مرحلة إغلاق المشروع: 8 خطوات لمجموعة عملية الإغلاق 8 خطوات عملية الإغلاق

المشروع هو مسعى مؤقت، لذا فإن له بداية ونهاية أيضًا. لقد رأينا مراحل دورة حياة المشروع، والتي تسمى “مجموعات عمليات إدارة المشروع”. كل مجموعة عمليات لها هدف معين. ولكن ما هو الهدف من إغلاق المشروع؟ ألا ينتهي المشروع بعد الانتهاء من العمل وتسليم النتيجة؟ بالطبع لا. خلال المرحلة الأخيرة من دورة حياة المشروع، أي إغلاق المشروع، يجب أن يكون كل شيء مفصلاً من أجل قياس ما إذا كان المشروع قد سار كما هو مخطط له وما إذا كانت النتيجة قد تمت كما هو مطلوب من قبل العميل. هل لديك فضول حول الاتجاه الجديد لتحليلات البيانات والذكاء الاصطناعي؟ يمكنك الحصول على مقدمة عن الذكاء الاصطناعي وتحليلات البيانات من خلال دورتنا التدريبية الجديدة عبر الإنترنت في مجال التحليلات والذكاء الاصطناعي. كما نقدم لك أيضاً دورة تدريبية في التنبؤ المالي والنمذجة المالية لتحسين عملية اتخاذ القرارات في عملك!
احضر دورتنا التدريبية المجانية 100٪ عبر الإنترنت وذاتية التجهيز لمدة ساعة واحدة مجاناً في برنامج إدارة المشاريع.
سنقوم في هذه المقالة بتحديد الخطوات المهمة لمرحلة الإغلاق الناجح. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن إدارة المشاريع، سيرشدك تدريبنا عبر الإنترنت على إدارة المشاريع PMP أو تدريب إدارة المشاريع CAPM إلى كل جانب من جوانب مجموعات العمليات.
هل تريد أن تسمع ما يقوله طلابنا عن دورات PMP و CAPM الخاصة بنا؟ يمكنك مشاهدة مقاطع الفيديو هذه!
ما هو الهدف؟
أنشطة إغلاق المشروع هي أجزاء مهمة من المشروع. فهي تضمن تسجيل مستندات المشروع مثل خطة المشروع، وأرشفة أصول العمليات التنظيمية، وتسديد الدفعات النهائية، والإفراج عن الموارد، وإتمام المشروع. يقوم كل مشروع بتعليم الدروس للمؤسسة سواء كان المشروع ناجحاً أو فاشلاً. لذلك حتى بعد انتهاء المشروع، فإن وثائق المشروع ستكون مفيدة لاستكمال نجاح المشروع القادم.
من أجل إغلاق مشروع مزدهر للمشروع، يجب على مدير المشروع وأعضاء فريق إدارة المشروع النظر في بعض أنشطة مجموعة عملية الإغلاق الآن دعونا نستعرضها واحدة تلو الأخرى.
ما هي الخطوات الثماني؟
خطوة إغلاق المشروع رقم 1: التأكد من إنجاز العمل حسب المتطلبات
عند إغلاق المشروع، يجب أن تكون جميع مخرجات المشروع قد اكتملت وتم تسليمها إلى العميل. يجب عليك أيضًا الحصول على موافقة رسمية من العميل على العمل المنجز.
خطوة إغلاق المشروع رقم 2: إغلاق المشتريات بالكامل
منذ إغلاق المشروع، يجب عليك إكمال أي مدفوعات متبقية يجب سدادها للموردين أو الشركاء. تكتمل أيضاً خطوات المشتريات.
خطوة إغلاق المشروع رقم 3: الحصول على القبول الرسمي
يتم الحصول على القبول الرسمي للمشروع ومخرجات المشروع من العميل. عادة، يقدم العميل وثيقة مكتوبة، يمكن أن تكون رسالة بريد إلكتروني أو وثيقة موقعة من العميل تنص على أن المشروع قد اكتمل وأنه يقبل مخرجات المشروع.
خطوة اختتام المشروع رقم 4: استكمال تقارير الأداء النهائية
يتم حساب الأداء النهائي للمشروع وتسجيله. ويشمل ذلك أداء التكلفة وأداء الجدول الزمني وأداء الجودة وما إلى ذلك. على سبيل المثال، ما إذا كان المشروع قد اكتمل في إطار الميزانية أو إذا تعذّر إكماله، ما مدى تجاوز المشروع للميزانية المخطط لها؟
إغلاق المشروع الخطوة رقم 5: فهرسة وأرشفة السجلات
يتم الانتهاء من الوثائق التي تم جمعها. يتم أرشفة الإصدارات النهائية لخطط إدارة المشروع وجميع الوثائق الضرورية حول المشروع في سجلات الشركة كوثائق أرشيفية.
إغلاق المشروع الخطوة رقم 6: تحديث الدروس المستفادة
يتم جمع الدروس المستفادة وتجميعها من جميع أصحاب المصلحة. يتم تخزين وثائق الدروس المستفادة في أصول العملية التنظيمية للشركة.
الخطوة رقم 7: تسليم المنتج المكتمل
بمجرد اكتمال المشروع، يتم تسليم منتج المشروع لاستخدام العميل النهائي. قد يحتاج التسليم إلى فترة محددة مسبقًا أو بعض الوثائق التي تصف كيفية استخدام المنتج أو كيفية تشغيله.
الخطوة رقم 8: إطلاق الموارد
بعد اكتمال المشروع بنجاح، يتم إغلاق جميع مهام موارد المشروع، ويتم جمع مدخلات الدروس المستفادة من موارد المشروع، ثم يتم تحرير هذه الموارد على التوالي.
كما ترى، فإن إغلاق المشروع لا يقل أهمية عن المراحل الأخرى، لذلك يجب أن تأخذ هذه الأنشطة بعين الاعتبار لتحقيق نتائج أفضل في مشاريعك المستقبلية.
مراجعة من قبل: كيتي ريتشاردز