مكتب إدارة المشاريع الإلكترونية ومكتب إدارة المشاريع | ما الفرق بين مكتب إدارة المشاريع ومكتب إدارة المشاريع الإلكترونية؟

يمكن أن تكون مهنة إدارة المشاريع مثيرة ومُرضية. يمكنك جمع الموارد، وتجميع الفرق، ودعمهم حتى يتمكنوا من الوفاء بالمواعيد النهائية والأهداف. وعلى طول الطريق، ستحظى بفرص لتعزيز أرباح الشركة، وبناء قدرات العاملين، وتطوير قدرتك على تحفيز الآخرين. يحدث هذا عادةً في بيئة سريعة الوتيرة تتيح لك استعراض مهاراتك في حل المشاكل.
سواءً كنت تتطلع إلى دخول مجال إدارة المشاريع أو كنت مستعداً لتوسيع نطاق حياتك المهنية، فمن المفيد استكشاف أوجه التشابه والاختلاف بين هياكل إدارة المشاريع. ستكون هذه المعرفة مفيدة عندما تفكر في نوع البيئة التي ترغب في العمل فيها وأين يمكنك استخدام مهاراتك وتطويرها.
في هذه الصفحة
مكتب إدارة المشاريع (PMO)
مكتب إدارة المشاريع المؤسسية (EPMO)
ما الفرق بين مكتب إدارة المشاريع (PMO) ومكتب إدارة المشاريع المؤسسية (EPMO)؟
ما هي أوجه التشابه بين مكتب إدارة المشاريع (EPMO) ومكتب إدارة المشاريع (PMO)؟
مكتب إدارة المشاريع (PMO)
يرمز مصطلح PMO إلى مكتب إدارة المشاريع، وسترى أحيانًا الاختصار المستخدم للدلالة على مكتب إدارة المحفظة أو مكتب إدارة البرامج. يقوم هذا القسم بتطوير والإشراف على المعايير وأفضل الممارسات المستخدمة لتنظيم المشاريع التي تتولاها الشركة وتوفير التركيز عليها.
كما تقوم مكاتب إدارة المشاريع أيضًا بتتبع الجداول الزمنية للمشروع ومراقبة التقدم المحرز لضمان التزام فريق المشروع بالمواعيد النهائية دون تجاوز الميزانية. يمكن أن تختلف درجة سيطرة مكتب إدارة المشاريع على المشاريع في مجاله. على سبيل المثال، قد يوفر بعضها التوجيه لتعزيز الاتساق فيما يتعلق بكيفية تسليم المشاريع، بينما يوفر البعض الآخر دورًا إداريًا مركزيًا قويًا بما في ذلك تخصيص الموارد المالية وغيرها من الموارد للمشاريع.
ماذا يفعل مكتب إدارة المشاريع؟
يشرف مكتب إدارة المشاريع على مشاريع المؤسسة. ويشمل عمله تنظيم الأشخاص والإجراءات اللازمة لإكمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. وللقيام بذلك، يمكن لمكتب إدارة المشاريع وضع الأهداف، ووضع الجداول الزمنية، وتدريب العاملين، وتخصيص الموارد، ومراقبة تقدم أعضاء الفريق.
ما هي فوائد مكتب إدارة المشاريع؟
يوفر مكتب إدارة المشاريع للمؤسسة هيكلاً وتوجيهًا يساعدها على تحقيق الأهداف مع استخدام مواردها لإفادة جميع أصحاب المصلحة. من خلال توفير الإرشادات ومراقبة الأداء، فإنه يمنح أعضاء فريق المشروع الدعم الذي يحتاجونه لإكمال مهامهم وحل المشاكل التي يواجهونها على طول الطريق. فيما يلي نظرة فاحصة على ما تقدمه للمؤسسات:
الحفاظ على المشروع في حدود الميزانية. يتمثل أحد أدوار مكتب إدارة المشاريع في ضمان بقاء المشروع في حدود ميزانيته. ويمكن أن تكون الإجراءات التي يستخدمها لتخصيص الموارد ومراقبة الإنفاق مفيدة في الأقسام الأخرى.
تعزيز الإنتاجية للوفاء بالمواعيد النهائية. تعمل مكاتب إدارة المشاريع بمواعيد نهائية. وللوفاء بهذه المواعيد النهائية، فإنهم يضعون جداول زمنية ومهام لفريق المشروع لاتباعها. ثم يتعاونون مع الفريق لمراقبة التقدم المحرز نحو إكمال الأهداف الأصغر لضمان التزام الفريق بالمواعيد النهائية الأكبر وإجراء التعديلات اللازمة على طول الطريق.
خلق عملاء أكثر سعادة. تميل المنظمات التي لديها مكاتب إدارة المشاريع إلى أن يكون لديها عملاء يتمتعون بمستويات أعلى من الرضا. فالفرق المنتجة التي تفي بتوقعات العملاء والمواعيد النهائية ترسل رسالة إلى العملاء مفادها أن وقتهم ثمين.
تواصل أفضل بين الإدارات. يمكن لمكاتب إدارة المشاريع التنسيق بين الإدارة والفرق والأقسام الأخرى. ومن خلال القيام بذلك، يمكنهم تحسين التواصل داخل المؤسسة وإظهار فعالية استراتيجيات إدارة المشاريع لتعزيز الأداء.
تقليل الأخطاء. عند التخطيط لمشروع ما، يمكن لمكتب إدارة المشاريع وضع تنبؤات حول المدة التي سيستغرقها المشروع لإكماله وتحديد العوائق المحتملة التي يمكن أن تبطئ التقدم. ويساعده ذلك على تحديد كيفية تخصيص الموارد وإنشاء فرق العمل واختيار الاستراتيجيات التي يجب تنفيذها.
مكتب إدارة المشاريع المؤسسية (EPMO)
يرمز EPMO إلى مكتب إدارة المشاريع المؤسسية. يتفاعل هذا المكتب المركزي مع المديرين التنفيذيين في الشركة والإدارة العليا لمساعدتهم في اختيار المشاريع بناءً على توافر الموارد وأهداف الشركة ورؤيتها. في بعض الشركات، يعمل مكتب إدارة المشاريع المؤسسية أيضًا كمكتب إدارة المشاريع. وفي مؤسسات أخرى، قد يساعد المكتب مكتب إدارة المشاريع من خلال الإشراف على المشاريع المعقدة.
ما الذي يقوم به مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع؟
يلعب مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع دوراً مهماً في عملية صنع القرار في المؤسسة. فهو يلقي نظرة رفيعة المستوى على المشاريع الحالية والمخطط لها لضمان حصول جميع المعنيين على ما يحتاجون إليه لتحقيق النجاح. ويمكن أن يشمل ذلك تحليل الميزانية والموارد والإنتاجية لمساعدة القادة على تحديد كيفية تخصيص الموارد. ويراقب العوامل الداخلية والخارجية للمساعدة في التنبؤ بالمشاريع وجدولة المشاريع ووضع إجراءات لتبسيط المهام.
ما هي فوائد مكتب إدارة المشاريع والموارد والإنتاجية؟
يمكّن مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع المؤسسة من إدارة العديد من المشاريع في وقت واحد من خلال إنشاء وتنفيذ إجراءات وعمليات تعزز الإنتاجية. يمكن أن يؤدي ذلك أيضًا إلى تبسيط عمل فريق إدارة المشروع، بحيث يكون مجهزًا بشكل أفضل للقيام بعمله. ويقوم بذلك من خلال توفير ما يلي:
تواصل أفضل. نظرًا لأن مكتب إدارة المشاريع يتفاعل مباشرة مع المديرين التنفيذيين وكبار المديرين ومكتب إدارة المشاريع، فإنه ينشئ قنوات اتصال بين أصحاب المصلحة في المشروع. ويمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة الشفافية وتعزيز التعاون بين جميع الإدارات.
سياسات وإجراءات موحدة. يمكن لمكتب إدارة المشاريع أن يضع معايير لتوجيه جميع أعضاء فريق إدارة المشروع. ويشمل ذلك إنشاء لغة مشتركة وأفضل الممارسات والإجراءات لأعضاء الفريق لاتباعها، إلى جانب أدلة لإدارة الموارد والعمل ضمن قنوات الاتصال.
مواءمة الأهداف. يتفهم مكتب إدارة المشاريع الأهداف والرؤية التي وضعها المديرون التنفيذيون. ومن خلال هذه المعرفة، يمكنه مساعدة القيادة في اختيار المشاريع التي تتماشى مع هذه الأهداف ودعم فريق المشروع لضمان أن يقدم عمله قيمة للمؤسسة.
هل تدرس لاختبار PMP؟
ما الفرق بين مكتب إدارة المشاريع والمكتب التنفيذي لإدارة المشاريع؟
تكمن الاختلافات بين مكتب إدارة المشاريع ومكتب إدارة المشاريع الإلكترونية في مسؤولياتهما داخل المؤسسة. تقرر الشركات نوع مكتب إدارة المشاريع الذي تريد تطبيقه بناءً على الاحتياجات المحددة للمؤسسة وما تتوقعه من فريق إدارة المشروع. يمكنك أن ترى ذلك عند فحص نطاق عملهم وكيفية عملهم.
نطاق عمل مكتب إدارة المشاريع ومكتب إدارة المشاريع الإلكترونية
يعمل مكتب إدارة المشاريع عادةً على مستوى الإدارات داخل المؤسسة، على غرار المحاسبة أو التسويق. يميل أعضاء فريق مكتب إدارة المشاريع إلى حمل ألقاب متشابهة، مثل المدير ومدير المشروع والمساعد الإداري. ويوجد مكتب إدارة المشاريع على المستوى التنفيذي، مع وجود مدير يدير أفراد الفريق ومشاريعه.
إستراتيجيات مكتب إدارة المشاريع ومكتب إدارة المشاريع الإلكترونية
يميل مكتب إدارة المشاريع إلى أن يكون أكثر ارتباطًا بالعمل اليومي للمشروع، لذلك فهو يستخدم نهجًا أكثر تكتيكية في الإدارة من خلال تزويد أعضاء الفريق بالأدوات والموارد المحددة التي يحتاجونها لإكمال مهامهم. عادةً ما يكون مكتب إدارة المشاريع أكثر استراتيجية في عمله وقد يقضي وقتًا أطول في تحليل البيانات والتخطيط للمشاريع طويلة المدى.
وظائف ومهام كل من مكتب إدارة المشاريع ومكتب إدارة المشاريع الإلكترونية
يقضي مكتب إدارة المشاريع وقتاً أطول في العمل مع أعضاء الفريق الفردي أكثر من مكتب إدارة المشاريع، الذي يتفاعل بشكل أكبر مع المديرين التنفيذيين. وهذا يعني أن مكتب إدارة المشاريع يلعب دورًا أكبر في المراحل المختلفة للمشروع. وفي الوقت نفسه، يركز مكتب إدارة المشاريع على الإشراف على المشروع بأكمله وتسهيل التواصل بين أصحاب المصلحة على مختلف مستويات المؤسسة.
ما هي أوجه التشابه بين مكتب إدارة المشاريع ومكتب إدارة المشاريع؟
على الرغم من الاختلافات بينهما، إلا أن مكتب إدارة المشاريع ومكتب إدارة المشاريع يشتركان في العديد من أوجه التشابه، أبرزها في مجالات مسؤوليتهما وأهدافهما والتزامات التواصل، بما في ذلك
استخدام منهجية إدارة المشاريع لتنظيم وإدارة الأشخاص والمهام
مراقبة التقدم المحرز نحو إنجاز المشروع
دعم أعضاء الفريق بالأدوات والموارد التي يحتاجون إليها لإكمال المهام
التأكد من توافق عمل أعضاء الفريق مع رؤية المؤسسة وأهدافها
الوفاء بالمواعيد النهائية والبقاء ضمن ميزانية المشروع
إنشاء وتنفيذ إجراءات لتبسيط المهام وتبسيط عبء العمل
تقييم المخاطر
التواصل مع أعضاء فريق المشروع وقادة المؤسسة والعملاء
بينما تتوسع في حياتك المهنية في مجال إدارة المشاريع، من الضروري أن تفهم كيف تقوم المؤسسات بهيكلة فرق إدارة المشاريع الخاصة بها. ويكمن نجاحك في هذا المجال في قدرتك على فهم نقاط قوتك وتحديد المهارات التي ترغب في تطويرها عندما تكون مستعداً لتولي أدوار مختلفة. وكلما زادت معرفتك بوظائف مكتب إدارة المشاريع مقابل مكتب إدارة المشاريع الإلكترونية، كلما كنت مستعدًا بشكل أفضل لتحديد المنظمات التي تبدو الأنسب لأهدافك الشخصية والمهنية.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت