بصفتك محترفاً في إدارة المشاريع من معهد إدارة المشاريع (PMI)®PMP، يعتمد نجاحك على إدارة مخاطر المشروع، بما في ذلك مخاطر التكلفة. من الشواغل الرئيسية للعديد من أصحاب المصلحة تجاوز المشروع للميزانية، لذا فإن وجود خطة قوية لإدارة المخاطر تعالج مخاطر التكلفة أمر ضروري. تستكشف هذه المقالة أنواع وأمثلة لمخاطر التكلفة وكيفية التخفيف من حدتها لزيادة احتمالية تسليم مشروعك في حدود الميزانية.
في هذه الصفحة:
ما هي مخاطر التكلفة في إدارة المشاريع؟
أنواع مخاطر التكلفة
مخاطر التكلفة المباشرة وغير المباشرة
متى وكيفية تحديد مخاطر التكلفة في المشروع
أمثلة على مخاطر التكلفة
كيفية التخفيف من مخاطر التكلفة
الخاتمة
احصل على دليلك الشامل لإدارة المخاطر
تعرف على كيفية إدارة المخاطر في كل مشروع.
ما هي مخاطر التكلفة في إدارة المشاريع؟
لكل مشروع ميزانية، ووظيفتك كمدير للمشروع هي التأكد من بقاء المشروع في حدود الميزانية. لسوء الحظ، هناك دائمًا خطر أن يكلف المشروع أكثر من المتوقع. هذه المخاطرة المتمثلة في عدم الالتزام بالميزانية هي مخاطر التكلفة، وهي تأتي مع جميع المشاريع. تتضمن بعض المصادر الأكثر شيوعًا لمخاطر تكلفة المشروع ما يلي:
سوء تخطيط الميزانية
عدم حساب التكاليف بشكل صحيح
الإضافات غير المتوقعة للمشروع (زحف النطاق)
بالنسبة لمخطط إدارة المشاريع، يعد تحديد مخاطر التكلفة أمرًا ضروريًا، لكنه ليس بالأمر السهل. نظرًا لأن نتيجة عدم القيام بعمل شامل لتحديد هذه الأنواع من المخاطر يمكن أن تكلف المساهمين الكثير من المال، يجدر التفكير في أنواع مختلفة من مخاطر التكلفة لتسهيل تحديدها. كما أن الحساب الشامل لجميع مخاطر التكلفة يضع مدير المشروع في وضع أفضل بكثير فيما يتعلق بإنشاء احتياطي للمخاطر.
أنواع مخاطر التكلفة
تتمثل إحدى طرق التمييز بين أنواع مخاطر التكلفة في النظر في قدرة مدير المشروع على التحكم فيها. يجب أن يعرف محترفو إدارة المشاريع أن هناك نوعين من مخاطر التكلفة المتعلقة بهذا الأمر وهما الأنواع الداخلية والخارجية لمخاطر التكلفة. بعض هذه المخاطر يمكن تجنبها وبعضها الآخر لا يمكن تجنبه.
مخاطر التكاليف الداخلية
تنبع مخاطر التكاليف الداخلية من التغييرات التي تطرأ على الأعمال أو المنظمة التي يعمل فيها فريق إدارة المشروع. قد تشمل أمثلة مخاطر التكاليف الداخلية تكاليف إضافية للمشروع بسبب:
سوء ممارسة وضع ميزانية المشروع
دوران موظفي إدارة المشروع
مشاكل تقنية إدارة المشروع التي تؤثر على الإنتاجية
مخاطر التكلفة الخارجية
تنشأ مخاطر التكلفة الخارجية من ظروف خارجة عن سيطرة فريق إدارة المشروع؛ ولا يوجد الكثير مما يمكن لمدير المشروع فعله للتحكم فيها. على سبيل المثال، إذا كان مشروعك يستخدم الكثير من البنزين كوقود لمعدات المشروع، فأنت تحت رحمة أولئك الذين يتحكمون في تكلفة برميل النفط. قد تشمل الأمثلة على مخاطر التكلفة الخارجية التكاليف الإضافية للمشروع بسبب:
تكاليف المواد الخام
الكوارث الطبيعية
التغييرات في اللوائح التنظيمية
الزيادات في تكاليف البائعين الخارجيين
مخاطر التكلفة المباشرة وغير المباشرة
هناك بُعد آخر لمخاطر التكاليف وهو مخاطر التكاليف المباشرة وغير المباشرة. وهي لا تستثني النوعين الداخلي والخارجي؛ فمخاطر التكاليف ستكون إما داخلية أو خارجية، وإما مباشرة أو غير مباشرة.
مخاطر التكلفة المباشرة
مخاطر التكلفة المباشرة هي تلك التي ترتبط مباشرة بأنشطة المشروع. ومن الأمثلة على التكاليف الناتجة عن مخاطر التكلفة المباشرة ما يلي
إعادة العمل لتصحيح الأخطاء في البناء
سوء التواصل الذي يتطلب اجتماعات إضافية
مخاطر التكلفة غير المباشرة هي تلك التي لا ترتبط مباشرة بأنشطة المشروع. ومن الأمثلة على التكاليف الناتجة عن مخاطر التكاليف غير المباشرة ما يلي:
التكلفة الإدارية لموارد مكتب إدارة المشاريع
تخزين المخزون
أماكن السكن المؤقت للموظفين التنظيميين
فئات مخاطر التكلفة الإضافية
بالإضافة إلى فئات مخاطر التكلفة الداخلية/الخارجية والمباشرة/غير المباشرة، فيما يلي فئات مخاطر التكلفة الأخرى التي يمكن أن تساعد مدير المشروع (PMP) وفريق العمل على اكتشاف مخاطر التكلفة التي قد يفوتهم. مرة أخرى، هذه الأنواع ليست حصرية مع الفئات المذكورة أعلاه. في الواقع، بعضها داخلي وبعضها خارجي وبعضها قد يشمل كليهما؛ وبالمثل، بعضها مباشر وبعضها غير مباشر وبعضها قد يشمل كليهما.
مخاطر تكاليف العمليات
مخاطر التكلفة التشغيلية هي المخاطر المرتبطة بالتكاليف التشغيلية التي تأتي من العمليات دون المستوى في المشروع. معظم مخاطر التكلفة المرتبطة بالعمليات هي مخاطر داخلية. ومن الأمثلة على ذلك
عدم الكفاءة عند شراء موارد المشروع
سوء عمليات إدارة الجودة
التكرار في اتصالات المشروع
مخاطر تكاليف المدخلات
تكاليف المدخلات هي تلك المرتبطة باقتناء المواد المطلوبة لبناء المنتج. والعديد من هذه التكاليف خارجية وخارجة عن سيطرة فريق إدارة المشروع.
وغالباً ما تكون الطبيعة الأم والأحداث العالمية مصادر لمخاطر تكاليف المدخلات. ومن أمثلة مخاطر تكاليف المدخلات ما يلي
الحرب
العقوبات
النزاعات التجارية
الجائحة
اضطرابات الشحن
النزاعات العمالية
قد يشمل عدد من أنواع مخاطر التكلفة المالية والمتعلقة بالسوق ما يلي. هذه هي مخاطر التكلفة الخارجية بشكل عام:
مخاطر الائتمان
مخاطر الائتمان هي مخاطر عدم قيام عملائك أو شركائك بالدفع لك، وقد يكون هذا النوع من المخاطر خارجيًا، على الرغم من أن مديري المشروع قد يكونون قادرين على التخفيف من هذه المخاطر من خلال التدقيق في العملاء والشركاء وكتابة العقود لحماية المشروع من هذا النوع من مخاطر التكلفة.
مخاطر سعر الفائدة
مخاطر سعر الفائدة هي مخاطر ارتفاع تكلفة رأس المال بسبب ارتفاع أسعار الفائدة. المشاريع التي تنطوي على أسعار فائدة عائمة تكون أكثر عرضة لمخاطر أسعار الفائدة. تلك التي تتعامل مع سعر فائدة ثابت تميل إلى أن تكون أكثر استقراراً وأقل تقلباً.
مخاطر أسعار الصرف
إذا كان مشروعك ينطوي على شراء مواد أو عمالة من الخارج، فسيتعين عليك حساب مخاطر أسعار الصرف. وهذا هو الخطر المتمثل في إمكانية تقلب أسعار الصرف فجأة وتجاوزها لما هو مدرج في الميزانية. المشاريع الكبيرة والعالمية هي الأكثر عرضة لمخاطر أسعار الصرف.
المخاطر القانونية ومخاطر الامتثال
المخاطر القانونية هي مخاطر العقوبات والغرامات أو غيرها من تكاليف المشروع المتعلقة بسوء فهم القوانين التي تحكم مشروعك. ويزداد هذا النوع من المخاطر عند العمل على المستوى الدولي أو عندما يعرضك مشروعك لقوانين إقليمية أو قوانين ولايات مختلفة حتى داخل نفس البلد. قد تعرضك بعض المجالات إلى المزيد من المخاطر القانونية ومخاطر الامتثال. فالمشاريع في مجال الرعاية الصحية في الولايات المتحدة، على سبيل المثال، تتطلب فهماً شاملاً للقوانين المتعلقة بلوائح سرية المرضى.
مخاطر الضرائب
تخضع المشاريع للضرائب في المجالات التي تعمل فيها أو تقوم بالشراء أو التوريد أو التوريد وما إلى ذلك. قد تؤدي مخاطر سوء فهم أو تفسير القواعد الضريبية التي تؤثر على المشروع إلى تكاليف غير متوقعة للامتثال للقوانين ذات الصلة أو عقوبات لعدم الامتثال.
هل تدرس لامتحان PMP؟
متى وكيفية تحديد مخاطر التكلفة في المشروع
تقليدياً، كان تحديد مخاطر التكلفة في المشروع يتضمن تحليل مخاطر الجدول الزمني ومن ثم تحليل مخاطر التكلفة. قد يكون هذا الأمر إشكاليًا لأن أعضاء الفريق الذين يحللون الجدول الزمني مهتمون بإكمال المشروع في الوقت المناسب، بينما يهتم أعضاء الفريق الذين يحللون الميزانية بإكمال المشروع بأقل تكلفة ممكنة. وغالبًا ما تتعارض هذه المصالح مع بعضها البعض. يمكن أن يؤدي هذا الانفصال إلى تعقيد أنشطة تحليل المخاطر. في الواقع، قد يضيف هذا الأمر تكلفة إلى المشروع من خلال إطالة الوقت الذي يستغرقه إكمال تحليل المخاطر، أي خلق مخاطر التكلفة التشغيلية.
الطريقة الأفضل لتحليل مخاطر التكلفة هي استخدام نهج متكامل. يتم تقسيم مصادر المخاطر المرتبطة بالمشروع إلى تلك التي تؤثر على الوقت وتلك التي تؤثر على التكلفة، معبراً عنها بمعدل الحرق لكل وحدة زمنية. فالأول هو الجدول الزمني الذي يسير عليه المشروع؛ أما الثاني فهو مدى سرعة إنفاق المال في فترة زمنية معينة.
نظرًا لأن الوقت هو المال، فإن التكاليف سترتفع إذا استغرق المشروع وقتًا أطول مما هو مخطط له لإكماله. لتحديد مخاطر التكلفة في المشروع:
تقييم المخاطر المختلفة في المشروع
تحديد الموارد وتسعيرها وتخصيصها للأنشطة المختلفة
النظر في مخاطر الجدول الزمني (الوقت) ومخاطر التكلفة (معدل الاستهلاك) في وقت واحد لوضع التقديرات
استخدام برامج المحاكاة مثل بيرت ماستر أو مونت كارلو للحصول على نتائج أكثر دقة لمخاطر التكلفة
مثال على مخاطر التكلفة
بالنسبة لنموذج مخاطر التكلفة مع المدخلات، يمكنك مقارنة عدد الأشخاص الذين يعملون في المشروع مقابل معدل الأجور والساعات (انظر الجدول أدناه). مثال على مشروع شائع قام به الكثير منا هو تجديدات المنزل. عندما تقوم بإعداد الميزانية، ستحتاج إلى تقسيم كل جزء من المشروع إما إلى وقت أو معدل استهلاك الوقت.
إذا كان الجدول الزمني بسيطًا، يمكنك استخدام برنامج Excel لإنشاء مخطط مبعثر يوضح العلاقة بين التكلفة والجدول الزمني. كما ترى أدناه، كلما استغرق تنفيذ شيء ما وقتًا أطول، زادت تكلفته.
بصفتك محترفًا في إدارة المشاريع (PMP)، لا يحتاج مشروعك إلى أن يكون مشروعًا عالميًا بقيمة مليار دولار ليشمل أنواعًا متعددة من مخاطر التكلفة. يمكننا استخدام مشروع بسيط، مثل مشروع تجديد منزل، لمعرفة عدد أنواع مخاطر التكلفة الموجودة حتى في المشاريع الصغيرة.
قد تشمل بعض مصادر مخاطر تكلفة المشروع في مشروع تجديد المنزل ما يلي:
تأمين التصاريح (المخاطر المالية ومخاطر الامتثال)
تكلفة الأجهزة (مخاطر تكلفة المدخلات)
وقت تسليم المواد (المخاطر التشغيلية)
الضرائب على إضافات المنزل (مخاطر الضرائب)
لا تنسَ مخاطر التكلفة غير المباشرة لتجديد المنزل. يمكن أن تشمل الأمثلة
الإقامة في فندق أثناء التجديد
عدم الحصول على دخل إيجار إذا كنت تقوم بتجديد عقار للإيجار
تكلفة الطعام للمأكولات الجاهزة أثناء التجديد
كيفية التخفيف من مخاطر التكلفة
بمجرد مواجهة التحدي المتمثل في تحديد مخاطر التكلفة المختلفة التي يواجهها مشروعك، من المهم تحديد الاستجابة المناسبة. تحديد احتياطي المخاطر أمر ضروري لأي استجابة لمخاطر تكلفة المشروع.
هناك نوعان من احتياطيات المخاطر التي ستحتاج إلى إنشائها أثناء التخطيط لمشروعك: احتياطي الإدارة واحتياطي الطوارئ.
احتياطي الإدارة: يتم الاحتفاظ بهذا النوع من احتياطي المخاطر جانباً للمخاطر غير المعروفة التي قد تحدث أو لا تحدث أثناء المشروع. فكر فيه كاحتياطي احتياطي للمشروع. وعادةً ما يتم إنشاء احتياطي المخاطر هذا من قبل أشخاص لديهم نظرة شاملة للمشروع ولا يكون متاحاً لمدير المشروع إلا بتفويض منه.
احتياطي الطوارئ: هذا هو احتياطي المخاطر للمخاطر المعروفة للمشروع. يمكنك التفكير في هذا النوع من احتياطي المخاطر على أنه تأمين. يمكن إجراء مدخل لحساب هذا الاحتياطي من خلال ضرب احتمال حدوث كل خطر من مخاطر التكلفة في التبعات المالية لكل خطر على المشروع. هذه هي القيمة النقدية المتوقعة (EMV) لكل خطر. ويؤدي جمع هذه القيمة النقدية المتوقعة للمشروع إلى توصية مدير المشروع باحتياطي الطوارئ.
والأهم من ذلك، ستحتاج إلى تتبع متى وكيف يتم استخدام احتياطي المخاطر هذا أثناء تقدم المشروع لمعرفة متى يجب إجراء تعديلات وما إذا كان الاحتياطي سيكون كافياً. لاحظ أن الهدف من احتياطي الطوارئ ليس تغطية التجاوزات في التكاليف بنسبة 100% لكل خطر، ولكن لجعل تجاوز ميزانية المشروع مقبولاً للجهة الراعية وأصحاب المصلحة الرئيسيين. يعد تتبع احتياطي طوارئ المخاطر أيضًا أداة رائعة للتواصل مع أصحاب المصلحة حول حالة المشروع والتقدم المحرز. إذا كنت تستخدم هذه الأنواع من احتياطيات المخاطر بشكل صحيح، فيمكنها حماية مشروعك والمساعدة في إدارة توقعات أصحاب المصلحة.
الخلاصة
في حين أنه ليس من الممكن أبدًا التخلص من جميع المخاطر، بما في ذلك مخاطر التكلفة، فإن فهم الأنواع المختلفة لمخاطر التكاليف يمكن أن يساعد في تحديدها. وبالنظر إلى مدى أهمية تكلفة المشروع عادةً بالنسبة للجهة الراعية وأصحاب المصلحة الرئيسيين، فإن فهم هذه الأنواع من المخاطر واستراتيجيات التخفيف من حدتها أمر أساسي للإدارة الفعالة للمشروع. يعد احتياطي إدارة المخاطر واحتياطي الطوارئ أكثر الاستجابات شيوعًا لمخاطر تكلفة المشروع. وبصفتك مدير مشروع، فإن فهمك لهذه المخاطر وكيفية الاستجابة لها سيزيد من احتمالية إنهاء مشروعك في حدود الميزانية، وتلبية تعريفات أصحاب المصلحة الرئيسيين للنجاح، وتقديم قيمة لمؤسستك.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت
