من هم أصحاب المصلحة في المشروع: التعريف، والأنواع، والأدوار الرئيسية

المشروع هو جهد عمل جماعي. ومع ذلك، لنجاح مشروعك، يجب أن تثق بزملائك في الفريق وتعتمد عليهم. المشاركون في إدارة المشروع هم فريقك والعملاء والجهات الراعية والأقسام الأخرى داخل الشركة. هؤلاء الأفراد هم أصحاب المصلحة في مشروعك.
لكن السؤال هو من هم بالضبط أصحاب المصلحة في المشروع؟ ما هي أنواع أصحاب المصلحة؟ من هم أصحاب المصلحة الرئيسيون؟ – اكتشف الإجابات المتعمقة على هذه الأسئلة في هذه المدونة!
التعريف: أصحاب المصلحة في المشروع
التعريف الرسمي لصاحب المصلحة هو “الأفراد والمنظمات الذين يشاركون بفعالية في المشروع، أو الذين قد تتأثر مصالحهم إيجاباً أو سلباً نتيجة تنفيذ المشروع أو إتمام المشروع بنجاح”.
وبعبارات أبسط، فإن الأفراد أو المنظمات هم أصحاب المصلحة في المشروع الذين يجب أن يتحملوا ناتج المشروع، سواء أكانوا خاسرين أو رابحين. أصحاب المصلحة هم شخصيات مختلفة ولديهم أذواق أو مصالح مختلفة في مشروعك. لا ينتهي الأمر هنا، يجب أن تختلف قائمة أصحاب المصلحة من بداية مشروعك حتى نهايته. سيكون هناك عدد قليل من أصحاب المصلحة الذين ستختلف اهتماماتهم بشكل أو بآخر حسب المرحلة التي يمر بها المشروع.
لذلك من الطبيعي أن تكون إدارة أصحاب المصلحة هؤلاء تحديًا. ومع ذلك، فإن إدارة أصحاب المصلحة هؤلاء بكفاءة تظهر مهاراتك ومعرفتك كمدير للمشروع. ليس من السهل التعامل مع وإدارة أكبر عدد ممكن من الأشخاص والمجموعات في نفس الوقت.
من هم أصحاب المصلحة في المشروع؟
يتضح الآن من التعريف أعلاه أن أصحاب المصلحة في المشروع هم أي شخص لديه مصلحة في نتيجة مشروعك. بشكل عام، هم جزء من فريق مشروعك و/أو مديري المشروع و/أو المديرين التنفيذيين و/أو رعاة المشروع. ومع ذلك، إذا تعمقت، ستعرف أن القائمة طويلة جدًا. والسبب في ذلك هو أن الاستثمارات في المشاريع يمكن أن تتخذ أشكالاً عديدة. فقد تكون رأس المال التجاري، أو المساعدة التنفيذية، أو أصول المدير. وعلاوة على ذلك، يمكن أن تنطبق على الجميع، بما في ذلك العملاء والمستخدمين الذين قد تختلف احتياجاتهم والتي قد تكون حاسمة في أي مشروع.
دعونا نستكشف الأنواع المختلفة لأصحاب المصلحة في المشروع:
هناك نوعان من أصحاب المصلحة في إدارة المشاريع – أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
من هم أصحاب المصلحة الداخليون في الشركة؟
أصحاب المصلحة الداخليون هم أعضاء المنظمة الذين يعملون داخلها. يتأثر أصحاب المصلحة هؤلاء بشكل مباشر بنتائج المشروع لأنهم مرتبطون به بشكل مباشر. ويشمل أصحاب المصلحة الداخليين الموظفين والمالكين ومجلس الإدارة ومديري المشروع والمستثمرين وغيرهم.
من هم أصحاب المصلحة الخارجيين في الشركة؟
أصحاب المصلحة الخارجيين يتأثرون بشكل غير مباشر بنتائج المشاريع وهم أطراف خارجية لها. تؤثر نتائج المشروع عليهم على الرغم من أنهم ليسوا أعضاء في المنظمة. يمكن أن يكون أصحاب المصلحة الخارجيين هم العملاء والعملاء والوسطاء والمنافسين والمجتمع والحكومة وغيرهم.
إن معرفة قيمة أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين أمر بالغ الأهمية لنمو وتطور أي منظمة. كما أن إشراكهم وإشراكهم يخلق رابطة قوية بين أصحاب المصلحة والمنظمة. كما أنه يساعد في الحد من المخاطر أو القضاء عليها ويعزز السمعة والأداء العام على المدى الطويل.
من هم أصحاب المصلحة الرئيسيون في المشروع؟
يلعب أصحاب المصلحة الرئيسيون الدور الأهم في مشروعك. لديهم القدرة على استنتاج ما إذا كان المشروع قد حقق جميع أهدافه أم لا. وسواء تم تحقيق الهدف الأساسي أو الثانوي أم لا، فإن كل ذلك يعتمد على هؤلاء الأفراد أو المجموعات. حتى لو حقق المشروع نجاحًا وتم إنجازه في حدود الميزانية، وتم الوفاء بجميع مخرجات إدارة المشروع، فلا يمكن اعتباره ناجحًا إذا لم يكن أصحاب المصلحة الرئيسيين راضين عن النتيجة.
فيما يلي بعض الأمثلة على أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع التي يجب أن تأخذها بعين الاعتبار:
العملاء:
العملاء هم أصحاب المصلحة الرئيسيين لأنهم المستخدمون النهائيون للنتائج النهائية للمشروع. يعتمد نجاح المشروع على احتياجات العميل وتوقعاته ورضاه. آراء العملاء واقتراحاتهم مهمة لتزويدهم بالخدمة أو المنتج الذي يلبي توقعاتهم.
مدير المشروع
مدير المشروع هو جزء لا يتجزأ من المشروع. فهو يعتبر من أصحاب المصلحة المهمين لأن لديهم مصلحة كبيرة في نجاح المشروع الذي يقودونه. مدير المشروع مسؤول عن تنظيم المشروع والإشراف عليه وتنفيذه بنجاح. وتؤثر نتائج المشروع بشكل كبير على أدائهم وسمعتهم – مما يؤكد دورهم كأصحاب مصلحة.
أعضاء فريق المشروع:
أعضاء فريق المشروع هم أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع. فهم ينشطون بشكل كبير في أداء مهام المشروع وتحقيق الأهداف. علاوة على ذلك، تؤثر مهاراتهم وخبراتهم وتفانيهم على نجاح المشروع. أعضاء فريق المشروع مهمون للغاية لتحقيق أهداف المشروع والتأكد من نجاح المشروع بشكل عام.
راعي المشروع:
رعاة المشروع هم ممول المشروع. وهم أحد أصحاب المصلحة الرئيسيين لأنهم يوفرون الأموال والموارد اللازمة للمشروع من أجل تنفيذه. ويمتلكون سلطة اتخاذ القرار. وهم الذين يتأثرون بنجاح المشروع أو فشله، حيث أنهم المستثمرون في المشروع ويلعبون دوراً مهماً جداً في دعم المشروع والإشراف على تقدمه.
اللجنة التوجيهية:
تضم اللجنة التوجيهية رعاة المشروع والمديرين التنفيذيين. وهم المجموعة الاستشارية في المشروع التي تقدم التوجيهات اللازمة بشأن القرارات المهمة.
المدراء التنفيذيون:
هم الذين يمثلون الإدارة العليا في الشركة ولهم رأي في تنفيذ المشروع. فهم الذين يوجهون استراتيجية المؤسسة، والامتثال لتوقعاتهم أمر لا بد منه لمشاريعك. إذا لم يحدث ذلك، فلن يكون المشروع ناجحًا.
هناك العديد من الأمثلة على أصحاب المصلحة في المشروع، بما في ذلك البائعين/الموردين والمقاولين والمالكين والوكالات الحكومية ووسائل الإعلام وحتى المجتمع ككل.
ومن ثم، فإن معرفة أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين في إدارة المشروع هو جزء مهم للغاية لأنه سيسمح لك بإنشاء تخطيط أفضل للمشروع من أجل التنفيذ. علاوة على ذلك، تأكد من أن كل واحد من أصحاب المصلحة في مشروعك على اطلاع ورضا عن النتائج. من خلال تحديد أصحاب المصلحة يصبح من السهل إنشاء خطة دقيقة لإدارة المشروع لتحقيق أهداف المشروع.
أهمية أصحاب المصلحة في المشروع
كما نوقش سابقًا، يلعب أصحاب المصلحة دورًا مهمًا في إدارة المشروع. علاوة على ذلك، يتأثر نجاح المشروع أو فشله بشكل كبير برضا أصحاب المصلحة فيه. لذلك، لضمان نجاح المشروع، من المهم فهم متطلبات أصحاب المصلحة في المشروع.
يلعب أصحاب المصلحة دورًا مهمًا في إطار إدارة المشروع لعدة أسباب، منها:
أنهم من ذوي الخبرة: أصحاب المصلحة من ذوي الخبرة ويعرفون الكثير عن عمل المشروع. فهم يقدمون توجيهات واضحة ويشيرون إلى أوجه عدم اليقين. بمساعدة اقتراحات وخبرات أصحاب المصلحة، يصبح من السهل حل أو تجنب المشاكل التي قد لا يكون مديرو المشروع على دراية بها.
يحددون المخاطر: لتجنب المخاطر، يجب تحديدها أولاً. يأتي أصحاب المصلحة للإنقاذ في هذه الحالة، حيث يقدمون اقتراحات وحلولاً مفيدة لتجنب أو حل مثل هذه المخاطر. يتيح لك تحديد المخاطر في مرحلة مبكرة الاستعداد والتخطيط لما يجب القيام به إذا حدث خطر لا يمكن تجنبه. يمكنك وضع إطار عمل مناسب لإدارة المخاطر لإشراك أصحاب المصلحة في المشروع في تخفيف المخاطر.
فهي تساعد في نجاح المشروع: اكتشف أولاً من هم المعنيون بالمشروع منذ البداية، لتعرف من هم الأكثر اهتماماً بالمشروع ومدى تأثيره أو تأثيره عليهم. من خلال تحديد أصحاب المصلحة يصبح من السهل دمج اقتراحاتهم أو آرائهم في تنفيذ المشروع.
ما هو تحليل أصحاب المصلحة؟
أصحاب المصلحة في المشروع هم الأشخاص الأفراد أو أي مجموعات معنية ومن المرجح أن تتأثر بنتائج المشروع. تحليل أصحاب المصلحة هو عملية لمعرفة هؤلاء الأفراد أو المجموعات قبل بدء المشروع من خلال تصنيفهم بناءً على اهتماماتهم ومشاركتهم وتأثيرهم ومعرفة أهم طريقة للتفاعل مع هؤلاء الأفراد والمجموعات.
لماذا يجب على مدراء المشاريع إجراء تحليل أصحاب المصلحة؟
يعد تحليل أصحاب المصلحة أداة مهمة جدًا تشكل دائمًا جزءًا من استراتيجيات مدير المشروع للمشاريع المعقدة. تزداد فرص نجاح مشروعك مع زيادة عدد أصحاب المصلحة الذين يمكنك تحديدهم مبكرًا والدرجة التي يمكنك من خلالها تعديل اتصالاتك للحصول على قبول ودعم مختلف أصحاب المصلحة في المشروع.
عندما تفكر في مدى تأثر المؤسسة بمساهمات الفرق المختلفة مثل الهندسة والتصميم والمشتريات والمبيعات والتسويق والتمويل والمحاسبة وما إلى ذلك، يمكنك أن ترى لماذا يعتبر تحليل أصحاب المصلحة تمرينًا مهمًا. يساعدك تحليل أصحاب المصلحة المناسب على معرفة الفرق بين أصحاب المصلحة هؤلاء، حيث يساعدك على معرفة من يساعد في تطوير منتجك ومن يحاول عرقلة تقدمه. وعلى أي حال، فإنه يضيف إلى نقاط قوة مدير المشروع – لأنك تحصل على صورة أوضح للنتائج النهائية.
