معايير قبول إدارة المشاريع مع الأمثلة

إدارة المشروع هي الجانب الحاسم الذي يقرر نجاح أو فشل تسليم المشروع. إنها عملية معقدة يختارها مدير المشروع لضمان حدوث كل شيء من البداية إلى النهاية أثناء مرحلة إكمال المشروع بسلاسة. سواء تم تكليف الفريق بتطوير برنامج أو موقع ويب، فيجب إكمال العملية على مراحل. تبدأ بجمع المتطلبات وتصميم النموذج الأولي والتطوير وفحص الجودة وتسليم المنتج النهائي. الآن، يتم التعامل مع المراحل المختلفة من قبل فرق مختلفة، تعمل بالتنسيق مع بعضها البعض.
يجب على مدير المشروع التأكد من أن كل فريق يعمل بأفضل ما في وسعه وأن المشروع يتم تسليمه في الموعد المحدد. بالإضافة إلى ذلك، يحدد معايير القبول للفريق، ويخبرهم بالمعايير التي يتعين عليهم الوفاء بها لإنجاز مشروعهم حتى مرحلة الإنجاز. سنناقش هنا بعض أمثلة معايير القبول لنمنحك فكرة عن كيفية عمل هذه العملية بالكامل.
ما هي معايير قبول إدارة المشاريع؟
قبل أن تمضي قدمًا لمعرفة معيار القبول لأي مشروع، من الضروري فهم المصطلح بشكل أفضل. تعمل فرق متعددة على جوانب مختلفة من المشروع. يتعين على البعض القيام بجزء التصميم، ويقوم البعض الآخر بالتطوير، بينما يكون البعض الآخر في مرحلة ضمان الجودة. علاوة على ذلك، حتى فرق الخادم هي جزء من إكمال المشروع، حيث أن أي خلل في نهايتها يمكن أن يؤخر العملية بشكل كبير. وبالتالي، من الضروري أن يكون هناك معايير محددة يجب على كل فريق اتباعها لتجنب الصراعات وضمان التسليم في الوقت المناسب للمشاريع.
تُسمى هذه المعايير التي يضعها الفريق أو الشخص المعني بمعايير قبول المشروع أو معايير قبول إدارة المشروع. وهي تحتوي على كل التفاصيل حول الأهداف التي يتعين على كل فريق تحقيقها في وقت معين والظروف التي سيقبل فيها العميل المشروع. إذا كنت قد شاهدت أمثلة قصص المستخدم مع معايير القبول، فستلاحظ أن هذه ليست سوى أهداف يجب تحقيقها قبل التسليم النهائي للمشروع.
لماذا تحتاج المشاريع إلى معايير القبول؟
عندما تعمل فرق متعددة على مشروع واحد، فقد تنشأ العديد من المشكلات. على سبيل المثال، قد تنشأ صراعات حيث لا يتوافق العمل الذي يقوم به فريق مع متطلبات الفريق الآخر. وعلاوة على ذلك، عندما لا يكون لدى أي شخص فكرة عن الاتجاه الذي يجب أن يدير به المشروع، فسيكون من الصعب الحصول على النتيجة. وبالتالي، من المهم أن يكون هناك معيار قبول محدد مسبقًا في إدارة المشروع يجب على كل فريق يعمل على نفس المشروع اتباعه كمرجع. سوف يجعل الأمر أسهل وأكثر سلاسة ويضاعف فرص التسليم في الوقت المناسب.
أنواع معايير القبول
الآن، يجب أن تكون معايير القبول في شكل ما. أولاً، يأخذ الأشخاص دورات تدريبية متخصصة في إدارة المشاريع لاكتساب المهارة في كتابة معايير القبول. بعد ذلك، يحاولون التركيز إما على الميزات التي سيتم تقديمها أو السيناريوهات التي سيتم بموجبها اعتبار المشروع مكتملًا. هناك ثلاثة أنواع من أمثلة معايير القبول في إدارة المشاريع.
موجه نحو السيناريو
موجه نحو القواعد
التنسيقات المخصصة
أي شخص يشارك في مشروع بشكل نشط أو غير مباشر سيحصل على المعايير اللازمة لتصنيفه في أي من هذه الأنواع. يجب عليهم اتباعها بدقة لتحقيق نتائج أفضل وتسليم المشروع في الموعد المحدد، وتلبية جميع متطلبات العميل.
الوظائف الرئيسية لمعايير القبول
الاستخدام النهائي لمعايير قبول إدارة المشاريع هو ضمان تسليم المشاريع في الوقت المناسب بالشكل المطلوب. ومع ذلك، هناك العديد من الأغراض الأخرى التي يهدف مدير المشروع إلى تحقيقها من خلالها. فيما يلي بعض هذه الوظائف.
1. معلومات تفصيلية
ويقدم معلومات تفصيلية حول ما يجب فعله والطريقة الصحيحة للقيام بذلك لكل شخص يعمل في الفريق.
2. تبسيط المهام
يساعد في تحديد المهام، وإنشاء تدفق لما يحدث بعد كل خطوة حتى اكتمال المشروع.
3. تحسين التواصل
إنه يجعل التواصل سلسًا وخاليًا من العوائق بين الفرق، مما يتجنب الصراعات غير الضرورية.
4. تقييم المهام
ويساعد في تقييم إنجاز المشروع وجودته في النهاية قبل التسليم النهائي.
يمكن أن تساعد أوراق المعايير هذه في إدارة المشروع بالكامل بسلاسة، وتجنب الصراعات المحتملة والتأخيرات غير الضرورية. الشيء الوحيد الذي يتعين على الخبير التأكد منه هو تصميم المستند جيدًا بعد الرجوع إلى أمثلة معايير القبول المعتمدة لقصص المستخدم.
أهمية معايير قبول إدارة المشاريع
إذا تم تصميمها وتنفيذها بشكل جيد، فإن معايير القبول تصبح العمود الفقري لأي مشروع. فهي تمنح كل فريق التوجيه للعمل، ويمكنهم تحقيق أهداف التسليم بسهولة من خلال اتباعها بدقة. وعلاوة على ذلك، بمجرد تحديد معايير القبول، لن يكون هناك أي ارتباك بين الفرق حيث سيكون هناك وضوح أفضل للأدوار الوظيفية ومعايير التسليم التي يتعين على الجميع الوفاء بها.
ومن ثم، فمن العدل أن نقول إن تسليم المشروع في الوقت المناسب وفقًا للمتطلبات أمر ممكن عندما يكون لديك ورقة معايير قبول إدارة المشروع منظمة بشكل جيد للرجوع إليها. وهذا هو السبب الذي يجعل مديري المشاريع ينضمون إلى أفضل دورة PMP لتعلم كيفية كتابة معايير القبول.
فوائد وجود مجموعة محددة جيدًا من معايير القبول في مشاريعك
هناك مجموعة كبيرة من المزايا التي يمكنك الاستمتاع بها في مرحلة تطوير المنتج وتصميمه بالكامل بمجرد اتباع معايير القبول. ومن بين هذه المزايا:
يمكنك تجنب الصراعات التي تنشأ غالبًا في الفرق التي تعمل معًا على نفس المشروع. عادةً ما تكون الصراعات مرتبطة بأدوار العمل، لذا عندما يكون لديهم معايير محددة، سيعرفون من يفعل ماذا وكيف!
يمكنك إبقاء فريقك على اطلاع بالأمور أو المعايير التي يتعين عليهم الوفاء بها لضمان نجاح تسليم المشروع. بالإضافة إلى ذلك، يمكن إخطار أي تغييرات في المشروع أثناء مرحلة التصميم أو التطوير من خلال معايير القبول.
يساعد على إزالة الغموض المتعلق بالمتطلبات ويقلل بشكل كبير من فرص حدوث الأخطاء أو سوء الإدارة في المشروع.
هناك العديد من المزايا الأخرى التي توفرها معايير القبول. ومع ذلك، يجب أن تكون مصممة بشكل جيد للحصول على النتائج المتوقعة.
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
غيّر نهجك الإداري من خلال دورتنا التدريبية عبر الإنترنت حول المرونة. اكتسب المهارات اللازمة للتكيف والتعاون والتوجيه بكل ثقة. سجل اليوم!
كيفية كتابة معايير القبول؟
هناك فوائد عديدة لمعايير القبول، ولكنها لن تكون مفيدة لك إلا إذا صممتها أو وضحتها جيدًا. لذلك، من الأفضل الرجوع إلى أمثلة متعددة لإدارة المشاريع باستخدام معايير القبول لفهم كيفية القيام بذلك بشكل جيد. الخطوات البسيطة التي تحتاج إلى اتباعها لكتابة هذه الوثيقة هي:
استخدم صيغة المبني للمجهول لكتابة هذا المعيار، مع إبقاء الفاعل هو من يقوم بالمهمة. بهذه الطريقة، يمكنك مخاطبة الشخص الذي يتحمل المسؤولية الأساسية عن أداء المهمة بوضوح.
تجنب استخدام الضمائر لأنها قد تسبب ارتباكًا. استخدم المزيد من الأسماء لتجنب الغموض المتعلق بـ “من هو من”!
لا تجعل الجمل معقدة باستخدام حروف العطف مثل و، ولكن، وكذلك، والمزيد. فالجمل الواضحة والقصيرة يسهل فهمها، ولا يتعين على الفرق بذل أي جهد إضافي لفهم المستند.
حاول كتابة المستند بأكمله بصيغة التأكيد. لا تستخدم أبدًا صيغة النفي في الجمل، لأنها قد تعيق الوضوح.
تحديات وأخطاء كبيرة في كتابة معايير القبول
ليس من السهل كتابة معايير القبول. قد تنظر إلى عدد لا يحصى من أمثلة معايير قبول الاختبار ولا تزال تجد صعوبة في كتابة معاييرك الخاصة. بعض التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع هي:
شرح متطلب معقد في جمل قصيرة ودقيقة. فهم لا يريدون تعقيد الأمور من خلال زيادة فقرات المتطلب، لكنهم يريدون تقديم وضوح أفضل.
شرح التفاصيل الفنية لشخص ليس لديه خلفية فنية. علاوة على ذلك، عندما يكون هناك قيود على أدوات الربط واللغة المعقدة، فقد يؤدي ذلك إلى كتابة رديئة.
الخطأ الشائع الذي يرتكبه الناس في كثير من الأحيان هو عدم تقديم معلومات كافية، مما يؤدي في النهاية إلى فشل المشروع!
تعرف على دورات إدارة المشاريع الأكثر شهرة في SPOTO
7 نصائح لكتابة معايير القبول الجيدة
إذا كنت تعمل في فريق إدارة مشروعات وتضطر في كثير من الأحيان إلى كتابة معيار قبول ممتاز، فإن النصائح المدرجة أدناه يمكن أن تساعدك.
تأكد من أن كل قصة مستخدم لها معايير قبول مخصصة لها. ثم اشرحها بالتفصيل للفريق المعني. استخدم المزيد من شروط القبول إذا لزم الأمر، ولكن لا تجعلها طويلة بشكل غير ضروري.
كتابة المعايير وتوزيعها على كافة الفرق المعنية قبل البدء بأي مشروع، فلا فائدة من مشاركتها بعد انتهاء المرحلة الأولية.
قم بجمع المتطلبات بدقة، وإزالة أي لبس قد ينشأ بينك وبين العميل. تأكد من أن لديك القدر الكافي من الوضوح قبل مشاركة السيناريو مع فريقك.
اذكر السيناريوهات التي بموجبها سيتم قبول أو رفض وحدة المشروع المنجزة من قبل فريق.
ينبغي أن يوجه الفريق دائمًا نحو النتيجة النهائية للمشروع.
تأكد من أن الجمل قصيرة وواضحة ومفهومة. علاوة على ذلك، يجب تجنب استخدام لغة لا يفهمها الجميع.
التأكد من موافقة مالك المنتج أو العميل على معايير القبول والتحقق منها.
أمثلة على معايير القبول
هناك عدد لا يحصى من الخيارات في معايير القبول لمثال تسليم المشروع. باستخدامها، يمكنك كتابة معايير القبول الخاصة بك في PMP وتوقع تطورًا أكثر سلاسة. دعنا نشارك مثالاً لمعايير القبول في إدارة المشاريع لفهم أفضل.
قصة المستخدم: أنا مدرس وأريد إنشاء تقرير حضور الطلاب حتى أتمكن من التحقق من حضورهم في المدرسة.
معايير القبول:
إظهار العدد الإجمالي للطلاب في الفصل
ضع أسمائهم حسب الترتيب الأبجدي
توفير عمود لكتابة التاريخ واليوم
توفير مرشح لعرض قائمة الطلاب الغائبين
يجب أن تكون معايير القبول مبسطة بحيث يمكن للفريق العامل على المشروع اتباعها. إن كتابة أي شيء أكثر من هذا لن يؤدي إلا إلى خلق الارتباك.
قائمة المراجعة: مكونات معايير القبول
هناك ثلاثة مكونات رئيسية لمعايير القبول التي تجعلها مرنة وقابلة للتنفيذ بدرجة كبيرة. وهي تشمل:
قصة المستخدم
حدث
نتيجته
في الخطوة الأولى، ستذكر قصة المستخدم، متبوعة بالأشياء التي يتعين على الفريق القيام بها. وأخيرًا، في النهاية، ستكون هناك نتيجة الإجراءات التي تم تنفيذها في الخطوة الثانية. إذا راجعت أمثلة معايير قبول المنتج في إدارة المشاريع، فهذه هي المكونات الثلاثة الوحيدة التي ستجدها.
خاتمة
من العدل أن نقول إن معيار القبول هو العمود الفقري لنجاح تنفيذ المشروع. لذلك، يجب على أي خبير في فريق إدارة المشروع أن يكمل أفضل شهادة PRINCE2 لكتابة معايير قبول ممتازة يمكن للفريق اتباعها للاستمتاع بنجاح المشروع. علاوة على ذلك، من المهم بنفس القدر اتباعها وتنفيذها جيدًا لتجربة النتائج المتوقعة.
الأسئلة الشائعة
1. ما هو الفرق بين تعريف معايير الإنجاز ومعايير القبول؟
إن تعريف “تم” يتعلق بمعايير الجودة التي يجب أن تلبيها أثناء إكمال المشروع. ومع ذلك، فإن معايير القبول تتعلق بالعملية التي يجب اتباعها للمضي قدمًا نحو اكتمال المشروع. يمكنك الرجوع إلى أمثلة معايير قبول المشروع لمزيد من الوضوح.
2. ما هي الأمثلة التي توضح لماذا تحتاج المشاريع إلى معايير قبول؟
تحتاج المشاريع إلى معايير قبول لضمان التسليم في الوقت المناسب وتلبية جميع المتطلبات التي وضعها العميل أو مالك المنتج. علاوة على ذلك، يمكن أن تتجنب بشكل فعال الصراعات بين الفريق والتي تحدث غالبًا أثناء مرحلة التطوير والتصميم.