مفاهيم PMP: مخطط سير العمل

مفاهيم PMP: مخطط سير العمل
مخطط سير العمل هو أسلوب قوي يساعد في نقل الأنشطة المهمة للمشروع وعلاقاتها. فمن ناحية، يقدم صورة معقدة لكيفية إنجاز العمل في المشاريع. ومن ناحية أخرى، يمكن لهذا المخطط أن يصور بسهولة عملية إدارة المشروع بشكل عام ويوفر أساسًا للمناقشات بين أعضاء الفريق.
ما هو مخطط سير العمل؟
مخطط سير العمل هو أحد المخططات الأساسية في PMP. وهو يوضح الخطوات المختلفة المتضمنة في عملية ما مع مدخلات ومخرجات وأنشطة متعددة.
يمكن استخدام مخطط سير العمل لوصف أي عملية ذات مراحل متعددة. وهذا يشمل إدارة المشروع والتصنيع وعمليات البناء ومشاريع تطوير تكنولوجيا المعلومات.
يساعد مخطط سير العمل أيضًا على تحديد جميع المسارات الممكنة من خلال العملية وأهميتها النسبية وكيفية ارتباطها ببعضها البعض. بالإضافة إلى ذلك، يسمح لك بتحديد ترتيب الأحداث داخل كل نشاط (أي ما يجب أن يحدث أولاً).
لإنشاء مخطط سير عمل، تحتاج إلى معرفة كيفية استخدام مايكروسوفت فيزيو أو أي أداة برمجية أخرى يمكنها مساعدتك في رسم مخطط على غرار المخطط الانسيابي. تسمح لك معظم الأدوات البرمجية بإنشاء مخططات انسيابية بسيطة عن طريق رسم مربعات وربط الخطوط بينها.
ومع ذلك، لنفترض أن شركتك لديها بالفعل قالب ثابت لإنشاء المخططات الانسيابية. في هذه الحالة، ليست هناك حاجة لتعلم برنامج جديد – استخدم القالب الموجود!
استخدام مخطط سير العمل
غالبًا ما تستخدم مخططات سير العمل في إدارة المشاريع. ومع ذلك، فهي مفيدة أيضًا في وصف أي عملية معقدة ذات خطوات متعددة. يمكن استخدامها لتوثيق العمليات التنظيمية أو تحديد فرص التحسين في عملية قائمة.
الغرض الأساسي من مخططات سير العمل هو مساعدة الأشخاص على فهم كيفية إنجاز الأمور لتحديد المجالات التي يمكن إجراء تحسينات فيها.
فوائد مخطط سير العمل
مخطط سير العمل هو عرض رفيع المستوى لعملية إدارة المشروع. يوضح المخطط المدخلات والمخرجات والأنشطة الأساسية لعملية إدارة المشروع. وهو عبارة عن نظرة عامة على عملية إدارة المشروع بأكملها لمشروع أو برنامج واحد.
يمكن استخدام مخطط سير العمل كدليل لضمان إكمال جميع الأنشطة بتسلسل منطقي. كما أنه يساعد على تحديد أي مهام مفقودة أو ثغرات في سير العمل.
يعد مخطط سير العمل أداة أساسية لمديري المشاريع لفهم تدفق المعلومات في مشاريعهم. كما أنه يوفر لهم فرصة لتحليل مدى كفاءة استخدام الموارد وما إذا كانت هناك أي مجالات يمكن إجراء تحسينات فيها.
فيما يلي بعض فوائد استخدام مخططات سير العمل: أولاً، يتيح لك رؤية كيفية ارتباط الأنشطة المختلفة داخل مشروعك ببعضها البعض وعلاقتها بالعمليات أو الأقسام الأخرى داخل مؤسستك. كما يساعدك على فهم الأماكن التي قد تحدث فيها الاختناقات داخل مشروعك بحيث يمكن معالجتها قبل أن تصبح مشاكل كبيرة. يمكنك استخدام هذا المخطط كمرجع عند إنشاء أنواع أخرى من المخططات، مثل مخططات جانت أو مخططات بيرت. فهو يساعد على تحديد المخاطر في وقت مبكر حتى يمكن تخفيفها أو تجنبها تمامًا.
منهجيات سير عمل إدارة المشاريع
ثلاثة من أكثر منهجيات سير العمل شيوعًا هي: سير عمل إدارة المشاريع الرشيقة سير عمل إدارة المشاريع PRiSM سير عمل إدارة المشاريع سير عمل إدارة المشاريع الشلال
دعنا نتعرف على هذه المنهجيات الثلاث بإيجاز:
منهجية سير عمل إدارة المشاريع الرشيقة
إدارة المشاريع الرشيقة هي منهجية تركز على التسليم السريع والمنتظم للمنتجات. وهي عبارة عن بيئة تعاونية يعمل فيها أعضاء فريق المشروع في تكرارات قصيرة لتسليم برمجيات عاملة. تتضمن العملية: فرق متعددة الوظائف. التسليم المتكرر للبرمجيات العاملة. التعاون الوثيق مع العملاء. التغذية الراجعة المنتظمة من العملاء.
إدارة المشاريع الرشيقة هي منهجية تم تطويرها من مفاهيم التصنيع الرشيق. يتكون سير عمل إدارة المشاريع الرشيقة من خمس خطوات:
التخطيط: يعمل الفريق مع العميل لتحديد ما يجب القيام به والمدة التي سيستغرقها والموارد المطلوبة.
التنفيذ: بمجرد اكتمال التخطيط، يقوم الفريق بتقسيم كل مهمة إلى أجزاء أصغر يمكن إكمالها ضمن الأطر الزمنية المحددة في الخطة.
الاختبار: عند اكتمال التكرار، يتم إجراء فترة اختبار قصيرة حيث يقوم المستخدمون باختبار الوظائف للتأكد من أنها تلبي التوقعات وتعمل على النحو المنشود.
النشر: بمجرد اكتمال الاختبار، يمكن نشر الوظائف الجديدة بأقل وقت تعطل أو تأثير على التطبيقات أو الخدمات الأخرى.
المراقبة: بعد النشر، تضمن المراقبة أن الوظائف الجديدة تفي بالتوقعات ولا تتسبب في حدوث أخطاء أو أخطاء في مجالات النظام الأخرى.
منهجية سير عمل إدارة المشاريع PRiSM
PRiSM هي منهجية لإدارة المشاريع تستخدم عملية منظمة لتنظيم عمل الشركة أو المؤسسة. الغرض من PRiSM هو مساعدة مديري المشاريع على إدارة المشاريع بكفاءة وفعالية.
وقد تم تطوير PRiSM من قبل معهد إدارة المشاريع (PMI) كامتداد لمجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK). كان هدف معهد إدارة المشاريع (PMI) هو إنشاء طريقة للمؤسسات لتبسيط ممارسات إدارة المشاريع الخاصة بها.
تعتمد منهجية PRiSM على ثلاثة مبادئ أساسية: الأول هو استخدام عملية منظمة لتنظيم عمل المنظمة أو الشركة. دمج جميع جوانب المنظمة في لغة واحدة مشتركة ومجموعة من الأدوات. الالتزام بالتحسين المستمر من خلال استخدام المقاييس.
منهجية سير عمل إدارة المشاريع الانحدارية
سير عمل إدارة المشاريع الانحدارية هي واحدة من أكثر منهجيات إدارة المشاريع شيوعًا المستخدمة في بيئة تطوير البرمجيات اليوم. إنها منهجية متسلسلة وخطية ومحددة زمنيًا لإدارة المشاريع. لذلك، تعتبر منهجية الشلال أكثر الأشكال الأساسية لإدارة المشاريع.
يتكون نموذج الشلال من ست مراحل متميزة:
أولاً، جمع المتطلبات: يتم جمع المتطلبات من العميل وأصحاب المصلحة الآخرين باستخدام المقابلات والاستبيانات والاستطلاعات وورش العمل.
التحليل: يتم تقسيم المتطلبات إلى مهام أصغر يمكن لفريق التطوير تنفيذها.
التصميم: بمجرد تحليل جميع المتطلبات وتقسيمها إلى مهام أصغر، تبدأ مرحلة التصميم. يتم تخطيط هذه المهام بالتفصيل بحيث يمكن تحويلها إلى حلول قابلة للتطبيق من قبل مهندسي البرمجيات أو المبرمجين. ويتضمن ذلك تحديد تصميمات واجهة المستخدم، وواجهات النظام، ومخططات قواعد البيانات، وما إلى ذلك. تتضمن هذه الخطوة أيضًا توثيق كل ما تم إنجازه حتى الآن خلال هذه المرحلة لأغراض مرجعية مستقبلية.
التنفيذ: في هذه المرحلة، يتبع الترميز الفعلي ما تم تصميمه خلال مرحلة التصميم أعلاه. لنفترض حدوث أي تغييرات أثناء التنفيذ بسبب إضافة أو تغيير متطلبات جديدة. في هذه الحالة، ستحدث هذه التغييرات هنا أيضًا قبل الاستمرار في الاختبار، إلخ.
الاختبار: هذا هو المكان الذي تقوم فيه باختبار ما تم بناؤه أثناء التنفيذ بحثًا عن أي أخطاء أو أخطاء حدثت على طول الطريق. يُعرف هذا أيضًا بالاختبار أو التحقق مع أصحاب المصلحة للتأكد من أن كل شيء سار وفقًا للخطة وأنه لم يتم تفويت أي شيء أثناء التنفيذ.
الصيانة: تتضمن المرحلة الأخيرة من نموذج الشلال تسليم البرنامج وصيانته وتحسينه. بعد الانتهاء بنجاح من مرحلة الاختبار، يتم إطلاق البرنامج للاستخدام الإنتاجي.
يمنحك مخطط سير العمل مزيدًا من المرونة في إدارة مشاريعك وتتبع تقدمك مع الحفاظ على توافقك مع شريكك في المشروع. لا تسير المشاريع دائمًا كما هو مخطط لها، ولكن مع مخطط سير العمل، يمكننا أن نكون مستعدين عندما يحدث خطأ ما. يعد تخطيط الرسم التخطيطي رائعًا أيضًا لشرح عملية معقدة.