مخطط التقارب لأدوات تخطيط PMP – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

يعرف حاملو شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP) أن العالم يعتمد على البيانات. ويعلمون أيضًا أن البيانات التي يتم إلقاؤها عليهم لمشروع ما، أو البيانات التي يتم جمعها أثناء المشروع ليست دائمًا واضحة على الفور أو يسهل ربطها بعمل المشروع. يمكن أن يؤدي استخدام أدوات مثل مخطط التقارب إلى حل مشكلة البيانات الفورية وبناء فرق عمل من خلال العملية التعاونية لإنشائها.
في هذه الصفحة:
تنزيل مجاني:
دليل جودة البيانات النهائي
تعرّف على 7 أدوات لجودة البيانات
التي يجب أن يعرفها كل مدير مشروع
يجب أن يعرفها!
ما هو مخطط التقارب
إن مصطلح “مخطط التقارب” هو ما يبدو عليه – مخطط يعكس التقارب (الاتصال) بين مجموعات المعلومات. مخطط التقارب، الذي تم تعريفه في الإصدار السادس من دليل إدارة المشاريع (PMBOK® Guide)، صفحة 144، هو أيضًا أحد أدوات الإدارة والتخطيط السبع التي يستخدمها مديرو المشاريع لتنظيم وتحليل وترتيب أولويات الأفكار والمهام.
ويعرف الحاصلون على شهادة “محترف إدارة المشاريع” (PMP) مخططات التقارب؛ أما أولئك الذين يعملون على توسيع مجموعة أدوات إدارة المشاريع أو يستعدون لامتحان PMP فيحتاجون إلى معرفة تعريف واستخدامات مخططات التقارب. في سياق اختبار PMP، تُستخدم مخططات التقارب في:
تجميع البيانات التي تم جمعها أثناء البحث أو الأفكار التي تم توليدها أثناء جلسات العصف الذهني
تنظيم قائمة غير مرتبة أو غير منظمة من البيانات لإضافة هيكلية
تحفيز أنماط جديدة من التفكير التي تثيرها المجموعات التي تم تشكيلها أثناء عملية أسلوب التقارب
عندما يجد مديرو المشاريع أنفسهم أمام توقع إنشاء حلول جديدة من مجموعات البيانات الكبيرة، يمكن أن تكون مخططات التقارب مفيدة للغاية.
أمثلة على مخططات التقارب
سواء كنت تعمل في فريق افتراضي يستخدم التكنولوجيا للتعاون أو فريق في الموقع يمكنه الاستفادة من مناطق التخطيط الكبيرة، فإن مخطط التقارب هو أداة يمكن أن تفيد المشاريع من جميع الأنواع.
مع الأخذ في الاعتبار أن مخطط التقارب هو أداة تُستخدم “لخلق الوضوح أثناء عمليات التفكير وبالتالي خلق أنماط جديدة للتفكير”، أي من هذه المخططات هو مخطط تقارب؟
يعد كل خيار من الخيارات الموضحة مثالاً على كيفية رسم البيانات تخطيطياً لنقل المواضيع أو التقارب. للحصول على مثال لمخطط تقارب، يشارك موقع Six Sigma.com هذا المثال:
بدا كل مثال تخطيطي مختلف قليلاً ولكنه حقق نفس النتيجة: الوضوح من البيانات التي تبدو غير مرتبطة ببعضها البعض. عند استخدام المخططات التقاربية في بيئات المشاريع، لا يلزم وجود برامج معقدة. ما هو مطلوب هو القدرة على جمع البيانات وتنظيمها بطريقة تسمح باكتشاف المواضيع الخفية التي يمكن أن تمكّن الفريق من إيجاد فرص أو حلول جديدة. هذه نقطة أساسية يجب تذكرها في اختبار PMP.
مخططات التقارب في سياق اختبار PMP
تُنسب إلى جيرو كاواكيتا، وتتضمن أدوات الإدارة والتخطيط السبعة ما يلي
مخطط برنامج قرار العملية
المخطط السهمي
تحليل بيانات المصفوفة
مخططات المصفوفة
مخطط الشجرة البيانية
مخطط العلاقات المتبادلة
مخططات التقارب
عند التحضير لامتحان PMP، يجب على مدير المشروع معرفة أدوات الإدارة والتخطيط السبعة ولكل منها تعريفها، وكيفية استخدامها في تخطيط المشروع، وكيفية إنشائها، ومتى يتم استخدامها.
مخطط التقارب، المعروف أيضًا باسم طريقة K-J نسبةً إلى مبتكره، “هو أداة تحليلية تُستخدم لتنظيم العديد من الأفكار في مجموعات فرعية ذات مواضيع مشتركة أو علاقات مشتركة”. يتم استخدامه عندما تكون هناك مجموعة من البيانات التي تحتاج إلى تنظيم بحيث يمكن تطبيق تلك الأفكار على التخطيط. يتم إنشاؤه من خلال التصنيف والتنظيم المنهجي للبيانات في فئات محددة.
هل تدرس لامتحان PMP؟
عندما يستخدم صاحب اختبار PMP مخطط التقارب
في هذا المثال المأخوذ من مكتبة معهد إدارة المشاريع (PMI)، يقوم حامل اعتماد معهد إدارة المشاريع بتوجيه الفريق من خلال عملية مخطط التقارب للوصول إلى الرؤى المطلوبة:
على سبيل المثال، عند تحديد مخاطر المشروع، سيقوم كل عضو من أعضاء الفريق بكتابة أحداث المخاطر الفردية على ملاحظات لاصقة (خطر واحد لكل ملاحظة لاصقة). ثم يقوم أعضاء الفريق بعد ذلك بوضع أحداث المخاطر في مجموعات من العناصر المتشابهة حتى يتم التوصل إلى توافق في الآراء. تتم هذه العملية في صمت تام. بعد تحديد المجموعات النهائية، يقوم المشاركون بتسمية كل مجموعة من أحداث المخاطر.
تخدم كل أداة غرضاً معيناً. يمكن أن يساعد مخطط التقارب الفريق في العثور على أنماط في البيانات؛ ويمكن أن تساعد عملية تنظيم البيانات مدير المشروع في العثور على إجابات لأسئلة مثل
يمكن لمديري المشاريع وحاملي بيانات اعتماد PMP استخدام عملية مخطط التقارب والرسم البياني الناتج من أجل:
إيجاد حلول مبتكرة للمشاكل الصعبة من خلال إشراك أشخاص من مجالات متنوعة
فرز كميات كبيرة من البيانات المربكة بطريقة منطقية وسهلة الفهم
توليد مناقشات تؤدي إلى حلول مبتكرة/فعالة
تقديم التحليل بطريقة سهلة الفهم
أحد الأسباب التي تجعل مخططات التقارب مفيدة للغاية هو إمكانية استخدامها في أي بيئة مشروع تقريبًا مع وجود كميات كبيرة من البيانات التي تحتاج إلى تنظيم. توفر عملية إنشاء الرسم البياني رؤى متعمقة كما هو الحال في الرسم البياني النهائي.
كيفية إنشاء مخطط تقارب
سواءً باستخدام Google JamBoard عبر الإنترنت أو Post-Its® في غرفة الاجتماعات، يمكن لمدير المشروع اتباع الخطوات الرئيسية لتوجيه الفريق خلال إنشاء مخطط تقارب. إليك قائمة إرشادات من عشر خطوات من موقع Interaction-Design.com ترشد مدير المشروع خلال العملية:
يجب أن يتم تنظيم المعلومات من قبل المشاركين الذين لديهم خلفيات مختلفة بحيث تطفو نقاط الاتصال داخل البيانات إلى السطح بشكل عضوي. يمكن لمن هم خارج نطاق إدارة المشاريع أو مديري المشاريع الذين لم يحصلوا بعد على شهادة PMP استخدام هذه العملية بسهولة.
مخططات التقارب
بالإضافة إلى تنظيم البيانات المتعلقة بالمشروع لاكتشاف موضوعات قوية، فإن مخطط التقارب “يُستخدم بشكل متكرر في الاستقصاء السياقي كوسيلة لتنظيم الملاحظات والرؤى من المقابلات الميدانية” و”لتنظيم التعليقات الحرة الأخرى، مثل الردود على الاستبيانات المفتوحة أو سجلات مكالمات الدعم أو البيانات النوعية الأخرى”. يجب على مديري المشاريع الذين يحملون أو لا يحملون شهادة PMP الاستفادة من مخطط التقارب نظرًا لاستخداماته العديدة.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت