من الصعب بيع أصحاب المصلحة في الأوقات الصعبة! – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

في حين أن هناك العديد من الحالات التي قد نضطر فيها إلى استخدام قدراتنا على التأثير والإقناع لإقناع أصحاب المصلحة بدعم ما نشعر أنه الشيء الصحيح، فكرت في مشاركة ثلاثة أمثلة محددة قد تكون عملية إقناعهم أصعب بكثير من المعتاد.
في حين أن فريد بروكس كتب في كتابه “الرجل الأسطوري” أن “إضافة القوى العاملة إلى مشروع برمجي متأخر يجعله متأخراً”، فإن هذا ينطبق في معظم الحالات على أي صناعة أو مجال.
هل ينطبق ذلك دائماً؟ ليس إذا كان المشروع قد بدأ للتو وكان هناك وقت كافٍ قبل مرحلة رئيسية لتعويض تكاليف تأهيل أعضاء الفريق المضافين. ولن ينطبق أيضًا إذا كان مشروعك يعاني من نقص في عدد الموظفين منذ البداية، وبإضافة أعضاء الفريق سترفع عدد الموظفين إلى المستوى الأمثل.
ولكن في كثير من الحالات، يحدث الاعتراف بأن المشروع متأخر بشكل حرج ودافع كافٍ لاتخاذ إجراء في وقت متأخر بما فيه الكفاية في عمر المشروع بحيث ينطبق القانون.
ولكن حاول إقناع العميل أو الراعي بأن إلقاء المزيد من الأشخاص على المشكلة ليس هو الشيء الصحيح الذي يجب القيام به؟ ففي نهاية المطاف، إنها ثاني أسهل طريقة لكبار أصحاب المصلحة لإثبات أنهم يفعلون “شيئاً ما” للمساعدة (الطريقة الأولى هي استبدال مدير المشروع سواء كان مسؤولاً عن التأخير أم لا!) قد يكون تقليل النطاق نهجًا أكثر أمانًا، ولكن إذا كان الخيار هو التخلي عن شيء ما أو إضافة أعضاء فريق للحصول على ما طلبوه في الأصل، فمن المرجح أن يدفع أصحاب المصلحة إلى الخيار الثاني.
الدراسة لامتحان PMP؟
وهو ما يقودني إلى المثال الثاني – التكاليف الغارقة للمشروع. لو حصلت على دولار واحد مقابل كل مرة أسمع فيها أحد كبار أصحاب المصلحة يصرخ “حسنًا، لقد أنفقنا حتى الآن مبلغ X دولارًا على المشروع، لذلك ليس من المنطقي سحب القابس الآن”، سأكون رجلًا ثريًا. حتى أنني صادفت بعض محللي تمويل المشاريع المدربين جيدًا على المعالجة الصحيحة للتكاليف الغارقة ليكونوا مذنبين بارتكاب هذه الخطيئة.
بصفتك مدير مشروع، فإن مسؤوليتك ليست تسليم المشروع، اللعنة على العواقب. بل تتمثل في زيادة احتمالات تحقيق نتائج الأعمال المتوقعة من خلال تسليم مشروعك، وإذا لم يعد ذلك ممكنًا، فعليك إقناع صانعي القرار بأن أفضل إجراء قد يتخذونه هو إلغاء المشروع لتجنب إهدار المزيد من الأموال الجيدة بعد السيئة.
وأخيراً، لننظر في التغييرات. عندما يتم تحديد التغيير، فإن التوقع المعتاد هو أن نطلب من أعضاء فريقنا تحليله حتى يتمكن صانعو القرار من اتخاذ قرار بقبوله أو رفضه.
ولكن ماذا يحدث عندما يتأخر المشروع وتريد أن يظل أعضاء فريقك يركزون على تسليم النطاق المعتمد؟ في مثل هذه الحالات، قد يكون من المنطقي أكثر أن يكون هناك شخص ما (أنت أو الراعي أو العميل) يقوم بتصفية جميع طلبات التغيير قبل أن ينظر فيها الفريق حتى لضمان تحليل التغييرات “التي يجب القيام بها” فقط.
ولكن إذا اعتاد أصحاب المصلحة لديك على النهج المعتاد، فقد يكون هذا الأمر صعبًا.
الحكم الجيد هو سمة أساسية لمديري المشاريع. ولكن مجرد امتلاك الحكم الجيد لا فائدة منه ما لم نكن قادرين على إقناع الآخرين بجدوى ما نقترحه حتى يقبلوا توصياتنا. وعندما تكون المشاريع في مأزق، قد يصبح هذا الأمر أصعب من المعتاد.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت