مشاريع محكوم عليها بالفشل، إليكم سبب استمرارها

مشاريع محكوم عليها بالفشل: إليك سبب استمرارها
(مصدر الصورة: Geek & Poke)
نتحدث في هذا المقال عن الأسباب والخطورة وطرق الوقاية من المشاريع الفاشلة. ولكن قبل ذلك، دعونا نفهم ما هو المشروع الفاشل.
يفشل المشروع إذا كان لديه قيود في إدارة قيوده الثلاثية النطاق والوقت والتكلفة. الفشل في تلبية أي من هذه القيود يؤثر على جودة المشروع. مدير المشروع هو الذي يحدد هذه المشاريع ويتخذ القرار الصحيح لتجنب الخسارة.
مصدر الصورة: مشروع ذكي
دعنا نلقي نظرة على بعض الإحصائيات لفهم خطورة هذه المشكلة:
وفقًا لمعهد إدارة المشاريع (PMI): يزيد متوسط مشاريع تكنولوجيا المعلومات على نطاق واسع بنسبة 40% عن الميزانية. وحوالي 7% منها لا تكتمل ضمن الجدول الزمني المحدد بقيمة تسليم لا تقل عن 50% من المتوقع.
استطلعت جنيف آراء 600 متخصص في مجال الأعمال وتكنولوجيا المعلومات في الولايات المتحدة. أظهرت النتائج أن ما يقرب من 75% من المستجيبين يفتقرون إلى الثقة في نجاح المشروع.
ووفقًا لبحث نُشر في مجلة هارفارد بيزنس ريفيو، فإن مشروعًا واحدًا من بين كل ستة مشاريع لتكنولوجيا المعلومات يعاني من تجاوز التكلفة. فقد فحصوا 1,471 مشروعًا من مشاريع تكنولوجيا المعلومات ووجدوا تجاوزًا في التكلفة بنسبة 200% في واحد من المشاريع الستة.
كما أن حوالي 36% من المشاريع تفشل في تحقيق أهدافها. (PMI: نبض المهنة 2015)
تذكرنا هذه الإحصائيات بأن هناك العديد من المشاكل والتحديات في أي مشروع.
فما هي تلك التحديات التي تواجهها المؤسسات أثناء التعامل مع المشاريع؟
يؤدي عدم الالتزام بالمشروع في نطاقه إلى خسارة مالية للمنظمة. كما أنه يؤثر على المصداقية ومحفظة المنتجات وأهداف الشركة على المدى الطويل.
كما أن إشراك الموظفين في مثل هذه المشاريع يؤدي إلى خسارة كبيرة ويؤثر على معنويات الفريق. وقد يؤدي ذلك إلى زيادة استنزاف الموظفين.
يؤثر كل مشروع فاشل على نمو المؤسسة على المدى القصير أو الطويل.
اعتمادات الصورة: Geek & Poke
لماذا تستمر المشاريع الفاشلة؟
فيما يلي بعض الأسباب التي تجعلها تستمر:
بعض المشاريع لها تكلفة فرصة عالية مرتبطة بها. وبالتالي، يفضل راعي المشروع إبقاءها على قيد الحياة بدلاً من إنهائها.
لا تهدف العديد من المشاريع الحكومية إلى تحقيق أي ربح. وهذا يجعل الجهات الراعية مترددة في فهم الوضع الحالي للمشروع. ويطلبون للأسف من فريق المشروع إنهاء العمل بأي ثمن.
يمكن أن يصبح التراجع عن بعض المشاريع مسألة هيبة بالنسبة للعديد من الشركات. وبالتالي، فإنهم يحافظون على استمرار هذه المشاريع وتشغيلها بأي ثمن.
إذا كان المشروع يتم تنفيذه لصالح عميل بعقد ثابت، فإنه ينتهي فقط وفقًا لشروط العقد. على الرغم من أنه قد لا يكون مربحًا.
في المشاريع الكبيرة، يستغرق اتخاذ القرار الكثير من الوقت. وبالتالي، تستمر المشاريع حتى يتم إرسال أمر رسمي بإنهائها.
