صورة تساوي ألف كلمة. يمثل المخطط الانسيابي ، وهو أداة لإدارة المشروع ، مثالاً على ذلك القول مع القدرة على نقل المعلومات المعقدة بسرعة باستخدام رسم تخطيطي. لا يمكن للمخطط الانسيابي أن ينقل فقط الخطوات المترابطة ولكن يمكن استخدامه في مراقبة التقدم وإعداد التقارير الدورية عن الحالة. عند التحضير لامتحان Project Management Professional® (PMP) ، يجب أن يعرف مديرو المشاريع أدوات الإدارة والتخطيط السبعة ، بما في ذلك المخطط الانسيابي ، من خلال التعريف والتطبيق في سياق عمل المشروع.
ما هو مخطط انسيابي
المخطط الانسيابي ، أو خريطة العملية ، هو عرض رسومي للخطوات المتسلسلة اللازمة لإكمال الهدف. يمكن أيضًا تصميمها لإظهار “احتمالات التفرع التي تصور واحدًا أو أكثر من المدخلات وتحولها إلى مخرجات.”
قيمة مخطط انسيابي
من المحتمل أنك أنشأت مخططات انسيابية في الاجتماعات دون التفكير على وجه التحديد ، “رائع ، أحتاج إلى إنشاء تمثيل رسومي يوضح الترابط بين الخطوات في عملية متسلسلة.”
سواء كنت تقوم بالرسم على السبورة البيضاء في غرفة الاجتماعات أو على لوحة الرسم في اجتماع افتراضي ، فإن عملية رسم الخرائط لتحديد ما يأتي عندما يكون في تسلسل هو مخطط انسيابي. إنها أداة قوية لأي صناعة ، وليس فقط إدارة المشاريع ، لأنها تساعد الفريق على فهم المشكلة بشكل أفضل من حيث الخطوات والمدخلات والتبعيات والفروع. عند التخطيط الانسيابي ، يستخدم مديرو المشاريع المعتمدون الأداة لتبسيط الاتصالات بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة والفرق من خلال تحليل أفضل. ضع في اعتبارك مزايا المخطط الانسيابي هذه التي أبرزها مورد Project Management.com:
يعرف حاملو أوراق اعتماد PMP أن عملية إنشاء مخطط انسيابي لا تقل أهمية عن تسليم المخطط الانسيابي نفسه. تجبر أداة الجودة مدير المشروع (والفريق) على إلقاء نظرة نقدية على العملية والتعرف على كيفية عملها (أو ما لا يعمل).
استخدامات المخططات الانسيابية لإدارة المشروع
المثال الكلاسيكي للمخطط الانسيابي في إدارة المشروع هو مخطط سير العمل. سير العمل هو سلسلة من الخطوات في العملية ، والرسم البياني لذلك هو مخطط انسيابي ؛ مخطط سير العمل هو مخطط انسيابي لسير العمل. ضع في اعتبارك هذا الوصف لمخططات سير العمل لإدارة المشروع:
“مخطط سير العمل هو تحليل مرئي للأنشطة ، بالترتيب التسلسلي ، اللازم لإكمال ناتج أو تسليم معين.”
يمكنك تبديل “سير العمل” بـ “مخطط انسيابي” ولا يزال المعنى ساريًا. في المخطط الانسيابي ، يمكن أن تتضمن النقاط المعينة المهام والمدخلات ونقاط القرار وخطوات العملية والمخرجات. من خلال عدسة إدارة المشروع ، يمكن للمخطط الانسيابي أن يضيء ما هو مطلوب لإكمال مهمة بحيث تكون العملية فعالة قدر الإمكان بدون تكرار. في الرسم التخطيطي لسير العمل أدناه ، والذي يشبه الأمثلة التي قد تراها مضمنة في اختبار PMP ، سترى عناصر مختلفة مخططة بأشكال مختلفة:
يجب أن يعرف مديرو المشاريع الذين يستخدمون المخططات الانسيابية أن الأشكال الموجودة في الرسم البياني تنقل معناها. في مفتاح شكل المخطط الانسيابي هذا من Project Management.com ، يتم سرد رمز ومعنى ذلك كمرجع:
توفر برامج إدارة المشاريع والتخطيط ، مثل Microsoft Project أو Visio ، خيارات الشكل لتحسين عملية تصميم المخطط الانسيابي. الأشكال البسيطة والمتسقة هي جزء مهم من المخطط الانسيابي الذي يسهل فهمه في لمح البصر ؛ هذا يزيد من قيمة اتصال الأداة.
