مخاطر المشروع في اختبار PMP: مخاطر التباين مقابل مخاطر الغموض

تُعد إدارة المخاطر جزءاً كبيراً من اختبار محترف إدارة المشاريع (PMP) ®P. للاستعداد، ستحتاج إلى فهم أنواع المخاطر التي تؤثر على مشروعك. كل هذه الأحداث غير المؤكدة وتأثيراتها تسمى مخاطر المشروع. ستتناول هذه المقالة أربعة أنواع مختلفة من مخاطر المشروع.
في هذه الصفحة:
ما هي المخاطر؟
اليقين وعدم اليقين مع المخاطر
أربعة أنواع من مخاطر المشروع
التباين مقابل الغموض
مخاطر الحدث مقابل المخاطر الناشئة
تحديد المخاطر وترتيب أولوياتها
تطوير وتنفيذ الاستجابات الاستباقية
ملخص
احصل على دليلك الشامل لإدارة المخاطر
تعرف على كيفية إدارة المخاطر في كل مشروع.
ما هي المخاطر؟
وفقًا لمعهد إدارة المشاريع (PMI)، فإن المخاطرة هي حدث غير مؤكد يحدث أثناء المشروع. لا يجب أن تكون المخاطر دائمًا أمرًا سيئًا. في بعض الأحيان، يمكن أن تكون المخاطرة شيئًا جيدًا! يمكنك الاستفادة من المخاطر. قد تمنحك المخاطرة فرصًا جديدة. إن كيفية استجابتك للمخاطر لا تقل أهمية عن التخطيط لها.
اليقين وعدم اليقين مع المخاطر
جميع المخاطر غير مؤكدة، لكن بعض المخاطر غير مؤكدة أكثر من غيرها. يصنف معهد إدارة المشاريع (PMI) المخاطر إلى أربعة أنواع مختلفة. اثنان منها مخاطر أحداث، والآخران مخاطر غير أحداث. المخاطر التي يمكنك التنبؤ بها ستكون نتيجتها أكثر يقيناً. أما المخاطر التي لا يمكنك التنبؤ بها فستكون نتيجتها غير مؤكدة. تعني الإدارة الجيدة للمشروع التخطيط للأشياء التي يمكنك التخطيط لها. ولكن ماذا عن الأشياء التي لا يمكنك التخطيط لها؟ لا تزال هناك طرق للتأكد من عدم تأثيرها الكبير على مشروعك.
أربعة أنواع من مخاطر المشروع
أنواع مخاطر المشروع الأربعة التي تراها في المشروع هي
مخاطر الأحداث
مخاطر التباين
مخاطر الغموض
المخاطر الناشئة
مخاطر الأحداث لامتحان PMP
التعريف: مخاطر الحدث هي المخاطر التي ستؤثر على أهداف المشروع. معظم المخاطر المرتبطة بالمشروع هي مخاطر الأحداث.
التأثير: ترتبط مخاطر الأحداث ارتباطاً وثيقاً بالمشروع. يمكن أن تؤخر المشروع أو تؤثر على الميزانية. لحسن الحظ، يمكن التنبؤ بمخاطر الأحداث بشكل عام. لذلك، هناك طرق للحد من تأثيرها.
مثال: تتضمن بعض الأمثلة على مخاطر الأحداث ما يلي:
توقف أحد الموردين عن العمل
قد يطلب أحد أصحاب المصلحة إجراء تغيير كبير في المشروع
دخول لائحة حكومية جديدة حيز التنفيذ
مغادرة أحد أعضاء الفريق للمؤسسة
حدوث عاصفة ممطرة خلال حدث خارجي مخطط له.
مخاطر التباين في اختبار PMP
التعريف: تأتي مخاطر التقلبات من المتغيرات غير المعروفة في إدارة المشروع. ومثل مخاطر الأحداث، فهي تؤثر على أهداف المشروع. هناك طريقة أخرى للتفكير في مخاطر التباين وهي الفرق بين توقعات المشروع والواقع.
التأثير: قد تؤدي مخاطر التباين إلى قرارات خاطئة أو سيئة. كما يمكن أن تفوت فرصاً محددة. وهذا يجعل المشروع أكثر تكلفة مما كان مخططاً له في البداية.
مثال: تتضمن بعض الأمثلة على مخاطر التباين ما يلي:
الظروف الجوية الخارجة عن المألوف – العاصفة المطرية هي خطر الحدث، لكن تحول المطر إلى أمطار متجمدة أو بَرَد هو خطر التباين
إنتاجية الفريق أعلى أو أقل من المتوقع – مستوى الإنتاجية هو المتغير غير المؤكد
الأخطاء أثناء الاختبار أعلى أو أقل من المتوقع – عدد الأخطاء هو المتغير هنا
تقلب أسعار صرف العملات خارج النطاق الطبيعي – مقدار التغير في الأسعار هو المتغير هنا
مخاطر الغموض بالنسبة لبرنامج إدارة المشاريع
التعريف: مخاطر الغموض هي حالات عدم اليقين التي قد تحدث أثناء تنفيذ المشروع. مخاطر الأحداث والتغير هي أشياء يمكنك محاولة التنبؤ بها في بداية المشروع. لكن مخاطر الغموض تظهر بعد بدء المشروع. ويأتي هذا النوع من المخاطر من ظروف غير متوقعة.
التأثير: يمكن أن تؤدي مخاطر الغموض إلى إبطاء المشروع أو إيقافه تماماً. قد تفقد ميزة استراتيجية أو تقضي وقتًا أطول في تعويض فجوة معرفية. أو إذا كانت الفجوة كبيرة جداً، فقد يتم إغلاق المشروع قبل الأوان.
مثال على ذلك: تتضمن بعض الأمثلة على مخاطر الغموض ما يلي:
تعقيدات داخل المشروع قد تسبب مشاكل في المستقبل
الحاجة إلى جزء مهم وعدم معرفة أنك بحاجة إليه
استخدام تقنية جديدة سيتعين عليك استكشاف الأخطاء وإصلاحها
المخاطر الناشئة لمخطط إدارة المشاريع
التعريف: المخاطر الناشئة هي أحداث لا يمكن التنبؤ بها. لا يمكننا التنبؤ بها لأنها خارج نطاق خبرتنا. علاوة على ذلك، نحن لا نعرف حتى أننا يجب أن نبحث عنها.
التأثير: عندما تحدث المخاطر الطارئة، فإنها يمكن أن تعرقل المشروع تماماً. قد ينتهي بك الأمر إلى عدم وجود أي شيء لتوصيله إلى أصحاب المصلحة. وفي بعض الأحيان، تتأثر المنظمة بأكملها.
مثال على ذلك: تشمل المخاطر الطارئة أي شيء خارج نطاق خبرتنا. على سبيل المثال، أجبرت جائحة كوفيد-19 المنظمات على تغيير العمليات وتعطيل سلاسل التوريد على مستوى العالم. لم يتوقع أحد حدوث ذلك لأنه شيء لم نشهده أو نختبره خلال المائة عام الماضية.
مخاطر التباين مقابل مخاطر الغموض بالنسبة لمخطط إدارة المشاريع
تعد كل من مخاطر التباين والغموض مخاطر غير متعلقة بالحدث. تعني المخاطر غير المتعلقة بالحدث أن عدم اليقين يأتي من المشروع نفسه. على سبيل المثال، في حالة مخاطر التباين، هناك عدد من النتائج، ولكننا لا نعرف أي منها سيحدث. ومن ناحية أخرى، فإن مخاطر الغموض هي عدم اليقين الناتج عن نقص المعرفة أو الفهم.
أوجه التشابه والاختلاف
على الرغم من أنهما قد يبدوان متشابهين، إلا أنك ستحتاج إلى معرفة أوجه التشابه والاختلاف بين مخاطر التباين ومخاطر الغموض في اختبار PMP. مخاطر التباين هي المتغيرات داخل مخاطر الحدث غير المؤكدة. من ناحية أخرى، تأتي مخاطر الغموض مما لا تعرفه.
دعنا نلقي نظرة على مثال. هل يمكنك التنبؤ بدقة بمستوى إنتاجية الفريق؟ يمكنك المحاولة، ولكن من المستحيل أن تعرف بالضبط مدى إنتاجية مجموعة من الأشخاص. بصفتك مدير مشروع، فإن مقدار العمل الذي ينجزه فريقك هو خطر التباين. في بعض الأحيان، تحدث أيام سيئة. ومع ذلك، إذا لم يكن الفريق منتجًا بسبب برنامج جديد يحتاج إلى استكشاف الأخطاء وإصلاحها باستمرار، فإن هذه الطبقة الإضافية من عدم اليقين هي مخاطر التباين.
إيجابيات وسلبيات مخاطر التباين
تشمل إيجابيات مخاطر التباين ما يلي:
إمكانية التنبؤ – مخاطر التباين يمكن التنبؤ بها أكثر من أنواع المخاطر الأخرى
يمكنك إنشاء خطة طوارئ أو تخصيص أموال أو وقت لها
يمكنك تحليلها باستخدام نماذج مثل محاكاة مونت كارلو
تشمل سلبيات مخاطر التباين ما يلي
ليس لديك سيطرة على هذه المتغيرات المتغيرة في المشروع
يمكن أن يخرج المشروع عن مساره إذا لم تكن لديك الموارد اللازمة للتعامل مع هذا النوع من المخاطر
تكون مخاطر التباين أعلى إذا لم تكن تعمل على تحسين عمليات التقدير باستمرار
إيجابيات وسلبيات مخاطر الغموض
تشمل إيجابيات مخاطر الغموض ما يلي:
يمكنك تقليل هذا النوع من المخاطر من خلال تحديد مكان الفجوات المعرفية لديك
يمكن التنبؤ بها أكثر إذا كنت تراقب مشروعك عن كثب أثناء تقدمه
يمكنك سد الثغرات المعرفية بمجرد تحديد ماهيتها
تشمل سلبيات مخاطر الغموض ما يلي:
يهدر هذا النوع من المخاطر الكثير من الوقت والموارد إذا لم تنتبه إلى ذلك
قد يتطلب سد الفجوة المعرفية توظيف طرف ثالث وإنفاق المزيد من المال
قد تفوتك مخاطر الغموض إذا كنت تستخدم أداة تحليل خاطئة
هل تدرس لامتحان PMP؟
مخاطر الأحداث مقابل المخاطر الناشئة في اختبار PMP
مخاطر الأحداث والمخاطر الطارئة كلاهما مخاطر أحداث، بمعنى أنها أشياء تحدث للمشروع. المتغيرات داخل المشروع لا تسببها.
أوجه التشابه والاختلاف
تتشابه مخاطر الأحداث والمخاطر الناشئة لأن القوى الخارجية تؤثر على المشروع. أما الاختلافات بينهما فتكمن في يقينها وإمكانية التنبؤ بها. مخاطر الأحداث يمكن التنبؤ بها. ربما يمكنك إعداد قائمة بها خلال مرحلة التخطيط للمشروع. من ناحية أخرى، المخاطر الناشئة هي أشياء لن تخطر ببالك أبداً. ففي النهاية، كيف يمكنك التخطيط لشيء لا تعرف حتى بوجوده؟
إيجابيات وسلبيات مخاطر الأحداث
تشمل إيجابيات مخاطر الأحداث:
هذه هي المخاطر الشائعة المرتبطة بالمشروع
يمكنك التخفيف من مخاطر الأحداث أو نقلها أو قبولها أو تجنبها
يمكن أن يؤدي تخصيص موارد إضافية أو منح نفسك فترة زمنية احتياطية إلى قطع شوط طويل لتقليل آثار مخاطر الأحداث
تشمل سلبيات مخاطر الأحداث ما يلي:
يمكن أن تؤدي مخاطر الأحداث إلى تأخير المشروع أو تغيير الجدول الزمني
قد تخسر فرصاً في حال وقوع مخاطر الأحداث
تتطلب تخطيطاً استراتيجياً ومراقبة مستمرة
إيجابيات وسلبيات المخاطر الطارئة
تشمل إيجابيات المخاطر الطارئة ما يلي:
لا توجد طريقة للتنبؤ بالمخاطر الطارئة أو التخطيط لها
يمكن أن يساعد وجود عمليات قوية لإدارة المشروع في تقليل آثار المخاطر الطارئة إلى أدنى حد ممكن
لن تعرف حدوث المخاطر الطارئة إلا بعد وقوعها.
