يغطي أحدث منهج لبرنامج إدارة المشاريع (PMP) مجموعة شاملة من الموضوعات والمجالات المعرفية الضرورية لإدارة المشاريع بفعالية. ويستند منهج برنامج إدارة المشاريع بشكل أساسي على دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK)، وهو المعيار العالمي لإدارة المشاريع.
على مدى السنوات القليلة الماضية، كان معهد إدارة المشاريع (PMI) يقوم بتحديث دليل PMBOK بشكل منتظم. واليوم، نحن نستخدم الإصدار السابع من PMBOK، والذي يعتمد بشكل أساسي على المبادئ والمجالات والنماذج والأساليب. ومع ذلك، فإن جزءًا أساسيًا من منهج شهادة PMP هو مجموعات عمليات إدارة المشاريع ومجالات المعرفة.
يتم تصنيف عمليات إدارة المشروع بشكل أساسي باستخدام مجموعات العمليات الخمس. بالإضافة إلى ذلك، يتم تصنيف العمليات أيضًا حسب مجالات المعرفة بالمشروع. المجال المعرفي هو مجال محدد من مجالات إدارة المشروع يتم تحديده من خلال متطلباته المعرفية ووصفه من حيث العمليات والممارسات والمدخلات والمخرجات والأدوات والتقنيات المكونة له.
عمليات إدارة المشروع
تتم إدارة دورة حياة المشروع من خلال تنفيذ سلسلة من أنشطة إدارة المشروع المعروفة باسم عمليات إدارة المشروع. تنتج كل عملية إدارة مشروع مخرجات أو أكثر من مدخلات أو أكثر باستخدام أدوات وتقنيات إدارة المشروع المناسبة. ويمكن أن تكون المخرجات نواتج أو مخرجات. النتائج هي النتيجة النهائية للعملية.
ترتبط عمليات إدارة المشروع منطقياً بالمخرجات التي تنتجها. قد تحتوي العمليات على أنشطة متداخلة تحدث في جميع أنحاء المشروع. وعادة ما ينتج عن مخرجات إحدى العمليات إما مدخلات لعملية أخرى، أو مخرجات المشروع أو مرحلة المشروع.
مجموعة عمليات إدارة المشروع هي تجميع منطقي لعمليات إدارة المشروع لتحقيق أهداف محددة للمشروع. مجموعات العمليات مستقلة عن مراحل المشروع. يتم تجميع عمليات إدارة المشروع في مجموعات عمليات إدارة المشروع الخمس التالية:
مجموعة عمليات البدء. تلك العمليات التي يتم إجراؤها لتحديد مشروع جديد أو مرحلة جديدة من مشروع قائم من خلال الحصول على إذن لبدء المشروع أو المرحلة.
مجموعة عمليات التخطيط. تلك العمليات المطلوبة لتحديد نطاق المشروع، وتنقيح الأهداف، وتحديد مسار العمل المطلوب لتحقيق الأهداف التي تم تنفيذ المشروع لتحقيقها.
مجموعة العمليات التنفيذية. تلك العمليات التي يتم تنفيذها لإكمال العمل المحدد في خطة إدارة المشروع لتلبية متطلبات المشروع.
مجموعة عمليات المراقبة والتحكم. تلك العمليات المطلوبة لتتبع ومراجعة وتنظيم تقدم وأداء المشروع؛ وتحديد أي مجالات تتطلب إجراء تغييرات على الخطة؛ والبدء في إجراء التغييرات المقابلة.
مجموعة عمليات الإغلاق. تلك العمليات التي يتم تنفيذها لإكمال أو إغلاق المشروع أو المرحلة أو العقد رسمياً.
وترتبط عمليات إدارة المشروع بمدخلات ومخرجات محددة حيث يمكن أن تصبح نتيجة أو ناتج إحدى العمليات مدخلات لعملية أخرى ليست بالضرورة في نفس مجموعة العمليات. ضع في اعتبارك أن مجموعات العمليات ليست هي نفسها مراحل المشروع.
مجالات معرفة إدارة المشاريع
يقوم دليل معهد إدارة المشاريع لإدارة المشاريع بتجميع عمليات إدارة المشاريع في 10 فئات يسميها مجالات معرفة إدارة المشاريع. تجمع هذه المجموعات أو المجالات المعرفية بين العمليات التي لها خصائص مشتركة. هذه المجالات المعرفية هي جوهر منهج PMP.
