منهجية PRINCE2 | منهجية PRINCE2 PDF | منهجية PRINCE2 | ما هي منهجية PRINCE2؟ | منهجية | منهجية PRINCE2 | منهجية PRINCE2

ما هي منهجية PRINCE2؟
PRINCE2 هي منهجية معترف بها عالميًا لإدارة المشاريع [1] وهي الآن في نسختها السابعة. وهي الأشهر بين جميع منهجيات إدارة المشاريع.
توفر منهجية PRINCE2 منهجًا منظمًا قائمًا على العمليات لإدارة المشاريع، مما يضمن تحقيق نتائج تحقق عائدًا على الاستثمار في شكل فوائد.
المنهجية
“المنهجية” هي نظام منظم من الممارسات والقواعد التي يستخدمها الخبراء في مجال معين. وبالنسبة لإدارة المشاريع، فهي عبارة عن مخطط تستخدمه الفرق لبدء المشاريع وتخطيطها وتنفيذها واختتامها، مما يضمن تسليم المشروع بشكل منهجي وناجح.
ما هي منهجية PRINCE2؟
PRINCE2 هي منهجية بسبب منهجها الشامل والإجرائي لإدارة المشاريع. فهي تقدم خارطة طريق لأي مشروع، وتغطي كل شيء من البداية إلى النهاية.
وترتكز منهجية PRINCE2 على المبادئ والأشخاص والممارسات والعمليات التي يجب أن تكون مصممة خصيصًا لكل سياق مشروع فريد لتوجيه الفريق طوال المشروع.
تم تنظيم منهجية PRINCE2 لتلبية الاحتياجات النموذجية لإدارة المشروع وتتكون من 5 عناصر متكاملة:
المبادئ
الأشخاص
الممارسات
العمليات
سياق المشروع.
يصف دليل PRINCE2 (إدارة المشاريع بنجاح مع PRINCE2) بالتفصيل العناصر الخمسة الرئيسية في المنهجية. وهي موضحة أدناه.
المبادئ
تُعد مبادئ PRINCE2 بمثابة ركائزها الأساسية، حيث تؤكد ما إذا كان المشروع يُدار بشكل حقيقي باستخدام PRINCE2. فهي عالمية وذاتية التأكيد وتتيح ممارسات فعالة لإدارة المشروع.
ويُعد تطبيق مبادئ PRINCE2 شرطاً أساسياً إذا كان المشروع هو مشروع PRINCE2. تعمل المبادئ كقوانين ثابتة لا يمكن إزالتها من المشروع.
المبادئ السبعة ضمن المنهجية موضحة أدناه.
ضمان استمرار مبررات العمل
لا يكون المشروع ناجحاً إلا إذا حقق الفوائد المتوقعة منه مقابل استثماره للمال والوقت والموارد. لذلك، من الضروري أن تكون جميع قرارات الاستثمار مبنية على أساس أن يكون المشروع في طريقه لتحقيق هذه الأهداف. وإذا لم يكن كذلك، فيجب إغلاقه.
التعلم من التجربة
يجب استخدام تجربة المشاريع السابقة لتوجيه الممارسات في المشروع الحالي والمشاريع اللاحقة.
تحديد الأدوار والمسؤوليات والعلاقات
يجب أن يكون جميع المشاركين في فريق إدارة المشروع واضحين فيما يتحملون مسؤوليته ومسؤولياتهم.
الإدارة حسب المراحل
يتم تقسيم المشروع إلى مرحلتين أخريين من مراحل الإدارة التي تشكل نقاط قرار “التوقف/المتابعة”. أي قرار بالاستمرار يستلزم الالتزام بالمال والموارد للمرحلة التالية.
الإدارة بالاستثناء
يتم منح سلطة اتخاذ القرارات من قبل سلطة أعلى إلى سلطة أدنى، وهو ما يعد استخداماً فعالاً لوقت كبار المديرين. يمكن إبقاء السلطة العليا على علم بالتقدم المحرز من خلال تقارير منتظمة، ولكن في الوقت نفسه، يمكن لمستوى الإدارة الأدنى أن يدير بالحدود المفوضة. إذا كان من المتوقع تجاوز هذه الحدود، يتم تصعيد هذا الاستثناء إلى المستوى الأعلى لاتخاذ قرار.
التركيز على المنتجات
لا يمكن التركيز على التسليم في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية دون فهم ما سيتم تسليمه أولاً. تبدأ جميع عمليات التخطيط بالتركيز على المنتجات لفهم ما يجب أن تقدمه الخطة.
التصميم بما يتناسب مع المشروع
يختلف كل مشروع عن الآخر، وبالتالي يجب تطبيق المنهجية بشكل مختلف ومعقول في جميع الحالات.
الأشخاص
تشمل المشاريع الأشخاص، سواء المشاركين المباشرين أو المتأثرين بالمشروع. إن التعرف على احتياجاتهم ومهاراتهم ودوافعهم والعلاقات فيما بينهم أمر ضروري لإعداد المشروع وإدارته بفعالية. وتصف المنهجية كيف يجب على الأشخاص المتأثرين بنتائج المشروع أن “يقتنعوا” بالتغييرات المقترحة، وإلا فإن التغييرات لن تنجح، وسيكون المشروع استثماراً ضائعاً.
الممارسات
الممارسات ضمن المنهجية هي جوانب إدارة المشروع التي يتم تناولها في جميع مراحل المشروع. وهي تشمل مجالات مثل الوقت والتكلفة والمخاطر والمخاطر والمشكلات والجودة والاستدامة والنطاق، وهي شائعة في معايير إدارة المشاريع الأخرى. وتوفر هذه الممارسات إطارًا لصنع القرار، مما يضمن قابلية المشروع للاستمرار والرغبة في تحقيقه وقابليته للإنجاز من البداية إلى النهاية.
بالنسبة لأي شخص على دراية بمجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK)®، فإن ممارسات PRINCE2 تشبه إلى حد كبير مجالات المعرفة في PMBOK®[2].
فيما يلي وصف للممارسات السبعة في منهجية PRINCE2.
حالة العمل
تركز هذه الممارسة على تطبيق مبدأ “ضمان تبرير الأعمال”. وتصف هذه الممارسة توثيق الأساس المنطقي للمشروع، في البداية في حالة عمل مبدئية، والتي يتم تفصيلها بشكل أكبر خلال مرحلة الإدارة الأولى. تتضمن دراسة الجدوى تحليلاً للتكاليف والفوائد يقارن فوائد المشروع مقابل التكاليف والجداول الزمنية والمخاطر. ويتم تحديثها في نهاية كل مرحلة من مراحل الإدارة لتوجيه قرار مواصلة المشروع أو إيقافه.
التنظيم
توضح هذه الممارسة تفاصيل أدوار فريق إدارة المشروع المختلفة. في إطار PRINCE2، مجلس إدارة المشروع هو أعلى هيئة لصنع القرار، ويتألف من المدير التنفيذي للمشروع وكبير المستخدمين وكبير الموردين.
وهو يكلف مدير المشروع بالإدارة اليومية للمشروع، والذي يعمل ضمن حدود التفاوتات المحددة. يقوم مدير المشروع، بدوره، بتعيين حزم العمل للتسليم من قبل مدير الفريق.
ويعمل المجلس على مبدأ “الإدارة بالاستثناء”، مما يلغي الاجتماعات المنتظمة مع مدير المشروع من خلال تلقي تقارير منتظمة. يراقب ضمان المشروع أداء المشروع ويقدم المشورة لكل من مجلس إدارة المشروع ومدير المشروع.
الخطط
يوصي برنامج PRINCE2 بخطط متميزة لكل مستوى من مستويات فريق إدارة المشروع. يستخدم مجلس إدارة المشروع خطة مشروع عالية المستوى للإشراف على تقدم المشروع مرحلة تلو الأخرى. ويعتمد مدير المشروع على خطة مرحلية أكثر تفصيلاً للتقدم في كل مرحلة، بينما يحتاج مديرو الفرق إلى خطط مفصلة للفريق لمراقبة حزمة عملهم. تتم الموافقة على كل خطة من قبل أعلى مستوى إداري يليها.
بالنسبة للتخطيط، تقترح PRINCE2 استخدام التخطيط القائم على المنتجات، مع التركيز على مبادئ “التركيز على المنتجات” لتحديد المنتجات قبل استخدام الأدوات القائمة على الأنشطة مثل مخططات جانت.
تحدد الخطط “ماذا، ومتى، ومن، وكم؟ وبمجرد الموافقة عليها، يتم تعيين الخطط كخطوط أساس وتخضع لمراقبة التغيير.
الجودة
ينتج المشروع منتجات سيتم استخدامها لاحقًا من قبل المستخدمين الذين يعملون ضمن العمليات التجارية العادية. لتحقيق النتائج والفوائد المتوقعة، يحتاج المستخدمون إلى المنتجات الصحيحة بناءً على المواصفات المتفق عليها. تشدد PRINCE2 على التخطيط لتلبية معايير الجودة المتوقعة، والتي يجب الإشراف عليها وإدارتها بفعالية.
المخاطر
المخاطر هي أحداث غير مؤكدة يمكن أن تؤثر إيجاباً أو سلباً على المشروع. يواجه كل مشروع مخاطر تحتاج إلى تحديد وإدارة استباقية. يجب إعداد إجراء لإدارة المخاطر للتعامل مع المخاطر باستمرار. يجب لفت انتباه الإدارة العليا إلى المخاطر التي تتجاوز مستوى التحمل المحدد لحلها.
المشاكل
تواجه المشاريع حتماً مشاكل وتغييرات، سواء كانت خارجية، مثل القوانين الجديدة، أو داخلية، مثل تغير متطلبات المستخدم. يوفر برنامج PRINCE2 إرشادات حول كيفية إدارة المشكلات لتجنب إلحاق الضرر بالمشروع، وكيف يمكن دمج التغييرات بطرق فعالة من حيث التكلفة تساهم في نتائج المشروع وفوائده.
التقدم
تحدد PRINCE2 نوعين من الضوابط: الضوابط المدفوعة بالوقت والضوابط المدفوعة بالحدث.
الضوابط المدفوعة بالوقت، مثل التقارير المميزة المنتظمة من مدير المشروع إلى مجلس الإدارة، وتتبع التقدم المحرز بشكل روتيني (أسبوعيًا على سبيل المثال). وهي تقارن التقدم الفعلي بالنتائج المتوقعة، مما يسهل اتخاذ القرارات والتعديلات اللازمة.
تنشأ الضوابط المدفوعة بالأحداث استجابة لأحداث محددة. على سبيل المثال، يتم إنشاء تقرير استثناء عندما يتم التنبؤ بتهديد متوقّع. وتفيد هذه التقارير في اتخاذ القرارات استجابةً للأحداث، ويتم توجيهها إلى مستوى الإدارة الذي يتمتع بسلطة اتخاذ القرار.
العمليات
تحدد العمليات ضمن منهجية PRINCE2 القرارات التي سيتم اتخاذها، ومن قبل من، ومتى يتم اتخاذها خلال المشروع. تمتد العمليات من مرحلة ما قبل بدء المشروع مباشرةً إلى نهايته، بما يتماشى مع مراحل الإدارة التي تعمل كنقاط قرار رئيسية “للتوقف/المتابعة”. تضمن هذه العمليات تقدم المشروع بشكل منظم، مع اتخاذ قرارات الاستثمار على أساس كل مرحلة على حدة.
وتحدد منهجية PRINCE2 7 عمليات تتناول:
القرارات المطلوبة
صانعو القرار
المنتجات الإدارية الداعمة
توقيت القرارات.
هذه العمليات هي المكان الذي يتم فيه تنفيذ مبادئ وممارسات PRINCE2 وتعادل “مجموعات العمليات” في منهجية PMBOK®. تضمن هذه العمليات التقدم المنهجي للمشروع، من قبل بدء المشروع وحتى إغلاق المشروع.
بدء المشروع
تركز على جدوى فكرة المشروع. ينتج عنه موجز للمشروع يجيب عن لماذا وماذا وكيف ومن. يؤدي القرار الإيجابي إلى مرحلة بدء المشروع.
توجيه المشروع
يتخذ مجلس إدارة المشروع القرارات بناءً على تقارير منتظمة ومخصصة، ويوافق على الخطط، ويلتزم بالموارد، ويدير ميزانية التغيير، ويعالج مخاطر المشروع الرئيسية.
بدء المشروع
يضع مدير المشروع الأسس الثابتة للمشروع. يتم تطوير وثائق بدء المشروع (PID)، على غرار خطة إدارة المشروع في دليل إدارة المشاريع (PMBOK®). وهي توضح تفاصيل تفاصيل المشروع مثل النطاق والتكلفة والمدة والفوائد والأدوار والمسؤوليات.
التحكم في المرحلة
هنا يتولى مدير المشروع الإدارة اليومية للمخاطر والمشاكل، ويقوم بتفويض المهام، ويراقب العمل، ويقدم تقارير منتظمة عن التقدم المحرز إلى مجلس إدارة المشروع، ويضمن الالتزام بخطة المرحلة.
إدارة تسليم المنتج
يقوم بها مدير الفريق، ويتضمن ذلك الإشراف على حزم العمل وتسليم المنتجات والإبلاغ عن التقدم المحرز من خلال تقارير منتظمة عن نقاط التحقق.
إدارة حدود المرحلة
عند انتهاء مرحلة ما، يقوم مدير المشروع بالتحضير للمرحلة التالية، والإبلاغ عن التقدم المحرز، وتحديث حالة العمل، ومراجعة التوقعات. وهذا يُعلم مجلس إدارة المشروع بقراره بشأن استمرار المشروع أو إغلاقه.
إغلاق المشروع
يتحقق مدير المشروع من قبول المنتج ويسهل عملية التسليم. يتم توثيق الدروس المستفادة، ويتم إعداد تقرير نهاية المشروع. وبعد موافقة مجلس إدارة المشروع، يتم أرشفة المشروع وإغلاقه. يمكن أيضاً اللجوء إلى هذه العملية لإغلاق المشروع قبل الأوان.
سياق المشروع
كل مشروع فريد من نوعه. وإدراكاً لهذه الحقيقة، يجب تطبيق منهجية PRINCE2 بشكل معقول في جميع المشاريع. تطبيق PRINCE2 على سياق مشروع واحد، لا يعني أنه يجب تطبيقه بنفس الطريقة على مشروع آخر. وهنا يأتي دور “التكييف”.
التكييف هو تكييف الطريقة لتناسب السياق الفريد لكل مشروع. ويمكن أن يتأثر التكييف بالثقافة التنظيمية وأساليب الإدارة. في حين أن جميع جوانب PRINCE2 يمكن تخصيصها، تظل المبادئ غير قابلة للتغيير بسبب طبيعتها الثابتة.
ويمكن إجراء التخصيص على العمليات والممارسات، وكذلك على الأدوار والمسؤوليات والمنتجات الإدارية.
تكييف الأدوار والمسؤوليات
تحدد منهجية PRINCE2 مجموعة من المسؤوليات لكل عضو في فريق إدارة المشروع. يمكن تكييف هذه المسؤوليات من خلال المشاركة (يقوم عدة أشخاص بأداء دور ما) أو الجمع (يقوم شخص واحد بأدوار متعددة).
مجلس إدارة المشروع
يتمتع بسلطة شاملة على المشروع، ويمثل جميع أصحاب المصلحة: الأعمال والمستخدمين والموردين. يقوده المدير التنفيذي (الذي يمثل الجهة الممولة) الذي يمتلك سلطة اتخاذ القرار النهائي. يشمل كبير المستخدمين، الذي يمثل المستخدمين النهائيين، وكبير الموردين، الذي يمثل مزودي المنتجات.
المدير التنفيذي للمشروع
يمتلك سلطة اتخاذ القرار النهائية، ويتم تعيينه من قبل الشركة. يرأس مجلس إدارة المشروع.
كبير المستخدمين
يمثل مصالح أولئك الذين يستخدمون أو يحافظون على المنتجات النهائية للمشروع.
كبير الموردين
يتحدث باسم أولئك الذين يقومون بتصميم وبناء واختبار المنتجات المتخصصة للمشروع.
ضمان المشروع
يشرف كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة على ذلك، ويضمن حسن سير المشروع وخططه الواقعية وإعداد تقارير دقيقة. يمكن تفويض مسؤوليات الضمان.
مدير المشروع
يتم تعيينه من قبل المدير التنفيذي، ويتولى الإدارة اليومية للمشروع ضمن الحدود المحددة، وإنجاز العمل من قبل الفرق، ومعالجة المشاكل والمخاطر.
مدير الفريق
يقود فريقاً متخصصاً لتصميم وبناء منتجات المشروع، ويعمل ضمن حزمة عمل متفق عليها ويطلع مدير المشروع بانتظام على آخر المستجدات.
دعم المشروع
يقدم المساعدة الإدارية لمديري المشروع وفريق العمل، إلى جانب الدعم الفني، مثل إرشادات استخدام الأدوات.
تصميم المنتجات الإدارية
يصف دليل PRINCE2 أيضاً مجموعة من المنتجات الإدارية التي يمكن استخدامها خلال المشروع للمساعدة في التخطيط والمراقبة وإعداد التقارير من قبل فريق إدارة المشروع. وتتوفر منتجات الإدارة هذه كنماذج يمكن تصميمها أيضاً من حيث المحتوى والهيكل والشكل الذي تتخذه.
متى تستخدم منهجية PRINCE2؟
منهجية PRINCE2 متعددة الاستخدامات ومناسبة لتخطيط وإدارة ومراقبة أي مشروع في جميع القطاعات. وهي تضمن تحقيق النتائج والفوائد المرجوة، وتنطبق على كل من المشاريع الرشيقة والتقليدية. لتحقيق أقصى قدر من الفعالية، ابدأ باستخدام PRINCE2 قبل بدء المشروع مباشرةً واستمر حتى اكتماله.
بالنسبة للمشاريع الرشيقة، يُنصح باستخدام PRINCE2 Agile.
لماذا تعتبر منهجية PRINCE2 مفيدة؟
تساعد منهجية PRINCE2 المنظمات في تعظيم استثماراتها من خلال منع إهدار الموارد في المشاريع ذات العائد المنخفض. فهي توجه صانعي القرار من خلال أسئلة محورية مثل
ما هو هدفنا؟
هل تستحق النتائج الاستثمار؟
هل لدينا وضوح بشأن أهدافنا ووسائل تحقيقها؟
هل نحتاج إلى مساعدة خارجية؟
المدة والتكلفة المقدرة؟
ما هي الموارد المطلوبة؟
المخاطر والفوائد المحتملة؟
الجودة المتوقعة؟
كيف سنتعامل مع التغييرات؟
من المسؤول عن القرارات؟
ما هي المسؤوليات الفردية؟
تعزز معالجة هذه الأسئلة من احتمالية نجاح المشروع.
ملخص
لطالما كانت منهجية PRINCE2 منهجية عالمية موثوقة لإدارة المشاريع لأكثر من 25 عامًا وتتكيف باستمرار مع المشهد المتطور لإدارة المشاريع.
يمكن لأي منهجية، بما في ذلك PRINCE2، أن تفشل إذا لم تتماشى مع بيئة التطبيق الخاصة بها. ويضمن مبدأ التكييف في منهجية PRINCE2 إمكانية التكيف مع الاحتياجات الفريدة لكل مشروع. في حين أن سوء تطبيقها يمكن أن يكون مقيداً، إلا أن منهجية PRINCE2 عند استخدامها بشكل صحيح، تناسب أي حجم أو نوع مشروع، مما يعزز نتائج إدارة المشروع والعائد على الاستثمار.
للحصول على فهم أعمق، فكّر في التسجيل في دورة PRINCE2.
المراجع
[1] PeopleCert (2023) إدارة المشاريع الناجحة باستخدام PRINCE2. الطبعة السابعة. PeopleCert.
[2] دليل PMBOK (من معهد إدارة المشاريع (PMI®)) هو معيار لإدارة المشاريع يصف تقنيات إدارة المشاريع والعمليات ومجالات المعرفة.
إنفوجرافيك