مبررات الأعمال في إدارة المشاريع: التعريف والمثال والأساليب

يعد اختيار المشروع جانبًا بالغ الأهمية من جوانب نمو الأعمال، وهو أحد القرارات التي تحدد مدى نجاحك في الإبحار عبر السوق التنافسية. تحصل كل شركة على مشاريع متعددة، ولكن ليس كل مشروع يثبت أنه مفيد للأعمال. إذا بدأت الشركة في العمل على مشروع غير مفيد، فلن يسفر ذلك عن أي نتائج مثمرة للأعمال. علاوة على ذلك، سيؤدي ذلك إلى إهدار الموارد، والتي يمكنهم استخدامها في مشروع آخر للحصول على النتائج المرجوة. لذلك، يقومون بتعيين خبراء يدرسون جوانب مختلفة ويقررون المشاريع التي تستحق القيام بها. تسمى العملية الكاملة لتحليل المشاريع المختلفة وتحديد المشاريع التي يجب أن تحصل على الضوء الأخضر بتبرير الأعمال. في هذه المقالة، سأناقش كل ما تحتاج إلى معرفته حول هذه العملية وكيف تدعم نمو الأعمال.
ما هو مبرر الأعمال في إدارة المشاريع؟
إن تبرير الأعمال في إدارة المشاريع هو عملية تقييم الأسباب المبررة والفوائد المهمة لمشروع معين قبل البدء فيه. إن عملية تبرير الأعمال بالكامل هي التقييم المنهجي لمدى توافق المشروع مع أهداف المنظمة. يقوم بهذه العملية خبراء مؤهلون تأهيلاً عالياً أكملوا تدريب شهادة PMP عبر الإنترنت أو شهادات إدارة المشاريع الأخرى الموثوقة. الهدف الأساسي هو ضمان تخصيص الموارد القيمة فقط للمشاريع الأكثر قيمة. ومن فوائد تبرير الأعمال الأخرى أنها تساعد أصحاب المصلحة في المشروع على اتخاذ قرارات مستنيرة وتجعلهم راضين عن استخدام كل مورد بكفاءة. وبالتالي، فمن العدل أن نقول إن هذه العملية تشكل أساسًا حاسمًا لموافقات المشروع وتوفر مبررًا لاستثمار الموارد.
لماذا هو مهم؟
من الأهمية بمكان تقييم المشاريع قبل إعطائها الضوء الأخضر وتخصيص الموارد لها. فأنت بحاجة إلى أسباب وجيهة لإثبات أن مشروعًا معينًا يتماشى مع الأهداف التجارية العامة وأن الشركة ستستفيد من العمل عليه. ومن بين الفوائد التي تثبت أهمية المشروع:
يعمل كبوصلة استراتيجية. يساعدك التقييم الذي تقوم به خلال هذه العملية على تحديد أولويات المبادرات التي تساهم بشكل أكبر في نجاح الأعمال على المدى الطويل.
هناك جانب رئيسي آخر وهو الاعتبارات المالية. يمكنك تقييم العائد على الاستثمار والسماح لأصحاب المصلحة باتخاذ قرارات مستنيرة.
يمكنك أيضًا فهم المخاطر المحتملة التي تنطوي عليها وتنفيذ استراتيجيات التخفيف من المخاطر قبل حدوث أي حدث غير سار.
هناك فوائد لا حصر لها تجعل عملية التبرير مهمة ومثمرة للغاية لأي منظمة.
المكونات الرئيسية لتبرير الأعمال
إن تبرير الأعمال هو عملية معقدة تتضمن عدة مكونات توفر الأسباب التي تدفعنا إلى القيام بمشروع ما. وحتى أفضل الدورات التدريبية في إدارة المشاريع تؤكد على ضرورة تعلم هذه المكونات للحصول على أفضل النتائج. دعني أذكر لك هذه المكونات.
أولاً، تعتبر الاعتبارات المالية بالغة الأهمية، وهي تتضمن تحليلاً شاملاً للعائد المتوقع على الاستثمار مقارنة بتكاليف المشروع.
هناك عنصر آخر وهو التوافق الاستراتيجي. ويتضمن التركيز على مدى دعم المشروع للأهداف والأغراض الاستراتيجية للأعمال ومساهمته فيها.
