مصفوفة راسي كيف تساعد مدراء المشاريع

مصفوفة RACI: كيف تساعد مدراء المشاريع؟
هل هناك غموض في أدوار ومسؤوليات المشاركين في مشروعك وأصحاب المصلحة الرئيسيين؟ بغض النظر عن مدى وضوح خطة مشروعك إذا لم تقم بتحديد أدوار ومسؤوليات المشاركين في المشروع أو لم تحدد أيًا من أدوارهم ومسؤولياتهم، فأنت بذلك تمهد الطريق للمشاكل في مشروعك. بصفتي مدير مشروع، عملت على العديد من المشاريع التي تضمن أن يقوم فريق المشروع بتقديم “ما هو متوقع”. صدقني؛ الأمر ليس بالبساطة التي يبدو عليها. لقد واجهت صعوبات في البداية حيث كان الفريق غير متأكد من الأدوار والتوقعات. كان من الصعب بالنسبة لي الحصول على التزام منهم. وقد أدى ذلك إلى نشوب نزاعات ومشاكل أثرت على إنجاز المشروع.
لذا، كان من الواضح أن تحديد وتوثيق أدوار ومسؤوليات الفريق هو عامل نجاح حاسم في المشروع. من خلال استكشاف الأدوات والنماذج المختلفة، صادفت نموذج RACI أو مصفوفة RACI، وهو نهج بسيط وفعال لتفويض المسؤوليات وتعيينها. وقد ساعدتني في خلق تآزر وتحسين نتائج المشروع.
إذن، ما هي مصفوفة RACI؟
مصفوفة RACI هي عبارة عن مخطط تفويض يساعد على تحديد كل خطوة من خطوات المشروع بالتفصيل لتجنب الالتباس وسوء الفهم.
تُعرف التقنية المستخدمة لتعيين المسؤوليات والمهام للفريق وأصحاب المصلحة باسم RAM. يرمز RAM إلى “مصفوفة إسناد المسؤوليات”. واحدة من أدوات ذاكرة الوصول العشوائي المستخدمة على نطاق واسع هي مخطط RACI، وتسمى أيضًا جدول RACI أو مخطط RACI. يتم نطق RACI على أنها “RACEY”.
مصفوفة RACI هي أداة قوية حقًا في ترسانة مدير المشروع لإدارة المشروع. تقلل مصفوفة RACI من غموض الأدوار أو المهام المتعلقة بالمهام بين أعضاء الفريق. فهي تحدد بوضوح الملكية، ومستوى المسؤوليات، ومن يجب إبلاغه، ومتى يجب إشراك مدير المشروع ومتى يجب أن يمارس مدير المشروع قراره. إذا كنت تبحث عن طرق فعالة لاستخدام مصفوفة RACI لمشاريعك، فأقترح عليك قراءة هذه المقالة بعناية حتى النهاية.
ما الذي ترمز إليه مصفوفة RACI؟
RACI هو اختصار، والذي يتسع على النحو التالي;
مسؤول
مسؤول
مسؤول
مستنير
يدمج RACI المهام أو النواتج من WBS (هيكل تقسيم العمل) وأدوار OBS (هيكل تقسيم العمل). يساعد حقًا في تحديد توقعات الأشخاص المشاركين في المشروع.
مصدر الصورة: تم إنشاؤه
الربط بين OBS و WBS في مخطط RAM (أو مخطط RACI)
ما هي أدوار ومسؤوليات RACI؟
الآن، دعنا نفهم كل عنصر من عناصر RACI بالتفصيل:
المسؤول:
هؤلاء هم أفراد المشروع الذين يعملون على مهام المشروع وينتجون المخرجات. يتحملون مسؤولية إنجاز المهام من خلال تنفيذ العمل. يمكن أن يكون هناك أكثر من شخص مسؤول عن مهمة واحدة أو ناتج واحد اعتمادًا على مدى تعقيد المهمة.
المسؤول:
الأفراد، الذين يتحملون المسؤولية النهائية عن إنجاز المهام، يخضعون للمساءلة. وهم يضمنون أن الموارد المسؤولة تقوم بتسليم المهمة كما هو مخطط لها. وهم “مالك” المهمة الموكلة إليهم. وهم مسؤولون عن إنجاز المهام وتسليمها بنجاح وفقًا للجدول الزمني. يجب عليهم أيضًا التأكد من تعيين جميع الأنشطة ذات الصلة بالمهمة في المصفوفة. من الجيد أن يكون هناك شخص واحد مسؤول عن الإنجاز الناجح للمهمة حتى لا نقع في فخ “مسؤولية الجميع لا مسؤولية أحد”.
استشارة:
هذه هي أدوار الأفراد، الذين يجب استشارتهم للحصول على المدخلات والموافقات اللازمة قبل إنجاز العمل أو التوقيع عليه. وهم لا يقومون بتنفيذ مهام المشروع بشكل مباشر ولكنهم يقدمون الاستشارات والمساعدة اللازمة لتنفيذها. وهم عادةً ما يكونون مجموعة من الخبراء المتخصصين الذين يكونون على اتصال دائم من أجل حسن سير المشروع.
المطلعون:
لا يشارك هذا الدور في مهام المشروع أو إنجازه. يجب إبقاؤهم دائماً على اطلاع دائم من أجل إطلاعهم على حالة المشروع. فهم إما مؤثرون في مهام المشروع أو الأطراف المتأثرة بمخرجات المشروع. يمكن أن يؤدي إبقاؤهم على اطلاع بشكل منتظم كما هو مخطط له إلى كسب دعمهم في تنفيذ المشروع وإدارة التغيير.
مزايا أو فوائد مصفوفة RACI:
هناك العديد من مزايا مصفوفة RACI في أي مشروع
1- تحدد توقعات واضحة:
تساعد مصفوفة RACI مديري المشروع على تحديد توقعات واضحة من الفريق وأدوار المشروع الأخرى. يكون أعضاء المشروع على دراية بمسؤولياتهم وسلطاتهم في اتخاذ القرار والنواتج التي يجب أن يقوموا بإنتاجها. جميعهم يعلمون
من سيقوم بتنفيذ العمل
من سيعطي الموافقة النهائية
من سيقوم بدعم العمل لكل مهمة;
2. يجلب التآزر:
في مصفوفة RACI، يكون الفريق بأكمله واضحًا بشأن أدواره وكذلك أدوار الآخرين. وهذا يساعد الفريق على إدراك أوجه الترابط التي يجب عليهم القيام بها لإنجاز المشروع. وبالتالي تشجيعهم على التعاون والعمل معًا لتحقيق النتائج.
3. تعزيز التواصل:
من خلال تعيين الشخص المناسب الذي يتمتع بالمهارة المناسبة لمهمة المشروع، يقلل مدير المشروع من مخاطر الفشل. كما أن تحديد الأشخاص المحدودين والمناسبين والخبراء للاستشارة يقلل من الوقت المستغرق في الكثير من الموافقات. يعمل الاستشاريون دائمًا جنبًا إلى جنب مع أعضاء الفريق المسؤول لمساعدتهم على إكمال مهامهم في الوقت المناسب. أيضًا، يضمن RACI التواصل حول حالة المهمة لجميع الأعضاء في الدور المطلعين.
4. تجنب فرص زيادة عبء العمل:
يمكن للمرء أن يجادل إذا كان هناك الكثير من مهام المشروع المسندة إلى أي فرد في تخطيط RACI. وبالتالي، تتيح مصفوفة RACI الفرصة للنظر في عبء العمل الزائد لأي مورد معين. في مثل هذه الحالة، يمكن إعادة النظر في مصفوفة RACI لمعرفة ما إذا كان يمكن إسناد بعض المهام إلى أي فرد آخر أقل مشاركة في مجموعة الموارد.
هل يمكن استخدام مصفوفة RACI في المشاريع الرشيقة؟
يمكن أيضًا استخدام مصفوفة RACI في المشاريع الرشيقة. ولكن، قبل استخدام مصفوفة RACI في مشروع رشيق، يجب على المرء أن يضع في اعتباره أنه ليست كل المشاريع الرشيقة تتطلب مصفوفة RACI.
يتم استخدام مصفوفة RACI في المشاريع المعقدة الكبيرة. فهي تساعد في المشاريع التي تتطلب الكثير من المهام التي يجب القيام بها والكثير من الموارد اللازمة لإكمال المشروع. في المشاريع الرشيقة، لدينا أدوار ومسؤوليات محددة مسبقاً. يتخذ مالك المنتج قرارات المنتج النهائية ويعطي الموافقات. وبالتالي، يكون مالك المنتج مسؤولاً. أما فريق التطوير فهو مسؤول عن تسليم المهام. أيضًا، في إطار عمل Scrum، يلعب Scrum Master دور الميسر.
وبالتالي، فإن هذه الأدوار لديها وضوح كامل بشأن مسؤولياتها وتوقعاتها. ومع ذلك، يمكن لشخص ما أن يدعو إلى تنقيح مخطط RACI حيث قد نحتاج إلى دور الميسر في أجايل من قبل سيد سكروم. ومن ثم، اقترح كريستوف لو كوينت إضافة دور الميسر في نموذج RACI التقليدي من سكروم. لقد ذكر مصفوفة أدوار ومسؤوليات سكروم هذه كمصفوفة RACI + F في مقالته، حيث يشير F إلى الميسر.
كيفية إنشاء مخطط RACI؟
فيما يلي خطوات إنشاء مخطط RACI Chart –
تحديد عناصر WBS (هيكل تقسيم العمل) من خلال تجزئة عمل المشروع إلى حسابات تحكم وحزم عمل. من حزم العمل أو المستويات الأدنى، اجمع المهام التي يجب القيام بها والنواتج التي يجب إنتاجها. قم بإدراج هذه المهام والنواتج في تسلسل حدوثها في حياة المشروع عبر العمود الأول من مصفوفة RACI. ستحصل كل مهمة أو ناتج على صف واحد.
مصدر الصورة: الإصدار السادس من PMBOK
RACI – الخطوة 1، سرد المهام أو النواتج من WBS
حدد الأدوار الرئيسية للمشروع من المخطط التفصيلي التنظيمي. ضع هذه الأدوار عبر أعمدة مصفوفة RACI. يمثل كل عمود كل دور رئيسي، كما هو موضح في الشكل. في بعض الأحيان يمكن استبدال هذه الأدوار بأسماء فردية لجعلها أكثر تحديدًا.
مصدر الصورة: الطبعة السادسة من PMBOK
RACI – الخطوة 2، تحديد الأدوار أو الأسماء الرئيسية للمشروع من OBS
قم بتعيين هذه الأدوار أو الأسماء مقابل كل مهمة أو العكس. قم بتعيين مسؤوليات RACI – المسؤوليات بشكل منطقي لكل مهمة من المهام أو النواتج واحدة تلو الأخرى. ضع في اعتبارك قواعد RACI أثناء إعداد مخططات RACI. يتم ذكر هذه القواعد لاحقاً في هذه المقالة.
مصدر الصورة: الإصدار السادس من PMBOK
RACI – الخطوة 3، قم بتخطيط كل مهمة لتعيين مسؤوليات RACI ذات الصلة (R/ A/ C/ I)
بمجرد الانتهاء من تخطيط جميع المهام عبر الأدوار، تواصل مع جميع أدوار المشروع وأصحاب المصلحة الرئيسيين لأخذ التزامهم وتوافقهم. بعد الحصول على الموافقة الكاملة من الجميع، قم بتجميد مصفوفة RACI. قم بزيارتها بانتظام لمراجعة الالتزام بها وقابليتها للتطبيق.
قواعد إنشاء مخطط RACI:
نقاط تستحق الدراسة من أجل الاستخدام الفعال لمصفوفة RACI في المشاريع –
1. حرف “أ” واحد لكل مهمة:
بقدر الإمكان، يجب أن يكون هناك شخص واحد فقط مسؤول عن كل مهمة أو ناتج. وهذا يضمن إعطاء جميع المهام الأهمية الواجبة. وهناك فرد واحد فقط يتولى مسؤولية تسليم المهام الموكلة إليه. وهذا يقلل من فرص تمرير المسؤولية.
2. وجود “R” واحد على الأقل لكل مهمة، ولكن ليس أكثر من اللازم:
يجب أن يكون هناك شخص واحد على الأقل معين كمسؤول عن كل مهمة. وجود أكثر من شخص واحد مسؤول ليس عيبًا. ولكن يجب على مدير المشروع التأكد من تبرير عدد المسؤوليات بناءً على مدى تعقيد المهمة. فالمزيد من الطهاة في المطبخ قد يفسد الوصفة.
3. عدم الإكثار من “ج” لكل مهمة:
قد يؤدي وجود العديد من الأدوار الاستشارية لأي مهمة إلى تأخير المهمة بسبب كثرة الموافقات والاستشارات. يجب على مدير المشروع تعيين أدوار “C” بحكمة لكل مهمة، وليس فقط لملء مصفوفة RACI. إذا كانت أي مهمة تحتوي على الكثير من الأدوار “ج”، يمكن لمدير المشروع أن ينظر فيما إذا كان يمكن تحويل بعض الأدوار “ج” إلى “ط”.
4. لا تملأ جميع حقول مصفوفة RACI بأي دور:
ليس من الضروري ملء جميع حقول مصفوفة RACI بواحدة على الأقل من المسؤوليات الأربع. يجب أن يتم إعداد مصفوفة RACI بشكل منطقي، وليس فقط تعيين كل دور مقابل المهام دون داعٍ. يمكن ترك بعض تقاطعات الأدوار والمهام في مصفوفة RACI شاغرة.
5. جعل مخطط RACI ديناميكيًا وحديثًا:
يجب تنفيذ المهام وفقًا للمسؤوليات المحددة لهذه المهام في مخطط RACI. يوصى دائمًا بأخذ الالتزام من الفرد في مخطط RACI بشأن أدوارهم ومسؤولياتهم. حافظ على تحديث مخطط RACI مع التغييرات الضرورية في المسؤوليات، إذا لزم الأمر خلال مدة المشروع. في حالة حدوث أي تغيير، قم بالرجوع إلى RACI المنقح وإبلاغ الفريق وأصحاب المصلحة بذلك.
6. يجب إضافة مهمة واحدة لصيانة مصفوفة RACI وإسناد المسؤولية إلى مدير المشروع في مخطط RACI.
بدائل لمصفوفة RACI:
توجد أيضًا بعض البدائل الأخرى لمصفوفة RACI، ولكن نادرًا ما يتم استخدامها. اكتسبت RACI شعبية بين أدوات تعيين المسؤولية.
فيما يلي بعض البدائل لنموذج RACI –
CARS:
يرمز إلى التواصل والموافقة والمسؤولية والدعم. نموذج CARS موجه نحو العمل بالمقارنة مع مصفوفة RACI. وهو يحدد دور الدعم بشكل صريح.
PACSI:
يرمز إلى الأداء، والمساءلة، والرقابة، والمقترح، والمعلوم. يعمل بشكل جيد مع الكثير من أصحاب المصلحة المشاركين في مراجعة إنجاز المهام.
DACI:
يرمز إلى السائق، والموافق، والمقترح، والمطلع. هذا النموذج مشابه جدًا لنموذج RACI. وهنا، يحل السائق هنا محل المسؤول والموافق محل المسؤول والمُستشار والمُستشار المُستنير.
الخلاصة
على الرغم من أن مصفوفة RACI نشاط يستغرق وقتًا طويلاً ويتطلب مهارات تفاوض وإقناع جيدة من أجل التجميد. ومع ذلك، فإن الأمر يستحق قضاء بعض الوقت من أجل تحديد التوقعات وتحديد المسؤوليات بدقة. وقد لوحظ في الماضي، أن السبب الرئيسي لنزاعات الفريق هو الغموض فيما يتعلق بالمسؤوليات. وينتج عن هذا تمرير الدولارات. ولكن، مع مصفوفة RACI، يكون مدير المشروع قادرًا على تعيين المسؤوليات مسبقًا. كل دور في المشروع يفهم ما هو متوقع منه ومن الآخرين.
وبالتالي، فإن أداة RACI فعالة حقًا في تحديد اتجاه الفريق للالتزام بالعمل المكلف به.