مكتب إدارة المشاريع: مواءمة الاستراتيجية والمشاريع من أجل نجاح الأعمال

تخيل أنك الرئيس التنفيذي لشركة سريعة النمو. لديك رؤية رائعة للمستقبل، ولكن تحويل هذه الرؤية إلى واقع ملموس يبدو وكأنك ترعى القطط. فالمشاريع مبعثرة في مختلف الأقسام، والموارد ضئيلة، وعلى الرغم من الجهود التي يبذلها الجميع، يبدو أن استراتيجيتك الكبرى تفقد زخمها. هل يبدو ذلك مألوفًا؟
عندما تحتاج المؤسسات إلى تحويل الرؤية إلى عمل، يصبح مكتب إدارة المشاريع المؤسسية (EPMO) هو المحور الأساسي الذي يعمل على مواءمة كل مشروع مع الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة. وهو أكثر من مجرد طبقة بيروقراطية أخرى، بل إن مكتب إدارة المشاريع المؤسسية هو الشبكة العصبية لمؤسستك، حيث يقوم بمزامنة النية الاستراتيجية للعقل مع العضلات التشغيلية للجسم. إنه الترياق المضاد للفوضى، ويمنع إهدار الموارد ويقود النجاح المتماسك طويل الأجل.
وفي حين أن مكاتب إدارة المشاريع التقليدية غالبًا ما يُنظر إليها على أنها “وظيفة داعمة” ونادرًا ما يكون لها مقعد في الاجتماعات على المستوى الاستراتيجي، فإن الشركات التي تتطلع إلى الأمام تتحدى هذه النظرة القديمة. فهم يدركون أن مكتب إدارة المشاريع، المدمج ضمن الرؤساء التنفيذيين، هو المفتاح لقيادة التحول الهادف في جميع أنحاء الشركة.
سواء أكنت تومئ برأسك موافقًا أو تحك رأسك في حيرة من أمرك، ستكشف الأقسام التالية كيف يمكن لمكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع أن يحسن نهجك في إدارة المشاريع وتنفيذ الاستراتيجية.
الوجبات الرئيسية:
تتخطى مكاتب إدارة المشاريع الإلكترونية لإدارة المشاريع مجرد إدارة المشاريع – فهي تعمل على مواءمة كل مبادرة مع الأهداف المؤسسية طويلة الأجل، مما يضمن إشرافاً استراتيجياً رفيع المستوى ونتائج أفضل للأعمال. إن مكاتب إدارة المشاريع التقليدية، التي غالباً ما تعمل بشكل تكتيكي، تحد من النمو والتركيز الاستراتيجي.
وتحقق الشركات التي لديها مكاتب إدارة المشاريع الإلكترونية فوائد كبيرة، بما في ذلك زيادة الإيرادات وتوفير التكاليف وتسريع وقت الوصول إلى السوق. تشير الدراسات إلى أن ثلثي الشركات تشهد تحسناً في الأداء في غضون ستة أشهر من اعتماد مكتب إدارة المشاريع الإلكترونية.
تستفيد مكاتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع الإلكترونية من البيانات والتكنولوجيا لتحسين الموارد وتبسيط التنفيذ وتعزيز التعاون بين مختلف الوظائف، مما يضمن سرعة اتخاذ القرارات وتسليم المشاريع بنجاح في جميع أنحاء المؤسسة.
الفرق بين مكتب إدارة المشاريع ومكتب إدارة المشاريع الإلكترونية
عندما يسمع بعض الأشخاص كلمة “مكتب إدارة المشاريع”، يتبادر إلى أذهانهم فكرة “مكتب إدارة المشاريع” التي قد تعيق الابتكار في بعض الأحيان. ومع ذلك، فإن مكتب إدارة المشاريع الإلكترونية المصمم جيدًا يتجاوز هذه القيود، حيث يعمل كعامل تمكين استراتيجي يعمل على مواءمة المشاريع مع الأهداف التنظيمية ويحقق قيمة الأعمال.
يدير مكتب إدارة المشاريع التقليدي (PMO) المشاريع داخل قسم معين. وفي حين أن هذا النهج يمكنه تبسيط العمليات داخل وحدة عمل واحدة، إلا أنه غالبًا ما يقصر في معالجة الطبيعة المعقدة والمترابطة لعمليات الأعمال الحديثة. وغالبًا ما تعاني مكاتب إدارة المشاريع التقليدية من عدم اتساق المنهجيات بين الأقسام، ومحدودية المواءمة الاستراتيجية، وصعوبات في إظهار قيمتها للمؤسسة ككل.
ويعد هذا التمييز أمرًا بالغ الأهمية بالنسبة للمؤسسات الكبيرة ذات الإدارات المتعددة، حيث يتبع مكتب إدارة المشاريع الإلكترونية نهجًا أكثر شمولاً على مستوى المؤسسة. في حين أن مكاتب إدارة المشاريع ومكاتب إدارة المشاريع الإلكترونية تساهم في نجاح المشاريع، إلا أن نطاقاتها ونهج إدارتها تختلف بشكل كبير. يسلط الجدول أدناه الضوء على الاختلافات الرئيسية في أدوارهم، مع التركيز على إدارة الموارد وتتبع المشروع والمواءمة مع الأهداف التنظيمية.
والآن بعد أن فهمنا كيف يختلف مكتب إدارة المشاريع الإلكترونية عن مكتب إدارة المشاريع من حيث النطاق والتركيز، دعونا نفحص مكاتب إدارة المشاريع الإلكترونية بمزيد من التفصيل.
كيف تقود مكاتب إدارة المشاريع ومكاتب إدارة المشاريع الإلكترونية الاستراتيجيات المؤسسية
على عكس مكاتب إدارة المشاريع التقليدية التي غالبًا ما تقدم تقاريرها إلى رؤساء الأقسام، فإن أنجح مكاتب إدارة المشاريع الإلكترونية تتمركز استراتيجيًا على طاولة المديرين التنفيذيين. فهم يحافظون على اتصالات مباشرة مع القيادة العليا، مما يسمح لهم بالتأثير على القرارات الاستراتيجية الرئيسية وضمان توافق اختيار المشروع وتحديد أولوياته مع أهداف الشركة طويلة الأجل.
لا يتعلق الأمر فقط بالحصول على مقعد على الطاولة – بل يتعلق بإعادة تشكيل الطاولة نفسها لتلبية متطلبات تحديات الأعمال المستقبلية. يتيح وجود هذه الرؤية والرعاية رفيعة المستوى لموظفي إدارة عمليات إدارة المخاطر والأداء أن يصبحوا محركين رئيسيين لنتائج الأعمال ويلعبوا دورًا حيويًا في تحقيق النمو المستدام.
يحقق مسؤولو إدارة عمليات إدارة المشاريع الإلكترونية نجاحاً قابلاً للقياس بعدة طرق:
زيادة الإيرادات: يعمل مسؤولو إدارة المشاريع وإدارة المشاريع على مواءمة المشاريع مع الأهداف الاستراتيجية، مما يؤدي إلى نمو الإيرادات من خلال إعطاء الأولوية للمبادرات عالية القيمة.
توفير التكاليف: من خلال تحسين تخصيص الموارد، تقلل عمليات إدارة المشاريع وإدارة المشاريع الإلكترونية من الهدر والتكاليف التشغيلية، مما يتيح زيادة الكفاءة.
وقت أسرع للوصول إلى السوق: تعمل عمليات إدارة عمليات إدارة المشاريع الإلكترونية على تبسيط التنفيذ، والقضاء على الاختناقات، وتعزيز التعاون بين الوظائف، وتسريع عملية التسليم وتعزيز القدرة التنافسية.
وتوضح القائمة التالية الوظائف الهامة التي يؤديها مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع لتحقيق ذلك.
مواءمة أهداف مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع مع الاستراتيجية المؤسسية
إدارة المحفظة الاستراتيجية
إنشاء أطر عمل لتحديد الأولويات على مستوى المؤسسة
تبني التكنولوجيا بفعالية مع إشراف مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع
جعل التواصل أولوية وتعزيز ثقافة المواءمة
تأسيس القرارات الاستراتيجية على البيانات في إعدادات متعددة الوظائف
دعونا نلقي نظرة على الوظائف الأساسية لمكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع لفهم كيفية عملها في الممارسة العملية وسبب أهميتها لتحقيق النجاح الدائم.
مواءمة أهداف مكتب إدارة عمليات إدارة عمليات إدارة المشاريع مع الاستراتيجية المؤسسية
وفقاً لدراسة أجرتها شركة Forrester Consulting، شهد ثلثا الشركات تحسناً في الأداء في غضون ستة أشهر من الاستثمار في مكتب إدارة المشاريع المتوائم استراتيجياً، وحققت جميع الشركات قيمة قابلة للقياس في غضون عامين. تتعلق الاستراتيجية باتخاذ الخيارات الصحيحة وتجنب الخيارات السيئة. يقوم مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع بجمع كبار القادة معًا لتقييم المبادرات والحفاظ على توازن المحفظة وضمان توافق المشاريع مع الأهداف الاستراتيجية.
في غياب مكتب قوي لإدارة المشاريع وإدارة المشاريع، غالبًا ما تخلق الإدارة المتوسطة المستوى أولويات متنافسة عن غير قصد، مع التركيز على “ماذا” على حساب “لماذا”. هذا النهج قصير النظر يمكن أن يؤدي إلى تشتيت الجهود التنظيمية وإضعاف الرؤية الاستراتيجية التي وضعتها القيادة العليا. ويتصدى مكتب إدارة المشاريع لهذا الأمر من خلال العمل كمحور مركزي للتواصل وتحديد الأولويات والمواءمة. ويضمن أن الخيارات الاستراتيجية التي يتم اتخاذها في القمة تتخلل جميع أنحاء المؤسسة، مما يحافظ على التوازن الدقيق بين التنفيذ قصير الأجل والأهداف طويلة الأجل.
إدارة المحفظة الاستراتيجية
ليس من الواضح دائمًا عند ظهور مشاريع جديدة ما إذا كانت تتماشى مع استراتيجية المؤسسة. يمكن أن تأتي المشاريع من مصادر خارجية مثل التسويق أو المبادرات الداخلية مثل تحسين العمليات. لا يضيف مكتب إدارة المشاريع والمشاريع إلا المشاريع التي تلبي أهداف المؤسسة إلى المحفظة الاستراتيجية.
يتولى مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع مسؤولية
فحص متطلبات المشروع
تحديد المشاريع المحتملة وتقييم جدواها.
اختبار هذه المشاريع مقابل معايير الاختيار
اتخاذ قرارات إدراج المشاريع في المحفظة
تعديل المحفظة باستمرار
لنقم بتفصيل المهام المحددة التي ينطوي عليها اختيار المشاريع الاستراتيجية وإدارتها:
إنشاء أطر تحديد الأولويات على مستوى المؤسسة
يعد مكتب إدارة المشاريع الاستراتيجية ضروريًا لإنشاء إطار عمل موحد لتحديد أولويات المشاريع على مستوى المؤسسة. من خلال العمل مع القيادة التنفيذية، يقوم مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع بتحديد أولويات المشاريع التي توفر أكبر قيمة وتتماشى مع الأهداف طويلة الأجل. من خلال تقييم المعايير الرئيسية للقيادة، يمكن لمكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع أن يصقل إطار عمل واضح وقابل للتنفيذ لتحديد الأولويات.
تتضمن خطوات بناء إطار عمل فعال ما يلي:
العصف الذهني مع القيادة لتحديد المتغيرات الرئيسية لتقييم المشروع.
تجميع المعايير ذات الصلة لتجنب التداخلات.
إنشاء قائمة موجزة توازن بين المواءمة الاستراتيجية والموارد والعائد على الاستثمار.
تطوير نظام تقييم لتصنيف المشاريع.
مراجعة إطار العمل وتعديله بانتظام مع تطور الأهداف.
يجب أن يعقد مكتب إدارة المشاريع ورش عمل منتظمة لتحديد الأولويات مع القادة لتعزيز الفهم المشترك ومنع الازدواجية وتحديد الفرص الجديدة. يجب تطبيق إطار العمل بشكل متسق في جميع أنحاء المؤسسة لضمان اتباع نهج موحد لتقييم قيمة المشروع ومواءمته مع الاستراتيجية.
اعتماد التكنولوجيا بفعالية مع إشراف مكتب إدارة المشاريع
توجد العديد من أدوات التعاون، ولكنها يمكن أن تؤدي إلى الهدر وعدم الكفاءة بدون استراتيجية منسقة. يشرف مكتب إدارة المشاريع على اختيار هذه الأدوات وتنفيذها على المستوى التنظيمي، مما يمنع الانعزال ويعزز الاتساق.
تشمل التطبيقات التي يمكن أن يستخدمها مكتب إدارة المشاريع للتخلص من التكرار واكتساب رؤية واضحة لتقدم المشروع ما يلي:
منصات إدارة المشاريع (مثل Jira وMicrosoft Project) لتتبع المهام والجداول الزمنية.
أدوات التعاون (مثل Slack وMicrosoft Teams) للتواصل ومشاركة المستندات.
أنظمة إدارة الموارد (مثل Smartsheet وMondi.com) لمراقبة تخصيص الموارد.
برامج إدارة المحافظ (مثل Planview وWrike) للحصول على عرض شامل لمحفظة المشاريع.
أدوات إدارة التراخيص (مثل Flexera وOpenLM) لمراجعة وتحسين استخدام البرمجيات.
من خلال عرضها على مستوى المؤسسة، يمكن لمكتب إدارة المشاريع الإلكترونية توحيد الأدوات وتعزيز التعاون ومواءمة المشاريع مع الأهداف الاستراتيجية.
جعل التواصل أولوية لتعزيز ثقافة المواءمة
تتمثل إحدى المسؤوليات الأساسية لمكتب إدارة المشاريع في إعطاء الأولوية للتواصل الواضح، خاصة في أوقات التغيير، لضمان فهم الجميع لما هو مهم وشعورهم بالمشاركة. من المرجح أن تقدم الفرق المشاركة ملاحظات قيّمة، وهو أمر بالغ الأهمية لتحقيق النجاح.
يعمل مكتب إدارة المشاريع كمحور مركزي للتواصل، حيث يقوم بتزويد المدراء المتوسطين بالأدوات اللازمة لنقل المعلومات بفعالية. ويشمل ذلك تطوير الرسائل الأساسية، وإنشاء مواد مثل النشرات الإرشادية ولوحات المعلومات، وتقديم ورش عمل لتثقيف الموظفين حول الأهداف الاستراتيجية. من خلال التواصل المتسق والشفاف، يعزز مكتب إدارة الأداء المؤسسي ثقافة المواءمة، مما يجعل الجميع يركز على الأهداف المشتركة.
لنقارن بين الأنواع المختلفة من قنوات التواصل التي يستخدمها مكتب إدارة المشاريع:
ما أهمية التواصل المتسق للأهداف الاستراتيجية؟
مع انتقال الأهداف عبر المؤسسة، يمكن أن يضيع هدفها الأصلي – “لماذا” – مما يؤدي إلى انحراف المشاريع عن الاستراتيجية العامة.
كيف يمكن لمكتب إدارة المشاريع ضمان التواصل الفعال والمواءمة؟
يجب أن يقوم مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع بتوصيل “ماذا” و”لماذا” لكل مشروع بانتظام لضمان التوافق مع الأهداف التنظيمية. تسمح آليات التغذية الراجعة الرسمية بإثارة المخاوف ومعالجتها على الفور. تعزز الرسائل المتسقة المواءمة والمساءلة في جميع أنحاء المؤسسة.
بناء القرارات الاستراتيجية على البيانات في إطار متعدد الوظائف
غالبًا ما تتطلب المبادرات على مستوى المؤسسة تعاونًا متعدد الوظائف ويمكن أن تمثل تحديات فيما يتعلق بالأدوار وصنع القرار والموارد والتمويل، وغالبًا ما تتأثر بالسياسات الداخلية. وبدعم من القيادة العليا، يقوم مكتب إدارة المشاريع على مستوى المؤسسة بجمع البيانات لتسليط الضوء على المخاطر وضمان توافق القرارات مع الاستراتيجية. تتيح البيانات المستقاة من بوابات الجودة ومؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع إجراء مناقشات مستنيرة حول ما إذا كان يجب الاستمرار في المشاريع أو تحويلها أو إيقافها، مما يسمح بإجراء تعديلات استراتيجية بناءً على الأداء.
الخلاصة
على الرغم من أن مكاتب إدارة المشاريع الخاصة بالأقسام يمكن أن تكون ذات قيمة، إلا أنه إذا كانت مؤسستك تتوسع أو لديها طموحات للنمو، فإن مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع لم يعد ترفاً – بل ضرورة. تُظهر الدراسات الحديثة أن الشركات التي لديها مكاتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع الإلكترونية الناضجة تتفوق باستمرار على نظيراتها. إن التحول من الإدارة التكتيكية للمشاريع إلى الإشراف الاستراتيجي هو ما يفصل الآن بين الشركات الرائدة في هذا المجال عن الشركات الأخرى.
فباستخدام مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع، ستحصل على رؤى قائمة على البيانات، وموارد محسّنة، وقدرات سريعة في اتخاذ القرارات. وكما أشار نائب رئيس إحدى شركات الطاقة بعد فشل العديد من المشاريع، “كان علينا أن نتغير ونصبح منضبطين”. وينبع هذا الانضباط من الهيكل الذي يوفره مكتب إدارة المشاريع.
إذا كنت تهدف إلى تحقيق نتائج الأعمال وتحسين التواصل وضمان دعم المشاريع لرؤيتك، فقد حان الوقت للتفكير في مكتب إدارة المشاريع. إذن، ما هي خطوتك التالية؟
اتخذ الخطوة الأولى نحو تحسين نهج إدارة مشروعك من خلال إكمال تقييم نضج إدارة المشاريع الخاص بنا. ستوفر هذه الأداة القيمة رؤى حول القدرات الحالية لمؤسستك وتسلط الضوء على مجالات التحسين الاستراتيجي.