كيف يمكنك تجنب المشاريع السيئة؟
يكمن نجاح المشروع في دقة تقرير الجدوى والتخطيط له. إن دور مدير المشروع هو تقديم المدخلات في مرحلة التخطيط. يقوم بإعداد الخطة بمساعدة أعضاء فريق المشروع التابع له.
قد تتضمن خطة جدوى المشروع التفاصيل التالية:
فهم المشروع ومتطلباته.
وصف المشروع أو المنتج.
المتطلبات العامة للمشروع.
المتطلبات الخاصة مثل ممارسات التصنيع الجيدة (GMP)، والمتطلبات التنظيمية والصحة البيئية والسلامة البيئية، وما إلى ذلك.
السعر الحالي ومستوى الربح للمشروع.
خطة ميزانية المشروع.
الجدول الزمني للمشروع والمعالم الرئيسية.
من المحتمل أن تظهر مخاطر عالية المستوى أثناء تطوير المشروع.
تم الافتراض أثناء إعداد التقارير.
وضع القواعد الأساسية في بداية المشروع. مع وضع هذه القواعد، تتحسن كفاءة الفريق. لفهم أهمية وضع القواعد الأساسية، إليك مثالاً أدناه، لنفترض أنه في مشروع “ABC” وافق الفريق في مشروع “ABC” على إجراء تحديثات أسبوعية للمشروع ونفذها بشكل جيد. ولكن، نادراً ما يحضر أحد أعضاء الفريق من قسم الجودة أي اجتماعات. وكلما حضر، لم يتم تحديثه بالتقدم المحرز أو التغييرات في المشروع. لذلك عانى المشروع من مشاكل في الجودة وبالتالي تأخر في تسليم المشروع.
في المثال أعلاه، فإن مدير المشروع هو المسؤول عن هذا التأخير. لم يكن هذا ليحدث لو كان مدير المشروع قد وضع قواعد أساسية قوية في الفريق.
لتقدير جودة المشروع، يجب وضع معايير معينة في كل مرحلة أو مرحلة رئيسية. أثناء إعداد هذه المعايير، يكون حكم الخبراء والمهارات الأساسية مهمة.
تساعد التقنيات التالية في إعداد البارامتراتمناقشة جماعية مع الفريق.
مدخلات خبير الموضوع.
ورشة عمل حول المعلمات الرئيسية.
ينبغي للمرء أن يتتبعها في كل مرحلة من مراحل المشروع. يجب عليه الحكم على جودة المشروع وتحديد مجموعة الإجراءات التالية وفقًا للخطة.
في المشاريع الكبيرة، هناك العديد من المخرجات التابعة. يجب على مدير المشروع مراقبة الحالة الدقيقة للمشروع وإبلاغ الفريق بالحالة الدقيقة للمشروع. وبالتالي، يجب على مدير المشروع أن يكون متواصلًا جيدًا لضمان أن يكون الجميع على نفس الصفحة.
تعد دراسة وتنفيذ التغييرات في المشروع مهمة صعبة. يجب على مجلس مراقبة التغيير التحقق من كل طلب مقابل النطاق والتكلفة والجدول الزمني قبل تنفيذ أي تغيير.
أخيرًا، من بين الأسباب الشائعة التي تجعل المؤسسات تستمر في تأخير المشاريع المحكوم عليها بالفشل وتنتهي بخسارة فادحة، هو عدم وجود ممارسات جيدة لإدارة المشروع. يجب على مدير المشروع أن يعرف متى يتواصل مع الجهات الراعية ومتى ينهي المشروع. يجب أن تكون هذه الخطوة مدفوعة بالعملية ويجب وضع المبادئ التوجيهية في مرحلة تخطيط المشروع نفسها.
وبالتالي مع وجود مدير مشروع جيد، قادر على الاهتمام بجميع العوامل المذكورة أعلاه، يمكن للمؤسسة تجنب فشل المشروع.
بشكل عام، يكون لمدير المشروع المعتمد من PMP اليد العليا مقارنة بمدير المشروع العام للأسباب التالية
المسؤول المعتمد من PMP على دراية بجميع الأدوات والتقنيات المستخدمة في المشاريع المختلفة.
تمنحك شهادة PMP قوة إقناع أكبر من مدير المشروع العادي.
تساعدك شهادة PMP على مواجهة المشاريع الصعبة والتفوق فيها.