كيفية إجراء تحليل أصحاب المصلحة في إدارة المشروع
قد تختلف تمارين تحليل أصحاب المصلحة باختلاف الشركة والصناعة وأنواع المشاريع والفريق الذي يجريها (على سبيل المثال، إدارة المشروع مقابل إدارة المنتج). ومع ذلك، هناك خطوات مفيدة مشتركة بين معظم أنواع التحليل هذه.
فيما يلي الممارسة المثالية ومجموعة من الخطوات لتحليل أصحاب المصلحة:
تحديد أصحاب المصلحة
يجب أن تجلس وتبدأ مع فريقك في تقييم قائمة جميع أصحاب المصلحة المحتملين المشاركين في المشروع. ومع ذلك، يمكنك تقليص هذه القائمة لاحقًا، لكنك لا تريد أن تفوت أصحاب المصلحة المحتملين المهمين في هذه المرحلة المبكرة.
يمكن أن تشمل قائمة أصحاب المصلحة المحتملين
الموظفون التنفيذيون
التسويق
المبيعات
التمويل
المنتج
التطوير/الهندسة/التصنيع
المشتريات
رؤساء جميع وحدات الأعمال المتأثرة
الاستشاريون
العمليات/تكنولوجيا المعلومات
2. تنظيم وتحديد أولويات أصحاب المصلحة هؤلاء
بعد التحديد، يجب أن تبدأ بتصنيف الأفراد والمجموعات التي ستكون بالفعل من أصحاب المصلحة بناءً على مستويات مشاركتهم وتأثيرهم واهتمامهم بالمشروع. شبكة القوة والاهتمام هي إحدى طرق القيام بذلك. هناك أربع فئات ستصنف فيها أصحاب المصلحة:
أصحاب المصلحة ذوي القوة العالية والاهتمام العالي: هؤلاء هم أصحاب المصلحة الأكثر أهمية، ويجب عليك التركيز على إرضائهم مع تقدم مشروعك.
أصحاب المصلحة ذوي القوة العالية والاهتمام المنخفض: نظرًا لتأثيرهم في الشركة، يجب أن تسعى جاهدًا لإرضاء هؤلاء الأشخاص. ومع ذلك، نظرًا لأن اهتمامهم بالمشروع منخفض، فلا فائدة من التفاعل معهم كثيرًا لأن ذلك قد يؤدي إلى دفعهم بعيدًا.
طاقة منخفضة واهتمام كبير ستحتاج إلى الاطمئنان عليهم وإبقائهم على علم بكل مهمة لضمان رضاهم عن النتائج التي تم الحصول عليها في المشروع.
طاقة منخفضة واهتمام منخفض: ببساطة أبقِ هؤلاء الأشخاص على اطلاع بشكل منتظم، ولكن لا تبالغ في ذلك.
3. حدد طرقًا للتواصل والحصول على موافقة كل نوع من أصحاب المصلحة
بمجرد أن تضع قائمة بأصحاب المصلحة وتحدد كيف يتناسبون مع كل فئة، فإن الخطوة التالية هي التخطيط لكيفية الحفاظ على مشاركتهم وكسب دعمهم لتنفيذ المشروع وسير العمل فيه بشكل سليم. أولاً، يجب أن تطرح على نفسك أسئلة حول أصحاب المصلحة، مثل
ما الذي يحفز أصحاب المصلحة هؤلاء؟
ما هي أولوياتهم الأخرى، وكيف يمكننا مواءمة مشروعنا معها؟
هل من المحتمل أن يكون لأصحاب المصلحة هؤلاء موقف إيجابي تجاه مشروعنا؟ إذا لم يكن كذلك، فما الذي يمكن فعله حيال ذلك؟
بمجرد أن تقوم بتكوين ملفات تعريفية لجميع أنواع أصحاب المصلحة، تكون جاهزًا للانتقال إلى العملية التالية، أي تصميم خطة تواصل مع أصحاب المصلحة.