يعد تقييم المخاطر أيضًا عنصرًا أساسيًا لتبرير الأعمال في إدارة المشاريع. ويتضمن تحديد المخاطر المحتملة وتقييمها.
يشكل الطلب في السوق أيضًا جانبًا بالغ الأهمية. ويتطلب ذلك تقييم ما إذا كان المشروع يلبي احتياجات السوق الحالية ويقدم فرصًا للنمو.
أفضل طرق تبرير الأعمال
لقد ذكرت أن تبرير الأعمال أمر بالغ الأهمية، ولا ينبغي أن يقوم بهذه العملية برمتها سوى خبراء مؤهلين. والآن، هناك طرق متعددة لتبرير الأعمال تساعد في هذه العملية وتؤدي إلى نتائج مثمرة. لقد قمت بإدراج أفضل طرق تبرير الأعمال للرجوع إليها.
1. القيمة الحالية الصافية (NPV)
إنها طريقة موثوقة لتقييم ربحية الاستثمار من خلال مقارنة القيمة الحالية للتدفقات النقدية المتوقعة الواردة والصادرة. إذا كانت قيمة صافي القيمة الحالية إيجابية، فإن الاستثمار مناسب.
2. تحليل التكلفة والفائدة
إنها الطريقة الأكثر استخدامًا لتبرير خطة العمل، وتتضمن مقارنة تكلفة المشروع والفوائد المتوقعة. ومن خلال هذه الطريقة، يمكن للمرء تحديد التكاليف والمزايا الملموسة وغير الملموسة، مما يدعم اتخاذ القرارات العادلة والمثمرة. وتكون النتائج مواتية إذا كانت فوائدك تفوق تكلفة المشروع.
3. العائد على الاستثمار (ROI)
إن حساب المقاييس المالية هو عنصر آخر، ويساعدك معدل العائد على الاستثمار في إجراء تقييم عادل. يمكنك حساب نسبة الربح الصافي من المشروع إلى الاستثمار الأولي الذي يتعين عليك القيام به. تشير النسبة المئوية التي تحصل عليها إلى ربحية المشروع. إذا حصلت على عائد استثمار إيجابي، فهذا يشير إلى أن المشروع مناسب للمنظمة.
4. تحليل السوق
تحليل السوق هو أحد أكثر الطرق الموثوقة لتبرير الأعمال. من خلال فهم الطلب والفرص في السوق، يمكن للفرق المعنية أن تقرر ما إذا كان المشروع يستحق العناء. يخبرك ما إذا كان المشروع يتماشى مع الطلب في السوق ويساعد في تحسين وضع الشركة في السوق. يجب أن تتخذ خطوة للأمام إذا رأيت طلبًا أعلى في السوق واتجاهات شائعة مرتبطة بالمشروع.
5. فترة الاسترداد
في هذه الطريقة، يتحقق الخبراء من الوقت الذي سيستغرقه استرداد التكاليف. فترة الاسترداد هي الفترة الزمنية التي من المتوقع أن يولد الاستثمار خلالها تدفقات نقدية لاسترداد رأس المال المستثمر الأولي. اتخاذ القرار بسيط؛ فكلما كانت فترة الاسترداد أقصر، كلما كان من الأفضل أن توافق على هذا الاستثمار بشكل أسرع.
هذه هي الأساليب الشائعة لتبرير الأعمال. يستخدم الخبراء غالبًا مزيجًا من هذه الأساليب للحصول على قيمة عادلة واتخاذ خيار مثمر.
كيف أكتب مبررًا لعملي؟
إن عملية اختيار المشروع أو تبريره هي مهمة معقدة. ويحتاج أي خبير يعمل فيها إلى فهم شامل للمجال، والذي يكتسبه من خلال الشهادات مثل دورات PRINCE2 Foundation وPractitioner عبر الإنترنت. دعني أشاركك قائمة الجوانب التي يجب تغطيتها أثناء كتابة وثيقة تبرير الأعمال لاتخاذ قرارات عادلة.
1. ملخص سريع ومقدمة
ابدأ مستندك بملخص يوفر نظرة عامة واضحة على مبررات العمل. سيتضمن الملخص غرض المشروع والنتائج المتوقعة وسبب اقتراح المشروع.
في الجزء التمهيدي، ستقدم سياقًا للقارئ. فهو يحدد بشكل أساسي الفرصة التي سيتناولها المشروع قيد البحث أو يهدف إلى تناولها.
2. أهداف المشروع
اشرح أهداف المشروع، واكتب ما يهدف المشروع إلى تحقيقه. يستخدم الخبراء العاملون في عملية اختيار المشروع هذا القسم لمقارنة أهداف المشروع والتأكد من توافقها مع أهداف المنظمة.
3. تقرير تقييم السوق
هناك جانب مهم آخر لكتابة وثيقة التبرير وهو تحليل السوق. يجب عليك إرفاق تقرير تحليل السوق الذي يوضح متطلبات المشروع. ابحث عن اتجاهات السوق الحالية، وتحقق من طلبات العملاء، واحصل على مبرر للفرصة في خطة العمل. هذا التقرير مهم في العثور على الأسباب الصحيحة لتولي أي مشروع.
4. التبرير المالي
تقديم تقرير مفصل عن تحليل التكلفة والفائدة الذي يوضح الجوانب المالية للمشروع. يجب أن يتضمن تكاليف المشروع، والعائد على الاستثمار، والعائد المتوقع.
5. تقييم المخاطر والتوافق الاستراتيجي
تحديد المخاطر المحتملة وتوفير استراتيجية فعالة للتخفيف من المخاطر لمواجهة تلك التحديات.
اشرح كيف يتوافق المشروع مع الأهداف الاستراتيجية للمنظمة. تأكد من توضيح كيفية دفع المشروع للأعمال نحو النجاح على المدى الطويل.
6. المتطلبات القانونية أو التنظيمية
في هذا القسم من مستندك، اكتب المتطلبات القانونية، إذا كان هناك أي متطلبات تتعلق بمشروعك. عندما تتحقق من المبررات في نموذج خطة العمل، سترى أن هناك تركيزًا كبيرًا على جزء الامتثال القانوني.
7. مراحل الإنجاز
حدد جدولًا زمنيًا واقعيًا للمشروع بأكمله وأبرز المعالم. تأكد من كتابة العناصر المطلوبة قبل كل معلم لفهم أفضل.
8. متطلبات الموارد
لا يمكن للمشروع أن يتقدم خطوة للأمام دون تلبية متطلبات الموارد. لذا، يجب عليك في وثيقة التبرير تحديد جميع الموارد المطلوبة، سواء كانت تكنولوجيا أو موارد بشرية أو أصول مادية.
خاتمة
في نهاية المستند، قم بإيجاز كل نقطة وتعزيز أهمية هذا المشروع المحدد في تحقيق الأهداف المرجوة.
هذه هي كل الجوانب التي يجب عليك تغطيتها في وثيقة التبرير. يجب أن تفهم أن الحصول على الموافقات يعتمد على مدى جودة صياغة هذه الوثيقة. لذا، راجعها ونقحها عدة مرات لضمان الوضوح والترابط.
خطوات توضح كيفية تحديد مبررات الأعمال
لقد شرحت جميع الجوانب التي يجب أن تتضمنها وثيقة تبرير عملك. والآن، السؤال الذي يطرح نفسه غالبًا هو التسلسل الهرمي الذي يجب اتباعه. وفيما يلي الخطوات التي يمكنك اتباعها لاتخاذ القرارات الصحيحة.
الخطوة 1: يجب أن تبدأ بتحديد أهداف المشروع والأهداف المحددة. تأكد من أنها تتوافق مع الأهداف التجارية العامة.
الخطوة 2: إجراء تحليل عادل للسوق والتعرف على أحدث الاتجاهات لتحديد ما إذا كان المشروع يتماشى مع أهداف الشركة.
الخطوة 3: في هذه الخطوة، يجب عليك تحديد كيفية مساهمة المشروع في تحقيق رؤية المنظمة على المدى الطويل أو التوافق معها.
الخطوة 4: قم بتقييم البدائل والبحث بشكل أعمق لمعرفة إيجابيات وسلبيات كل خيار. سيساعدك هذا في تبرير النهج الذي اخترته.
الخطوة 5: تحقق من التفاصيل المالية لحساب العائد المتوقع على الاستثمار ومعرفة ما إذا كان سيساعد في تعويض الاستثمار الأولي. الغرض الأساسي من كل مشروع هو الحصول على مكاسب مالية، لذا يجب أن تكون على دراية بالتمويل قبل الموافقة على المشروع.
الخطوة 6: هناك مخاطر مرتبطة بكل مشروع. لذا، في هذه الخطوة، يجب عليك إجراء تحليل لتقييم المخاطر. بمجرد معرفة المخاطر المحتملة، ستكتب استراتيجية فعالة للتخفيف من حدة المخاطر.
الخطوة 7: اكتب المتطلبات القانونية أو اللوائح المتعلقة بالمشروع. يعد هذا أمرًا بالغ الأهمية حيث يتم رفض العديد من المشاريع بسبب عدم التوافق مع المتطلبات القانونية.
الخطوة 8: أخيرًا، اكتب خاتمة مستند التبرير الخاص بك. إنها مجرد الكلمة الأخيرة لكل التحليل الذي قمت به.
في كل مثال لتبرير الأعمال، ستجد الخبراء يتبعون نفس هذه العملية خطوة بخطوة.
أدوات وموارد لتبرير الأعمال
نظرًا لأن مبررات العمل لها أهمية قصوى، فلا مجال لارتكاب الأخطاء. وهذا هو السبب أيضًا وراء بحث العديد من الشركات عن محترفين معتمدين أو إجراء جلسات تدريبية لإدارة المشاريع في SPOTO لجعل موظفيها يتمتعون بالمهارة الكافية للقيام بهذه المهمة. في هذه العملية، ستجد العديد من الأدوات والموارد التي قد تكون مفيدة. دعني أذكر لك بعضها.
برامج إدارة المشاريع: يعد تبرير الأعمال جزءًا أساسيًا من إدارة المشاريع. لذا، ستحتاج بالتأكيد إلى منصات مثل Microsoft Project أو Asana أو Jira التي تتيح لك التخطيط وتتبع وإدارة الجداول الزمنية للمشروع ومعالمه وموارده.
برامج النمذجة المالية: تتطلب قرارات اختيار المشروع قدرًا كبيرًا من التحليل المالي. يمكنك استخدام أدوات مثل Tableau وPower BI وغيرها، وهي برامج نمذجة مالية موثوقة. تعمل هذه الأدوات على مضاعفة دقة النتائج وتوفير البيانات التي يمكنك الاعتماد عليها في اتخاذ القرار.
أدوات التعاون: هذه الأدوات ضرورية لتسهيل التواصل والتعاون بين أصحاب المصلحة في المشروع. يساعد التواصل الفعال في اتخاذ قرارات مستنيرة، والأدوات التي تساعدك في هذه العملية هي Slack وMicrosoft Teams وTrello، والقائمة لا تنتهي أبدًا.
قوالب مبررات المشروع: إن الحصول على قالب مصمم مسبقًا يشبه التحقق من مثال المبرر في خطة العمل. يمكنك العثور على القوالب في أدوات مثل Google Docs، والتي تتضمن عادةً جميع أقسام مستند المبرر الذي أدرجته أعلاه.
بالإضافة إلى هذه الأدوات، هناك برامج اعتماد وتدريب تعمل على إعدادك للتبرير العادل واختيار المشروع.
خاتمة
يعتمد نجاح أي عمل تجاري بشكل كبير على نوع المشاريع التي يتبناها. من بين جميع الخيارات المتاحة للشركة، من الضروري البحث واختيار المشروع الذي يتماشى مع الرؤية والأهداف الاستراتيجية. لذا، تلعب مبررات العمل دورًا لا يتجزأ في عملية اختيار المشروع. تستعين الشركات بخبراء يبحثون بشكل أعمق ويبحثون في كل جانب ممكن من جوانب المشروع لضمان أن يكون وضعًا مربحًا للجانبين للشركة. يبحثون في التفاصيل المالية، ويحددون المخاطر المحتملة، ويتحققون من اتجاهات السوق، ويستخدمون كل هذه المعلومات لاقتراح المشروع الذي يعتقدون أنه يجب أن يحصل على الموافقة ولماذا. إذا كانت مبرراتهم عادلة، ينتقل المشروع إلى مرحلة التنفيذ! افهم أن الغرض الأساسي هو الاقتراب من الأهداف المرجوة وضمان الاستخدام الأمثل لكل مورد.