مقدمة في خطة إدارة الجدول الزمني | مفاهيم PMP

خطة إدارة الجدول الزمني هي عنصر أساسي في خطة إدارة المشروع الشاملة للمشروع. فهي توفر إرشادات لمدير المشروع وفريق المشروع حول كيفية تطوير الجدول الزمني للمشروع والحفاظ عليه والتحكم فيه. من خلال خطة إدارة الجدول الزمني، يمكن لمدير المشروع استخدام خطوات تخفيف محددة مسبقًا لمعالجة الانحرافات عن الخطة لإبقاء المشروع على المسار الصحيح.
في هذه الصفحة
مقدمة في خطة إدارة الجدول الزمني
ما هي مكونات خطة إدارة الجدول الزمني؟
كيفية إنشاء خطة إدارة الجدول الزمني
نصائح لإنشاء خطة إدارة الجدول الزمني
فوائد وجود خطة إدارة الجدول الزمني
ملخص
وحدة تطوير المهارات الشخصية للذكاء العاطفي المجانية
طوّر ذكاءك العاطفي وكذلك أعضاء فريقك في هذه الدورة التدريبية المجانية لوحدة تطوير المهارات الشخصية!
مقدمة في خطة إدارة الجدول الزمني
يُشار إليها من قبل البعض باسم “خطة إدارة الجدول الزمني PMP”، في إشارة إلى شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP) ®PMP من معهد إدارة المشاريع (PMI)، تؤدي هذه الوثيقة دورًا مهمًا في الإدارة الشاملة للمشروع. جميع المشاريع لديها جدول زمني، وستتعرض جميع المشاريع لمستوى معين من التغيير. بالنسبة للتغييرات التي تؤثر على الجدول الزمني للمشروع على وجه التحديد، توفر خطة إدارة الجدول الزمني (أو خطة إدارة الجدول الزمني PMP) لمدير المشروع المعلومات اللازمة لاتخاذ الخطوات التصحيحية لإعادة المشروع إلى الجدول الزمني.
تصف خطة إدارة الجدول الزمني كيفية إدارة الجدول الزمني طوال دورة حياة المشروع. ستعالج الخطة قضايا مثل
من المسؤول عن الحفاظ على الجدول الزمني
كم مرة سيتم تحديث الجدول الزمني
ما هي الطرق التي سيتم استخدامها لتتبع التقدم المحرز
كيف سيتم التحكم في التغييرات التي سيتم إدخالها على الجدول الزمني
مع خطة إدارة الجدول الزمني المعتمدة، يمكن لفريق إدارة المشروع اتخاذ خيارات مستنيرة وتوجيه المشروع إلى نتيجة إيجابية.
كما أنه يحتوي أيضًا على جدول زمني للمشروع بما في ذلك مدة المهام الفردية والمعالم الهامة. يستخدم مديرو المشروع إدارة الجدول الزمني لمراقبة التقدم المحرز مقابل الجدول الزمني الأساسي، وتحديد كيفية التحكم في تغييرات الجدول الزمني، والإبلاغ عن التقدم المحرز مقابل المراحل الرئيسية المخطط لها. توفر خطة إدارة الجدول الزمني إرشادات لجميع الأمور المتعلقة بالجدولة.
ما هي مكونات خطة إدارة الجدول الزمني؟
يريد مديرو المشاريع تسليم مخرجات عالية الجودة في حدود الميزانية وفي الوقت المحدد. لذا، فإن إكمال التسليمات بعد أيام أو أشهر أو سنوات من الموعد النهائي المخطط له ليس نتيجة ناجحة. مع وجود خطة قوية لإدارة الجدول الزمني تم إنشاؤها لتلبية احتياجات مشروع معين، يكون مديرو المشاريع في وضع أفضل لمعالجة التهديدات التي تواجه الجدول الزمني لضمان النتائج المرجوة، بما في ذلك موعد اكتمال المشروع.
لا يوفر معهد إدارة المشاريع قالبًا عالميًا لخطة إدارة الجدول الزمني، ولكن على سبيل المثال، سيتناول معظمها
من المسؤول عن الحفاظ على الجدول الزمني
كم مرة سيتم تحديث الجدول الزمني
ما هي الطرق التي سيتم استخدامها لتتبع التقدم المحرز
كيف سيتم التحكم في التغييرات التي سيتم إدخالها على الجدول الزمني
ما هي عملية الموافقة على تغييرات الجدول الزمني
كيف ستتم إدارة مخاطر الجدول الزمني
ما هي المعالم الرئيسية للمشروع والمواعيد النهائية للمشروع؟
تختلف مكونات خطة إدارة الجدول الزمني حسب الاحتياجات المحددة للمشروع. تمتلك العديد من الشركات نموذج خطة إدارة الجدول الزمني الذي يتماشى مع معايير إدارة المشروع الداخلية ومجال عملها. يجب على مديري المشاريع إشراك أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة والخبراء المتخصصين في تطوير خطة إدارة الجدول الزمني لزيادة دقة التقنيات المستخدمة لإنشاء تقديرات مدة المهام وتأكيد المسؤوليات الخاصة بالجدول الزمني نفسه.
هل تدرس لامتحان PMP؟
كيفية إنشاء خطة إدارة الجدول الزمني
يتجاوز إنشاء خطة إدارة الجدول الزمني مجرد التخطيط لكيفية تسلسل الأنشطة والمعالم المرتبطة بها في جدول زمني. حيث تحدد خطة إدارة الجدول الزمني إدارة الجدول الزمني طوال عمر المشروع. يجب أن تتضمن الخطة مدخلات أصحاب المصلحة وأعضاء فريق المشروع لضمان إنشاء عمليات إعداد التقارير والمراقبة والتحكم والموافقة عليها قبل بدء عمل المشروع.
لإنشاء خطة إدارة الجدول الزمني، يجب على مديري المشاريع الاستفادة من دليل معهد إدارة المشاريع (PMBOK®) – الإصدار السادس للحصول على المعلومات، بالإضافة إلى المعايير المعمول بها في شركتهم. ومن الأمثلة على عملية إنشاء خطة إدارة الجدول الزمني ما يلي:
تحديد منهجية الجدولة (مدفوعة بمنهجية المشروع المستخدمة)
تحديد برنامج جدولة (بالتنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات و/أو مكتب إدارة المشاريع)
تحديد من هو جزء من عملية إدارة الجدولة والجدولة الزمنية
تحديد عمليات مراقبة الأداء
تطوير خطط التخفيف من حدة التباينات في الجدول الزمني
تأكيد إجراءات التحكم في تغيير الجدول الزمني
تحديد تواتر تقرير الجدول الزمني وشكله ومستلميه
يجب مراجعة خطة إدارة الجدول الزمني وتحديثها حسب الحاجة طوال دورة حياة المشروع. يجب أن تتم الموافقة عليها رسميًا من قبل راعي المشروع أو غيره من صانعي القرار المعنيين قبل بدء العمل في المشروع كجزء من عملية التخطيط العام لإدارة المشروع.
نصائح لإنشاء خطة إدارة الجدول الزمني
لإنشاء خطة إدارة الجدول الزمني، من المهم تكييف الخطة مع الاحتياجات المحددة لمشروعك. المشروع شديد التعقيد الذي يحتوي على العديد من المهام والنواتج المترابطة سيكون له خطة إدارة جدول زمني أكثر قوة من مشروع يحتوي على عدد قليل من المهام التي تؤدي إلى ناتج واحد. بالنسبة لأي مشروع، استخدم هذه النصائح لإنشاء خطة فعالة وقوية بشكل مناسب لإدارة الجدول الزمني:
تأكيد نهج تحديد احتياجات الجدولة الزمنية المحددة للمشروع من حيث تواريخ الاستحقاق والتسليمات والميزانية,
فهم مدى تعقيد المشروع من حيث الموارد وأصحاب المصلحة والترابطات
تحديد وسيلة لرصد جميع المهام والترابطات المتبادلة
تحديد موارد الجدولة الزمنية اللازمة والمتاحة لمدة المشروع
كجزء من تطوير خطة إدارة الجدول الزمني للمشروع، يجب على مديري المشروع دائمًا تأكيد وتوثيق من
لديه مدخلات في إنشاء الجدول الزمني للمشروع والتحديثات اللاحقة
مراجعة الجدول الزمني الأولي والتحديثات اللاحقة والموافقة عليها
يتطلب تقارير الجدولة في أي فترات زمنية
مراجعة خطة إدارة الجدول الزمني والتحديثات اللاحقة والموافقة عليها
من المهم معرفة ليس فقط من الذي يمكن أن يؤثر على الجدول الزمني ولكن أيضًا من الذي يجب أن يكون جزءًا من أعمال تخطيط إدارة الجدول الزمني والاتصالات. تشارك ورقة مؤتمر مكتبة التعلم بمعهد إدارة المشاريع بعنوان “تصميم وتطوير خطة إدارة الجدول الزمني”: “يُشير دليل PMBOK® Guide إلى استخدام مخطط RACI، الذي يربط المهام بالأدوار والأفراد من خلال تحديد أربع روابط هي: “المسؤول، والمسؤول، والمساءلة، والاستشارة، والإبلاغ”. بغض النظر عن مدى تفصيل أو شمولية الجدول الزمني للمشروع، فبدون خطة إدارة الجدول الزمني، عندما يكون لتغييرات المشروع تأثير على الجدولة، سيكون مدير المشروع في وضع غير مواتٍ.
فوائد وجود خطة إدارة الجدول الزمني
عندما يتم تخصيص خطة إدارة الجدول الزمني لتلبية احتياجات المشروع ومواءمتها مع منهجية إدارة المشروع، تزداد إمكانية الوصول إلى أهداف المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. تشمل فوائد خطة إدارة الجدول الزمني المصممة بشكل جيد ما يلي:
الإدارة الفعالة للتكاليف المتعلقة بالوقت
توقعات وتقديرات دقيقة للجدول الزمني
الإدارة الفعالة للموارد المتعلقة بالوقت
لتحقيق جميع الفوائد، يجب تطوير خطة إدارة الجدول الزمني ضمن عملية تخطيط المشروع ومواءمتها مع الخطط الأخرى ضمن خطة إدارة المشروع الشاملة.
الملخص
يستخدم مديرو المشاريع إدارة الجدول الزمني لتحديد المبادئ التوجيهية الإدارية لمسؤوليات الجدولة والموارد والمساءلة. تغذي خطة إدارة الجدول الزمني خطة إدارة المشروع. يشير دليل PMBOK® Guide – الإصدار السادس إلى أن عملية التخطيط يجب أن تتضمن “خطة إدارة الجدول الزمني التي تختار منهجية الجدولة وأداة الجدولة وتحدد الشكل وتضع معايير لتطوير الجدول الزمني للمشروع والتحكم فيه.” وعلى غرار الخطط الأخرى ضمن خطة إدارة المشروع الشاملة، فإن خطة إدارة الجدول الزمني مصممة خصيصاً لتلبية الاحتياجات المحددة للمشروع. إنها وثيقة ترشدك إلى كيفية إدارة عمليات وإجراءات الجدولة الزمنية لضمان تحقيق نتائج إيجابية بشكل أفضل.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت