مهارات إدارة المشاريع ضرورية في عام 2023! – حلول سبوتو

في مشهد الأعمال الديناميكي اليوم، تُعد تنمية مهارات إدارة المشاريع الفعّالة جزءًا لا يتجزأ من نجاح مدير المشروع. تعمّق في الجوانب الأساسية لتخطيط المشاريع وتنفيذها ومراقبتها، بالإضافة إلى مواكبة أحدث الاتجاهات. في هذه المدونة نقدم لك في هذه المدونة المعرفة بالمهارات الأساسية للإبحار في عالم إدارة المشاريع وتحقيق نتائج استثنائية في مساعيك المهنية.
ما هي مهارات إدارة المشاريع؟
تشمل مهارات إدارة المشاريع السمات والخصائص الأساسية لتوجيه المشاريع بنجاح من البداية إلى مرحلة الإنجاز. ويتضمن ذلك مهام مثل تخطيط المشروع وتقييم المخاطر والفرص وإنشاء الميزانية والتواصل مع أصحاب المصلحة وحل المشاكل وغير ذلك. يتم تكليف مديري المشاريع بالتخطيط والإشراف على مختلف جوانب المشروع. ويتطلب ذلك مجموعة من المهارات التي تشمل السمات الشخصية والمهارات الشخصية والمهارات التقنية أو الصلبة.
ما هي أنواع مهارات إدارة المشاريع؟
يمكن تقسيم مهارات إدارة المشاريع بشكل عام إلى ثلاث فئات:
I. المهارات التقنية لإدارة المشاريع
تشمل المهارات التقنية في إدارة المشاريع إجادتك لأدوات وبرامج محددة. تعلم هذه الأدوات ليس بالأمر الصعب، حيث أن أنظمة إدارة المشاريع الحديثة مصممة لتكون مرنة وسهلة الاستخدام.
وتشمل بعض المهارات التقنية ما يلي:
1. مهارات برمجيات إدارة المشاريع
لقد تطورت برمجيات إدارة المشاريع بشكل كبير عن نظيراتها القديمة التي كانت صعبة الاستخدام وتتطلب خبرة متخصص في إدارة المشاريع لتنفيذها. وعلى الرغم من سهولة استخدامها، إلا أن البرنامج المختار لا يزال يتطلب وقتًا لإتقانه. من الضروري اختيار أداة توفر أدلة مكتوبة ومقاطع فيديو تعليمية، مما يسهل الفهم الشامل لوظائفها.
2. الإدارة الرشيقة
الإدارة الرشيقة هي نهج مبسط لإدارة المشاريع تتبناه فرق تطوير المنتجات والهندسة والبرمجيات على نطاق واسع. وهو يتمحور حول التحسين المستمر والتطور التدريجي، ويتضمن منهجيات رشيقة مثل إدارة المحفظة الرشيقة و Scrum. يعد الحصول على شهادة أجايل أحد أفضل الطرق للمساعدة في الإدارة الرشيقة.
تتطلب الإدارة الفعالة لفريق أجايل من مدير المشروع تسهيل التنسيق بين أعضاء الفريق والحفاظ على المرونة. قد يتضمن ذلك تعديل جداول المشروع والتنسيق مع الفرق في المشاريع المختلفة، بالإضافة إلى ضمان التواصل الفعال طوال العملية.
3. إدارة التكاليف
في إدارة المشاريع، تتضمن إدارة التكاليف تقييم مدى تأثير كل مهمة على ميزانيتك في كل مرحلة من مراحل المشروع. يضمن مديرو المشاريع الناجحون الإدارة الفعالة للتكاليف من خلال تحديد التكاليف والميزانيات في بداية المشروع. من الضروري التأكد من أن أصحاب المصلحة في المشروع وكذلك أعضاء الفريق لديهم فهم واضح للميزانية. طوال فترة المشروع، قم بمراقبة التكاليف والميزانية بانتظام لمنع تجاوز الحدود المالية. قم بمراجعة الإنفاق بشكل دوري لضمان توافقه مع الميزانية. بعد الانتهاء من المشروع، قارن التكاليف المتوقعة بالتكاليف الفعلية لتقييم فعالية استراتيجيات إدارة التكاليف.
4. إدارة التغيير
إذا كنت قد نفذت تغييرًا تنظيميًا كبيرًا، فربما تكون قد انخرطت في إدارة التغيير، حتى لو لم يتم تسميتها صراحةً على هذا النحو. إدارة التغيير هي العملية المنهجية لإدخال التغييرات التنظيمية، مثل العمليات أو الأدوات الجديدة، على مدى فترة محددة لتسهيل التكيف بشكل أكثر سلاسة.
ثانياً. المهارات الشخصية لإدارة المشاريع
تتعلق المهارات الناعمة لإدارة المشاريع بكيفية تعاملك مع العمل وعادةً ما يتم توصيفها بشكل نوعي. هذه الصفات تحددك كموظف وزميل وفرد ذي قيمة، بغض النظر عن مسماك الوظيفي. ونظرًا لقابليتها للتطبيق على نطاق واسع، غالبًا ما تُعتبر هذه المهارات مهارات قيمة قابلة للنقل.
تتضمن بعض المهارات الشخصية ما يلي:
1. القيادة
تلعب القيادة الفعالة دورًا حاسمًا في توحيد العناصر المتنوعة داخل فريق المشروع، وتعزيز التعاون، وقبل كل شيء تحقيق أهداف المشروع. تتضمن القيادة التأثير على القرارات بمهارة، وتحفيز أعضاء الفريق، وتحقيق التوازن بين احتياجات الفريق ومتطلبات المشروع. يؤدي مديرو المشاريع، الذين يعملون كقادة للمشروع وفريق العمل على حد سواء، دورًا محوريًا في تحديد رؤية الفريق، وضمان التوافق، والحفاظ على التحفيز طوال كل مرحلة من مراحل المشروع.
تتطلب القيادة الناجحة الدعم من المديرين التنفيذيين وأعضاء فريق المشروع. يجب على القادة تزويد الأفراد بالوقت والأدوات والموارد اللازمة لإنجاز مهامهم بفعالية.
2. التواصل والتعاون
يمثل التواصل، المكتوب والشفهي على حد سواء، مهارة أساسية في أي ذخيرة لإدارة المشاريع. يتحمل مديرو المشاريع مسؤولية إبقاء أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة على اطلاع جيد بخطط المشروع والجداول الزمنية والميزانيات، بالإضافة إلى ضمان بقاء الجميع على اطلاع على آخر تطورات المشروع. يعتمد إنجاز المشروع في كثير من الأحيان على الجهود الجماعية، لذلك يجب على مدير المشروع أن يحشد أعضاء الفريق بمهارة حول رؤية المشروع وتنسيق المهام وتعزيز التعاون الفعال.
من الضروري لمدير المشروع أن يكون متعاوناً ماهراً في التعاون، ولا يقتصر ذلك على التنسيق فحسب، بل يشمل أيضاً حل النزاعات، حيث لا مفر من حدوث خلافات عرضية متعلقة بالمشروع.
3. حل المشكلات
يُعدّ حل المشكلات مهارة لا غنى عنها في إدارة المشاريع، مما يمكّن المديرين من التعامل مع التحديات غير المتوقعة بفعالية. عندما تنشأ المشاكل، يقوم مديرو المشاريع بجمع المعلومات وابتكار الحلول التي تلبي احتياجات جميع الأطراف المعنية. إن وجود طريقة منظمة لحل المشاكل أمر بالغ الأهمية لحل المشاكل بسرعة وفعالية.
تتسم مهارات حل المشكلات بالتعاونية والتكرارية، مما يسمح للأفراد بالتعامل مع المشكلات من وجهات نظر مختلفة والعمل بشكل منهجي على إيجاد حلول لها. لا ينصب التركيز دائمًا على الحصول على الإجابة “الصحيحة” لكل مشكلة؛ وبدلاً من ذلك، يتدرب الأفراد الذين يتمتعون بمهارات قوية في حل المشكلات على تبني وجهات نظر جديدة ومعالجة التحديات بشكل منهجي.
4. القدرة على التكيف
تعد القدرة على التكيف سمة أساسية لمدير المشروع الناجح. وهي تنطوي على تبني التغييرات اللازمة لنجاح المشروع، مثل تعديل الخطط بناءً على الميزانية والوقت والموارد. قد يحتاج مديرو المشاريع إلى التمحور استجابةً لاحتياجات المستخدم المتطورة أو التغيرات التكنولوجية.
وتتطلب القدرة على التكيف أيضًا الاستعداد لتعديل التفضيلات أو الأساليب الشخصية لتتماشى بشكل أفضل مع احتياجات المشروع أو الفريق. وتُعد هذه المرونة والاستجابة للتغيير من المهارات الأساسية لمديري المشاريع، مما يضمن قدرة المشروع على تجاوز التحديات والبقاء على المسار الصحيح.
5. إدارة الوقت
ترتبط مهارات إدارة الوقت والمهارات التنظيمية ببعضها البعض. يؤدي تحسين التنظيم إلى فهم أفضل لعبء العمل ومدد المهام. على الرغم من ذلك، قد يكون تحديد أولويات العمل أمرًا صعبًا، مما يساهم في المماطلة.
لتعزيز إدارة الوقت وتقليل المماطلة، حدد أولويات المهام. يسمح لك تحديد المهام ذات الأولوية العليا بمعالجتها أولاً، وبالتالي ضمان عدم التغاضي عن أي شيء أو إهماله. ويساعد هذا النهج الاستباقي في الحفاظ على التركيز ويمنع المهام من الانزلاق من خلال الشقوق.
6. التفويض
تتطلب إدارة المشروع تفويضًا فعالًا، مع إدراك أن مدير المشروع لا يشارك بشكل مباشر في مهام المشروع العملية أثناء قيادته. ويتضمن التفويض أكثر من مجرد إسناد المهام؛ فهو يتطلب توقعات واضحة، وتعليمات قابلة للتنفيذ، وتواصل شفاف، واستعداد لتقديم التوجيه أو المشورة عند الحاجة. التفويض الناجح هو مهارة دقيقة تساهم في التوزيع الفعال للمسؤوليات بين أعضاء الفريق، مما يضمن إنجاز المهام بما يتماشى مع أهداف المشروع.
ثالثاً المهارات الصلبة لإدارة المشاريع
المهارات الصلبة لإدارة المشاريع هي الخبرة العملية المطلوبة لإنجاز مهمة معينة. تمتد هذه المهارات إلى طيف واسع، بدءًا من اكتساب الكفاءة في لغة أجنبية إلى استخدام تحليل التنبؤ للتنبؤ باتجاهات سوق الأسهم.
وتشمل بعض المهارات الصعبة ما يلي:
1. تخطيط المشاريع والتنبؤ بها
يعد تخطيط المشروع مهارة حاسمة في إدارة المشاريع حيث أنه بمثابة حجر الزاوية لدورة إدارة المشروع بأكملها. تشمل خطة إدارة المشروع عناصر مثل الجدول الزمني للمشروع، وتخصيص الموارد، ووضع الميزانية. في الإدارة التقليدية للمشروع، يعد التخطيط الدقيق أمرًا ضروريًا. وبالتالي، فإن مرحلة التخطيط تمهد الطريق لجميع أنشطة المشروع اللاحقة، وتلعب دورًا محوريًا في تحديد نجاح المشروع أو فشله.
من ناحية أخرى، يتضمن التنبؤ بالمشروع عملية تقدير النتائج المحتملة للمشروع. وعلى الرغم من أنها تنطوي على عنصر التخمين، إلا أنها تستخدم البيانات التاريخية والأبحاث لتعزيز الدقة. الهدف الأساسي للتنبؤ بالمشروع هو الحد من المخاطر، وبالتالي زيادة احتمال نجاح المشروع. تمكّن هذه الممارسة مديري المشاريع من التركيز على المجالات التي يمكن إجراء تحسينات فيها، وبالتالي تقليل مخاطر تجاوز المواعيد النهائية وتجاوز الميزانية ونقص الموارد.
2. التتبع والمراقبة
يعتبر التتبع والمراقبة من المهارات المحورية في إدارة المشاريع، وهي مهارات محورية في إدارة المشاريع، وهي ضرورية لنجاح أي مشروع. وهذا يستلزم مراقبة المعالم الرئيسية والمنجزات والمواعيد النهائية عن كثب لضمان التزام الجميع بالجدول الزمني المحدد. بالإضافة إلى ذلك، من الضروري وجود فهم واضح للمخاطر والمشكلات المرتبطة بالمشروع، مما يتيح اتخاذ إجراءات سريعة وفعالة في حالة حدوث أي تعقيدات.
المهارات التحليلية القوية ومهارات حل المشكلات ضرورية للتفوق في هذا الدور. كما أن القدرة على التكيف بسرعة مع التغييرات أمر حيوي بنفس القدر، نظرًا لأن المشاريع غالبًا ما تواجه تحديات غير متوقعة. يساهم النهج الاستباقي في تحديد المشكلات المحتملة والاستعداد لتنفيذ الحلول في نجاح المشروع بشكل عام.
3. وضع الميزانية
يعد وضع الميزانية جانباً بالغ الأهمية في كل مشروع تقريباً، نظراً للقيود التي يفرضها. ويعتبر تحديد المجالات المحتملة لتراكم التكاليف، وتحديد أولويات المهام، وتخصيص الموارد بكفاءة عناصر أساسية في منع المشروع من تجاوز ميزانيته. بينما في المشاريع الكبيرة أو داخل المؤسسات الكبيرة، قد لا تكون أنت الشخص الرئيسي الذي يشرف على الميزانية، إلا أن فهم العوامل التي تساهم في التكاليف واستراتيجيات خفض النفقات ومتى تكون التعديلات على الميزانية ضرورية يظل أمرًا قيّمًا.
4. إدارة المخاطر
تنطوي عملية التخطيط لمشروع ما، بغض النظر عن حجمه، على مخاطر بطبيعتها. ولتعزيز احتمالية نجاح المشروع، من الضروري وضع خطة لإدارة مخاطر المشروع قبل تنفيذ المشروع. تتضمن هذه الخطة تحديد المخاطر وتقييمها والسيطرة عليها بشكل منهجي، بهدف إدارة حالات عدم اليقين والتحديات المحتملة التي قد تنشأ خلال دورة حياة المشروع بشكل استباقي.
5. إدارة النطاق
يشير نطاق المشروع إلى حجم المشروع وأهدافه والقيود المفروضة عليه، بما في ذلك المواعيد النهائية والموارد، للمشروع. تحدد إدارة نطاق المشروع ما يمكن تحقيقه ضمن إطار زمني وميزانية محددة. ويُعد تحديد نطاق المشروع أمرًا بالغ الأهمية لمنع زحف النطاق، حيث تتجاوز مخرجات المشروع النطاق الأصلي. ولتعزيز مهارات تحديد نطاق المشروع، تدرب على تحديد نطاق المشروع في وقت مبكر، وشاركه مع أصحاب المصلحة بانتظام، واستخدمه أيضًا كمرجع لمواءمة الجميع حول أهداف المشروع وحدوده. وهذا يضمن الوضوح ويساعد في إدارة الطلبات الإضافية بفعالية.
6. الكتابة وإعداد التقارير
يشارك مديرو المشاريع في أشكال مختلفة من الكتابة، من خطط المشروع إلى تحديثات الحالة. تعد الكفاءة في التواصل الكتابي أمرًا ضروريًا لمديري المشاريع لنقل المعلومات بوضوح، وتنظيم التفاصيل بفعالية، وتقديم المعلومات بطريقة سهلة الهضم. ويُعد إعداد التقارير جانبًا مهمًا من جوانب مهارة الكتابة هذه، حيث تتضمن تجميع المعلومات في ملخصات مثل تقارير الموارد أو التقارير المرحلية. يكرس مديرو المشاريع وقتًا طويلاً لجمع تفاصيل المشروع وتوصيلها بإيجاز لضمان فهم جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة للمعلومات بسهولة.
لماذا تحتاج إلى صقل مهاراتك في إدارة المشاريع؟
من الضروري مواكبة مهارات إدارة المشاريع لأنها تمكّنك من قيادة المشاريع بطريقة تعود بالنفع على شركتك والفريق الداعم. تساهم هذه المهارات في تعزيز المساءلة والتحفيز والإنتاجية وسعة الحيلة داخل فريقك.
بالتأكيد، يحتاج مديرو المشاريع إلى صقل مهارات إدارة المشاريع لعدة أسباب مقنعة:
1. الاعتراف والمصداقية:
تدل مهارات إدارة المشاريع على كفاءة مدير المشروع في مبادئ إدارة المشاريع. كما أن المهارات التي يكتسبها مدير المشروع تعزز المصداقية المهنية، مما يرسّخ الأفراد كخبراء في هذا المجال ويوسع فرص النمو الوظيفي.
2. الميزة التنافسية:
في سوق العمل التنافسي، تميّز مهارات إدارة المشاريع مديري المشاريع عن غيرهم. فأصحاب العمل يعطون الأولوية للمرشحين الذين يتمتعون بمهارات متنوعة في إدارة المشاريع، معترفين بذلك كدليل على الإدارة الفعالة للمشاريع.
3. تحسين نتائج المشروع:
تزود مهارات إدارة المشاريع مديري المشاريع بالأدوات والتقنيات اللازمة لتخطيط المشاريع وتنفيذها ومراقبتها بكفاءة. وهذا يؤدي بالتالي إلى تحسين نتائج المشروع وتقليل المخاطر وزيادة رضا أصحاب المصلحة.
4. زيادة المكاسب المحتملة:
تضيف الطبيعة المتطلبة لمهارات إدارة المشاريع مصداقية، مما يؤدي إلى زيادة إمكانات الكسب. تشير الدراسات إلى أن مديري المشاريع الذين يتمتعون بمهارات إدارة المشاريع الموثوقة بالإضافة إلى شهادة PMP يكسبون في المتوسط 18% أكثر من نظرائهم غير الحاصلين على شهادة PMP.
كيف تتعلم وتحسن مهارات إدارة المشاريع؟
تركز إدارة المشاريع بطبيعتها على حل المشكلات، مما يتطلب من مديري المشاريع امتلاك مهارات متنوعة لمواجهة التحديات في مختلف المجالات. يُعد الحصول على التدريب والشهادات المناسبة أمرًا بالغ الأهمية من أجل تزويد مديري المشاريع بالمهارات اللازمة لتجاوز العقبات غير المتوقعة التي يواجهونها بانتظام. يعزز هذا الإعداد من قدرتهم على مواجهة التحديات ويضمن حل المشاكل بفعالية في مجال إدارة المشاريع المتطور باستمرار.
وحتى لو كان الشخص مدرباً على إدارة المشاريع، يجب أن يطور مهارات إدارة المشاريع لتعزيز مسيرته المهنية. من أفضل الطرق لتعلم مهارات إدارة المشاريع المختلفة هو العمل في دورة إدارة المشاريع.
تُعد شهادة PMP طريقة فعالة للغاية لتحسين مهاراتك في إدارة المشاريع. وهي شهادة معترف بها عالمياً وتحظى بتقدير كبير في العديد من الصناعات.
شهادة Agile المنضبطة الرشيقة هي طريقة رائعة أخرى لتحسين مجموعة مهاراتك في إدارة المشاريع.
الخاتمة
في الختام، فإن إتقان مهارات إدارة المشاريع أمر بالغ الأهمية لمديري المشاريع في مختلف الصناعات. يظل التعلّم المستمر لمهارات إدارة المشاريع أمراً محورياً للتغلب على التحديات الديناميكية الكامنة في إدارة المشاريع. إن اكتساب مهارات إدارة المشاريع هذه وصقلها، غالبًا من خلال شهادات مثل PMP وDesign Agile، يرفع من مصداقية مدير المشروع وقدرته التنافسية وإمكانية زيادة أرباحه.