مخطط انسيابي لـ PMP

ما هو المخطط الانسيابي في إدارة المشاريع؟
المخطط الانسيابي في إدارة المشاريع هو أداة مرئية تحدد تسلسل المهام ونقاط اتخاذ القرار داخل المشروع. ويستخدم رموزًا موحدة لتمثيل العمليات والقرارات والمدخلات والمخرجات، مما يسهل فهم تدفقات العمل المعقدة.
يتم تحقيق ذلك من خلال إعطاء كل مربع غرض، وإظهار جميع المسارات المحتملة من بداية المخطط إلى النتيجة المرجوة، وربط كل وحدة بنوع معين من الروابط (مثل: تسلسل التدفق)، والإشارة بالخطوط إلى الفريق الذي يحمل الخطوة التالية.
نظرة عامة على المخطط الانسيابي لمديري المشاريع
تساعد المخططات الانسيابية مديري المشاريع على تخطيط وتنفيذ ومراقبة تقدم المشروع من خلال توفير تمثيل مرئي واضح لمسار المشروع. ويمكن استخدامها لتقييم الأداء وتقديم تقارير حالة منتظمة بالإضافة إلى شرح كيفية ارتباط العمليات ذات الصلة ببعضها البعض. عند اتخاذ قرارات معينة,
يرسم المخطط الانسيابي الخطوات المهمة للمشروع في تسلسل يمكن تنفيذه على لوحة مسح جاف في غرفة الاجتماعات، أو يمكن استخدام لوحة رسم افتراضية إذا كان ذلك في مكالمة جماعية. إنها أداة حيوية لإدارة المشاريع لأنها تساعد مديري المشاريع وأعضاء الفريق في فهم مراحل المشروع ومخرجاته وعلاقاته وجوانبه المختلفة بوضوح. في الواقع، إنها أداة مناسبة لمختلف المجالات، وليس فقط إدارة المشاريع. حيث يستخدم مديرو المشاريع المحترفون المخططات الانسيابية لتحسين التقييم وتسريع التفاعل بين الوحدات وأصحاب المصلحة والمنظمات.
استخدامات المخطط الانسيابي
تُستخدم المخططات الانسيابية لأغراض مختلفة وهي مفيدة لمجموعة واسعة من الأسباب:
–
يمكن استخدام المخططات الانسيابية في الاستراتيجية والتنفيذ والمشاريع الجماعية.
–
يمكن أن تكون مفيدة للإشراف على الجودة وتطوير خطة الإدارة الاستراتيجية.
–
تُستخدم المخططات الانسيابية على نطاق واسع في تقييم وفهم تكلفة الجودة لأي مشروع. ويتم تحقيق ذلك من خلال استخدام منطق التفرع في سير العمل وتقييم المكافآت المالية المتوقعة.
–
يمكن أن تساعد مديري المشاريع في تخطيط وتصوير نهج الشركة في تحقيق إنجاز معين.
–
-هي أداة رئيسية لمديري المشاريع للتنقل في عملية تحديد وإسناد وتنظيم كل مهمة لأعضاء الفريق.
–
يمكن استخدامها لإعلام أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة بخطوات معينة في خطة المشروع. وهذا يساعد أعضاء الفريق على المطالبة بالمساءلة عن العمل المسند إليهم.
تصميم مخطط انسيابي
تم تصميم المخطط الانسيابي لإعطاء تمثيل مرئي لإجراءات أعضاء الفريق المختلفين الذين يعملون إما بشكل منفصل أو جماعي كجزء من خطة المشروع. تصميم المخطط الانسيابي هو الخطوة الأولى في أي مشروع؛ لذلك يتطلب تركيزاً وتفكيراً مكثفاً.
الخطوة الأولى
لذلك، فإن الخطوة الأولى هي سرد جميع أنشطة المشروع. ويمكن أن يشمل ذلك التركيز على ماهية البحث المطلوب، وجميع الأشخاص الذين سيشاركون فيه، والمواد المطلوبة للمشروع.
إذا كان الهدف من المخطط الانسيابي أن يكون مفصلاً، فستصبح القائمة طويلة. فقلة التفاصيل تقيد عملية الرصد، كما أن التفاصيل المكثفة تثقل كاهل المدراء. يُقترح التركيز على أهداف المشروع وتحديد مقدار التفاصيل المطلوبة في المخطط الانسيابي وفقًا لذلك. إن مفهوم الفريق يعني اجتماع الأفراد المهرة معًا لإنجاز مهمة محددة، وهو ما لا يمكن تحقيقه إلا إذا كانت قائمة الأنشطة توضح كيفية العمل معًا.
الخطوة الثانية
تسلسل قائمة الأنشطة هو الخطوة الثانية من العملية. من المهم تحديد الخطوة التي تأتي بعد الأخرى والحفاظ على جودة العمل أيضًا. يميل مديرو المشاريع إلى النظر في الإجراءات التي تسبق كل مهمة والإجراءات التي تلي كل مهمة لتحديد تسلسل الأنشطة. إذا كان من الممكن تنفيذ أي أنشطة في وقت واحد، يتم وضعها بشكل متزامن في عملية التسلسل.
الخطوة الثالثة
بعد التسلسل، تتمثل الخطوة التالية في تقديم تمثيل بياني للأنشطة، وبعد التسلسل، يتم وضع مخطط انسيابي مرئي. الهدف الرئيسي للمخطط الانسيابي هو تمثيل الخطوات أو المعالم الرئيسية في المشروع بوضوح.
يجب أن يكون المخطط الانسيابي دقيقًا، مع تفاصيل كافية بحيث يمكن فهمه في غضون دقائق قليلة من الملاحظة. أثناء وضع المخطط الانسيابي، يقوم مديرو المشاريع بتخصيص درجة المعلومات المناسبة للمشروع واستخدامه كأساس لمراقبة التقدم المحرز في المشروع.
الخطوة الرابعة
يعد تطوير المخطط الانسيابي نقطة البداية لمشروع البحث. فمع بدء المشروع، هناك أوقات تأتي فيها الإنجازات إما سريعة جدًا أو بطيئة جدًا، وبالتالي يتم تحريك المعالم الرئيسية وفقًا لذلك. وبالتالي، فإن الخطوة التالية هي مراقبة التقدم المحرز وإجراء التغييرات وفقًا لذلك. عادةً ما يقوم مديرو المشاريع بتعيين قادة فرق أو أشخاص معينين لمراقبة التقدم المحرز والحفاظ بشكل عام على التحقق من سير العمل وتوازنه.
مزايا استخدام المخطط الانسيابي
تُستخدم المخططات الانسيابية في مجموعة واسعة من المجالات وهي مفيدة للغاية عندما يتعلق الأمر بتفويض المهام وشرح مراحل المشروع.
–
التنسيق: فهي تميل إلى عرض الإجراءات التي ينطوي عليها المشروع، مثل نقاط اتخاذ القرار والمسارات البديلة والمتوازية والمسارات المتشعبة، مما يسهل الإشارة إلى نقاط الضعف والقوة في المشروع. كما أنها تجعل التنسيق أسهل بين أعضاء الفريق.
–
الشفافية والوضوح: الغرض الأساسي من المخطط الانسيابي هو توفير الشفافية والوضوح لفريق العمل ومدراء المشروع. حيث يتم تسهيل فهم المفردات المستخدمة، وتصبح الخطوات واضحة وسهلة الفهم. وهذا يعني أيضًا أنه يمكن لكل عضو في الفريق فهم دوره المحدد بسهولة.
–
يتم إعداد التقارير بشكل ملائم: بمجرد تنفيذ المخطط الانسيابي، يمضي المشروع إلى الأمام، ويمكن لأعضاء الفريق الإبلاغ بسهولة عن حالة التقدم المحرز. عندما لا يتم إنجاز أحد المعالم الرئيسية في الوقت المحدد، يكون من السهل تتبع مكان توقف العمل. وهذا يجعل إعداد التقارير أسهل، ويوفر مديرو المشاريع الوقت في إدارة أعضاء الفريق ويركزون بدلاً من ذلك على الأهداف الرئيسية للمشروع.
–
مفيد للفرق البعيدة: تعد المخططات الانسيابية مهمة للغاية لأنه عند إدارة فريق عمل عن بُعد، يحتاج مديرو المشاريع إلى الاعتماد على التدفق الصحيح للعمليات والتصور الصحيح لنجاح المشروع. فالفريق عن بُعد عبارة عن هيكل فريق معقد، وبالتالي يتطلب كل الموارد اللازمة لتوصيل الخطة. يمكن عمل مخطط انسيابي بسيط على برنامج Microsoft Word باستخدام الكتل والأسهم، أو يمكن استخدام خدمة عبر الإنترنت لتصميم مخطط انسيابي بسيط إذا كانت هناك حاجة إلى مخطط انسيابي أكثر تعقيداً.
برنامج المخطط الانسيابي
هناك العديد من خيارات برامج المخططات الانسيابية المتاحة، والتي تلبي الاحتياجات والتفضيلات المختلفة. تتضمن بعض برامج المخططات الانسيابية الشائعة ما يلي:
مايكروسوفت فيزيو: يعد Visio جزءًا من مجموعة Microsoft Office، وهو أداة مستخدمة على نطاق واسع لإنشاء مخططات انسيابية ومخططات بيانية وخرائط عمليات احترافية. ويقدم قوالب وأشكالاً متنوعة لأنواع مختلفة من المخططات.
لوسيدشارت: Lucidchart هي أداة رسم تخطيطي قائمة على السحابة تتيح للمستخدمين إنشاء مخططات انسيابية وخرائط ذهنية ومخططات تنظيمية وغيرها. يوفر واجهة سهلة الاستخدام وميزات تعاون.
Draw.io: أداة مجانية ومفتوحة المصدر للرسم التخطيطي عبر الإنترنت، تقدم Draw.io مجموعة من الأشكال والقوالب لإنشاء مخططات انسيابية ومخططات أخرى. تتكامل بشكل جيد مع منصات التخزين السحابية.
SmartDraw: SmartDraw هي أداة رسم تخطيطي متعددة الاستخدامات مع مكتبة واسعة من القوالب والرموز، مما يجعل من السهل إنشاء مخططات انسيابية ومخططات طوابق ومخططات تنظيمية وغيرها.
Creately: Creately هي أداة تخطيطية تعاونية تدعم المخططات الانسيابية والخرائط الذهنية والإطارات السلكية. يوفر تعاونًا في الوقت الفعلي وتكاملًا مع العديد من التطبيقات.
جليفي: Gliffy هي أداة رسم تخطيطي عبر الإنترنت تتيح للمستخدمين إنشاء مخططات انسيابية ومخططات تنظيمية ومخططات شبكية. تتكامل مع منصات مختلفة مثل Confluence و Jira.
yEd Graph Editor: yEd هو تطبيق قوي لسطح المكتب لإنشاء مخططات انسيابية ومخططات بيانية. يوفر خوارزميات تخطيط تلقائية وخيارات تخصيص.
كاكو: Cacoo هي أداة رسم تخطيطي عبر الإنترنت تدعم المخططات الانسيابية والإطارات السلكية والنماذج بالحجم الطبيعي. وتتيح التعاون في الوقت الفعلي وتوفر التكامل مع الأدوات الأخرى.
OmniGraffle: OmniGraffle هي أداة رسم تخطيطي تعتمد على نظام macOS وتدعم المخططات الانسيابية والإطارات السلكية وغيرها من المخططات. وهي معروفة بسهولة استخدامها وخيارات التخصيص الواسعة.
ConceptDraw DIAGRAM: ConceptDraw DIAGRAM هو برنامج رسم تخطيطي متعدد الاستخدامات يتضمن مخططاً انسيابياً وقوالب مخططات أخرى. كما يقدم مجموعة من الأدوات لرسم المخططات البيانية للأعمال.
هذه مجرد أمثلة قليلة على برامج المخططات الانسيابية المتوفرة في السوق. عند اختيار أداة للمخططات الانسيابية، ضع في اعتبارك عوامل مثل احتياجاتك الخاصة، ومتطلبات التعاون، وتوافق النظام الأساسي، وقيود الميزانية. تقدم العديد من هذه الأدوات تجارب مجانية، حتى تتمكن من استكشافها والعثور على الأداة التي تناسب سير عملك.
أفكار أخيرة حول المخططات الانسيابية في PMP
تُعد المخططات الانسيابية أدوات قيّمة في إدارة المشاريع، حيث توفر تمثيلاً مرئيًا واضحًا لسير عمل المشروع ونقاط اتخاذ القرار.
من خلال تبسيط العمليات المعقدة، فإنها تعزز التواصل وتحدد الاختناقات وتزيد من كفاءة المشروع. بالنسبة لمحترفي برنامج إدارة المشاريع، يعد إتقان تصميم المخططات الانسيابية أمرًا بالغ الأهمية لتخطيط المشروع وتنفيذه بفعالية.