مخطط جانت البياني: الدليل النهائي

مقدمة
مخطط جانت هو تصوير بياني للجدول الزمني للمشروع، يوضح التسلسل المخطط للمهام ومدتها التقديرية. إنه أداة مفيدة لتخطيط المشروع وتنفيذه، حيث يوفر نظرة عامة واضحة على المهام المختلفة التي ينطوي عليها المشروع وأوجه الترابط بينها، وكل ذلك تستكشفه من خلال معسكرات تدريب PMP.
يحتوي مخطط جانت عادةً على العناصر التالية:
اسم المهمة: هذا هو اسم المهمة المراد إنجازها.
تاريخ البدء: هو تاريخ البدء المخطط للمهمة.
تاريخ الانتهاء: هذا هو تاريخ الانتهاء المخطط للمهمة.
المدة: هذه هي المدة المقدرة للمهمة.
السلف: هذه هي المهمة التي يجب إكمالها قبل بدء المهمة الحالية.
الخلف: هذه هي المهمة التي تعتمد على إكمال المهمة الحالية.
ما هو مخطط جانت؟
مخطط جانت هو نوع من المخططات الشريطية التي توضح الجدول الزمني للمشروع، وقد سُمي على اسم مخترعه هنري جانت (1861-1919) الذي صمم هذا المخطط في حوالي الأعوام 1910-1915. تُظهر مخططات جانت الحديثة أيضًا العلاقات التبعية بين الأنشطة وحالة الجدول الزمني الحالي.
تُعد مخططات جانت أداة شائعة لإدارة المشاريع لأنها توفر طريقة مرئية بسيطة لتتبع مهام المشروع والمواعيد النهائية. يمكن استخدام مخططات جانت لأي نوع من المشاريع، سواء كانت كبيرة أو صغيرة.
فيما يلي مثال أساسي لمخطط جانت:
كما ترى، يظهر مخطط جانت بوضوح تواريخ البدء والانتهاء لكل مهمة، بالإضافة إلى التبعيات بين المهام.
غالبًا ما يتم استخدام مخططات جانت جنبًا إلى جنب مع أدوات إدارة المشروع الأخرى، مثل تحليل القيمة المكتسبة ومخططات بيرت.
لماذا تحتاج إلى مخطط جانت؟
مخطط جانت هو أداة رسومية يمكن استخدامها لتخطيط وتتبع تقدم مهام المشروع. عند استخدامها بشكل صحيح، يمكن أن تكون مخططات جانت مفيدة للغاية في ضمان بقاء المشاريع على المسار الصحيح وإنجازها في الوقت المحدد.
هناك عدد من الأسباب التي قد تجعلك تحتاج إلى مخطط جانت لمشروعك القادم. إليك بعض منها فقط:
يمكن أن يساعدك مخطط جانت على رؤية المهام التي يجب إكمالها بوضوح ومتى يجب إكمالها. يمكن أن يكون هذا مفيدًا للغاية في ضمان بقاء مشروعك على المسار الصحيح.
باستخدام هذا يمكنك تحديد الاختناقات المحتملة في مشروعك. من خلال رؤية جميع المهام التي يجب إكمالها، يمكنك بسهولة أكبر تحديد المهام التي قد تستغرق وقتًا أطول من المتوقع والتخطيط وفقًا لذلك.
يساعدك على توصيل خطط مشروعك إلى أعضاء فريقك الآخرين. من خلال الحصول على رؤية واضحة وموجزة للمشروع، سيتمكن كل فرد في فريقك من فهم ما يجب القيام به ومتى.
يمكنك تتبع التقدم المحرز في مشروعك. من خلال معرفة المهام التي تم إنجازها والمهام التي لا تزال متبقية، يمكنك بسهولة أكبر قياس التقدم العام لمشروعك.
يساعدك أيضًا على تحديد المخاطر المحتملة في مشروعك. من خلال رؤية جميع المهام التي يجب إكمالها، يمكنك بسهولة أكبر تحديد المهام التي قد تكون أكثر خطورة من غيرها والتخطيط وفقًا لذلك.
في المجمل، يمكن أن يكون استخدام مخطط جانت مفيدًا للغاية لأي مشروع.
تعد مخططات جانت أداة قيمة لإدارة المشروع. من خلال تخطيط جميع عناصر المشروع في مكان واحد، يمكن أن تساعد مخططات جانت في إبقاء الجميع على نفس الصفحة وضمان عدم إغفال أي تفاصيل مهمة. بالإضافة إلى ذلك، نظرًا لأنها تقدم رؤية عالية المستوى للمشروع، يمكن أن تكون مخططات جانت مفيدة في اكتشاف المشكلات والمخاطر المحتملة في وقت مبكر.
هناك العديد من خيارات البرامج المتاحة لإنشاء مخططات جانت، مما يجعلها أكثر فائدة لإدارة المشاريع المعقدة. ولأنها مرئية بطبيعتها، يمكن أن تكون مخططات جانت أيضًا طريقة مفيدة لتوصيل خطط المشروع إلى أصحاب المصلحة الذين قد لا يكونون على دراية بأدوات إدارة المشاريع التقليدية.
كيفية إنشاء مخطط جانت؟
لإنشاء مخطط جانت، ستحتاج إلى استخدام أداة برمجية لإدارة المشروع. هناك العديد من الخيارات البرمجية المختلفة المتاحة، لذا اختر الأداة التي تناسب احتياجاتك. بمجرد اختيار أداة برمجية، يمكنك اتباع هذه الخطوات لإنشاء مخطط جانت الخاص بك:
حدد مهام مشروعك. ابدأ بإدراج جميع المهام التي يجب إكمالها لإنهاء مشروعك.
قم بتعيين مدة زمنية لكل مهمة. قدّر المدة التي ستستغرقها كل مهمة لإكمالها.
أدخل تواريخ البدء والانتهاء. تأكد من إدخال تواريخ واقعية لوقت بدء كل مهمة وانتهائها.
قم بإنشاء مخطط جانت الخاص بك. ستحتوي معظم أدوات برامج إدارة المشاريع على وظيفة مخطط جانت مدمجة. اتبع التعليمات في البرنامج الذي اخترته لإنشاء مخططك.
اضبط جدولك الزمني حسب الحاجة. أثناء عملك على مشروعك، قد تحتاج إلى تعديل الجدول الزمني لمخطط جانت الخاص بك. على سبيل المثال، إذا استغرق إنجاز إحدى المهام وقتًا أطول من المتوقع، فستحتاج إلى تحديث المخطط وفقًا لذلك.
يمكن أن يساعدك إنشاء مخطط جانت على تصور الجدول الزمني لمشروعك بشكل أفضل والتأكد من اكتمال جميع المهام في الموعد المحدد.
مثال على مخطط جانت البياني

How to Make a Gantt Chart (Step-by-Step Guide for Beginners)

أنواع مختلفة من مخططات جانت البيانية
هذه أدوات حيوية لمديري المشاريع والفرق لتصور الجداول الزمنية للمشروع وتتبع التقدم المحرز. هناك العديد من أنواع مخططات جانت المختلفة التي يمكن استخدامها لتناسب احتياجات أي مشروع معين.
–
النوع الأساسي من مخططات جانت هو المخطط الشريطي الذي يعرض ببساطة مهام المشروع على شكل أشرطة على جدول زمني. هذا النوع من المخططات رائع للمشاريع الصغيرة ذات العدد المحدود من المهام، حيث يمكن فهمه بسهولة في لمحة سريعة.
–
بالنسبة للمشاريع الكبيرة ذات الجداول الزمنية الأكثر تعقيدًا، يمكن إنشاء مخطط جانت باستخدام برنامج Microsoft Project. يسمح هذا النوع من المخططات بمزيد من التفاصيل والتخصيص ويمكن استخدامه لتتبع التقدم المحرز مع مرور الوقت بشكل أكثر فعالية.
–
نوع آخر من مخططات جانت هو مخطط الشبكة الذي يوضح العلاقات بين المهام في المشروع لتحديد الاختناقات المحتملة في الجدول الزمني للمشروع.
–
أخيرًا، مخطط بيرت هو نوع متخصص من مخططات جانت يستخدم لتخطيط وتتبع التقدم المحرز في المشاريع المعقدة. ويأخذ هذا النوع من المخططات في الاعتبار الوقت اللازم لكل مهمة، بالإضافة إلى التبعيات بين المهام، من أجل إنشاء صورة أكثر دقة للجدول الزمني للمشروع.
كيف تستخدم مخطط جانت؟
تعد مخططات جانت طريقة رائعة لتتبع التقدم المحرز في المشروع، ويمكن استخدامها لأغراض متنوعة. إليك بعض النصائح حول كيفية استخدام مخطط جانت:
–
اختر البرنامج المناسب. هناك عدد من البرامج التي يمكن استخدامها لإنشاء مخططات جانت. ومن أشهرها برنامج Microsoft Project و GanttProject و SmartDraw. إذا لم تكن متأكدًا من البرنامج الذي يجب استخدامه، اسأل عن توصيات الزملاء أو الأصدقاء الذين استخدموا مخططات جانت من قبل.
–
أدخل بياناتك. بعد أن تختار برنامجك، حان الوقت لإدخال بياناتك. يتضمن ذلك المهام التي يجب إكمالها، وتواريخ البدء والانتهاء لكل مهمة، وأي تبعيات بين المهام. إذا لم تكن متأكدًا من كيفية إدخال هذه البيانات، فارجع إلى وثائق البرنامج أو اطلب المساعدة من أحد الزملاء.
–
قم بإنشاء مخطط جانت الخاص بك. بمجرد إدخال جميع بياناتك، تكون جاهزًا لإنشاء مخطط جانت الخاص بك. هذا هو المكان الذي سترى فيه جميع المهام مرتبة بالترتيب، إلى جانب تواريخ البدء والانتهاء لكل مهمة. يمكنك أيضًا استخدام هذه الفرصة لإضافة تفاصيل إضافية، مثل أوصاف المهام، والمراحل الرئيسية، والملاحظات.
–
استخدم مخطط جانت الخاص بك. بمجرد إنشاء مخطط جانت الخاص بك، يمكنك البدء في استخدامه لتتبع تقدم مشروعك. تحقق من المهام عند اكتمالها. يمكنك أيضًا استخدامه لإنشاء تقارير أو عروض تقديمية لفريقك أو لعملائك.
كيف تحقق أقصى استفادة من مخطط جانت الخاص بك؟
فيما يلي بعض أفضل الممارسات والنصائح لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة من مخطط جانت الخاص بك.
–
حدد نطاق مشروعك: قبل إنشاء مخطط جانت الخاص بك، يجب أن يكون لديك فهم واضح لما يدور حوله مشروعك. ما هي الأهداف والغايات؟ ما هي المخرجات؟ بمجرد أن يكون لديك فهم جيد لنطاق مشروعك، يمكنك البدء في إنشاء مخطط جانت الخاص بك.
–
اجعله بسيطًا: أحد أكبر الأخطاء التي يرتكبها الناس في مخططات جانت هو محاولة جعلها معقدة للغاية. تذكر أن الغرض من مخطط جانت هو تقديم نظرة عامة عالية المستوى للمشروع. وليس الغرض منه أن يكون قائمة مهام مفصلة. إن محاولة حشر الكثير من المعلومات في مخطط جانت سيزيد من صعوبة قراءته وتفسيره.
–
استخدم الألوان بحكمة: يمكن أن يكون اللون طريقة رائعة لإضافة اهتمام بصري إلى مخطط جانت وتسهيل قراءته. ومع ذلك، من المهم استخدام الألوان بحكمة. قد تكون الألوان الكثيرة جدًا مربكة، لذا التزم بلوحة ألوان محدودة. وتأكد من استخدام الألوان بشكل متسق في المخطط. على سبيل المثال، يمكنك استخدام لون واحد لتمثيل المهام التي تسير على المسار الصحيح، ولون آخر للمهام المتأخرة عن الجدول الزمني، ولون ثالث للمهام المعرضة لخطر عدم اكتمالها في الوقت المحدد.
–
استخدم المعالم الرئيسية باعتدال: تعتبر المعالم طريقة رائعة لإبراز التواريخ والأحداث المهمة في مخطط جانت. ومع ذلك، يجب استخدامها باعتدال. يمكن أن يؤدي استخدام الكثير من المعالم الرئيسية إلى تشويش المخطط ويجعل من الصعب رؤية الجدول الزمني العام للمشروع.
–
حافظ على تحديث المخطط: لا يكون مخطط جانت مفيدًا إلا بقدر ما يكون محدثًا. مع تقدم المشروع، تأكد من تحديث المخطط وفقًا لذلك. سيساعد ذلك جميع المشاركين في المشروع على البقاء على المسار الصحيح وتجنب المفاجآت في المستقبل.
–
استخدم برنامجًا لإنشاء مخطط جانت وإدارته: يمكن أن يستغرق إنشاء مخطط جانت يدويًا وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء. لحسن الحظ، هناك عدد من البرامج التي تجعل من السهل إنشاء مخططات جانت وإدارتها.
كيف تحقق أقصى استفادة من مخطط جانت الخاص بك؟
غالبًا ما تستخدم هذه البرامج في إدارة المشاريع كوسيلة لتصور المهام والمواعيد النهائية. ومع ذلك، هناك بعض المزالق الشائعة التي يمكن أن تحدث عند استخدام مخططات جانت.
–
تتمثل إحدى المزالق في عدم القدرة على تقدير مقدار الوقت اللازم لكل مهمة بشكل صحيح. يمكن أن يؤدي ذلك إلى أن تستغرق المهام وقتًا أطول من المتوقع، مما قد يؤدي إلى إفساد الجدول الزمني بأكمله.
–
خطأ شائع آخر هو عدم مراعاة التبعيات بين المهام. على سبيل المثال، إذا كان لا يمكن بدء إحدى المهام قبل اكتمال مهمة أخرى، فيجب أن ينعكس ذلك في مخطط جانت.
–
أخيرًا، من المهم تحديث مخطط جانت باستمرار مع تقدم المشروع. بهذه الطريقة، يمكن لجميع المعنيين رؤية التمثيل الأكثر دقة لحالة المشروع.
الخاتمة
تعد مخططات جانت طريقة رائعة لمديري المشاريع والفرق لتتبع عملهم. فهي تسمح لك برؤية الصورة الكبيرة في لمحة، بالإضافة إلى اكتشاف المخاطر أو المشكلات المحتملة في وقت مبكر من أجل ضمان سير كل شيء بسلاسة مع مرور الوقت!
هناك العديد من الأسباب التي قد تجعلك تحتاج إلى مخطط جانت. ربما كنت تدير مشروعًا معقدًا مع فرق متعددة وتحتاج إلى تنسيق جهودهم. أو ربما تحاول ببساطة أن تتحكم بشكل أفضل في وقتك وأولوياتك.
أيًا كان السبب، إذا لم تكن تستخدم مخططات جانت بالفعل في عملك، فقد حان الوقت للبدء في ذلك. يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في قدرتك على الالتزام بالمواعيد النهائية والالتزام بالميزانية وتقديم منتج أو خدمة عالية الجودة.