مدراء المشاريع: لا تهمل خطة “العودة إلى المكتب”! – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

سيكون من المبالغة القول إن مديري المشاريع اضطروا إلى التعامل مع الكثير من التغييرات هذا العام. فقد تم تخفيض ميزانيات المشاريع إلى حد كبير أو إلغاؤها تماماً، وأصبح العمل عن بُعد هو القاعدة وليس الاستثناء. ما زلنا بعيدين عن نهاية الجائحة، ولكن في تلك المناطق التي نجحت في القضاء على موجاتها الأولى، بدأت بعض الشركات في تشجيع موظفيها على العودة إلى المكاتب.
بالنسبة لمديري المشاريع الذين يتعين عليهم الآن التكيف مع التواجد في المكتب مع أعضاء فريقهم، فإن الأمور ليست بسيطة مثل إعادة عقارب الساعة إلى الوراء لمدة نصف عام أو نحو ذلك. سيواجهون عددًا من التحديات بما في ذلك:
التخطيط لمزيج من أعضاء الفريق في الموقع وأعضاء الفريق عن بُعد
جدولة الاجتماعات الشخصية مع التعقيدات الإضافية المتعلقة بالتباعد الجسدي الآمن وترتيبات عمل الأشخاص
مساعدة أعضاء فريقهم (وأنفسهم!) على التعامل مع التوتر والمخاوف الطبيعية للعودة إلى المكتب
إذن كيف يمكن لمدير المشروع الاستعداد للمرحلة الانتقالية وما الذي يجب عليه فعله بمجرد العودة؟
مراجعة الترتيبات التي اتخذها صاحب العمل للحفاظ على سلامة الموظفين وإثارة أي مخاوف لديهم قبل العودة إلى المكتب. لا تفترض أن أعضاء الفريق يفعلون نفس الشيء، لذا خذ الوقت الكافي للقيام بعملية تأهيل مصغرة معهم عند عودتهم إلى المكتب في حال لم يكن قسم الموارد البشرية أو قسم الصحة والسلامة في صاحب العمل يقوم بذلك بالفعل. إذا كان أعضاء الفريق مترددين في توصيل مخاوفهم إلى من يستطيعون فعل شيء حيال ذلك، فقم بالدفاع عن أعضاء فريقك لدى صانعي القرار هؤلاء.
راجع اتفاقيات العمل مع الفريق. نظرًا لأن بعض أعضاء الفريق سيعملون الآن بشكل شخصي والبعض الآخر سيستمرون في العمل عن بُعد، فقد تحتاج قواعد المشاركة إلى التطور لضمان عدم شعور العاملين عن بُعد بأنهم مواطنون من الدرجة الثانية.
خطط للغيابات غير المتوقعة. في حين أن خطر غياب بعض أعضاء الفريق عن العمل كان موجوداً حتى أثناء عملهم من المنزل، إلا أن احتمال تحقق الخطر يزداد بسبب التعقيد المتزايد للعودة إلى المكتب. حتى الشيء البسيط مثل الوصول إلى مقصورة المرء يمكن أن يتأخر بسبب طول الوقت اللازم للتنقل أو لركوب المصعد إلى الطابق الذي يعمل فيه. قد يلزم تعديل توقيت الاجتماعات المجدولة بانتظام للسماح بذلك.
تعزيز مزايا الموقع المشترك. في حين قد لا يتمكن الفريق بأكمله من التواجد في المكتب في وقت واحد بسبب القيود المفروضة على السعة، حدد مجموعات أعضاء الفريق التي قد تعطي أفضل فائدة من منظور التعاون، وقم بتنظيم تناوب الفريق بناءً على ذلك.
حافظ على تحديث خطة الموجة الثانية (أو الثالثة أو الرابعة). فقط لأن العمل الشخصي قد استؤنف، لا يعني أن الأمور لا يمكن أن تعود إلى ما كانت عليه بسرعة كبيرة. قم بتطوير خطط طوارئ ومراجعتها بانتظام والتي يمكن تنفيذها إذا طُلب من بعض أو كل الفريق العودة إلى العمل عن بُعد.
جس نبض الفريق بشكل متكرر. الآن أكثر من أي وقت مضى، سيحتاج مديرو المدراء التنفيذيين إلى تعزيز الأمان النفسي داخل فرقهم حتى يشعر أعضاء الفريق بالراحة في مشاركة مخاوفهم وشكوكهم مع بعضهم البعض.
عندما ضربت الجائحة، فوجئت العديد من فرق المشاريع بالوباء. يجب على مديري المشاريع مراعاة القول المأثور “اخدعني مرة، عار عليك. اخدعني مرتين، عارٌ عليّ”.
لقراءة المزيد من مقالات كيرون بوندالي، تفضل بزيارة مدونته.