لكل مشروع دورة حياة. وفقًا لدليل PMBOK (مجموعة معارف إدارة المشاريع) خلال دورة الحياة هذه، هناك عدة مراحل تسمى “مجموعات العمليات”. لكل مجموعة من مجموعات العمليات هذه هدف مختلف وحاسم يساعد على تحقيق النتائج المرجوة في المشروع. تساعد أنشطة مجموعة عمليات المراقبة والتحكم في المشروع مديري المشروع وأعضاء الفريق على إبقاء المشروع على المسار الصحيح. تتم مراقبة المشروع والتحكم فيه، على عكس المراحل الأخرى، من بداية المشروع حتى نهايته. تتحقق أنشطة عملية مراقبة ومراقبة المشروع من أن المشروع يسير كما هو مخطط له وما إذا كان هناك أي انحرافات عن خط الأساس. لذلك تغطي مجموعة العمليات هذه جميع مجموعات العمليات الأربع الأخرى. اطّلع على تدريبنا الافتراضي عبر الإنترنت لفئة PMP® عبر الإنترنت الذي سيساعدك على الاستعداد الكامل لامتحان شهادة PMP! يمكنك أيضاً الاطلاع على تدريب شهادة PMP® الذي يقدّمه برنامج PMP® الذي يقدّمه برنامج PMP® ذاتي التقدّم.
هل تريد أن تسمع ما يقوله طلابنا عن دورات PMP الخاصة بنا؟ يمكنك مشاهدة هذا الفيديو!
ما أهمية مرحلة مراقبة المشروع والتحكم فيه؟
من أجل مشروع ناجح، هناك بعض أفضل الممارسات لتنفيذ مراقبة المشروع والتحكم فيه بشكل جيد. لأن أنشطة المراقبة والتحكم تتحقق مما إذا كانت هناك انحرافات عن النتائج المتوقعة لسير المشروع. إذن ما نوع الأنشطة التي يجب القيام بها خلال هذه المرحلة المهمة؟ في هذه المقالة، سنقوم بسرد أفضل ممارسات مجموعة عمليات المراقبة والتحكم في المشروع واحدة تلو الأخرى.
احضر تدريبنا المجاني المجاني لمدة ساعة واحدة عبر الإنترنت 100% عبر الإنترنت وبوتيرة ذاتية على مدار ساعة واحدة على PMP.
لاحظ أنه يتم توثيق عمليات إدارة المشروع والتحكم فيها بمساعدة قوالب إدارة المشروع. يمكنك الاطلاع على عينة من نماذج نماذج إدارة المشاريع المجانية لتكوين فكرة عن كيفية عملها. هل تريد تحسين عملية اتخاذ القرار في عملك؟ اطلع على دورتنا التدريبية الجديدة للتنبؤ المالي والنمذجة المالية! يمكن أن تكون التحليلات المستندة إلى البيانات مفيدة جداً لرحلتك المهنية! اطّلع على دورتنا التدريبية الجديدة لاكتساب مهارات الذكاء الاصطناعي لتحليلات البيانات: مقدمة في التحليلات والذكاء الاصطناعي
أفضل 16 ممارسة في عملية مراقبة المشروع والتحكم فيه
خطوة مراقبة المشروع والتحكم فيه رقم 1: اتخاذ الإجراءات اللازمة للتحكم في المشروع
يتم اتخاذ الخطوات ونقاط التحكم والإجراءات اللازمة لمراقبة المشروع والتحكم فيه. توفر هذه الإجراءات ما إذا كان المشروع ينحرف عن خط الأساس المخطط له.
خطوة مراقبة المشروع والتحكم فيه رقم 2: قياس الأداء
يجب قياس الأداء المخطط له من أجل التحقق مما إذا كان المشروع يسير على ما يرام. على سبيل المثال، سيعطي أداء تكلفة المشروع مؤشرًا على ما إذا كانت الميزانية المخطط لها ستكون كافية لإكمال المشروع. سيعطي أداء الجدول الزمني للمشروع مؤشراً على ما إذا كان يمكن الوصول إلى الجدول الزمني والتواريخ المخطط لها.
الخطوة رقم 3: تحديد الفروق وما إذا كانت تبرر طلب التغيير
إذا كان هناك الكثير من التباين عن خط الأساس، على سبيل المثال، إذا كان من المتوقع أن تتجاوز مدة المشروع المدة المخطط لها بنسبة 20%، فيجب اتخاذ إجراءات لتحقيق أهداف المشروع.
خطوة مراقبة المشروع والتحكم فيه رقم 4: التأثير على العوامل التي تسبب التغييرات
التغييرات أمر لا مفر منه في المشروع. ولكن، يمكن اتخاذ إجراءات وقائية للتأثير على العوامل التي تسبب التغييرات. على سبيل المثال، سيؤدي توضيح النطاق التفصيلي وتوضيح المتطلبات مع العميل إلى تقليل التغييرات التي ستأتي من العميل.
الخطوة رقم 5: طلب التغييرات
إذا كان هناك انحراف عن القيم المخطط لها، فيمكن عندئذٍ طلب إجراء تغيير لتلبية القيم المخطط لها مرة أخرى.
مراقبة المشروع والتحكم فيه الخطوة رقم 6: إجراء مراقبة التغيير المتكاملة
يجب تنفيذ التغييرات في المشروع بطريقة متكاملة. لأن أي تغيير بسيط في أحد جوانب المشروع قد يؤثر على المشروع ككل. يؤدي إجراء مراقبة التغيير المتكاملة إلى تقييم التغييرات وتأثيراتها على المشروع. بعد ذلك، يتم التخطيط لتنفيذ التغيير المناسب لتقليل مخاطر التغييرات.
الخطوة رقم 7: الموافقة على التغييرات أو رفضها
قد توافق عملية مراقبة المشروع والتحكم فيه على التغييرات أو ترفضها. يتم تقييم التغييرات من قبل مجلس مراقبة التغيير وإذا رفض هذا المجلس التغيير، فلن يتم تنفيذه. إذا تمت الموافقة على التغيير، يجب إجراء مراجعات لخطة المشروع وتنفيذ التغيير بشكل صحيح.
خطوة مراقبة المشروع والتحكم فيه رقم 8: إبلاغ أصحاب المصلحة بالتغييرات المعتمدة
إذا كان قرار مجلس مراقبة التغيير هو الموافقة على التغيير. يجب إبلاغ أصحاب المصلحة بذلك. لأن الخطة والنطاق والأهداف السابقة قد تغيرت. لذلك يجب إخطار أصحاب المصلحة بهذا التغيير.
خطوة مراقبة المشروع والتحكم فيه رقم 9: إدارة التكوين
يصف تكوين المشروع مجموعة هادفة وتعمل بشكل صحيح من الوحدات أو الأجزاء المختلفة. من أجل ضمان تقدم المشروع بشكل سليم، تتم إدارة التكوين.
الخطوة رقم 10: إنشاء التوقعات
تنشئ أنشطة مجموعة عمليات مراقبة المشروع والتحكم في أنشطة مجموعة عمليات مراقبة المشروع تنبؤات. ماذا ستكون ميزانية المشروع عند اكتماله؟ ماذا سيكون تاريخ انتهاء المشروع إذا كان أداء المشروع كما هو عليه حتى الآن؟ تساعد هذه الأنواع من التوقعات على معرفة مدى بعد المشروع عن أهدافه.
خطوة مراقبة المشروع والتحكم فيه رقم 11: الحصول على القبول من العميل
بمجرد اكتمال مخرجات المشروع، يتم تقديمها إلى العميل. إذا كانت مخرجات المشروع تفي بالمتطلبات المتفق عليها مع العميل، في البداية، يقبل العميل المشروع ويتم تشغيل مرحلة الإغلاق.
مراقبة المشروع والتحكم فيه الخطوة رقم 12: إجراء مراقبة الجودة
تتحقق أنشطة مراقبة الجودة من سمات جودة المخرجات التي يتم تسليمها. على سبيل المثال، قد يفي منتج المشروع بأهداف الميزانية والجدول الزمني. ولكن قد لا تلبي متطلبات الجودة توقعات العملاء. في هذه الحالة، سيتم اعتبار المشروع فاشلاً أيضًا. لذلك، فإن إجراء مراقبة الجودة أمر مهم.
الخطوة رقم 13: تقرير عن أداء المشروع
نظرًا لأن التنبؤ وأداء المشروع يتم قياسه أثناء المراقبة والتحكم، يتم إرسال تقارير أداء المشروع إلى أصحاب المصلحة المعنيين خلال هذه المرحلة أيضًا.
خطوة مراقبة المشروع والتحكم فيه الخطوة رقم 14: إجراء عمليات تدقيق المخاطر
قد تؤثر المخاطر على المشروع بشكل كبير. لذلك، يجب توثيق كل خطر متوقع، ويجب التخطيط لاستراتيجيات الاستجابة للمخاطر لكل خطر في حالة حدوث خطر.
مراقبة المشروع والتحكم في الخطوة رقم 15: إدارة الاحتياطيات
يتم التخطيط للاحتياطيات لاستيعاب تكاليف المخاطر والحالات غير المتوقعة في المشاريع. على سبيل المثال، إذا كانت ميزانية المشروع 100,000 دولار أمريكي، يمكن التخطيط لاحتياطي بنسبة 10% لاستيعاب آثار المخاطر. أو، إذا كانت مدة المشروع 12 شهرًا، يمكن التخطيط لاحتياطي إضافي لمدة شهرين كاحتياطي للتغلب على أي نوع من المخاطر التي قد تحدث أثناء المشروع. تتم إدارة هذه الاحتياطيات في مرحلة المراقبة والتحكم.
الخطوة رقم 16: إدارة المشتريات
يمكن الاستعانة بمصادر خارجية للأدوات أو المعدات أو الموارد من أحد الموردين خلال المشروع. تتم إدارة هذه المشتريات والاستعانة بمصادر خارجية وأنشطة التأجير خلال مرحلة المراقبة والتحكم في المشروع.
إذا أمكن تنفيذ عملية مراقبة ومراقبة ناجحة، فإن المشروع بأكمله يتمتع بفرصة أفضل للنجاح. لذا فإن نتائج أنشطة مجموعة العمليات الختامية ستكون كما هو مخطط لها في مرحلة تخطيط المشروع.
مراقبة المشروع والتحكم فيه | 16 أفضل الممارسات 16
About the Author