على سبيل المثال، يتضمن مجال معرفة إدارة تكاليف المشروع جميع جوانب عملية وضع الميزانية، كما قد تظن. ولذلك، فإن عمليات مثل تقدير التكاليف وتحديد الميزانية والتحكم في التكاليف تنتمي إلى هذا المجال المعرفي لإدارة المشروع. لا تنتمي هذه العمليات إلى نفس مجموعات عمليات إدارة المشروع (تقدير التكاليف وتحديد الميزانية جزء من مجموعة عمليات التخطيط، والتحكم في التكاليف جزء من مجموعة عمليات المراقبة والتحكم).
تجمع مجالات معرفة إدارة المشروع بين العمليات من خلال القواسم المشتركة، في حين أن مجموعات عمليات إدارة المشروع هي بشكل أو بآخر الترتيب الذي تقوم به العمليات (على الرغم من أنك تذكر أنه يمكنك العودة من خلال هذه العمليات أكثر من مرة).
مجالات المعرفة الـ 10
تتم إدارة دورة حياة المشروع من خلال تنفيذ سلسلة من أنشطة إدارة المشروع المعروفة باسم عمليات إدارة المشروع.
1. إدارة تكامل المشروع
يُعنى مجال المعرفة الخاص بإدارة تكامل المشروع بتنسيق جميع جوانب خطة إدارة المشروع وهو مجال معرفي تفاعلي للغاية. ويتضمن تحديد وتعريف عمل المشروع ودمج وتوحيد ودمج العمليات المناسبة.
ويختص بالاختيار بين المشاريع البديلة وإجراء المفاضلة بين الأهداف المتنافسة لعدة مشاريع. يأخذ هذا المجال المعرفي لإدارة المشاريع في الاعتبار أيضاً تلبية متطلبات العميل وأصحاب المصلحة بشكل مرضٍ وإدارة توقعاتهم.
2. إدارة نطاق المشروع
يهتم المجال المعرفي لإدارة نطاق المشروع بتحديد جميع أعمال المشروع والعمل اللازم فقط لإنتاج أهداف المشروع بنجاح. هذه العمليات تفاعلية للغاية. فهي تحدد وتتحكم فيما هو موجود وما هو غير موجود في المشروع.
تشمل إدارة نطاق المشروع كلاً من نطاق المنتج ونطاق المشروع. يتعلق نطاق المنتج بخصائص المنتج أو الخدمة أو نتيجة المشروع. ويتم قياسه مقارنةً بمتطلبات المنتج لتحديد مدى نجاح إنجازه أو تحقيقه. عادةً ما يحدد مجال التطبيق أدوات وتقنيات العملية التي ستستخدمها لتحديد نطاق المنتج وإدارته. يتضمن نطاق المشروع إدارة عمل المشروع وعمل المشروع فقط.
3. إدارة الجدول الزمني للمشروع
يختص هذا المجال المعرفي لإدارة المشروع بتقدير مدة أنشطة المشروع، ووضع جدول زمني للمشروع، ومراقبة الانحرافات عن الجدول الزمني والتحكم فيها. وإجمالاً، يتناول هذا المجال المعرفي إنجاز المشروع في الوقت المناسب. تعد إدارة الوقت جانبًا مهمًا من جوانب إدارة المشروع لأنها تتعلق بالحفاظ على
أنشطة المشروع على المسار الصحيح ومراقبة تلك الأنشطة مقابل خطة إدارة المشروع لضمان إنجاز المشروع في الوقت المحدد.
4. إدارة تكاليف المشروع
تقوم الأنشطة في مجال المعرفة بإدارة تكاليف المشروع بوضع تقديرات التكاليف للموارد، ووضع الميزانيات، ومراقبة تلك التكاليف لضمان بقاء المشروع ضمن الميزانية المعتمدة. كلما تمكنت من تطوير نطاق المشروع والاتفاق عليه في وقت مبكر، كلما تمكنت من تقدير التكاليف في وقت مبكر. وتتمثل فائدة هذه الممارسة في سهولة التأثير على التكاليف في وقت مبكر من المشروع.
5. إدارة جودة المشروع
يضمن مجال معرفة إدارة جودة المشروع أن المشروع يلبي المتطلبات التي تم التعهد بإنتاجها. يركز مجال المعرفة هذا على جودة المنتج وكذلك على جودة عمليات إدارة المشروع المستخدمة خلال المشروع. تقوم هذه العمليات بقياس الأداء العام ومراقبة نتائج المشروع ومقارنتها بمعايير الجودة المحددة في عملية تخطيط المشروع لضمان حصول العملاء على المنتج أو الخدمة أو النتيجة التي طلبوها.
6. إدارة موارد المشروع
يشمل هذا المجال المعرفي لإدارة المشروع عمليات تحديد الموارد اللازمة لإنجاز المشروع بنجاح والحصول عليها وإدارتها.
7. إدارة اتصالات المشروع
ترتبط العمليات في مجال معرفة إدارة الاتصالات بمهارات التواصل العامة، ولكنها تشمل أكثر من مجرد تبادل المعلومات. تُعتبر مهارات التواصل مهارات شخصية يستخدمها مدير المشروع بشكل يومي.
تسعى العمليات في مجال معرفة إدارة الاتصالات إلى ضمان جمع جميع معلومات المشروع – بما في ذلك الخطط وتقييمات المخاطر وملاحظات الاجتماعات وغيرها – وتنظيمها وتخزينها وتوزيعها على أصحاب المصلحة والإدارة وأعضاء المشروع في الوقت المناسب. عند إغلاق المشروع، يتم أرشفة المعلومات واستخدامها كمرجع للمشاريع المستقبلية. ويشار إلى ذلك باسم المعلومات التاريخية في العديد من عمليات المشروع.
ربما تكون إدارة التواصل هي أهم مجال معرفي لإدارة المشاريع في أي مشروع، ويدرك معظم مديري المشاريع أهمية مهارات التواصل الجيد والتأكد من إطلاع أصحاب المصلحة على حالة المشروع.
8. إدارة مخاطر المشروع
تشمل المخاطر كلاً من التهديدات والفرص التي تواجه المشروع. وتُعنى العمليات في هذا المجال المعرفي لإدارة المشروع بتحديد وتحليل والتخطيط للمخاطر المحتملة، الإيجابية والسلبية على حد سواء، التي قد تؤثر على المشروع. وهذا يعني تقليل احتمالية وتأثير المخاطر السلبية إلى الحد الأدنى مع زيادة احتمالية وتأثير المخاطر الإيجابية إلى الحد الأقصى. تُستخدم هذه العمليات أيضًا لتحديد النتائج الإيجابية للمخاطر واستغلالها لتحسين أهداف المشروع أو اكتشاف الكفاءات التي قد تحسن أداء المشروع.
9. إدارة مشتريات المشروع
يشمل مجال معرفة إدارة المشتريات العمليات المتعلقة بشراء السلع أو الخدمات من البائعين والمقاولين والموردين وغيرهم من خارج فريق المشروع. وعلى هذا النحو، تنطوي هذه العمليات على التفاوض وإدارة العقود وغيرها من وسائل الشراء وإدارة التغييرات في العقد أو أمر العمل.
عند مناقشة عمليات إدارة المشتريات، يُفترض أن المناقشة تجري من وجهة نظرك كمشترٍ، في حين أن البائعين هم من خارج فريق المشروع. ومن المثير للاهتمام أن البائع قد يدير عمله كمشروع، خاصةً عندما يتم تنفيذ العمل بموجب عقد، وتصبح أنت بصفتك المشتري صاحب مصلحة رئيسية في مشروعه.
10. إشراك أصحاب المصلحة في المشروع
يُعنى مجال معرفة إشراك أصحاب المصلحة بتحديد جميع أصحاب المصلحة المرتبطين بالمشروع، سواء كانوا داخليين أو خارجيين في المؤسسة. وتقيّم هذه العمليات أيضاً احتياجات أصحاب المصلحة وتوقعاتهم ومشاركتهم في المشروع وتسعى إلى إبقاء خطوط التواصل مع أصحاب المصلحة مفتوحة وواضحة. تضمن عمليات مجال المعرفة الإدارية هذه تلبية توقعات أصحاب المصلحة وأن يكون رضاهم أحد مخرجات المشروع الناجحة.
الخاتمة
يعتمد المنهج الدراسي لمحترفي إدارة المشاريع بشكل كبير على مجالات المعرفة، وهذا شيء يجب أن تضعه في اعتبارك أثناء التحضير لامتحان PMP. على الرغم من أن مجالات المعرفة في إدارة المشاريع مترابطة، إلا أنه يتم تعريفها بشكل منفصل من منظور إدارة المشروع. تُستخدم مجالات المعرفة العشرة في معظم المشاريع في معظم الأوقات. قد تتطلب احتياجات مشروع معين مجالاً أو أكثر من مجالات المعرفة الإضافية، فعلى سبيل المثال، قد تتطلب مشاريع البنية التحتية إدارة مالية أو إدارة السلامة والصحة.
إذا كنت حريصًا على معرفة المزيد عن منهج شهادة PMP، أنصحك بشدة بالاطلاع على دورة PMP التحضيرية لإتقان PMP.
