مخطط التقارب لأدوات تخطيط PMP

تُعد المخططات البيانية التقاربية لبرنامج إدارة المشاريع بمثابة أدوات لا تقدر بثمن لتجميع البيانات وتنظيمها بشكل فعال، خاصة عند التعامل مع كميات كبيرة من المعلومات. وتثبت هذه المخططات فعاليتها في تيسير جلسات العصف الذهني القائمة على النتائج، والتي تتجاوز فائدتها في فرز البيانات. كما أنها تساعد في صياغة خطط العمل بناءً على الأفكار المجمعة. تمتد براعة مخططات التقارب إلى تطبيقات مختلفة. وغالبًا ما يتضمن ذلك حل المشكلات وتحسين العمليات وإشراك الجمهور. على سبيل المثال، قد يختار البعض نماذج Trello لدمج مخططات التقارب بسلاسة في سير العمل. ما زلت لا تفهم الأمر؟ دعنا نتعمق قليلاً لفهم هذه الهياكل المهمة أدناه
تعريف مخططات التقارب في PMP
يُعرف مخطط التقارب في PMP أيضًا باسم طريقة K-J بسبب مبتكرها جيرو كاواكيتا. وهو يشير إلى أداة تحليلية تساعد على تنظيم الأفكار في مجموعات فرعية ذات مواضيع أو علاقات مشتركة. يُستخدم هذا المخطط عندما تكون هناك مجموعة من البيانات التي يجب جمعها لتطبيق الأفكار ذات الصلة لتخطيط المشاريع. يتم إنشاء مخطط التقارب لـ PMP من خلال تنظيم البيانات في فئات محددة، بما في ذلك التسمية المنهجية.
مخطط التقارب هو أداة تفكير متقاربة تساعد على تنظيم أو “تجميع” الأفكار والبيانات المختلفة. ويُعد من بين أدوات الإدارة والتخطيط السبع. وقد قام المحترفون بتجميع البيانات في فئات بناءً على العلاقات الطبيعية لعدة سنوات.
تُستخدم هذه الأداة في إدارة المشاريع وتتيح تصنيف العديد من الأفكار من أدوات التفكير المتباينة في مجموعات مختلفة. وتستند عادةً إلى علاقاتها الطبيعية للتحليل والمراجعة. يستخدم المحترفون أيضًا مخطط التقارب في الاستقصاء السياقي لتنظيم الملاحظات والأفكار من المقابلات الميدانية المختلفة. كما يمكن استخدامه لجمع التعليقات الحرة الأخرى. ومن الأمثلة على ذلك سجلات مكالمات الدعم، أو الردود المفتوحة على الاستبيان، أو البيانات النوعية الأخرى.
خطوات إنشاء المخططات التقريبية
فيما يلي دليلنا المفصل لإنشاء مخططات تقارب عملية. دعونا نعمل من خلال خطوات إنشاء هذه الهياكل:
الخطوة 1: انقل أفكارك على ملاحظات لاصقة
اكتب كل جزء من معلوماتك لتنظيمها في ورقة لاصقة فريدة ومنفصلة. ألصق ملاحظاتك على الحائط أو الطاولة عندما تكون متأكداً من أنك كتبت كل شيء.
الخطوة 2: قم بفرز أفكارك إلى مواضيع مختلفة
خطوتك التالية هي فرز جميع أفكارك إلى مجموعات مختلفة. يجب أن تبدأ صغيرًا – ابحث عن فكرتين فريدتين متشابهتين. حاول تجميعهما معاً على الحائط أو الطاولة. فيما بعد، يمكنك البحث عن فكرتين أخريين متشابهتين ترتبطان ببعضهما البعض.
قم بتجميع الأفكار على بعضها البعض حيث تكون متشابهة بشكل أساسي. بعد ذلك، يمكنك تجميع هذه المجموعات الصغيرة في مجموعات أكبر. يساعدك ذلك على جمع الأفكار المتشابهة حسب الموضوع.
ضع في اعتبارك أنه قد يكون لديك أيضًا أفكار لا تتناسب مع أي مجموعة على الإطلاق.
الخطوة 3: مجموعات العناوين
الآن، يمكنك “وضع عنوان” لكل مجموعة مع تسمية موضوع منفصل. يمكنك حتى تسمية هذه “بطاقات العنوان” أو “بطاقات التقارب”.
قم بإنشاء وصف من ثلاث إلى خمس كلمات للعلاقة المحددة. يمكنك لاحقاً كتابة هذا الوصف على ورقة لاصقة. ضعها في أعلى المجموعة التي تصفها. يمكنك كذلك استخدام بطاقات “العناوين الفرعية” لتجميع المواضيع الفرعية ضمن موضوع رئيسي عند الحاجة.
ويمكنك إعطاء “بطاقات “العناوين الفرعية” مواضيعها المحددة إذا لزم الأمر.
الخطوة 4: تطوير حلول جديدة
ستجد أنه من الأسهل بكثير أن ترى كيف تتلاءم الأفكار مع بعضها البعض من خلال إنشاء مخطط تقارب لـ PMP. يمكنك بسرعة تحديد المشاريع والمشاريع الفرعية التي قد تحتاج إلى تشغيلها بمجرد النظر إليها.
ستحتاج إلى التحقق من الأفكار في هذه المرحلة. علاوة على ذلك، قم بتقييم المشاريع المحتملة لمعرفة ما إذا كانت تستحق التشغيل. يمكنك حتى تحديد أولوياتها وإدارتها بشكل مناسب.
لماذا تستخدم مخططات التقارب في PMP
يمكن أن تكون مخططات التقارب مفيدة لك بعدة طرق. قد يكون من الصعب التعامل مع وجود الكثير من نقاط البيانات من مصادر بيانات مختلفة لأنك قد لا تتمكن من تحديد مكان كل جزء على الفور. الآن، دعونا نلقي نظرة أكثر على سبب استخدام مخططات التقارب في PMP:
التبسيط
تعمل مخططات التقارب على تبسيط الأفكار المختلفة وترتيبها حتى تتمكن من فهم الفكرة ذات الصلة وفي أي سياق. ومع ذلك، هناك فرصة لإهدار البيانات إذا كان لديك إمكانية الوصول إلى بيانات أولية كافية ولكن لا توجد طريقة مفيدة لاستخدامها لجمع الأفكار.
التنظيم
يمكن تصنيف الأفكار إلى عدة مجالات وظيفية. بخلاف ذلك، يمكن أيضًا تجميعها في مجموعات حيث يمكن أن تحدث مشاكل متشابهة في نهاية المطاف. يمكن معالجة هذه المسائل بالتنسيق الوثيق بدلاً من العودة إلى مشكلة مماثلة في وقت لاحق. كما يساعد ذلك أيضًا في حل مشكلة عدم إدراك كيفية تأثير أي قرار سابق على القرارات.
التحليل
يسهل عليك رؤية السياق فيها أو ما يمكن استنتاجه بالضبط من مجموعة معينة من البيانات عندما تكون منظمة أو مصنفة. كما يتيح لك رؤية الأنماط ومقارنة البيانات الناشئة عنها.
تحديد العلاقات المتبادلة
يمكنك أيضًا رسم العلاقات عندما تقوم بتجميع الأفكار في فئات مختلفة. على سبيل المثال، سيكون لبعض متطلبات التوظيف آثار محددة على قسم الشؤون المالية. هذا مثال على الترابط بين الفئات.
تحديد الأولويات
يمكن أن يؤدي تحليل البيانات أو الأفكار إلى ظهور اقتراحات مختلفة. يمكن تصنيفها بشكل أكبر من خلال التحقق من حجم تنفيذ التغيير المحدد الذي يحدث مع ذلك. يمكنك تحديد المهام أو عمليات التنفيذ التي يجب تحديد أولوياتها بناءً على هذه الاعتبارات.
الغرض من استخدام مخططات التقارب في PMP
من ناحية أخرى، يجب أن يعرف الآخرون الذين يعملون على توسيع أدوات إدارة المشاريع الخاصة بهم أو يستعدون لامتحان PMP الرسمي تعريف واستخدامات مخططات التقارب المختلفة. في هذا السياق بالتحديد، تُستخدم مخططات التقارب من أجل: تجميع مصادر البيانات المختلفة التي تم جمعها أثناء البحث تحديد الأفكار المتولدة أثناء جلسات العصف الذهني المختلفة تنظيم قائمة بيانات غير منظمة أو غير مرتبة لإضافة هيكلية تحفيز أنماط جديدة من التفكير من المجموعات التي تم تشكيلها أثناء عملية أسلوب التقارب
كيفية استخدام مخططات التقارب في أداة تخطيط PMP؟
يعد تنظيم البيانات أو الأفكار من خلال مخطط التقارب طريقة قوية لفهم المعلومات. فهو يتيح اتباع نهج منظم لاتخاذ القرارات. يسمح المخطط بإنشاء فئات وفئات فرعية، مع المرونة في إنشاء علاقات بينها حسب الحاجة.
ينتقل التركيز إلى الاستفادة من البيانات المنظمة لاتخاذ القرارات عند استكمال مخطط التقارب. يعمل المخطط نفسه كوسيلة مساعدة بصرية ويقدم رؤى حول الإجراءات المحتملة. وعادة ما يعتمد على الأنماط والصلات التي تم الكشف عنها بين الفئات. كما أنه يساعد في تحديد الأفكار التي تكمل بعضها البعض ويتيح إجراء تحليل استراتيجي لتأثيرها وترابطها على مختلف الفئات.
فيما يلي الخطوات اللازمة لإنشاء مخطط تقارب فعال من حيث جلسات العصف الذهني في المؤسسات:
الخطوة 1: الإعداد
أبلغ المشاركين بالتوقعات وعيّن قائداً لتوجيه العملية. من المفيد أن يكون المشاركون من فرق أو أقسام مختلفة للحصول على وجهات نظر متنوعة.
الخطوة 2: توليد الأفكار
شجع المشاركين على توليد الأفكار دون مناقشة أو تقييم فوري. ركز على التقاط جميع الأفكار وتوثيقها لضمان الحصول على مجموعة فعالة من المعلومات.
الخطوة 3: التصنيف
صنف الأفكار فعليًا أو افتراضيًا باستخدام الملاحظات اللاصقة أو أدوات إدارة المشروع. ضع الفكرة الأولى على اللوحة واستمر في تصنيف الأفكار اللاحقة لتجميعها بناءً على أوجه التشابه. ينتج عن هذه الخطوة 5 إلى 8 فئات، مع إمكانية وجود بعض الفئات الفرعية.
الخطوة 4: التحليل
قم بتحليل العلاقات والأنماط التي تظهر بمجرد اكتمال مخطط التقارب. قم بتقييم الأفكار بناءً على مزاياها وآثارها وصلتها بالفئات المحددة. يسمح هذا التحليل باتخاذ إجراءات مستنيرة بناءً على الرؤى المكتسبة من البيانات المنظمة.
مثال على مخططات التقارب
يمكن التعامل مع إنشاء مخطط تقارب بطرق مختلفة. يثبت PowerPoint أنه أداة متعددة الاستخدامات لهذا الغرض. فيما يلي طريقتان مع أمثلة لإرشادك حول كيفية إنشاء مخطط تقارب باستخدام برنامج PowerPoint بشكل فعال.
مثال 1: كيفية إنشاء مخطط تقارب في PowerPoint باستخدام الأشكال أضف شكلاً لتسجيل الأفكار: انتقل إلى علامة التبويب “إدراج” في باوربوينت وقم بالوصول إلى خيار “الأشكال”. اختر شكلاً، مثل المستطيل، لإنشاء مساحة لتسجيل الأفكار. استخدم الأشكال الأصغر مع النص لتمثيل الأفكار الفردية. أنشئ مجموعات لفرز الأفكار: أنشئ أكبر عدد ممكن من المجموعات حسب الحاجة لفرز الأفكار. عرض العلاقات بين المجموعات باستخدام الدوائر المتداخلة. يمكن أن تشير الدوائر المتداخلة إلى الروابط بين الأفكار التي تنتمي إلى مجموعات مختلفة. فرز الأفكار في مجموعات: ضع الأفكار في مجموعات منطقية، مع عرض العلاقات بين الأفكار من مجموعات مختلفة. تأكد من وضوح الأفكار المتداخلة عن طريق ضبط شفافية المجموعة من خلال خيار “تنسيق الشكل”.
مثال 2: قالب شريحة مخطط التقارب لعروض PowerPoint التقديمية اكتب الأفكار على بطاقات: استخدم قالب مخطط التقارب لعروض PowerPoint التقديمية الذي يضم بطاقات ملونة لتدوين الأفكار. قم بترميز البطاقات بالألوان لتصنيف الأفكار بشكل منهجي. قم بتخصيص ألوان البطاقات باستخدام خيارات “تنسيق الشكل” في PowerPoint. تحديد العلاقات: ابدأ في تحديد العلاقات بين الأفكار المجمعة لتكوين مجموعات منطقية. استخدم القالب لتمثيل الروابط بين الأفكار المختلفة بصريًا. فرز البطاقات في مجموعات: يوفر قالب مخطط التقارب في PowerPoint مجموعات مصممة مسبقًا مع بطاقات مرمزة بالألوان. قم بفرز الأفكار في هذه المجموعات أثناء العرض التقديمي أو جلسة العصف الذهني.
الخاتمة
المخططات التقاربية لـ PMP هي حاجة الساعة، خاصةً لمحترفي إدارة المشاريع الذين يتنقلون بين المهام في مختلف المؤسسات. والسؤال الآن هو – كيف تتعلم استخدام هذه المخططات بكفاءة؟ هنا تأتي أهمية شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP). انتقل إلى SPOTO واطلب المساعدة من أكثر الخبراء كفاءة في معرفة ما يجب فعله وما لا يجب فعله المرتبط بإنشاء هذا المخطط، والنصائح، والاستراتيجيات، وغير ذلك.