مخطط جانت البياني لإدارة المشاريع | SPOTO

لماذا مخطط جانت لإدارة المشاريع؟
مقدمة
من المعروف بالفعل أن إدارة المشاريع أصبحت حقيقة لا غنى عنها في جميع الصناعات والشركات. نعلم جميعًا أن إدارة المشاريع هي تطبيق العمليات والأساليب والمهارات والمعرفة لتقديم أهداف المشروع المحددة المخطط لها ضمن الجدول الزمني المحدد.
أثناء إدارة المشاريع، يستخدم فريق المشروع أدوات مختلفة ومناسبة لإدارة المشروع للمساعدة في إنجاز المشروع بفعالية وكفاءة. يتم تطبيق هذه الأدوات بشكل عام في جدولة المشروع وتقديره وإعداد التقارير وما إلى ذلك، وهناك العديد من أدوات وتقنيات إدارة المشاريع المتاحة في هذا المجال.
مخطط جانت هو أحد أفضل الأدوات المستخدمة على نطاق واسع في إدارة المشاريع.
ما هو مخطط جانت؟
مخطط جانت هو مخطط / رسم بياني شريطي أفقي يُستخدم لإظهار الجدول الزمني / تقدم المشروع. تم تصميم هذه الأداة كما يوحي الاسم لأول مرة واستخدامها من قبل هنري جانت في عام 1917. ومنذ ذلك الحين أصبحت هذه الأداة شائعة جدًا حيث يستخدمها ما يقرب من 67% من المتخصصين في المشروع لسرد أنشطة المشروع والجدولة الزمنية والترابط بينها.
العناصر الأساسية لمخطط جانت هي:
الجدول الزمني للمشروع
مهام/أنشطة المشروع
تواريخ البدء والانتهاء لجميع المهام/الأنشطة (وهذا يعطي المدة الإجمالية للمشروع)
تجميع الأنشطة تحت كل معلم/مهمة مرتبطة ببعضها البعض
مالك المهمة
مخطط جانت كبرنامج على الإنترنت:
يمكن عمل مخططات جانت على برنامج MS Excel. ولكن هذا يساعد محترفي المشروع على إدارة مهامهم/مراحلهم/مشاريعهم بشكل فردي. وهذا من شأنه أن يجعل الفريق/الأعضاء يعملون بشكل مستقل، حيث يكون تنسيق الفريق أكثر صعوبة.
تعمل مخططات جانت عند استخدامها كبرنامج، كأداة تفاعلية تُستخدم عبر الوظائف المختلفة للمؤسسة كأداة مشتركة للمشروع المحدد. في هذا، يمكن للأشخاص المعينين من الفرق المختلفة رؤية التقدم المحرز وتحديث المعلمات والبيانات حول أنشطة المشروع.
لجعل إدارة المشروع أكثر سهولة، يمكن للمستخدمين أتمتة المخطط، ويمكنهم تحديد أولويات المهام، ووضع مسافة بادئة وخارجية، وتعيين التبعيات، وتعيين وتحرير مدد النشاط، وقفل النشاط وحتى إزالة النشاط إذا وجد أنه غير ذي صلة، ويمكنهم رؤية التقدم المحرز مع سمات النشاط ومشاركة الحالة عبر الإنترنت.
يقوم هذا البرنامج عبر الإنترنت باستخراج ساعات العمل المخصصة لكل مورد نشاط إلى جانب مدة النشاط، وبالتالي تمكين المستخدم من تعديل وإعادة تخصيص الوقت المتاح لكل مورد من موارد المشروع. يساعد ذلك المستخدم على إدارة وقت المشروع/المورد عندما لا يكون أي مورد معين متاحًا للوقت المخصص/المستأجر. تدعم هذه الأداة أيضًا إدارة عطلات المشروع.
قد يعجبك أيضًا: تفريغ الدماغ السر لاجتياز اختبار PMP الخاص بك في المحاولة الأولى
كيفية استخدام مخطط جانت والتعاون مع فريق المشروع:
هناك العديد من الطرق لإدارة المشروع باستخدام برنامج مخطط جانت البياني عبر الإنترنت. بمجرد إعداد جميع معلومات المشروع على المخطط، يمكنك محاذاة المهام الفردية بشكل متزامن، وتعيين مهام بديلة، واستيراد المرفقات، ومشاركة المستندات عبر الإنترنت.
في البداية، ستساعدك الخطوات التالية في إعداد مخطط جانت واستخدامه.
سرد جميع أنشطة المشروع
بمجرد أن يقوم الفريق بإعداد WBS (هيكل تقسيم العمل) للمشروع، قم بتعيين مستخدم للمخطط، وقم بإدراج جميع أنشطة المشروع وتجميعها.
يمكن للمستخدم أيضًا إضافة المهام مباشرةً عن طريق استيراد ملفات بتنسيق Excel أو ملفات بتنسيق CSV
تعيين أعضاء الفريق للمهام
بمجرد الانتهاء من سرد الأنشطة وتجميعها، يمكنك البدء في تعيين مورد الفريق (عضو المشروع). يمكنك تغيير المورد في أي وقت بناءً على توفر المورد. بمجرد تعيين عضو الفريق، تبدأ الأسماء الفردية بالظهور إلى جانب شريط المهام مع نشاط المشروع.
تخصيص مخطط جانت
قد يلزم في كثير من الأحيان تعديل المخطط نفسه مع تقدم المشروع بناءً على متطلبات المشروع. يدعم مخطط جانت المستخدم في تخصيص المخطط بأي طريقة مطلوبة. يمكن للمستخدمين عرض الملخص، وحالة المشروع، ومراحل المشروع، والفريق المخصص للمهمة، والساعات المخصصة، والمتبقية. يمكنك تخصيص مخطط جانت بأي طريقة تناسب فريقك. يمكن تمييز ذلك باستخدام تكوينات الألوان.
مشاركة الملفات أو المستندات أو الملاحظات أو التعليقات
عندما يعمل فريق المشروع على المنصة الافتراضية (عن بُعد)، يساعدك مخطط جانت على مشاركة المستندات وإرفاق الملفات الداعمة وإضافة الملاحظات/التعليقات ولقطات الشاشة/الصور. حتى أنه يمكنك مشاركة مقاطع الفيديو، لتمكين الفريق من مشاهدة الاجتماعات/المؤتمرات أو أي معلومات متعلقة بالمشروع.
تلقي تنبيهات عبر البريد الإلكتروني
يمكن أيضًا تمكين Gantt لتلقي تنبيهات البريد الإلكتروني. وبهذه الطريقة، إذا كان هناك تحديث على حالة/معلومات المشروع، يمكن للفريق تلقي رسائل بريد إلكتروني على الفور لإخطار التغيير أو التحديث.
الاطلاع على الجديد
يمكن للمستخدمين تخصيص صفحة النشاط لجعل المعلومات مرئية في نافذة واحدة كملخص. يمكّن هذا الشخص المخول من رؤية ما يعمل عليه فريقه وتاريخ تحديث المشروع. هذه ميزة مهمة في برنامج مخطط جانت على الإنترنت.
إعداد الميزات المتقدمة في مخطط جانت:
إعداد الميزات المتقدمة في مخطط جانت هو ببساطة إعداد أعمدته.
الأعمدة الأكثر استخدامًا في مخطط جانت هي:
اسم المهمة: وصف المهمة/النشاط
تاريخ البدء المخطط له: تاريخ بدء النشاط وفقًا للخطة المعتمدة
المدة المخطط لها: إجمالي الوقت المخصص لإنجاز النشاط (عدد الأيام بين تاريخي البدء والانتهاء المخطط لهما)
الجهد المخطط له: هذا هو مقدار العمل (الجهد) المطلوب لإنجاز المهمة/النشاط (بالساعات بشكل عام). يتضمن ذلك فترة الانتظار حيثما ينطبق ذلك.
على سبيل المثال: إذا كان مطلوبًا تشطيب جدار مبنى بطبقتين من الجص (عادةً ما يتم طلاء الجدران الخارجية بطبقتين). إذا استغرقت الطبقة الأولى 20 ساعة واستغرقت الطبقة الثانية 15 ساعة مع فترة انتظار 24 ساعة بين الطبقتين، يمكننا القول أن العمل يتطلب 35 ساعة (جهد) لإنهاء التجصيص ولكنه يحتاج إلى 59 ساعة (المدة) لإكماله.
النسبة المئوية لإنجاز العمل: هذا يعطي حالة إنجاز العمل. كمية العمل المنجز والكمية المتبقية.
المورد المعين: هذا يعطي معلومات عن اسم عضو الفريق المعين للمهمة ونوع المورد وما إلى ذلك، وهذا مطلوب ومفيد لمعرفة متى كانت هناك حاجة لتغيير المورد أثناء تنفيذ المشروع، حيث أن الموارد في كثير من الأحيان تكون محدودة التوفر.
تبعيات المهام: يمكن استخدام ربط المهام لإظهار التبعيات الخاصة بها. من خلال تعيين أرقام المهام مقابل المهام السابقة أو اللاحقة يمكنك إظهار وقت بدء المهام وكيفية إنهائها. (في كثير من الأحيان يتم ربط الأنشطة بطريقة يتم فيها التخطيط لمهمتين بشكل متزامن بحيث تبدأ إحداهما بعد الانتهاء من المهمة الأخرى بشكل جزئي)
المصدر: www.bing.com/image
فوائد مخطط جانت:
من المفهوم بالفعل أن مخطط جانت كأداة أو برنامج عبر الإنترنت يساعد فريق إدارة المشروع على العمل بشكل تعاوني عبر جميع المنصات والمواقع.
تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية لأداة إدارة مشروع مخطط جانت البياني في زيادة الإنتاجية. بمجرد الانتهاء من المخطط، يمكنك تعديله كلما دعت الحاجة إلى ذلك حتى يكتمل المشروع. يمكنك مشاركة جميع المعلومات المتعلقة بالمشروع على الفور وتلقي التعليقات/التعليقات بسرعة من المعنيين.
نظرًا لأن الرسم البياني مدمج مع التقويم، فإن هذه الأداة تتضمن كل معلومات المشروع/خطة المشروع، ويمكن لجميع الموارد استخراج المعلومات ذات الصلة أينما كانت، وبالتالي جعل الفريق في صفحة واحدة. وبالتالي، جعل مراقبة المشروع أسهل بكثير.
نظرًا لأن المخطط يُظهر مالك المهمة مع اسم المهمة في الجدول الزمني للمشروع، فمن الملائم جدًا مراقبة عبء العمل على الفرد. تساعد هذه الميزة المستخدم على مشاركة عبء العمل، ويمكنه تحديد البدائل في حالة محدودية توافر المورد.
أيضًا، يمكننا مراقبة كفاءة الخطة أثناء مراقبة تبعيات المهام، ويمكن للمستخدم تبديلها عند الحاجة إذا وجدها غير مناسبة.
يتم سرد بعض الفوائد الرئيسية الأخرى لمخطط جانت على النحو التالي:
تبسط مخططات جانت خطط المشروع المعقدة وسير العمل إلى أنشطة يمكن إدارتها بسهولة
يمكن تنظيم المشاريع والمهام/الأنشطة والأولويات بسهولة.
المساعدة في تحديد جدوى خطة المشروع (يعمل أو لا يعمل)، وتحديد إطار زمني واقعي.
يساعد في تحديد المسار الحرج للمشروع.
يسهل في تحقيق أهداف المشروع من خلال جعل خطة المشروع واقعية.
يدعم الفريق في الحفاظ على السيطرة على تقدم المشروع من خلال توفير تصور شفاف
يساعد في تحديد مخاطر المشروع من حيث التأخير والحمل الزائد وتوافر الموارد وما إلى ذلك,
من يستخدم مخطط جانت؟
قد يعجبك أيضًا: دراسة الجدوى كل ما تحتاج إلى معرفته حول عرض الأفكار.
أين يمكن أن يناسب مخطط جانت؟ لمن هو الأنسب؟ قد تخطر هذه الأسئلة في ذهن الجميع. ولكن، اليوم، يمكن لكل محترف تقريبًا الاستفادة من مخطط جانت، لجعل أعمالهم/مشروعاتهم أسرع وأكثر سلاسة وكفاءة.
نظرًا لأن معظم الأعمال (المشاريع على وجه الخصوص) أطول ومعقدة وتتضمن أنواعًا مختلفة من الموارد والوكالات والعديد من الأشخاص لإدارة قائمة طويلة من المهام/الأنشطة، فمن الضروري إدارة مثل هذه الأعمال المعقدة على جهاز كمبيوتر. ويزداد هذا الأمر عندما تكون الموارد منتشرة في مواقع جغرافية مختلفة. ومن ثم، يحتاج الجميع إلى نظام يجعل أعمالهم أسهل وآلية.
مخططات جانت اليوم هي حاجة كل الأعمال التجارية والصناعية. بمجرد أن يقوم المستخدم بإعداد قائمة بسيطة بالمهام/الأنشطة مع تواريخ البدء والانتهاء، يقوم برنامج مخطط جانت البياني ببقية العمل.
يمكن تجميع مستخدمي مخطط جانت البياني بناءً على وظيفتهم ودورهم وما إلى ذلك، وتوفر القائمة التالية مزيدًا من المعلومات حول ذلك.
مستخدمو مخطط جانت البياني حسب الدور
المستخدمون ضمن هذه القائمة هم:
مديرو المشاريع
قادة الفرق
مدراء العمليات
مدراء الجدولة
المدراء العامون
مدراء العمل
في معظم الأحيان، يكون المحترفون المدربون أو ذوو الخبرة هم المناسبون لاستخدام مخططات جانت بدلاً من المحترفين غير المهرة. نظرًا لأن هذا البرنامج يهدف إلى تسهيل الأعمال، فلا ينبغي أن يؤدي إلى طرق أخرى من خلال السماح للمهنيين غير المهرة/غير المدربين، حيث أن إنشاء قوائم مهام طويلة وجداول زمنية معقدة يتطلب خبرة وتدريب مناسبين. مخططات جانت هي أدوات تخطيط حصرية للمشاريع الكبيرة والمعقدة مثل الإنشاءات والمشاريع العسكرية والتصنيع والهندسة والبنية التحتية وتكنولوجيا المعلومات/البرمجيات وغيرها الكثير.
قد يعجبك أيضًا: القيمة المخططة (PV) والقيمة المكتسبة (EV) والتكلفة الفعلية (AC) في إدارة تكلفة المشروع
مستخدمي مخطط جانت البياني حسب الفريق
نظرًا لأن المشاريع تدار بشكل تعاوني بمشاركة أعضاء فريق مختلفين من وظائف مختلفة ومجموعات مهارات مختلفة، فإن الميزة التعاونية لبرنامج مخطط جانت البياني Gantt، يمكن لجميع أعضاء الفريق العمل على منصة واحدة ومشاهدة وتتبع تقدم عملهم ومزامنة جميع الأعمال معًا.
يمكن سرد أنواع الفرق التي يمكنها استخدام مخططات جانت على النحو التالي:
فريق المشروع بشكل عام الذي يعمل على مشاريع مختلفة
فرق تكنولوجيا المعلومات والتطوير
فرق التسويق
فرق الخدمات المهنية
الفرق الهندسية والمعمارية
فرق إدارة المشاريع
مكاتب إدارة المشاريع
فرق تطوير المنتجات
فرق الرعاية الصحية
فرق الأشغال العامة
فرق صناعة النفط والغاز
فرق البناء
فرق التصنيع
فرق العمل عن بُعد
فرق الاتصالات
الفرق الحكومية … وما زالت هذه القائمة تطول
أمثلة ونماذج لمخططات جانت:
المصدر: www.bing.com/images
مقارنة مخطط جانت مع أدوات الإدارة الأخرى:
الجدول الزمني:
على الرغم من أن مخطط جانت والجدول الزمني يبدوان متشابهين ومتشابهين تقريبًا، إلا أنهما يختلفان قليلاً في تطبيقهما.
في مخطط جانت، يتم جدولة الأنشطة/المهام في مخطط جانت مع وجود روابط وتبعيات فيما بينها، بينما في مخطط الجدول الزمني، يتم تقسيم المهام/الأحداث حسب فترات زمنية محددة ويتم ترتيبها زمنيًا.
يتمثل الاختلاف الآخر في تجميع المهام. ينظّم مخطط جانت المهام/الأنشطة في مجموعات منطقية إلى جانب مالك/مالكي المهام لجعل المشروع يبدو بديهيًا تمامًا، في حين أن مخطط الجدول الزمني لا يقدم كل هذه الميزات ولكن بمعلومات محدودة.
بشكل عام من وجهة نظر المستخدم وبغض النظر عن منهجية إدارة المشروع (رشيق أو شلال)، يساعد المخطط الزمني في تخطيط ومشاركة حالة المشروع بشكل أفضل.
بيرت:
يرمز PERT إلى تقنية تقييم ومراجعة البرنامج
يكمن الفرق الرئيسي بين مخطط جانت ومخطط بيرت في مظهرهما.
مخطط جانت عبارة عن رسم بياني شريطي أفقي مع محور X يحتوي على التواريخ وقائمة أنشطة المحور Y، ويوضح طول كل شريط مدة النشاط مع تواريخ البدء والانتهاء. في حين أن مخططات بيرت عبارة عن مخططات شبكية تحتوي على مربعات تمثل النشاط وأسهم تربط بين المربعات توضح التبعيات بين النشاط، مرتبة من اليسار إلى اليمين.
تُظهر مخططات جانت المهام الفرعية مجمعة تحت المهمة وتظهر التبعيات من خلال رقم النشاط الذي سيرسم سهمًا لربط المهام التابعة. بينما في مخطط بيرت تظهر التبعيات في مخطط بيرت بواسطة أسهم فقط.
نظرًا لأن المحور Y في مخطط جانت مرتبط بالتقويم الذي يعرض الأيام والأسابيع والشهور، فإنه يكون أكثر ملاءمة لمراقبة تواريخ بدء النشاط والتأخيرات وكذلك لمعرفة المهام غير المدرجة في الجدول الزمني. من ناحية أخرى، لا يعرض مخطط بيرت التواريخ المجدولة، وبالتالي فهو أقل ملاءمة لإدارة المواعيد النهائية.
CPM:
وهو اختصار لطريقة المسار الحرج.
مخطط جانت عبارة عن رسم بياني شريطي أفقي في حين أن مخطط CPM هو عرض بياني يركز بشكل أساسي على شبكة الأحداث.
يوضح مخطط جانت الجدول الزمني للأنشطة التي يجب إدارتها وفقًا للجدول الزمني للمشروع، ومن ناحية أخرى، يعمل مخطط CPM على تسلسل الأنشطة، ويربط المهام الحرجة (المهام الموجودة على المسار الحرج للمشروع) والتي يجب إدارتها باهتمام رئيسي لتجنب التأخر في الجدول الزمني.
خارطة الطريق
نعلم جميعًا عن مخطط جانت وهو عبارة عن رسم بياني شريطي أفقي يحتوي على جميع أنشطة المشروع مدرج به تواريخ البدء والانتهاء. يصور كل شريط مدة تلك المهمة/النشاط المحدد.
من ناحية أخرى، توفر خارطة الطريق طريقة بسيطة لتحديد أولويات الأنشطة بناءً على القيمة التي تقدمها من وجهة نظر العميل والعمل. يتم إعداد ذلك على وجه التحديد أثناء إدارة توقعات أصحاب المصلحة. يندرج هذا تحت طريقة Agile لإدارة المشاريع.
يتم إعداد خرائط الطريق لمشاركة رؤية المشروع/المنتج والمسار المستقبلي. خرائط الطريق مرنة للغاية وتتغير باستمرار بناءً على ملاحظات العملاء حول المنتج.
قد يعجبك أيضًا: طرق فعالة للعمل مع فرق المشروع عن بُعد
الخلاصة:
هناك العديد من أدوات الإدارة التي تم اختراعها بعد مخطط جانت، ولكن حتى اليوم يعتبر مخطط جانت الأداة الأكثر استخدامًا لإدارة المشاريع، ويعتبر في كثير من الأحيان معيارًا عالميًا. إنها الأداة الأفضل من بين الأدوات المنافسة لمديري المشاريع لإنشاء جداول المشاريع وإدارتها مع مرور الوقت.
مخططات جانت مع سهولة استخدامها وبساطتها تجعل محترفي المشاريع يعتمدون عليها. تقدم الأداة مجموعة واسعة من الميزات مثل تصور المهام المختلفة، وتبعيات الأنشطة، والقيود الزمنية، وتتبع تقدم المشروع مقابل الجدول الزمني. مما يسهل على مديري المشاريع إدارة المشروع وإكماله وفقًا للخطة.
مع التقدم في الأداة والميزات المضافة، أصبح مديرو المشاريع الآن قادرين على إنشاء جداول مشاريع أكثر تعقيدًا للمشاريع الكبيرة بشكل مريح تمامًا. وبالتالي جعل مديري المشاريع أكثر احترامًا وكفاءة في مجال إدارة المشاريع.