هل تخطط لإنشاء خطة مشروع؟ كيف تبدو خطة المشروع الجيدة؟ كيف يمكنني إنشاء واحدة؟ من أين يجب أن أبدأ في إنشاء خطة لمشروعك؟ من أجل مشروع ناجح، من الضروري وجود خطة مشروع رائعة.
سنستعرض في هذه المقالة الخطوات الرئيسية لكتابة خطة مشروع بنجاح. تختلف خطط المشروع من حيث الحجم والعناصر والشكل والمكونات. لذلك، لا توجد طريقة واحدة لإنشاء خطة مشروع. في واقع الأمر، تحتوي خطة المشروع الجيدة على أهداف المشروع التي تهدف إلى معالجتها. قد تجد العديد من نماذج خطط المشاريع التي تتنوع من المعقدة للغاية إلى البسيطة للغاية عبر الإنترنت. ولكن كيف تختار النموذج المناسب؟ اطّلع على تدريبنا الافتراضي عبر الإنترنت لدروس PMP® عبر الإنترنت الذي سيساعدك على الاستعداد الكامل لامتحان شهادة PMP!
هل تريد أن تسمع ما يقوله طلابنا عن دورات PMP الخاصة بنا؟ يمكنك مشاهدة هذا الفيديو!
احضر تدريبنا المجاني المجاني 100٪ عبر الإنترنت وبوتيرة ذاتية لمدة ساعة واحدة على شهادة PMP.
حسنًا، قبل أن نبدأ، دعنا نقدم لك رابطًا يمكنك من خلاله تنزيل مثال مجاني لخطة إدارة المشروع إلى جانب أربعة نماذج مجانية أخرى لإدارة المشاريع. هل تتطلع إلى تحسين مهاراتك في Excel لمحلل الأعمال؟ اطلع على دورة Excel لمحللي الأعمال. هل تريد اكتساب مهارات تحليل بيانات الذكاء الاصطناعي؟ عرض الدورة التدريبية الجديدة لأكاديمية سبوتو هو دورة تدريبية عبر الإنترنت مقدمة في التحليلات والذكاء الاصطناعي
العثور على خطة المشروع المناسبة
إذا اخترت أي نموذج لخطة مشروع، فقد تجد نفسك تقضي وقتاً ثميناً في ملء الكثير من التفاصيل. قد لا يحتوي مشروعك على هذه التفاصيل أو في معظم الحالات، لن يحتاج إليها. في الوقت نفسه، إذا اخترت قالب خطة مشروع أكثر بساطة، فقد تجد نفسك عالقًا مع نسخة محدودة جدًا من الخطة لا تتضمن تفاصيل مهمة.
إذن ماذا يجب أن تفعل؟ نحن نميل إلى استخدام نهج أكثر عملية، بدلاً من مجرد تسليمك نموذج خطة مشروع جاهز. سنعرض لك مثال خطة المشروع المناسبة لمشروعك. وفقًا لذلك، سيتضمن عرضنا الخطوات التي يجب عليك اتخاذها لإنشاء خطة مناسبة لمشروعك بغض النظر عن حجمه ومكوناته.
كيف يجب أن تبدأ بإنشاء خطة مشروع؟
لذا دعنا نبدأ بالأسئلة الواضحة، من أين يجب أن تبدأ وكيف يجب أن تبدأ. الآن يتعامل العديد من مديري المشاريع مع تخطيط المشروع كعمل فردي. وبالتالي، فإنهم عادةً ما يميلون إلى إهمال التعاون مع الفريق ويعتمدون على مهاراتهم الفكرية الخاصة لأداء الأنشطة بمفردهم. في حين أن هذا قد يبدو نهجًا سهلاً لإنشاء مثال لخطة مشروع قوية، إلا أنه نهج مليء بالعيوب. كبداية، ضع في اعتبارك حقيقة أن العمل الجماعي والتعاون يحققان قيمة أكبر من الجهود الفردية مهما كان الفرد بارعًا. بالإضافة إلى ذلك، فإن الخلفيات والخبرات المشتركة لفريق مشروعك ستغطي العديد من اعتبارات المشروع.
1. تقسيم العمل
الخطوة التالية هي الجلوس مع فريقك لتحديد عمل المشروع على مستوى عالٍ ثم تقسيمه إلى حزم عمل مفصلة. وفي الوقت نفسه، يجب أن يعمل الفريق أيضًا على تحديد المهام التي يجب تنفيذها من أجل إكمال حزم العمل المحددة. يجب أن تفصّل هذه المهام بعناية كل نشاط سيقوم فريق المشروع بتنفيذه. وبهذه الطريقة، لا يترك الفريق أي فرصة لفقدان أي جانب من جوانب المشروع، كما أنها تساعد الفريق على التخطيط وتعيين الموارد المناسبة. ونتيجة لذلك، تعتبر هذه الخطوة من أهم الخطوات في تخطيط المشروع. كما أنها تساعد في رسم الخط الفاصل لما يجب أن يعتبره فريق المشروع جزءًا من نطاق عمل المشروع وما يعتبر خارج النطاق.
2. تحديد معايير الجودة
بما أنك حددت العمل الذي يحتاجه فريق مشروعك لإكمال المشروع، فأنت بحاجة إلى تحديد معايير الجودة اللازمة لهذا العمل. على الرغم من أن الأمر قد يبدو سهلاً، إلا أن تحديد معايير الجودة أمر في غاية الأهمية. وبناءً على ذلك، يجب عليك أنت وفريق مشروعك التحقق من معايير الجودة المقبولة من قبل شركتك والعميل. ولا تنسَ أيضًا مراعاة أي معايير عالمية سارية ذات صلة بالمشروع.
3. تعيين الموارد للمهام
بعد الانتهاء من الخطوة 1 والخطوة 2، يمكنك الآن تحديد الموارد اللازمة لإنجاز العمل بمعايير الجودة الصحيحة. تتضمن هذه الخطوة حساب الأدوات والآلات اللازمة، والمواد المطلوبة، والمواهب البشرية اللازمة لإنجاز المهام. كما تتضمن أيضًا تحديد مستوى مهارة المواهب وتقدير جهودهم وتحديد من يجب تعيينه عند الإمكان. علاوةً على ذلك، يأخذ فريق المشروع الجيد في الاعتبار جميع السيناريوهات المحتملة للحصول على المواهب والموارد. وأخيرًا، تحديد المخاطر المتعلقة بالموارد والمواهب. وهذا يساعدك على الأخذ بعين الاعتبار المتغيرات التي قد تقودك إلى تغيير قراراتك السابقة المتعلقة بالموارد. قد تفكر في القيادة الأوتوقراطية أو قيادة عدم التدخل حسب المشروع وكفاءة الفريق والمعايير الأخرى.
4. تحديد العلاقة بين الأنشطة
الخطوة التالية هي فهم العلاقة بين المهام والأنشطة المختلفة. هذه الخطوة هي جوهر تخطيط المشروع لأنها تحدد فرص ضغط الجدول الزمني للمشروع. بالإضافة إلى ما ذكرنا، فهي تمنح فريق المشروع الفرصة لتحديد مخاطر الجدول الزمني والتعارضات المحتملة على الموارد. يُعرف تحديد العلاقة بين الأنشطة أيضًا باسم تسلسل الأنشطة. فكيف يتم ذلك؟ يعمل بشكل أساسي من خلال تحديد العلاقات الإلزامية بين الأنشطة المختلفة. كما يجب عليك تحديد العلاقات المنطقية بين الأنشطة المختلفة. يمكن لفريق المشروع تحديد العلاقات الإلزامية من خلال مراجعة أي علاقة محددة باتفاق أو التزام تعاقدي. من ناحية أخرى، يمكن لفريق العمل تحديد العلاقات المنطقية من خلال ما هو الأفضل.
علاقات النشاط (SS، FS، FF، إلخ)
لنستعرض الآن كل نوع من العلاقات التي يمكن لفريق المشروع تحديدها وكيفية عملها. هناك أربعة أنواع من العلاقات بين الأنشطة المختلفة: النوع الأول من علاقات الأنشطة هو علاقة البدء بالبداية (SS). يستخدم هذا النوع من العلاقات عندما لا يمكن بدء أحد الأنشطة ما لم يبدأ النشاط الآخر. النوع الثاني من علاقة الأنشطة هو علاقة الإنهاء بالبدء (FS). ويستخدم فريق المشروع هذا النوع من العلاقات عندما لا يمكن بدء أحد الأنشطة ما لم ينتهي النشاط الآخر. النوع الثالث من علاقة الأنشطة هو علاقة الإنهاء بالإنهاء (FF). يستخدم فريق المشروع هذا النوع من العلاقات عندما لا يمكن لأحد الأنشطة أن ينتهي ما لم ينتهي النشاط الآخر. النوع الرابع من علاقة الأنشطة هو علاقة من البداية إلى النهاية (SF). يستخدم فريق المشروع هذا النوع من العلاقات عندما لا يمكن أن ينتهي أحد الأنشطة ما لم يبدأ النشاط الآخر.
5. تقدير الموارد والمدة الزمنية لكل مهمة
الخطوة التالية في صياغة مثال خطة المشروع هي تحديد الموارد والمدة التقديرية لكل مهمة من مهام المشروع. يجب أن يحدد كل مورد المدة وأي موارد (أدوات، معدات، إلخ) مطلوبة لإكمال المهمة. بهذه الطريقة يمكننا تحديد تقدير المدة لكل نشاط بطريقة واقعية وفي نفس الوقت تأكيد الموارد المطلوبة لكل نشاط. بإتمام هذه الخطوة، تكون صياغة خطة المشروع قد شارفت على الانتهاء.
من ناحية أخرى، يمكن لفريق المشروع استخدام تقنيات متعددة لتعيين موارد النشاط وتقدير مدته. قد تشمل هذه التقنيات التقدير البارامترى الذي يستخدم علاقة إحصائية بين البيانات التاريخية والمتغيرات الأخرى. أيضًا، يمكن للفريق استخدام تقنيات تقدير أكثر بساطة مثل التقدير التناظري أو التقدير التصاعدي من الأسفل إلى الأعلى أو تقنيات التقدير الثلاثي. ويمكن للفريق استخدام التقنية الأخيرة من خلال حساب المتوسط أو المتوسط المرجح للتقديرات المتفائلة والمتشائمة والأكثر احتمالاً.
6. تقدير تكلفة كل مهمة
تشبه هذه الخطوة تقدير الموارد والمدة الزمنية لكل مهمة من مهام المشروع. واستنادًا إلى موارد المهمة والمواهب المطلوبة ومدتها، يجب على الفريق تحديد التكلفة اللازمة لإكمال المهمة. كخطوة أخرى لإنشاء مثال لخطة المشروع، توفر هذه الخطوة تقديرًا واقعيًا للتكلفة لكل نشاط. كما هو الحال مع تقدير الموارد والمدة، يمكن لفريق المشروع استخدام تقنيات متعددة لتحديد تقدير تكلفة المهمة. وتشمل هذه التقنيات التقدير البارامترى حيث يستخدم الفريق علاقة إحصائية بين البيانات التاريخية والمتغيرات الأخرى لتحديد التكلفة. أيضًا، يمكن للفريق استخدام تقنيات أكثر بساطة مثل التقدير التناظري والتقدير التصاعدي من الأسفل إلى الأعلى وتقنيات التقدير ثلاثي النقاط. وكما هو الحال في تقدير الموارد والمدة، يمكن للفريق استخدام التقنية الأخيرة من خلال حساب المتوسط أو المتوسط المرجح للتقديرات المتفائلة والمتشائمة والأكثر احتمالاً.
7. إنشاء خطة المشروع
بعد الانتهاء من تقدير موارد كل مهمة وتقدير مدتها، بالإضافة إلى استكمال تقديرات التكلفة لكل مهمة، يمكنك الآن إنشاء النسخة النهائية من مثال خطة المشروع. يجب عليك مراجعة الجوانب المختلفة لخطة المشروع لفحص أي تعارض محتمل بينها. قد تكون هناك تكاليف تقديرية لنشاط ما لا تتطابق مع تقديرات الموارد. في مثل هذه الحالة، تحتاج إلى مراجعة مثال خطة المشروع وإيجاد طريقة لإزالة هذا التباين. نوصي بشدة بمراجعة مثال خطة المشروع الذي قدمناه كمرفق للرجوع إليه. يتم إرسال مثال خطة المشروع الذي تمت مراجعته بشكل نهائي للموافقة عليه وإصدار الإذن النهائي للتنفيذ.
انقر لتنزيل مثال خطة المشروع النموذجية
8. وضع اللمسات الأخيرة والموافقة عليها من قبل الراعي
أولاً، يقوم فريق المشروع بمراجعة مثال خطة المشروع النهائية بعناية وتصحيح أي اختلافات بين العناصر المختلفة. بعد ذلك، يقوم مدير المشروع بتسليم النسخة النهائية من خطة المشروع إلى راعي المشروع لمراجعتها وتقديم التوصيات والموافقة النهائية عليها. يقوم راعي المشروع بمراجعة النسخة النهائية لخطة المشروع والتحقيق فيها للتأكد من أنها واقعية بما فيه الكفاية. كما يقوم الراعي بمراجعة قيود الخطة والافتراضات ومخاطر المشروع. ونتيجة لذلك، قد يتم إعادة خطة المشروع إلى فريق المشروع لمراجعتها إذا رأى راعي المشروع أنها غير واقعية. ومن ناحية أخرى، إذا وجد راعي المشروع أن الخطة واقعية ومتكاملة وخالية من التعارض، فإنه سيوافق عليها مباشرة. وبالتالي، يمكن أن يكون لدى فريق المشروع نسخة معتمدة من مثال خطة المشروع عندما يأذن راعي المشروع للفريق بالبدء في تنفيذ أعمال المشروع.
مثال لخطة المشروع لمشروع ما
لنستعرض الآن مثالاً لخطة مشروع نموذجية أرفقناه أعلاه من أجلك كمرجع لاستخدامه في خطة مشروعك المستقبلية. يقدم مثال خطة المشروع هذا الأقسام الرئيسية لخطة المشروع التي وصفناها في هذه المقالة. بالإضافة إلى ذلك، للمزيد من أمثلة خطط المشاريع، يمكنك الاطلاع على عضوية “ساندبوكس” الحصرية لأكاديمية سبوتو التي تتضمن أمثلة على خطط إدارة المشاريع المصاحبة لدراسات الحالة ونموذج لتطوير خطط المشاريع. الآن، سنستعرض بإيجاز أقسام نموذج خطة المشروع لإثراء فهمك للأقسام. القسم الرئيسي لمثال خطة المشروع النموذجية:
نموذج مثال خطة المشروع – القسم 1: الملخص التنفيذي لميثاق المشروع
يغطي القسم الأول من نموذج مثال خطة المشروع الملخص التنفيذي لميثاق المشروع بما في ذلك قيود المشروع وافتراضاته.
مثال على نموذج خطة المشروع – القسم 2: إدارة النطاق
يتضمن هذا القسم ما قمت بتفصيله في الخطوة الأولى في هذه المقالة “تقسيم العمل”. وهذا يتضمن ثلاثة أقسام فرعية: هيكل تقسيم العمل: يتضمن حزمة العمل المحددة وحزم العمل الفرعية وحزم العمل الفرعية ومستويات التقسيم الفرعية المرتبطة بها خطة النشر: لنفترض أن المشروع يتضمن نشر تطبيق لشركاء الصحة في الولاية. سيناقش هذا القسم النهج المتبع لنشر التطبيق على المستخدمين النهائيين، بما في ذلك إجراء التقييمات البيئية، وإعداد مذكرات التفاهم، وتركيب الأجهزة/البرمجيات، وتحويل البيانات. خطة إدارة التغيير: لنفترض أن خادم التطوير الخاص بمشروعك تتم إدارته من قبل مؤسسة أخرى مسؤولة عن تثبيت ترقيات الأجهزة وهناك انقطاعات مجدولة ستؤثر على الجدول الزمني لمشروعك. يجب إجراء تغييرات على المشروع للتعامل مع التأثير المحتمل للانقطاع المجدول.
نموذج مثال على خطة المشروع – القسم 3: إدارة الجدول الزمني
يدور هذا القسم حول ما إذا كنت تلتزم بالجدول الزمني المخطط له. ويتضمن مخرجات القسمين 4 و5 من هذه المقالة. دعنا نعطي مثالاً على نهج إدارة الجدول الزمني: ضع خط أساس خلال أول أسبوعين من المشروع وراقب التقدم المحرز مقابل خط الأساس على أساس أسبوعي. يكون مدير المشروع مسؤولاً عن ضمان تحديث الجدول الزمني للمشروع بأحدث المعلومات وألا يكون متأخراً عن موعده بأكثر من ثلاثة أيام عمل. بالنسبة للفروق في المعالم التنفيذية التي تزيد عن 10%، يمكن أن يختار المشروع استخدام الإرشادات التي يحددها مركز تنسيق تنفيذ المشاريع. راجع وثيقة الجدول الزمني لمشروع CDC UP لمزيد من الإرشادات حول جدولة المشروع وللاطلاع على نماذج الجدول الزمني للمشروع.
الأقسام الفرعية لهذا القسم هي: المعالم الرئيسية: يتضمن المعالم الرئيسية والأطر الزمنية المقدرة لإنجازها الجدول الزمني للمشروع: يوفر الرسم البياني التالي نموذجًا لجدول المشروع التبعيات: يصف مخرجات القسم 4 من هذه المقالة “علاقات النشاط (SS، FS، FF، إلخ)”
مثال على خطة المشروع النموذجية – القسم 4: إدارة التكلفة/الميزانية
يصف هذا القسم من مثال خطة المشروع النموذجية خطة إدارة تكاليف المشروع أو يوفر إشارة إلى مكان تخزينها. يجب أن يحتوي هذا القسم على الخطوة 6، “تقدير مخرجات تكاليف كل مهمة”.
مثال على نموذج خطة المشروع – القسم 5: إدارة الجودة
يصف هذا القسم من مثال خطة المشروع النموذجية إدارة جودة المشروع التي تمت تغطيتها في الخطوة الثانية في هذه المقالة.
مثال: نظام المعلومات الذي يتحكم في مستوى اتساق تخطيطات الشاشات، عادةً ما يتضمن مراجعة كاملة لجميع الشاشات المتاحة. وبالتالي التأكد من تطابق هذه الشاشات مع مجموعة معايير الجودة المتفق عليها أصلاً. في العديد من الحالات، قد تتضمن مقاييس الجودة شرط عدم وجود عيوب (أخطاء) لبعض المتطلبات التي تعتبرها الشركة حرجة. بينما في حالات أخرى، قد تتطلب مقاييس الجودة في حالات أخرى تخطيطات شاشة متسقة و/أو متغيرات محسوبة بشكل صحيح. بشكل عام، يمكن لمديري المشروع ضمان الجودة من خلال إجراء عمليات التفتيش والتدقيق بالإضافة إلى استخدام الاختبارات الرسمية. بعد ذلك، يجب على فريق إدارة المشروع توثيق تلك العيوب في نظام تتبع لضمان إصلاح العيوب وإعادة اختبارها وإغلاقها في نهاية المطاف. في بعض المشاريع، قد يستخدم مدير المشروع قطعة أثرية مثل مصفوفة التتبع كأداة لتحديد ما إذا كانت المتطلبات الحرجة قد تم الوفاء بها أم لا.
نموذج مثال على خطة المشروع – القسم 6: إدارة الموارد
يحتوي هذا القسم على وصف جزء الموارد الذي تمت مناقشته في الخطوة 5 في هذه المقالة.
نموذج مثال على خطة المشروع – القسم 7: إدارة الاتصالات
يحتوي على تخطيط التواصل لأنواع مختلفة من التواصل بين مختلف أصحاب المصلحة وفريق المشروع. نموذج لمصفوفة التواصل أدناه:
نموذج مثال لخطة المشروع – القسم 8: إدارة المخاطر
يحتوي هذا القسم على جميع المخاطر التي تم تحديدها في أي عنصر من عناصر المشروع، ويحتوي بشكل أساسي على سجل المخاطر. يحتفظ مديرو المشروع عادةً بسجل المخاطر بعيداً عن خطة إدارة المشروع في وثيقة منفصلة. قد يقوم مدير المشروع بدمج السجلات المختلفة في مستند واحد يحتوي على جميع السجلات المختلفة.
نموذج مثال لخطة المشروع – القسم 9: إدارة المشكلات
يحتوي هذا القسم على جميع المشكلات التي ظهرت أو تم اكتشافها في أي عنصر من عناصر المشروع، ويحتوي بشكل أساسي على سجل المشكلات. عادةً ما يحتفظ مديرو المشروع بسجل المشكلات في وثيقة منفصلة بعيداً عن خطة إدارة المشروع. قد يقوم فريق المشروع أيضًا بدمج سجل المخاطر مع سجل المشكلات بالإضافة إلى سجلات أخرى مثل سجل الافتراضات والقيود في مستند واحد.
نموذج مثال على خطة المشروع – القسم 10: إدارة المشتريات
مثال: عادةً ما يتضمن هذا القسم المعلومات المتعلقة بالموارد المادية والبشرية التي يمكن شراؤها. وبالتالي ضمان تخطيط وإدارة مشتريات الأجهزة بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر وخوادم التطوير وخوادم الاختبار بشكل صحيح. كما أنه يصف كيفية الاستفادة من موظفي فريق المشروع من بائع خارجي. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تدخل في تفاصيل أكثر وضوحًا لتشمل استراتيجيات استقطاب موظفي المشروع.
نموذج مثال لخطة المشروع – القسم 11: التخطيط المتعلق بالامتثال
في هذا القسم، تحتاج إلى إدراج قائمة بالعمليات المتعلقة بالامتثال التي يجب على فريق المشروع الالتزام بها من أجل تلبية سياسات الامتثال الخاصة بالشركة. وعلاوة على ذلك، قد يتضمن وصفاً لهيئات الحوكمة التي تشرف على عمل المشروع أو تراجع مخرجات المنتج. كما ينص أيضاً على مناسبات المراجعات والتدقيقات المتعلقة بالحوكمة التي تصف معايير التدقيق ومعايير قبولها. بالإضافة إلى ذلك، قد تتضمن أيضًا وصفًا لمن له الحق في إجراء عمليات التدقيق وكيفية إجرائها.
مثال لخطة مشروع 2025 – نموذج لخطة مشروع واقعية – 2025
About the Author