تشمل سلبيات المخاطر الطارئة ما يلي:
لا توجد طريقة للتنبؤ بالمخاطر الطارئة أو التخطيط لها
إذا كانت هناك عيوب في المنظمة أو خطة المشروع، فقد تؤدي المخاطر الناشئة إلى فشل المشروع
لن تعلم بحدوث خطر طارئ إلا بعد حدوثه.
تحديد المخاطر وترتيب أولوياتها
إدارة المخاطر ليست صفقة واحدة فقط. يبحث مدير المشروع الجيد عن المخاطر طوال الوقت. المراحل الرئيسية هي الوقت المناسب لإعادة التحقق من المخاطر الجديدة. صحيح أنه يمكنك تدوين المخاطر في بداية المشروع. لكن لا تنسَ أن المخاطر الجديدة ستظهر دائمًا. في بعض الأحيان، سترتفع احتمالية أحد المخاطر وتنخفض مخاطر أخرى. تتغير مخاطر المشروع دائمًا، لذا يجب مراقبتها بانتظام.
تطوير وتنفيذ استجابات استباقية
يتطلب كل نوع من المخاطر استجابة مختلفة. وللتخطيط لمخاطر الأحداث السلبية، هناك أشياء مختلفة يمكنك القيام بها، مثل
الاستعانة بطرف ثالث
تخصيص أموال إضافية
نقل المخاطر
تخفيف المخاطر
لا بد أن تحدث مخاطر التقلبات. يمكنك منع هذه المخاطر والتخطيط لها من خلال وضع تقديرات أفضل. على سبيل المثال، قد يحتوي البرنامج الذي يقوم فريقك ببنائه على حوالي 50 خطأ. لا تتوقف عند هذا الحد في تقديراتك! حاول تشغيل سيناريوهات حيث يوجد 100 خطأ أو لا يوجد أي خطأ. كيف يمكن أن يغير ذلك من خطتك؟
تحدث مخاطر الغموض مع تطور المشروع. يتيح لك استخدام أساليب إدارة المشاريع الرشيقة التكيف مع التغييرات حسب الحاجة. تتيح لك هذه المنهجية تغيير الاتجاهات بسرعة وسهولة إذا لزم الأمر. بالإضافة إلى أنها تتيح لك ولفريقك أن تكون أكثر قدرة على التكيف مع المخاطر.
وأخيراً، فإن المخاطر الناشئة هي أهم حالات عدم اليقين. أولاً، لا يمكنك التخطيط لها. لم يكن أحد يعلم أن الجائحة كانت قادمة في عام 2020، وكانت نتائج هذه الجائحة غير متوقعة. لكن الشركات المرنة والواسعة الحيلة وجدت طرقاً لإنجاح الأمر. أما تلك التي كانت جامدة للغاية فقد عانت.
الخلاصة
إن فهم أنواع المخاطر الأربعة ضروري لاجتياز اختبار PMP. أولاً، ستحتاج إلى معرفة الاختلافات بين مخاطر التباين ومخاطر الغموض. بالإضافة إلى ذلك، ستساعدك معرفة أنواع المخاطر التي تمثل مخاطر الأحداث مقابل المخاطر التي لا تمثل أحداثاً على التمييز بين خطر وآخر. وأخيراً، معرفة المخاطر التي يمكن الوقاية منها وما يجب القيام به حيالها.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت