لقد بدأت مؤخرًا في إدارة مشروع لمؤسسة خيرية مقرها أتلانتا، وهي مؤسسة “قادة القرن الحادي والعشرين”. في الواقع، يتكون الفريق من متطوعين أذكياء وموهوبين للغاية، لذا فإن كلمة “التنسيق” ستكون أكثر دقة من “الإدارة” في هذه الحالة.
لقد اختبر معظمنا تلك اللحظة التي ينظر فيها مجموعة من الأشخاص إلى مدير المشروع ويسألون من أين نبدأ. لا يوجد مكان واحد صحيح للبدء، لذا قد يكون اختيار مكان واحد صحيح أمرًا صعبًا.
بالنسبة لأي مشروع أديره تقريبًا (سواء كان مشروعًا انحداريًا أو رشيقًا)، سأبدأ بالعمل مع العميل على بيان الحاجة. لن تجد ذكرًا لهذا الأمر في دليل PMBOK أو أي من نصوص “أجايل” (حتى الآن)، لكنني أصر على أنه يجب أن يكون أحد المدخلات في عملية إنشاء ميثاق المشروع، وأعتقد أنه يجب أن يعلق على جدار غرفة العمليات. يوثق بيان الاحتياجات السبب الكامن وراء تنفيذ المشروع.
في كل مرة أكتب فيها بيان الاحتياجات، أحرص على أن يتضمن بيانًا موجزًا للمشكلة يتناول النتيجة أو المحصلة التي يجب أن تكون، وما هي العقبات التي تحول دون تحقيق ذلك، وكيف سيتم قياس النتيجة (النتائج) المرجوة. إن وجود بيان يلخص ذلك يمكن أن يكون لا يقدر بثمن.
في حالتنا، استغرق الأمر وقتاً طويلاً وعدة محاولات لكتابة بيان الاحتياجات، لكن ذلك كان مؤشراً على حقيقة أن الفريق لم يفهم حقاً ما الذي كان يقود هذا المشروع. استغرق الأمر الكثير من المناقشات والملاحظات اللاصقة وورق الرسم البياني والعمل للوصول إلى توافق في الآراء، لكن الجميل في الأمر أننا الآن أصبحنا واضحين جدًا بشأن المشكلة التي نحاول حلها، وهذا ما يجلب التركيز وحتى بعض الهيكلية لبقية المشروع.
هذا مهم لأنك إذا لم تكتشف وتفهم الحاجة الأساسية لمشروعك، فلن تعالجها إلا بالحظ الأعمى.
في إحدى المرات كنت أقوم بتدريس ندوة حول النطاق والمتطلبات في بويرتو فالارتا بالمكسيك (عمل جيد إذا استطعت الحصول عليه)، وردّ أحدهم بأنه ليس من وظيفته كمدير مشروع أن يوثق الحاجة. كانت وجهة نظره أنه كان ينبغي القيام بذلك قبل بدء المشروع، وكان على حق، ولكن هناك نقطة أخرى مهمة هنا. إذا كنت تدير مشروعًا، فأنت المسؤول في نهاية المطاف، وإذا تم تخطي هذه الخطوة، فعليك أن تتأكد من تنفيذها. وبغض النظر عمن كانت هذه المسؤولية، فبمجرد أن تكون مديرًا للمشروع، فإن المسؤولية تقع على عاتقك.
كلما كان المشروع أكثر وضوحًا، كلما كانت هذه المهمة أسهل. في كثير من الأحيان، لا يتطلب الأمر سوى سؤال العميل وكمية صغيرة من صياغة الكلمات للحصول على التقاطها. بالنسبة لي هو أفضل مكان واحد للبدء في أي مشروع.
أين تجد أنه من الأفضل أن تبدأ؟
من أين نبدأ؟
About the Author
