مخطط الشبكة: أداة مهمة لإدارة الوقت بفعالية

مخطط الشبكة: أداة مهمة لإدارة الوقت بفعالية
عندما تبدأ مشروعًا ما، قد تشعر بالارتباك حول كيفية تحديد أولويات الأنشطة. عادة ما يتركز الارتباك الرئيسي على معرفة العلاقات بين الأنشطة.
يجب عليك وضع علاقة منطقية بين الأنشطة بحيث يفهم الجميع طبيعة المشروع وتسلسله. من الضروري أيضًا أن يقوم فريق المشروع الأساسي بتحديد التبعيات بين المشاريع للعمل بكفاءة وإنجاز أهدافهم بشكل أسرع.
تذكر أن بعض التبعيات الإلزامية يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار خلال مراحل التخطيط – ولهذا السبب لدينا مخططات الشبكات! هناك ثلاثة أنواع من الشبكات: النشاط على عقدة، والنشاط على قوس، والرسم البياني للأسبقية.
قبل البدء في أحدها، نحتاج إلى معرفة كيفية إعداد مخطط الشبكة والتعرف على محتوياته.
مخطط الشبكة في إدارة المشاريع
مخطط الشبكة هو طريقة لتصوير ماهية المشروع وكيفية ارتباط الخطوات المختلفة ببعضها البعض. تمثل المخططات الشبكية مجموعة من الأسهم والمربعات المتصلة التي تصف العلاقات المتبادلة بين أنشطة المشروع.
تمثل المربعات أو العقد أوصاف النشاط، وتوضح الأسهم العلاقات بين الأنشطة. يجب الإشارة إلى بداية ونهاية كل نشاط، إلى جانب جميع الأنشطة الأخرى التي تقع ضمن هذه المعايير.
هناك العديد من الطرق المختلفة لرسم المخططات الشبكية؛ ويستخدم معظم مديري المشاريع اليوم عملية رسم أسبقية التخطيط (PDM) لتحديد مخطط الشبكة.
أنواع المخططات الشبكية في إدارة المشاريع
المخططان الأساسيان للشبكة المستخدمان في إدارة المشاريع هما طريقة مخطط الأسبقية وطريقة المخطط السهمي. دعونا نلقي نظرة فاحصة على كل منهما.
طريقة مخطط الأسبقية: طريقة مخطط الأسبقية هي طريقة لترتيب الأنشطة على جدول زمني لاستخدامها في الجدولة وإدارة المشروع.
وتعتبر هذه الطريقة أكثر كفاءة من الطرق الأخرى القائمة على الأنشطة، مثل تقنية تقييم ومراجعة البرامج (PERT).
يمثل كل مربع في الرسم البياني نشاطًا، بينما ترمز الأسهم التي تربط بينها إلى العلاقات المنطقية بين الأنشطة. هناك أربعة أنواع من العلاقات المنطقية:
من النهاية إلى البداية: هذا هو أكثر أشكال التبعية شيوعًا. ويعني أنه يجب عليك الانتظار حتى ينتهي نشاط النشاط السابق قبل البدء بنشاط النشاط اللاحق.
على سبيل المثال، لا يمكنك البدء في تدريب الخلف قبل إنهاء نشاط السلف إلا إذا كان مشروعك يستخدم أسلوب ضغط الجدول الزمني. وبالمثل، لا يمكنك البدء في العملية التالية في معظم الحالات حتى يتم الانتهاء من جميع الأنشطة السابقة أولاً.
البدء من البداية إلى البداية: لا يمكن أن تبدأ أنشطة شخص واحد حتى يتم الانتهاء من تدريب السلف.
على سبيل المثال، لنفترض أن أ و ب كلاهما شخصان مستقلان. في هذه الحالة، يمكن أن تتزامن أنشطتهما الواحدة تلو الأخرى. ومع ذلك، إذا كان كل من (أ) و(ب) مرتبطين ببعضهما البعض بطريقة ما – على سبيل المثال، كلاهما طالب أو يعملان معًا في شركة ما – يمكن أن تعتمد أنشطتهما على بعضهما البعض.
من النهاية إلى النهاية: يجب أن ينتهي النشاط السابق قبل أن يبدأ النشاط اللاحق. هذه العلاقة بين الأنشطة نادراً ما تستخدم الآن في إدارة المشاريع.
من البداية إلى النهاية: في هذه الحالة، يبدأ النشاط السابق عندما تنتهي حركة النشاط اللاحق.
طريقة المخطط السهمي: وهي طريقة لإظهار التبعيات بين المهام والمهام داخل المشروع. يساعد في إظهار كيفية تأثير التغييرات في إحدى المهام على المهام الأخرى.
لرسم مخطط سهمي ابدأ برسم كل مهمة على ورقة منفصلة وربطها باستخدام خطوط. انقر فوق هذه الخطوط إلى المهمة التالية على الورقة التالية. استمر حتى تنتهي من جميع المهام والوصلات.
يوضح هذا المخطط كيف تؤثر إحدى المهام على مهمة أخرى: إذا كانت المهمة (أ) تحتاج إلى إنجاز المهمة (ب) قبل أن تبدأ، فهذا يعني أن المهمة (ب) يجب أن تُنجز أولاً (والعكس صحيح).
مزايا مخطط الشبكة
يمثل مخطط الشبكة بصرياً العلاقات بين الأفراد والمجموعات والمنظمات. ويوفر معلومات حول هيكل المنظمة لأغراض صنع القرار.
غالبًا ما يوضح مخطط الشبكة كيفية ارتباط هذا الهيكل بالمنظمات الأخرى. الهدف من مخطط الشبكة هو توفير رؤية للعلاقات داخل المؤسسة بحيث يمكن اتخاذ القرارات بناءً على هذه المعلومات.
تتمتع المخططات الشبكية بالعديد من المزايا مقارنة بالأشكال الأخرى من المخططات التنظيمية: فهم أفضل لكيفية عمل الأشياء من حيث ارتباطها ببعضها البعض. أنها أسهل في القراءة والفهم من المخططات التنظيمية التقليدية لأنها ليست معقدة. إنها أكثر فاعلية في توصيل العلاقات بين الأفراد والمجموعات والمنظمات من المخططات التنظيمية التقليدية لأنها لا تتضمن أي تسلسل هرمي. وبدلاً من ذلك، يتم تمثيل كل شخص كعقدة فردية على المخطط مع وجود روابط (خطوط) تربطهم جميعاً.
الخاتمة
تعد عملية إدارة المشروع ضرورية لكل مشروع، حيث إنها تخلق سلسلة شفافة من المهام والأحداث التي يجب أن تحدث لإكمال المشروع.
يمكن أن يساعد المخطط الشبكي البسيط المخططين على رؤية الصورة الكبيرة لما يجب القيام به ومتى. تطبيق مخطط الشبكة واسع ومتنوع.
على سبيل المثال، يمكن تنفيذ نمذجة العمليات التجارية، ورسم خرائط العمليات التجارية، والإجراءات التي تربط الهيكل التنظيمي بالعلاقات بين الإدارات في سلسلة التوريد باستخدام مخطط شبكة إدارة المشروع.
لمخطط الشبكة تاريخ طويل في كل من إدارة الأعمال وإدارة المشاريع.
ومع ذلك، يمكن أن تحدث مشاكل عندما يساء استخدام هذه التقنية أو تؤخذ بشكل حرفي أكثر من اللازم. يجب أن يشارك العديد من الأشخاص والشبكات الأخرى في تحقيق الهدف.
ويمكن أن يؤدي سوء فهم ذلك إلى مشاكل وفشل. بدلاً من ذلك، حافظ على خطوط اتصال واضحة ومفتوحة على جميع المستويات، وتوقع توقعات معقولة، واعمل مع الأعضاء الآخرين في شبكتك نحو هدف مشترك. ستختبر النجاح في مخطط شبكتك مع مرور الوقت.