منجزات المشروع والإدارة الفعالة للوقت |PM

منجزات المشروع والإدارة الفعالة للوقت
الوقت هو مورد مستقل لا يمكن استرجاعه بعد إنفاقه – لا يمكن لمديري المشروع وأعضاء الفريق إلا محاولة تعويضه في الوقت الحاضر أو في الأوقات القادمة. ومن ثم، فإن الوقت بمثابة قيد حاسم في إنتاج المخرجات وتحقيق أهداف المشروع، وهو ما يجب أن تكون جميع الموارد البشرية حساسة تجاهه. عندما يتم تقييم فرق المشروع من قبل العملاء أو الرعاة أو أصحاب المصلحة، غالبًا ما يتم الحكم عليهم على أساس قدرتهم على التأثير في قيود التكلفة والنطاق والوقت والجودة.
يقوم مديرو المشاريع الديناميكيون وكذلك مديرو المشاريع الديناميكيون PMI-RMP® وCAPM® وPMP® وغيرهم من حاملي شهادات الاعتماد بنقل وتطبيق المعرفة المكتسبة من دليل PMBOK® ومحاولة تعزيز احتمالية نجاح المشروع بشكل عام. وهم يسعون جاهدين إلى الحفاظ على التفاوت بين مدد العمل الفعلية والوقت المخطط له للمشروع عند أدنى المستويات، وإظهار المعرفة الكافية بسير العمل. وبدلاً من إبطال مسؤولية التحقق من إنجاز حزم العمل، تعزز الإدارة الفعالة للوقت احتمالية الوقت المستغرق في إنجاز مخرجات المشروع الفعلية، وذلك أيضًا بالتكافؤ النسبي مع خط الأساس للجدول الزمني والمدد المخطط لها مسبقًا.
وللتأكد من الإدارة الفعالة للوقت، من المهم إجراء عمليات
تعريف الأنشطة وتسلسلها
تقدير المدد الزمنية والموارد
جدولة إجراءات التطوير
مراقبة الجداول الزمنية والتحكم فيها، وهكذا دواليك.
علاوة على ذلك، يصبح من المهم التأكد من أن المشروع لا يستمر إلى ما لا نهاية أو إلى الأبد قبل إنتاج المخرجات النهائية؛ بل يجب تحقيق المخرجات ذات الصلة بكل مرحلة في الوقت المناسب بما يتماشى مع موارد المشروع المتاحة. يجب أن تكون الأطر الزمنية المحددة مرنة بما يكفي لدمج الأحداث غير المتوقعة أيضًا.
ويتضمن دور إدارة الوقت ملخصًا للطرق التي تنجح بها مراحل المشروع في تحقيق دورة حياة المشروع. خلال مرحلة البدء في المشروع، يجب تخصيص وقت كافٍ في وضع ميثاق وتحديد أصحاب المصلحة الأوليين. يتم تعيين مدير المشروع من قبل الإدارة العليا ويتم تنفيذ جميع مهام تطوير المشروع الأولية ضمن أطر زمنية محددة. وتتطلب مرحلة التخطيط مدخلات زمنية معقولة ويتم تنفيذ جميع المهام التي تشمل تسعة مجالات معرفية تتعلق بإدارة المشروع في نفس الوقت. وفي المراحل اللاحقة، يتم إنفاق الوقت بشكل جماعي في تنفيذ خطط المشروع وأداء أنشطة الرقابة/المراقبة. أما مجموعة العمليات النهائية فتكون مرحلة الإغلاق حيث يتم تخصيص الوقت لأداء تلك الأنشطة التي تدل على اكتمال المشروع.
يتم استخدام العديد من الأدوات لتسريع وتعزيز وظائف الجدولة لمدير المشروع. من التقنيات المختلفة المتوفرة في دليل PMBOK® Guide إلى تطبيق برامج وبرامج الجدولة الزمنية، فإن أدوات تطوير ومراقبة خطوط الأساس للجدول الزمني كثيرة. يجب اختيار أدوات إدارة الوقت بعد استقراء تأثيرات العوامل غير المؤكدة وغير المتوقعة وتوقع المتطلبات المحتملة لإنشاء حلول بديلة في مستقبل المشروع. على سبيل المثال، قد يؤدي خيار قيام هيئة من المهنيين أو أعضاء نقابة عمالية وطنية بإضراب عن العمل إلى تأثيرات سلبية قوية على مدة المشروع. لذلك، أثناء تخطيط الجداول الزمنية للمشروع، يحتاج مديرو المشاريع إلى أن يكونوا متفائلين ومتشائمين ومعتدلين. في بعض الحالات، قد يصبح من المهم في بعض الحالات أخذ “معدل تكرار الإصابات في الوقت الضائع” الذي يصور ساعات العمل المفترضة المفقودة بسبب أي مرض أو إصابة عمل يتعرض لها أحد الموارد البشرية في المشروع.
على المتخصصين المتمرسين في إدارة الجداول الزمنية ومديري المشاريع أن يعلموا أن العمل الورقي يختلف تمامًا عن العوامل العملية لإدارة الوقت؛ وعادةً ما تختلف هذه العوامل بما يتماشى مع الكفاءة العامة لأعضاء الفريق. وبالتالي، لضمان تحقيق نتائج مثمرة للمشروع، يصبح من الضروري تتبع قدرات إدارة الوقت لدى جميع الأفراد ومراقبة الموارد البشرية المجمعة على أساس حزم العمل المجدولة. ومن المهم أيضًا جعل كل عضو من أعضاء الفريق يفهم دور حزمة العمل الخاصة به ويتلقى مخططًا واضحًا لأنشطة العمل الإجمالية. وهذا بدوره يقطع شوطاً طويلاً في تعزيز جميع الجهود التنسيقية وسد تأثيرات فجوات التواصل القائمة بين وحدات المشروع والمكتب المركزي. باختصار، إذا نجح فريق المشروع في أن يكون منفتحًا على الأفكار الجديدة، إلى جانب مراعاة الوقت تمامًا، فإن احتمالية الأداء الجيد في جميع خطط إدارة الجدول الزمني للمشروع تزداد تبعًا لذلك.
كل التوفيق!
المؤلف : أوما داجا
التاريخ
عن المؤلف
أوما داغا
الفئة