يمكن استخدام المخططات الانسيابية في جميع مراحل المشروع ولكنها تستخدم بشكل متكرر في تخطيط العمل. قد يكون المفهوم المضمن في أسئلة اختبار PMP هو أن قيمة أداة المخطط الانسيابي هي نقل العمل خلال عملية تحديد وتفويض وجدولة كل مهمة لأعضاء الفريق. في إدارة المشاريع ، من المهم معرفة أكثر من الأدوات المتاحة ، ولكن أيضًا متى يتم استخدامها.
أنواع المخططات الانسيابية
بالنسبة لأسئلة اختبار PMP حول المخطط الانسيابي ، يجب أن يعرف المتقدمون للاختبار أن هناك أكثر من نوع واحد. في مقالة مكتبة Project Management Institute® (PMI) ، Flowcharting Project Management Critical Decisions ، تمت مشاركة هذا المثال:
لاحظ استخدام الأشكال المختلفة والتسميات الواضحة على كل شكل والخطوط المتصلة. بدون معرفة تفاصيل المشروع ، يمكن الحصول على معلومات حول العملية من مخطط التدفق. على الرغم من وجود تخطيط مختلف ، إلا أن هذا المثال يعد أيضًا مخططًا انسيابيًا ويُعرف باسم مخطط انسيابي لحارة السباحة:
الشكل 1 مصدر الصورة: Project Management.com
يتم استخدام الأشكال المتسقة ذات الخطوط المتصلة والتسميات الواضحة مرة أخرى. ومع ذلك ، في هذا المخطط الانسيابي ، والذي يمكن إنشاؤه بواسطة صاحب بيانات الاعتماد PMP في مراحل التخطيط لتخطيط مهام الفريق في عملية ما ، هناك ثلاثة ممرات متميزة (مسارات أفقية). إنها طبقة أخرى من معلومات العملية يتم نقلها بيانياً. للتحضير لأسئلة المخطط الانسيابي في اختبار PMP ، يجب أن يكون مديرو المشاريع على دراية بهذه الأنواع:
مخططات انسيابية في سياق امتحان PMP
استعدادًا لامتحان PMP ، وكجزء من ممارسة معايير إدارة المشروع ، يجب فهم المخطط الانسيابي على أنه أحد أدوات الجودة. يمكن استخدام أداة المخطط الانسيابي في واحد من العديد من التنسيقات بما في ذلك مخططات انسيابية العملية ومخططات سير العمل وممرات السباحة ومخططات تدفق البيانات.
ستفترض الأسئلة التي تركز على مخطط انسيابي في اختبار PMP معرفة المتقدمين للاختبار بالعمليات الـ 47 ، ومجالات المعرفة العشر ، ومجموعات العمليات الخمس في سياق إدارة الاتصالات ، وإدارة الجودة ، وإدارة التكامل. يجب أن تتضمن خطط الدراسة لحامل اعتماد PMP في المستقبل مراجعة دقيقة لقائمة مراجع امتحان PMP المقدمة من PMI. يمكن تنظيم الأسئلة كاستفسارات حول استخدامات مخطط انسيابي أو تتضمن طلبات لتفسير البيانات في مخطط انسيابي.
لماذا مخطط التدفق
تتطلب إدارة المشاريع ، كمهنة ، الكثير من ممارسيها. يجب على مديري المشاريع ، الذين يحملون بالفعل أوراق اعتماد PMP أو قد يستعدون لكسبها ، الاستفادة من أداة المخطط الانسيابي لزيادة معدلات نجاح مشاريعهم. سواء كان ذلك كمخطط لسير العمل أو مسار السباحة ، أو كمخطط انسيابي للعملية ، أو مخطط انسيابي للبيانات ، فإن عمل رسم تخطيطي للاتصال وتأثير العوامل داخل العملية يضمن تخطيطًا أفضل ونتائج أكثر إيجابية.
