متطلبات مكتب إدارة البرامج الفعال

يرى الكثيرون (دين ماير) أن “الدور الصحيح لمكتب إدارة المشاريع هو مساعدة الجميع على أن يصبحوا مديرين جيدين للمشاريع”. وعادةً ما يتم تجاهل العاملين في مكتب إدارة المشاريع ويقتصر دورهم على إعداد التقارير ومراجعة الخطط باستخدام أدوات وقوالب غير قياسية، على الرغم من أنهم يقدمون الدعم لإدارة البرامج والمشاريع. ونتيجة لذلك، تكون خطط المشاريع غير مترابطة ويتم إنتاج تقارير مختلفة لا تعطي المؤسسة “النظرة المروحية” التي تحتاجها لاتخاذ قرارات سليمة.
يدرك مدراء تكنولوجيا المعلومات أنه من أجل الوفاء بمهمتهم المتمثلة في تحسين فعالية وكفاءة خدمات تكنولوجيا المعلومات مع قيادة التحول القائم على الأعمال والمدعوم بتكنولوجيا المعلومات، يجب أن يكون لديهم الأشخاص والعمليات والأدوات المناسبة.
إذا كانت شركتك صغيرة، فقد تكون قادرًا على تدبّر أمورك بدون مكتب إدارة المشاريع (PMO). ومع ذلك، إذا كانت شركتك تعمل على العديد من المشاريع متعددة الوظائف في نفس الوقت، فستحتاج بالتأكيد إلى خطة فعالة لإدارة البرامج. يخدم مكتب إدارة المشاريع مجموعة متنوعة من الوظائف داخل المؤسسة، على الرغم من أن هذه المهام تختلف بشكل كبير حسب حجم الشركة ومدى تعقيد المشاريع التي تديرها. يتضافر الأشخاص الجيدون والعمليات والأدوات لصنع مكتب إدارة برامج ناجح.
ما هي أفضل طريقة لبدء مكتب إدارة المشاريع (PMO)؟
مكتب إدارة المشاريع (PMO) هو منظمة تشرف على إدارة المشروع من موقع مركزي. وكثيراً ما يشارك مكتب إدارة المشاريع في إدارة البرامج والمحافظ أو يكون مسؤولاً عنها.
وهو “هيكل تنظيمي يمكن استخدامه لتوحيد عمليات الحوكمة المتعلقة بالمحفظة أو البرنامج أو المشروع وتعزيز مشاركة الموارد والمنهجيات والأدوات والتقنيات”، وفقًا لمعهد إدارة المشاريع.
ما هي فوائد إنشاء مكتب لإدارة المشاريع؟
ينطوي إنشاء مكتب لإدارة المشاريع على العديد من المزايا، بما في ذلك: إنشاء ممارسات موحدة لإدارة المشاريع وتنفيذها. تطوير قاعدة بيانات معرفية موحدة لتسجيل ومشاركة الدروس المستفادة. من خلال وجود نقطة اتصال واحدة، يمكنك تحسين الشفافية والتواصل وإعداد التقارير. يجب أن يكون تخطيط المشروع وتنفيذه متزامناً مع استراتيجية الشركة. وضع إجراءات وممارسات تشغيل موحدة. إدارة الموارد المشتركة بطريقة فعالة من حيث التكلفة.
ما هي أفضل طريقة لبدء مكتب إدارة المشاريع؟
يمكن التعامل مع بدء مكتب إدارة المشاريع بنفس الطريقة التي يتم بها التعامل مع أي مشروع آخر.
1) إنشاء حالة عمل
لتبرير نشر مكتب إدارة المشاريع المخطط له، يجب إنشاء حالة عمل. قبل المضي قدمًا، من المهم الحصول على موافقة الشركة والاستعداد لضمان أن المشروع يستحق العناء.
سيتم تحديد ما يلي في حالة العمل: أهداف مكتب إدارة المشاريع على النحو التالي: مزايا ومساوئ مكتب إدارة المشاريع أي مخاطر مرتبطة بإنشاء مكتب إدارة المشاريع التكاليف التقديرية للتنفيذ تقدير تكاليف التنفيذ تقدير تقديري لمدة المشروع التأثير المحتمل للأعمال أي معلومات أخرى ذات صلة بالموضوع
يجب أن تتضمن حالة العمل قرارًا بشأن نموذج مكتب إدارة المشاريع الذي سيتم استخدامه. فيما يلي الأنواع الثلاثة الأكثر شيوعًا من مكاتب إدارة المشاريع: الداعم: يعمل مكتب إدارة المشاريع الداعم كمستشار أو مستشار للمؤسسة. وبشكل عام، يعمل كمركز للمعرفة ومستودع لأفضل الممارسات والتدريب والدروس المستفادة. التحكم: يعمل مكتب إدارة المشاريع الرقابي كمدقق ومستشار في نفس الوقت. ويخطو خطوة إلى الأمام من خلال ضمان الالتزام بأفضل الممارسات والمعايير. وكثيرًا ما يتم وضع الضوابط ومعايير الحوكمة. توجيه مكتب إدارة المشاريع: يخضع توجيه مكتب إدارة المشاريع للمساءلة المباشرة عن تنفيذ المشروع. فبدلاً من تقديم التقارير إلى وظيفة منفصلة أو مجموعة تنظيمية منفصلة، يقدم مديرو المشاريع تقاريرهم مباشرة إلى مكتب إدارة المشاريع.
2) إنشاء توجيه واضح.
سيؤدي وجود توجيه واضح إلى تحسين حوكمة المحفظة والبرامج والمشروعات وتنفيذها في جميع أنحاء المؤسسة. يمكن لمكتب إدارة المشاريع تطوير إطار عمل فعال للقدرة على التسليم للإشراف على تحقيق الأهداف والفوائد من خلال منحه سلطة تقديم المشورة لمدير المعلومات بشأن المجموعة المثلى من المبادرات والبرامج والمشاريع لتحسين قيمة الأعمال.
3) جعل كل خدمة ذات قيمة.
يجب أن يكون مكتب إدارة المشاريع مرئيًا للمديرين التنفيذيين على مستوى الرؤساء التنفيذيين، بحيث يقدم الخدمات لمدير المعلومات. وينبغي توفير حوكمة المحفظة ومراقبة تنفيذ البرامج والمشاريع من خلال خدمة إدارة التنفيذ. وبالنسبة لقرارات الاستثمار في تكنولوجيا المعلومات، يجب أن توفر خدمة تحليل إدارة المحفظة قدرات التحليل ودعم القرار. وينبغي توفير النمو المهني ورفع مستوى المهارات والتدريب من خلال خدمة مهارات إدارة البرامج والمشاريع وضمان القدرات. ولتعزيز وقياس جودة التنفيذ، ينبغي أن تقوم خدمة إدارة الممارسات بتصميم وصيانة أفضل التقنيات والأدوات والعمليات والمعايير المتعلقة بأفضل الممارسات. من خلال الاتصالات وإعداد التقارير وأدوات دعم اتخاذ القرار، ينبغي أن تقوم خدمة الدعم الإداري لمدير المعلومات الإدارية بتنسيق جهود مدير المعلومات والمدير المالي وشركاء الأعمال.
4) وضع هدف واضح لنفسك.
للحفاظ على المزايا وتعظيم العائد على الاستثمار، يحتاج مكتب إدارة المشاريع إلى فهم شامل لمتطلبات أعمال المؤسسة بالإضافة إلى استراتيجية إدارة المزايا. وينبغي أن يكون مكتب إدارة المشاريع على دراية بالدوافع الاستراتيجية للمؤسسة ودوافع الأعمال حتى يتمكن من مواءمة المبادرات والبرامج والمشاريع مع هذه الدوافع والعمل بهدف محدد وقابل للقياس.
5) تأكد من وجود الأشخاص المناسبين في العمل.
حافظ على علاقة عمل تعاونية في جميع خطوط العمل في الشركة. توفير مصفوفة لإدارة الموارد طوال مدة البرامج والمشاريع. توفير رؤساء الخدمات مع المديرين المباشرين لتمكين التحسين المستمر لأفضل الممارسات للخدمات الجديدة والمحسنة.
نصائح التنفيذ لتحقيق نتائج ناجحة
ضع في اعتبارك الاقتراحات التالية لتحسين احتمالات نجاح مكتب إدارة المشاريع الجديد: الحصول على تأييد طويل الأجل: سيتطلب إنشاء مكتب إدارة المشاريع تحولاً كبيراً وطويل الأجل في العمل. ولضمان تكريس الأفراد لنجاح المشروع، من الضروري التركيز على إدارة التغيير وإشراك أصحاب المصلحة لضمان نجاح المشروع. إعطاء الأولوية للانتصارات المبكرة: من المهم التعرف على بعض الانتصارات السريعة وتحقيقها والاستمتاع بها. أثناء تنفيذ هذه التغييرات، سيساعد ذلك على خلق التفاني والروح المعنوية. على سبيل المثال، عندما يتم الوصول إلى إنجاز ما، يجب الاعتراف به والاحتفال به. عندما يتم وضع سياسات التشغيل القياسية لمكتب إدارة المشاريع، يمكن أن يكون ذلك بسيطًا مثل إرسال رسالة إخبارية. الحفاظ على التحفيز في مواجهة الشدائد: قد يكون من الصعب تنفيذ أي تغيير كبير. وبالتأكيد ستكون هناك أوقات تبدو فيها الأمور وكأنها تسير ببطء أو لا تسير على الإطلاق. من الضروري الحفاظ على السلوك الجيد والتركيز على إبقاء أصحاب المصلحة مشاركين وملتزمين بالهدف النهائي. تأكد من تحديد معايير النجاح الخاصة بك: كما ذكرنا سابقاً، يجب تضمين فوائد مكتب إدارة المشاريع في دراسة الجدوى. ومن المهم أن تكون هناك نتائج قابلة للقياس الكمي يمكن تتبعها والإبلاغ عنها. هل سيقوم مكتب إدارة المشاريع، على سبيل المثال، بتوحيد تقارير إدارة المشاريع؟ إذا كان الأمر كذلك، فيجب أن يكون هناك موعد نهائي وآلية لتتبع ما إذا كان قد تم إنجازه أم لا. السماح بمرونة كافية لمكتب إدارة المشاريع للنمو والتكيف: يجب أن يتكيف مكتب إدارة المشاريع مع تطور الشركة وتغيرها. على سبيل المثال، قد يبدأ مكتب إدارة المشاريع كمكتب إدارة مشاريع داعم ولكنه يتطور إلى مكتب إدارة مشاريع توجيهي مع مرور الوقت.
هل تحتاج إلى مكتب لإدارة المشاريع (PMO)؟
ألقِ نظرة فاحصة وفاحصة على كيفية عمل مؤسستك لتحديد ما إذا كانت الأجزاء المختلفة منها تعمل بالفعل معًا عبر الأنظمة والمجموعات في تناغم، أو إذا كانت تعمل في صوامع بأنظمة مختلفة ولا تتواصل مع بعضها البعض في كثير من الأحيان.
إذا كانت مؤسستك تندرج ضمن الفئة الأخيرة، يمكن أن يساعدك مكتب إدارة المشاريع. قد يكون مكتب إدارة المشاريع مناسبًا أيضًا لمؤسستك إذا كنت تستعد لإطلاق أي مشاريع كبرى أو تغييرات في الاستراتيجية، أو إذا كانت استراتيجيتك الحالية لا تعمل.
ومع ذلك، فإن ما تعتبره الشركات مكاتب إدارة المشاريع اليوم قد لا يكون ما تراه الشركات في المستقبل. فوفقًا لمؤسسة Gartner، ونتيجة للثورة الرقمية، سينخفض عدد مكاتب إدارة المشاريع الخاصة بتكنولوجيا المعلومات، وإن كان بعضها قد يتطور إلى وظائف إدارة التغيير ويصبح جزءًا من وظيفة الاستراتيجية على مستوى الرؤساء التنفيذيين.
ووفقاً للورقة البحثية، من المتوقع أن يؤدي التعاون بين البشر والآلات الذكية والذكاء الاصطناعي إلى القضاء على “ما يقرب من 80% من “العمل” الذي يشكل الجزء الأكبر من نظام إدارة المشاريع والممارسات والأنشطة الحالية” بحلول عام 2030. إن تكييف السلوك والإجراءات هو ما يستلزمه ذلك بالنسبة لخبراء إدارة المشاريع. وبالنسبة للشركات، فإن هذا يعني التكيف مع التغييرات في المهنة لصالح أعمالهم – وأرباحهم النهائية.
الخلاصة
يقول براين فايس، نائب رئيس التطوير الوظيفي للممارسين في معهد “بروجكت مانجمنت إنستيتيوت”: “في نهاية المطاف، توجد مكاتب إدارة المشاريع لمساعدة المؤسسات على توفير القيمة لأصحاب المصلحة من خلال الإدارة الفعالة للبرامج”.
ووفقاً لبيانات شركة “بيه إم سوليوشنز”، فإن 85 في المائة من الشركات كان لديها مكتب لإدارة المشاريع في عام 2016، بزيادة 5 في المائة عن عام 2014. كما اكتشفوا أيضاً أن 30% من الشركات التي ليس لديها مكتب لإدارة المشاريع تنوي إنشاء مكتب لإدارة المشاريع.
ويضمن مكتب إدارة المشاريع تنفيذ إجراءات الشركة وممارساتها وأنشطتها بشكل صحيح – في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية وبالطريقة نفسها. “وأوضح فايس قائلاً: “إن مكاتب إدارة المشاريع موجودة لضمان نجاح المشاريع والبرامج، وهو أمر بالغ الأهمية لأن الشركات تولد قيمة من خلال المشاريع والبرامج. “ويتم تحديد كيفية قيامهم بذلك من خلال موقعهم داخل المؤسسة.”
ووفقًا لتقرير نبض المهنة لعام 2017 الصادر عن معهد إدارة المشاريع، فإن الشركات التي تربط مكتب إدارة المشاريع على مستوى المؤسسة بالاستراتيجية لديها مشاريع تحقق أهدافها الأولية وأهداف العمل بنسبة 38% أكثر من تلك التي لا تفعل ذلك. كما كان لديهم أيضًا عدد أقل بنسبة 33% من المشاريع التي تم تصنيفها على أنها فاشلة.
تُجري الشركة كلاً من ورش العمل التدريبية في الفصول الدراسية التي يقودها مدربون وجلسات التدريب المباشر عبر الإنترنت بقيادة مدربين للمتعلمين من جميع أنحاء الولايات المتحدة وحول العالم.
كما نقدم أيضًا تدريب الشركات لتطوير القوى العاملة في المؤسسات
التدريب على الشهادات المهنية:
التدريب على إدارة الجودة: دورات تدريبية للحصول على شهادة الحزام الأصفر للحزام الأصفر سداسية سيجما اللينة (LSSYB) دورات تدريبية للحصول على شهادة الحزام الأخضر للحزام الأخضر للحزام الأصفر للحزام الأصفر للحزام الأصفر للحزام الأسود للحزام الأصفر للحزام الأصفر للحزام الأسود للحزام الأصفر
تدريب سكرم: الدورات التدريبية لشهادة CSM (ScrumMaster المعتمد) دورات تدريبية لشهادة CSM (Scrum Master)
التدريب الرشيق: الدورات التدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع (PMI-ACP) دورات تدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع
تدريب DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps
تدريب تحليل الأعمال من قبل SPOTO: الدورات التدريبية لشهادة ECBA (شهادة الدخول في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة ECBA (شهادة الكفاءة في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة CBAP (محترف معتمد في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة تحليل الأعمال المعتمدة
تواصل معنا اشترك في قناتنا على يوتيوب
تفضل بزيارتنا على https://cciedump.spoto.net/ar/
يُرجى الاتصال بنا للحصول على مزيد من المعلومات حول دوراتنا التدريبية للشهادات الاحترافية لتسريع حياتك المهنية. أخبرنا بأفكارك في قسم “التعليقات” أدناه.