحاب المصلحة على تحديد توقعاتهم.
يجب أن تحدد متطلبات الموافقة الجهات المسؤولة عن قبول مخرجات المشروع المؤقتة والنهائية. ويوضح تحديد الموافقين مقدماً أدوار المشروع وتوقعاتهم. يمكن تطوير مصفوفة موافقة للمشاريع التي يتعدد فيها أصحاب المصلحة والمخرجات.
سلطة مدير المشروع والجهات الراعية
يجب أن يسمي ميثاق المشروع مدير المشروع وراعيه، ويحدد مستوى سلطتهما. قد يتأثر هذا القسم بثقافة المنظمة والمبادئ التوجيهية التشغيلية الرسمية. يؤدي تحديد حدود السلطة إلى تسريع عملية صنع القرار وتقليل النزاعات. سيتم تحديد حوكمة المشروع بشكل أكبر في خطة إدارة المشروع.
© 2023، آلان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
انظر المقالات ذات الصلة:
أنا متاح للتدريب الشخصي والاستشارات. لمعرفة المزيد أو للاشتراك في النشرة الإخبارية الخاصة بي، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/
صورة تم إنشاؤها بواسطة DALL-E