كيفية إدارة أصحاب المصلحة في المشروع بفعالية
يعد التعامل مع أصحاب المصلحة وإدارتهم أمرًا ضروريًا لانتصار مشروعك. إنها إحدى الصفات الرئيسية لمدير المشروع لتكون قادرًا على القيام بذلك “بفعالية” أيضًا. تأكد من التعامل مع أصحاب المصلحة وإشراكهم بشكل جيد. فأي أخطاء في هذا الجزء مثل الافتقار إلى الشفافية، أو تقديم تحديثات غير كافية حول المشروع، وما إلى ذلك، يمكن أن يسبب مشاكل خطيرة في المرحلة اللاحقة.
السماح بمشاركة جميع أصحاب المصلحة في المشروع منذ بداية المشروع
وضع استراتيجية لإدارة أصحاب المصلحة من خلال معرفة أنواعهم واهتماماتهم وغيرها من الأمور المهمة الضرورية. ابدأ بإجراء مقابلات معهم وإجراء استبيانات بشكل يومي. إذا كان أصحاب المصلحة خارجيين، قم بإضافتهم إلى لوحة معلومات المشروع (توفر لوحة معلومات المشروع عرضًا بزاوية 360 درجة لتقدم المشروع والرؤى ونقاط البيانات) حتى يتمكنوا من رؤية التقدم في الوقت الفعلي. كما يجب أن يكونوا قادرين على تقديم مدخلات حول مخرجات المشروع.
اطلب من أصحاب المصلحة في المشروع الموافقة على المخرجات
منذ البداية، يجب أن يكون لجميع أصحاب المصلحة في المشروع نفس الآراء حول مخرجات المشروع. من المهم تحديد أدوار ومسؤوليات كل شخص بوضوح، لتجنب أي ارتباك لاحق في تنفيذ المشروع. من خلال القيام بذلك يتجنب أي فشل في المشروع والتأخير والإنفاق الزائد.
وصف النظام الذي يحكم التغييرات
غالباً ما تحدث طلبات التغييرات في مشروع عالي المستوى. عادة، قد تتغير بعض الأشياء التي تم تحديدها في وقت سابق، في مرحلة لاحقة من المشروع. لذلك من المهم حقًا صياغة مجموعة من الخطوات للتعامل مع هذه التغييرات. وإلا فهناك فرص لحدوث زحف في النطاق، مما قد يفسد عملك ويجعل فريقك أقل إنتاجية.
ضمان التواصل الجيد
تُعد مهارات التواصل الجيد دائمًا من الأمور المفضلة لنجاح المشروع. عند اختيار طريقة التواصل، يجب إعطاء الأولوية لمشاركة أصحاب المصلحة واهتمامهم. يعد الاحتفاظ بسجل لجميع أصحاب المصلحة منذ البداية أحد الأساليب العديدة المجربة والصحيحة لمعرفة عدد المرات التي يجب الاتصال بكل صاحب مصلحة وكيفية الاتصال به.
النظر إلى الأمور من وجهة نظرهم
تعتبر رؤية المشكلة من وجهة نظرهم عنصراً ضرورياً لإدارة أصحاب المصلحة. يجب أن تفهم الإعدادات الفردية لكل صاحب مصلحة وما يلتزمون به. سوف تكون أكثر استعداداً للتعامل معهم ومع توقعاتهم إذا استطعت أن تتفهم كيف يرون أن المشروع يؤثر عليهم.
الخلاصة
الخلاصة هي أن أصحاب المصلحة في المشروع يلعبون دورًا مهمًا في المشروع لجعله مثمرًا من خلال استثمار مدخلاتهم القيمة ومواردهم ومعرفتهم بفعالية. إن تحديد وإدارة أصحاب المصلحة أمر ضروري لإنجاز المشاريع بفعالية وكفاءة. من خلال إشراك أصحاب المصلحة في المشروع في جميع مراحل المشروع ومعالجة احتياجاتهم واهتماماتهم، يمكن لمديري المشاريع تحسين التعاون وبناء الثقة وتحقيق نجاح المشروع في نهاية المطاف.