مقدمة في إدارة محفظة المشاريع المؤسسية | مكتب إدارة المشاريع المؤسسية

إدارة محفظة المشاريع المؤسسية، أو EPPM، هي طريقة لمواءمة جميع المشاريع والمحافظ مع الأهداف الاستراتيجية. إنه نظام مركزي يمكنه رؤية ما يعمل عليه الجميع. باختصار، عندما يكون الجميع على نفس الصفحة، تكون المشاريع أكثر نجاحًا. في هذه المقالة، سنقوم بشرح عملية إدارة المشاريع وإدارة المشاريع، وبعض التحديات والفوائد، ولماذا تحتاج إلى مكتب مركزي للإشراف على جميع المشاريع.
في هذه الصفحة:
ما هي إدارة محفظة المشاريع المؤسسية (EPPM)؟
عملية إدارة محفظة المشاريع المؤسسية
فوائد إدارة EPPMMM المؤسسية
التحديات الرئيسية لإدارة EPPMMM المؤسسية
لماذا يعد مكتب إدارة محفظة المشاريع المؤسسية أمرًا مهمًا للمؤسسات
ملخص
ما هي إدارة محفظة المشاريع المؤسسية (EPPM)؟
تتكون كل شركة من أقسام مختلفة. إذا بدأ أحد الأقسام مشروعًا ما، فكيف يعرف ما إذا كان يتوافق مع مشروع قسم آخر؟ كيف يعرف المديرون التنفيذيون ما إذا كانت هذه المشاريع تتماشى مع أهداف الشركة؟ يوفر نظام EPPM رؤية واضحة للمؤسسة بأكملها. ويمكنه أيضًا التنبؤ بنتائج المشروع وتعظيم قيمة كل قسم.
وجود نظام EPPM يعني زيادة الكفاءة. من منا لا يريد أن يكون أكثر كفاءة؟ يمكن لفرق إدارة المشاريع الاستفادة من الموارد بفعالية أكبر، ويتم تحسين التكاليف. يمكن للأقسام أن ترى كيف تتكامل مشاريعها مع بعضها البعض. يتمتع جميع الموظفين بفهم أفضل لسبب قيامهم بوظائفهم، وأخيرًا، يعرف المديرون التنفيذيون أن المشاريع تتناسب مع أهداف الشركة طويلة الأجل.
عملية الهندسة وإدارة المشاريع وإدارة المشاريع
لإعداد نظام EPPM، ستحتاج إلى عملية تدير جميع المشاريع والمحافظ والبرامج على مستوى المؤسسة من البداية إلى النهاية. لكل قرار عمل تتخذه، يجب أن يكون هناك
الشفافية
الرؤية
المرونة
ينشئ هذا النظام صورة كاملة للعلاقة بين جميع المشاريع. دعونا نلقي نظرة على العملية والخطوات المتبعة في إنشاء نظام إدارة المشاريع الإلكترونية.
إنشاء قائمة جرد المشاريع
إنشاء جرد للمشروع يعني وضع قائمة بجميع المشاريع النشطة في الشركة. ستحتاج إلى جمع التفاصيل والنقاط الرئيسية حول كل مشروع. بعد ذلك، يمكنك معرفة المشاريع التي تتوافق مع أهداف الشركة. من هنا، من السهل تحديد أولويات بعض المشاريع.
بعد القيام بجرد المشاريع، قد تكتشف بعد ذلك أوجه القصور. على سبيل المثال، قد لا يساهم مشروع ما في تحقيق الأهداف على مستوى المؤسسة. يتيح لك نظام EPPM إسقاطه بسهولة حتى تتمكن من التركيز على مشاريع أكثر إنتاجية.
ناقش الأسئلة الحرجة
عندما تقوم بتقييم المشاريع، ستحتاج إلى طرح أسئلة مهمة مثل
ما هي المشاريع الأكثر أهمية؟
ما هي المشاريع ذات المخاطر العالية؟
كيف يمكننا التخفيف من هذه المخاطر؟
ما هي أفضل طريقة لإدارة المشروع؟
ما هي أفضل طريقة لتخصيص الأموال أو الموارد؟
هل تتناسب مهارات الأشخاص مع المشروع؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، كيف يمكننا إصلاح ذلك؟
هل نحتاج إلى توظيف شخص ما لسد الثغرات؟
كيف يمكننا الحفاظ على الروح المعنوية وتحفيز الموظفين؟
تطوير مكتب إدارة المشاريع
لمواءمة جميع المشاريع والبرامج والمحافظ مع أهداف الشركة، ستحتاج إلى مجموعة يمكنها رؤية الأنشطة على مستوى المؤسسة. يقوم مكتب إدارة المحافظ المؤسسية أو EPMO بذلك بالضبط. تساعد هذه المجموعة على ضمان توافق كل مشروع مع الصورة الكبيرة. كما أن وجود مجموعة لديها رؤية واضحة للاستراتيجية المؤسسية الشاملة يتيح لمكتب إدارة المحافظ المؤسسية وضع ميزانية واستخدام الموارد بكفاءة أكبر. سنناقش هذه المجموعة بمزيد من التفصيل لاحقًا في هذه المقالة.
مواءمة مشاريعك
بعد إعطاء الضوء الأخضر لمشاريع محددة، حان الوقت الآن لمواءمتها مع الاستراتيجية العامة للمؤسسة وأهدافها. قد تضطر إلى تعديل أو تغيير مشاريع محددة أو جلب أشخاص جدد. ولكن هذا النوع من المواءمة يعني أن جميع مشاريع المؤسسة تسير نحو نفس الأهداف.
تعيين مشاريعك
يجب أن يتولى مدير المشروع (PM) أو القسم مسؤولية المشروع. ولذلك، فإن تعيين مدير المشروع أو القسم المناسب لمشاريعك يعني أنك ستعرف إلى من ستذهب للحصول على التحديثات والتقارير المرحلية.
تعيين فريق تنفيذ
يحتاج نظام EPPM إلى فريق لتشغيله. يجب أن يشمل هذا الفريق
أصحاب المصلحة
مدراء المحافظ
مدراء البرامج
مدراء المشاريع
أعضاء فريق إدارة المشاريع وإدارة المشاريع
ستقوم هذه المجموعة بتتبع جميع المشاريع والمحافظ المؤسسية. كما سيتواصلون مع القيادة ويطلعونها على آخر المستجدات ويوفرون الشفافية والوضوح عبر الأقسام.
إطلاق برنامج EPPM الخاص بك
هناك الكثير من البرامج التي يمكن أن تساعدك في إدارة محفظة ناجحة. وبينما قد يكون لكل مؤسسة احتياجات مختلفة، يجب أن تحتوي جميع البرامج على الميزات التالية:
المقاييس التي تقيس نجاح المشروع
موارد المشروع الداخلية
موارد المشروع الخارجية
الأهداف الاستراتيجية
تقدم المشروع
مراقبة التنفيذ والامتثال
تعني مراقبة المشاريع معرفة ما يحدث وإعداد التقارير لأصحاب المصلحة. يمكنك إلقاء نظرة على سير العمل أو الاجتماع مع فريق إدارة المشاريع. مهمتك هي التأكد من أن جميع المشاريع تتماشى مع أهداف الشركة أثناء تقدمها.
احصل على رؤى الأعمال القابلة للتنفيذ
من يقوم بماذا في المشروع؟ سيقوم نظام EPPM الخاص بك بتتبع من المسؤول عن أجزاء المشروع. كما سيُظهر لك تقدم المشروع أو التحديات التي يواجهها قسم ما. الآن، إذا كنت بحاجة إلى توظيف شخص جديد أو الحصول على مساعدة، فستعرف بالضبط ما الذي تبحث عنه.
إعداد أنماط التتبع
هل سبق لك أن عملت في مشروع ما وأدركت أن الوقت والموارد تضيع؟ ربما يقضي الفريق وقتاً أطول في البحث عن المعلومات أكثر مما يقضيه في العمل. أو ربما لا يتواصل أحد مع بعضهم البعض. لا يعرف القادة ما يحدث بشكل كامل، ويعمل أعضاء الفريق في صومعة. باستخدام نظام EPPM، يمكنك تتبع من وماذا ومتى لجميع المشاريع.
إنشاء وثيقة للدروس المستفادة
بعد انتهاء المشروع، حان الوقت للتفكير ملياً. يجب عليك توثيق الدروس المستفادة من خلال تقييم مشروعك وتحديد ما قمت به بشكل جيد وما يمكنك تحسينه في المرة القادمة. اكتب هذه التأملات. على سبيل المثال، ربما تحتاج إلى مراقبة تقدم المشروع في كثير من الأحيان، أو ربما رأيت أن قسم الهندسة يفتقد إلى مطور خلفية متخصص في لغة بايثون. في المستقبل، عليك أن تتحقق من ذلك أكثر وتتحدث إلى قادة الفريق حول سد الثغرات في المواهب. يجب تخزين هذه الدروس المستفادة بشكل مركزي حتى يتمكن الآخرون في المؤسسة من الاستفادة منها في المستقبل.
هل تدرس لامتحان PMP؟
فوائد إدارة محفظة المشاريع المؤسسية
تبدأ فوائد وجود نظام إدارة محفظة المشاريع المؤسسية بالمواءمة، ولكن مع ذلك تأتي مزايا أخرى أيضًا.
المواءمة – عندما تكون الإدارات متوائمة، تكون المشاريع أكثر نجاحًا. تتوافق الميزانية مع الموارد ومجموعات المهارات والجدول الزمني. ونتيجةً لذلك، يمكن للموظفين القيام بعملهم بكفاءة، وتكون هناك شفافية في جميع مراحل المشروع.
إمكانية التنبؤ – يكون التنبؤ بنجاح المشروع أسهل بكثير عندما تتمكن فرق إدارة المشروع من رؤية ما يقوم به الآخرون. بالإضافة إلى ذلك، يسهل التنبؤ بالمخاطر والاستعداد لها. على سبيل المثال، إذا لم يتمكن قسم الموارد البشرية من رؤية أن المشروع يعاني من نقص في عدد الموظفين، فإن فريق المشروع يكون في وضع غير مواتٍ بالفعل.
التخطيط وليس رد الفعل – عندما تكون المخاطر المرتبطة بالمشروع قابلة للتنبؤ، يمكنك التخطيط لها بشكل أفضل. أما رد الفعل فيعني اتخاذ قرارات سريعة في الوقت الراهن. وهذا يمكن أن يؤدي إلى سوء فهم أو مخاطر ثانوية. يتيح لك نظام الإدارة السليمة لمحفظة المشروع التخطيط للمخاطر بدلاً من الاستجابة لها.
رؤية وتحكم أفضل – هناك عمليات موافقة محددة عندما يكون لديك نظام إدارة محفظة المشاريع. يجب على الجميع داخل المؤسسة اتباع هذه العملية المحددة. نعم، هذا يعني المزيد من الأعمال الورقية. ومع ذلك، تضمن هذه العمليات الموحدة بقاء المشروع متوافقاً مع أهداف الشركة. لا يمكن للأشخاص أن يأتوا إلى المكتب ليطلبوا شيئًا ما. فالعملية المحددة تعني أن القيادة والإدارة لديها رؤية واضحة عندما يقدم الأشخاص طلبات التغيير الخاصة بهم.
التحديات الرئيسية لإدارة محفظة المشاريع المؤسسية
نظام إدارة محفظة المشاريع المؤسسية معقد. وضمان أن يكون استراتيجيًا ومدروسًا وموثقًا جيدًا ليس بالأمر السهل. فيما يلي بعض التحديات التي تواجه تطبيق نظام إدارة محفظة المشاريع المؤسسية.
الإدارة المالية الصارمة – تحتاج المشاريع والبرامج والمحافظ إلى تمويل، ويحتاج شخص ما إلى إدارة تلك الميزانيات. ففي النهاية، الهدف من المشروع هو خلق قيمة للمؤسسة. يتأكد نظام إدارة المشاريع والبرامج والحافظات من أن الميزانيات مصرح بها ومسجلة وخالية من الأخطاء قدر الإمكان. قد يعني ذلك وجود عدة مستويات من المراجعة. يمكن أيضًا أن يكون لديك طرف ثالث يقوم بإعادة فحص أو مراقبة المعاملات.
الافتقار إلى مهارات إدارية محددة – لقد عملنا جميعًا مع مدير لا يمتلك المهارات اللازمة لإدارة فريق عمل. قد يكون هذا الشخص سيء في التواصل، أو ربما لم يكن لديه التعليم أو الخبرة اللازمة. يضع المدير الفعال لإدارة المشاريع الأشخاص المناسبين في المناصب الصحيحة. إذا كان فريق المشروع يفتقد إلى مجموعة مهارات معينة، فإن نظام إدارة الأداء والإدارة والمشاريع السليم سيقوم بتوظيف أو تدريب شخص ما لملء هذه الحاجة.
اختيار أدوات EPPM – مهما كانت أدوات إدارة المشاريع التي تختارها، خذ الوقت الكافي لتقييمها. اسأل نفسك ما إذا كانت هذه الأداة تناسب احتياجات المؤسسة. على سبيل المثال، إذا كنت شركة صغيرة، فقد يكون استخدام أوراكل لإدارة المشاريع مكلفًا وضخمًا للغاية. من ناحية أخرى، فإن أدوات مثل Jira أكثر بساطة وقد تناسب احتياجات مؤسستك بشكل أفضل.
تحميل KPI الزائد – KPI تعني مؤشر الأداء الرئيسي. وكما يوحي الاسم، فهي طرق لتتبع وقياس نجاح المشروع. عادةً ما يتضمن مؤشر الأداء الرئيسي شيئًا قابلاً للقياس الكمي. على سبيل المثال، سوف يكمل المشروع X 3 من أصل 12 إنجازًا في هذا الربع. لا ترهق فريقك بأكثر من أربعة إلى ستة مؤشرات أداء رئيسية.
لماذا يعتبر مكتب إدارة المحافظ المؤسسية مهمًا للمؤسسات
يدير مكتب إدارة المحفظة المؤسسية أو EPMO نظام إدارة المحفظة المؤسسية. تقوم هذه المجموعة بمتابعة وتنفيذ عمليات إدارة المحفظة المؤسسية التي تم إعدادها بالفعل. أحد الأمثلة على ما يقوم به هذا المكتب هو وضع الميزانية. فهو يقوم بتخصيص الأموال بناءً على الأهداف الاستراتيجية، مما يعني أنه لا حاجة لمناقشة كل طلب عند وروده.
ما هو مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع؟
يقوم مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع بتقييم أولويات المؤسسة وتوزيع الموارد بناءً عليها. والهدف من ذلك هو جعل الفرق تحقق الأهداف الأصغر والأكبر على حد سواء. وبالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع في تقليل عدد الموارد المكررة المستخدمة في جميع أنحاء المؤسسة. كما يقوم بتقييم الأداء وإجراء التحسينات عند الحاجة.
ما هو دور مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع؟
يتمتع مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع برؤية شاملة لجميع محافظ المؤسسة. يمكنهم رؤية كل ما يحدث في جميع الأقسام. كما أنه يتواصل مع المديرين التنفيذيين في الشركة. يمكنك التفكير في مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع على أنه المجموعة التي تربط رؤية المؤسسة مع المنفذين في الخطوط الأمامية.
لماذا هناك حاجة لموظفي إدارة المشاريع وإدارة الأداء المؤسسي؟
حتى لو كان لديك نظام ممتاز لإدارة المشاريع وإدارة المشاريع، فأنت بحاجة إلى المشاركة على مستوى المؤسسة لإنجاحها. هذه هي الطريقة الوحيدة التي تتبع بها الإدارات وفرق المشاريع العمليات المنفذة. إن مكتب إدارة المشاريع وإدارة الأداء التنفيذي وإدارة المشاريع هو مجموعة مركزية تتمتع بالوضوح والدعم من المديرين التنفيذيين. تتضمن بعض أسباب وجود هذا المكتب ما يلي:
وجود مجموعة تفهم المشاريع ذات الأولوية وتحددها
السماح للمديرين التنفيذيين بمعرفة قيمة المشروع
وجود مجموعة ترى الصورة الكبيرة
وجود مجموعة مركزية للحوكمة
وجود رؤية واضحة عبر الإدارات
توحيد منهجيات إدارة المشاريع وتبسيطها
الحصول على الدعم التنفيذي
ملخص
تعد إدارة جميع المشاريع والمحافظ والبرامج في الشركة مهمة ضخمة. وينظم نظام إدارة المشاريع والحوافظ والبرامج والمحافظة عليها جميع المشاريع ويوجهها نحو الأهداف الاستراتيجية. ولجعل الجميع على نفس الصفحة، يقوم مكتب إدارة المحافظ المؤسسية بتوجيه جميع الأنشطة. تتمتع هذه المجموعة المركزية بدعم من أعلى ويمكنها رؤية جميع المشاريع في المؤسسة. في نهاية المطاف، تريد الشركات أن تعرف أن مشاريعها تحقق أهداف الشركة. يمكن لنظام جيد لإدارة المشاريع وإدارة المشاريع أن يفعل ذلك.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت
[القطعة widget widget_name=”geoScheduleLite”]